यदि आपके पास Office 365 सदस्यता है, तो आप जिन ऐप्स तक पहुंच सकते हैं उनमें से एक एक्सेस है^(Access) । यह आपके कंप्यूटर पर विभिन्न प्रकार के डेटाबेस और रिपोर्ट बनाने का एक उपकरण है। यदि आप एक डेटाबेस बनाने के तरीके की तलाश कर रहे हैं, तो एमएस एक्सेस^{(MS Access)} इसे करने का सबसे अच्छा तरीका है चाहे आप एक सरल या जटिल डेटाबेस बनाना चाहते हैं।

आप डेटाबेस बनाने, डेटा प्रविष्टियों के लिए फॉर्म बनाने, कस्टम क्वेरी का उपयोग करके अपने डेटा को फ़िल्टर करने और अपने डेटा से रिपोर्ट तैयार करने के लिए टूल का उपयोग कर सकते हैं। इन आइटम्स को बनाने में आपकी मदद करने के लिए चरण-दर-चरण विज़ार्ड हैं, इसलिए इसका उपयोग करना बहुत कठिन नहीं है।

एमएस एक्सेस के साथ एक खाली डेटाबेस कैसे बनाएं^{(How To Build a Blank Database With MS Access)}

पहली चीज जो आपको करने की ज़रूरत है वह है एक डेटाबेस बनाना। ऐसा करने के लिए, Access में एक नया डेटाबेस प्रारंभ करें । आपकी डेटा टेबल, फॉर्म, क्वेरी और रिपोर्ट इसमें सेव हो जाएंगी। ऐसा करने के लिए, आप या तो कई टेम्पलेट्स में से एक का उपयोग कर सकते हैं जो एक्सेस^(Access) प्रदान करता है या स्क्रैच से एक बना सकता है।

यहां हम एक डेटाबेस तैयार करेंगे जो छात्र की जानकारी संग्रहीत करता है और हम एक रिक्त डेटाबेस टेम्पलेट का उपयोग करेंगे।

1. ^{(Access)(Launch the Access app)}अपने कंप्यूटर पर एक्सेस ऐप लॉन्च करें ।
2. नया डेटाबेस बनाने के लिए लेफ्ट साइडबार में New पर क्लिक करें ।
3. एक नया रिक्त डेटाबेस बनाने के लिए दाईं ओर के फलक पर रिक्त डेटाबेस^{(Blank database)} विकल्प का चयन करें ।

1. छोटे फ़ोल्डर आइकन पर क्लिक करें^(Click) और अपने डेटाबेस को बचाने के लिए पथ चुनें। फिर, उस बटन पर क्लिक करें जो कहता है Create ।

1. इस तरह आप एक्सेस^(Access) के साथ डेटाबेस बनाते हैं । आपका डेटाबेस निर्दिष्ट पथ पर उपलब्ध होना चाहिए।

अपने डेटाबेस में एक टेबल बनाएं^{(Create a Table In Your Database)}

किसी भी डेटाबेस का आधार टेबल होता है। इन तालिकाओं में आपका डेटा विभिन्न स्तंभों में सहेजा जाता है, और यही वह है जिस पर आप क्वेरी चला सकते हैं और रिपोर्ट तैयार कर सकते हैं।

जब आप एक्सेस^(Access) में एक नया डेटाबेस बनाते हैं , तो यह डेटाशीट दृश्य में नई तालिका निर्माण स्क्रीन खोलता है। इस दृश्य के साथ काम करना सबसे आसान नहीं है और इसलिए आपको इसे डिज़ाइन दृश्य में बदलने और फिर अपनी तालिका कॉलम बनाने की आवश्यकता है।

1. ^{(Right-click)}नई बनाई गई तालिका पर राइट-क्लिक करें और डिज़ाइन व्यू^{(Design View)} चुनें ।

1. यह आपको पहले अपनी टेबल को सेव करने के लिए कहेगा। तालिका के लिए एक नाम दर्ज करें और ठीक^(OK) पर क्लिक करें ।

