एक रिपोर्ट^{(A Report)} एक उपकरण है जिसका उपयोग डेटा को एक संगठित प्रारूप में सारांशित करने और प्रस्तुत करने के लिए किया जाता है, जो आमतौर पर मुद्रित होता है। रिपोर्ट^(Reports) और प्रपत्र^(Forms) समान हैं, लेकिन प्रपत्रों का उपयोग डेटा को देखने, इनपुट करने और संपादित करने के लिए किया जाता है और रिकॉर्ड पर विस्तृत रूप प्रदान करता है और आमतौर पर स्क्रीन पर दिखाया जाता है। रिपोर्ट^{(Reports )} का उपयोग जानकारी देखने, सारांशित करने और डेटा को समूहीकृत करने के लिए किया जाता है और स्क्रीन पर देखा जाता है लेकिन आम तौर पर मुद्रित किया जाता है।

एक्सेस में डिज़ाइन टूल की रिपोर्ट करें

• रिपोर्ट : वर्तमान ^(Report)क्वेरी^(Query) या तालिका^(Table) में डेटा की एक मूल रिपोर्ट^(Report) बनाएं जो समूह^(Groups) या कुल^(Total) जोड़ सके
• रिपोर्ट डिज़ाइन : ^{(Report Design)}डिज़ाइन दृश्य^{(Design View)} में एक नई रिक्त रिपोर्ट^{(Blank Report)} बनाएँ । आप रिपोर्ट^(Report) में उन्नत डिज़ाइन परिवर्तन कर सकते हैं , जैसे कस्टम नियंत्रण प्रकार जोड़ना और कोड जोड़ना।
• रिक्त रिपोर्ट : एक नई ^{(Blank Report)}रिक्त रिपोर्ट^{(Blank Report)} बनाएं ताकि आप फ़ील्ड^{(Fields)(Fields)} सम्मिलित कर सकें और रिपोर्ट^(Report) डिज़ाइन कर सकें ।
• रिपोर्ट विज़ार्ड : ^{(Report Wizard)}रिपोर्ट^{(Report Wizard)} विज़ार्ड प्रदर्शित करता है जो आपको एक साधारण अनुकूलित रिपोर्ट^(Report) बनाने में मदद करता है ।
• लेबल^(Labels) : मानक या कस्टम लेबल बनाने के लिए लेबल विज़ार्ड प्रदर्शित करें।^{(Label Wizard)}

आप Microsoft Access^{(Microsoft Access)} का उपयोग करके एक रिपोर्ट^(Report) कैसे बनाते हैं

1] रिपोर्ट टूल^{(Report Tool)} का उपयोग करके एक रिपोर्ट ^(Report)बनाएं^(Create)

रिपोर्ट समूह में बनाएं^(Create) टैब पर जाएं , रिपोर्ट ^{(Report Group)}समूह^{(Report Group)} पर क्लिक करें । एक रिपोर्ट^(Report) जल्दी बनाई जाती है। प्रपत्र^(Form) के विपरीत , रिपोर्ट^(Reports) संपादित नहीं की जा सकतीं, लेकिन आप कॉलम को समायोजित करके अपनी रिपोर्ट को संशोधित कर सकते हैं; ^(Report)कॉलम पर क्लिक करने पर, एक पीला बॉर्डर दिखाई देगा, और आप कॉलम के किनारे को अपनी पसंदीदा लंबाई तक खींच सकते हैं।

एक कॉलम या पंक्ति को हटाने^(Delete) के लिए , आप नहीं चाहते हैं। पंक्ति या कॉलम पर राइट क्लिक करें और ^{(Right Click)}डिलीट^(Delete) पर क्लिक करें । रिपोर्ट को ^(Report)लेआउट व्यू^{(Layout View)} में संशोधित किया जाना चाहिए ।

2] रिपोर्ट डिज़ाइन^{(Report Design)} का उपयोग करके एक रिपोर्ट ^(Report)बनाएं^(Create)

रिपोर्ट समूह^{(Report Group)} में  ,  रिपोर्ट डिज़ाइन^{(Report Design)} चुनें ; यह आपको  डिज़ाइन व्यू^{(Design View)}  डिस्प्ले पर ले जाएगा। डिज़ाइन दृश्य ^{(Design View)}पृष्ठ शीर्षलेख^{