1. निम्न स्क्रीन आपको तालिका में कॉलम और उनके डेटा-प्रकार जोड़ने देती है। पहले कॉलम को यथावत रखें क्योंकि यह आपके प्रत्येक आइटम के लिए एक विशिष्ट आईडी बनाता है।
2. जैसा कि हम एक छात्र डेटाबेस बना रहे हैं, अपने कर्सर को दूसरे क्षेत्र में रखें और छात्र का नाम^{(Student Name)} टाइप करें । डेटा प्रकार^{(Data Type)} फ़ील्ड से लघु पाठ^{(Short Text)} चुनें ।

1. अगले फ़ील्ड नाम के रूप में आयु^(Age) दर्ज करें और डेटा प्रकार^{(Data Type)} ड्रॉपडाउन मेनू से संख्या चुनें।^(Number)

1. डेटा प्रकार के रूप में देश^(Country) और लघु पाठ^{(Short Text)} नाम के साथ अंतिम कॉलम जोड़ें ।

1. टेबल को सेव करने के लिए Ctrl + S ।

अपने डेटाबेस में डाटा एंट्री के लिए एक फॉर्म बनाएं^{(Create a Form For Data Entry In Your Database)}

जब आप तालिका को डेटाशीट दृश्य में खोल सकते हैं और उसमें आवश्यक डेटा जोड़ सकते हैं, तो एक फ़ॉर्म आपको अपना डेटा इनपुट करने का एक आसान तरीका प्रदान करेगा। आपको तालिका में किसी अन्य डेटा के साथ हस्तक्षेप नहीं करना पड़ेगा क्योंकि एक फॉर्म आपको एक समय में केवल एक प्रविष्टि को संपादित करने देता है।

आप अपने चुने हुए क्षेत्रों के साथ डेटा प्रविष्टि के लिए एक फॉर्म बनाने^{(create a form for data entry)} के लिए एक्सेस 'फॉर्म विज़ार्ड का उपयोग कर सकते हैं ।

1. जबकि एक्सेस^(Access) अभी भी आपके डेटाबेस के साथ खुला है, शीर्ष पर बनाएं टैब पर क्लिक करें और ^(Create)फॉर्म विज़ार्ड^{(Form Wizard)} कहने वाले विकल्प को चुनें ।

1. यह आपसे उन फ़ील्ड का चयन करने के लिए कहेगा जिनका आप अपने फ़ॉर्म में उपयोग करना चाहते हैं। उन सभी का चयन करें जिनके लिए आपको एक मान दर्ज करने की आवश्यकता होगी और उन्हें सूची में जोड़ने के लिए दायां तीर आइकन पर क्लिक करें। इसके बाद सबसे नीचे नेक्स्ट^(Next) पर क्लिक करें ।

1. निम्न स्क्रीन चुनने के लिए चार प्रपत्र लेआउट प्रदान करती है। किसी भी लेआउट पर क्लिक करें^(Click) और बाईं ओर एक पूर्वावलोकन दिखाई देगा। एक बार चयन करने के बाद, नीचे अगला^(Next) पर क्लिक करें।

1. अपने फॉर्म के लिए एक नाम दर्ज करें और फिनिश^(Finish) दबाएं ।

1. आपको अपनी तालिका में डेटा जोड़ने देने के लिए फ़ॉर्म खुल जाना चाहिए।

अपने डेटाबेस में डेटा फ़िल्टर करने के लिए एक क्वेरी बनाएं^{(Create a Query To Filter Data In Your Database)}

एक क्वेरी आपको विभिन्न कस्टम मानदंडों का उपयोग करके अपनी तालिकाओं में सहेजे गए डेटा को फ़िल्टर करने देती है। उदाहरण के लिए, यदि आप उन छात्रों का डेटा पुनर्प्राप्त करना चाहते हैं जो 20 वर्ष या उससे अधिक उम्र के हैं और यूएस में रहते हैं, तो आप एक क्वेरी बना सकते हैं और एक तालिका बना सकते हैं जिसमें केवल छात्र ही हों जो आपके मानदंडों से मेल खाते हों।

1. शीर्ष पर बनाएं^(Create) टैब पर क्लिक करें और क्वेरी विज़ार्ड^{(Query Wizard)} चुनें ।

1. सरल क्वेरी विज़ार्ड^{(Simple Query Wizard)} कहने वाला पहला विकल्प चुनें और ठीक^(OK) दबाएं ।

1. उस तालिका और फ़ील्ड का चयन करें जिसे आप क्वेरी में शामिल करना चाहते हैं और अगला^(Next) पर क्लिक करें ।

1. निम्न स्क्रीन पर विवरण^(Detail) विकल्प चुनें और नीचे अगला^(Next) पर क्लिक करें।

1. अपनी क्वेरी के लिए एक नाम दर्ज करें और सबसे नीचे समाप्त करें दबाएं।^(Finish)

1. अपनी नई बनाई गई क्वेरी पर राइट-क्लिक करें और डिज़ाइन व्यू^{(Design View)} चुनें । आप अपनी क्वेरी के लिए मानदंड दर्ज करने के लिए इस दृश्य का उपयोग करेंगे।

1. निम्न स्क्रीन आपको अपनी क्वेरी के लिए फ़िल्टर निर्दिष्ट करने देती है। आइए एक ऐसा नियम बनाते हैं जो केवल 20 वर्ष या उससे अधिक उम्र के छात्रों को दिखाता है और यूएस से हैं। आयु^(Age) फ़ील्ड के लिए मानदंड^(Criteria) बॉक्स में >=20
   
   टाइप करें। देश^(Country) फ़ील्ड के लिए मानदंड^(Criteria) पंक्ति में यूएस^(US) दर्ज करें ।
   
   

1. परिवर्तनों को सहेजने के लिए Ctrl + S ।
2. बाईं साइडबार में अपनी क्वेरी पर डबल-क्लिक करें^{(Double-click)} और आप अपने डेटा का फ़िल्टर किया हुआ संस्करण देखेंगे।

एक्सेस में डेटाबेस रिपोर्ट कैसे बनाएं^{(How To Build a Database Report In Access)}

रिपोर्ट का उपयोग आमतौर पर डेटा को एक्सेस^(Access) से बाहर लाने और उन्हें स्टैंडअलोन फ़ाइलों के रूप में देखने के लिए किया जाता है। एक्सेस^(Access) आपको अपनी चुनी हुई तालिकाओं और फ़ील्ड के लिए रिपोर्ट जेनरेट करने देता है और रिपोर्ट बनाने के लिए फॉर्म और क्वेरी के समान विज़ार्ड शैली का उपयोग करता है।

1. शीर्ष पर बनाएँ^(Create) टैब पर क्लिक करें और रिपोर्ट विज़ार्ड^{(Report Wizard)} चुनें ।

1. वे फ़ील्ड जोड़ें जिन्हें आप अपनी रिपोर्ट में रखना चाहते हैं और अगला^(Next) पर क्लिक करें ।

1. यदि आप कोई समूहीकरण आदेश निर्दिष्ट करना चाहते हैं, तो आप इस स्क्रीन पर ऐसा कर सकते हैं। फिर अगला^(Next) हिट करें ।

1. यदि आप किसी फ़ील्ड के आधार पर अपने रिकॉर्ड्स को सॉर्ट करना चाहते हैं, तो आप इस स्क्रीन पर ऐसा कर सकते हैं। इसके बाद नेक्स्ट^(Next) पर क्लिक करें ।

1. एक रिपोर्ट लेआउट चुनें और अगला^(Next) हिट करें ।

1. रिपोर्ट के लिए एक नाम दर्ज करें और समाप्त^(Finish) पर क्लिक करें ।

1. ^{(Right-click)}रिपोर्ट पर राइट-क्लिक करें और प्रिंट पूर्वावलोकन^{(Print Preview)} चुनें ।

1. इनमें से किसी भी फॉर्मेट में सेव करने के लिए सबसे ऊपर PDF या XPS^{(PDF or XPS )} पर क्लिक करें ।

टेबल, फॉर्म, क्वेरी और रिपोर्ट के साथ आपका पूरा डेटाबेस तैयार है।

आप अपने डेटाबेस^{(build your databases)} कैसे बनाते हैं ? यदि आप एक्सेस^(Access) का उपयोग करते हैं, तो क्या आप ऊपर वर्णित सुविधाओं का उपयोग करते हैं? नीचे टिप्पणी करके हमें बताएं।

How To Build a Database With Microsoft Access

If you have an Office 365 subscription, one of thе apps you сan access іѕ Αcceѕs. It’s a tool to create various types of databases and reports on your сomputer. If you’re looking for a method on how tо build a database, MS Accesѕ is the best way to do it whether you want to build a simple or a complex database.

You can use the tool to build a database, create forms for data entries, filter your data using custom queries, and generate reports out of your data. There are step-by-step wizards to help you create these items so it’s not too difficult to use.

How To Build a Blank Database With MS Access

The first thing you need to do is build a database. To do this, start a new database in Access. Your data tables, forms, queries, and reports will be saved in it. To do it, you can either use one of the many templates that Access provides or build one from scratch.

Here we’ll build a database that stores student information and we’ll be using a blank database template.

1. Launch the Access app on your computer.
2. Click on New in the left sidebar to create a new database.
3. Select the Blank database option on the right-hand side pane to create a new blank database.

1. Click on the little folder icon and choose a path to save your database. Then, click on the button that says Create.

1. That’s how you build a database with Access. Your database should be available at the specified path.

Create a Table In Your Database

The base of any database is tables. It’s these tables where your data is saved in various columns, and this is what you can run queries on and generate reports from.

When you build a new database in Access, it opens the new table creation screen in the datasheet view. This view isn’t the easiest to work with and so you need to change it to the design view and then create your table columns.

1. Right-click on the newly created table and select Design View.

1. It’ll prompt you to save your table first. Enter a name for the table and click on OK.

1. The following screen lets you add columns and their data-types to the table. Keep the first column as-is because it generates a unique ID for each of your items.
2. As we’re building a student database, put your cursor in the second field and type Student Name. Choose Short Text from the Data Type field.

1. Enter Age as the next field name and choose Number from the Data Type dropdown menu.

1. Add the last column with the name Country and Short Text as the data type.

1. Press Ctrl + S to save the table.

Create a Form For Data Entry In Your Database

While you can open the table in datasheet view and add the required data to it, a form will provide you with an easier way to input your data. You’ll also not have to meddle with any other data in the table as a form only lets you edit one entry at a time.

You can use the Access’ form wizard to create a form for data entry with your chosen fields.

1. While Access is still open with your database, click on the Create tab at the top and choose the option that says Form Wizard.

1. It’ll ask you to select the fields you want to use in your form. Select all that you’ll need to enter a value for and click on the right arrow icon to add them to the list. Then click on Next at the bottom.

1. The following screen offers four form layouts to choose from. Click on any layout and a preview will appear on the left side. Once you’ve made a selection, click on Next at the bottom.

1. Enter a name for your form and hit Finish.

1. The form should open letting you add data to your table.

Create a Query To Filter Data In Your Database

A query lets you filter the data saved in your tables using various custom criteria. For example, if you’re looking to retrieve the data of students who’re 20 years or older and live in the US, you can create a query and generate a table that only has the students in it that match your criteria.

1. Click on the Create tab at the top and select Query Wizard.

1. Choose the first option that says Simple Query Wizard and hit OK.

1. Select the table and the fields you want to include in the query and click on Next.

1. Choose the Detail option on the following screen and click on Next at the bottom.

1. Enter a name for your query and hit Finish at the bottom.

1. Right-click on your newly created query and choose Design View. You’ll use this view to enter the criteria for your query.

1. The following screen lets you specify the filters for your query. Let’s create a rule that only shows students who are 20 years or older and are from the US.
   
   Type >=20 in the Criteria box for the Age field.
   
   Enter US in the Criteria row for the Country field.

1. Press Ctrl + S to save the changes.
2. Double-click on your query in the left sidebar and you’ll see the filtered version of your data.

How To Build a Database Report In Access

Reports are usually used to bring data out of Access and to view them as standalone files. Access lets you generate reports for your chosen tables and fields and it uses the same wizard style as forms and queries to make reports.

1. Click on the Create tab at the top and select Report Wizard.

1. Add the fields you’d like to have in your report and click on Next.

1. If you want to specify any grouping orders, you can do that on this screen. Then hit Next.

1. If you want to sort your records by a field, you can do that on this screen. Then click on Next.

1. Select a report layout and hit Next.

1. Enter a name for the report and click on Finish.

1. Right-click on the report and choose Print Preview.

1. Click on PDF or XPS at the top to save it in either of these formats.

Your full database with tables, forms, queries, and reports is ready.

How do you build your databases? If you use Access, do you use the features mentioned above? Let us know in the comments below.

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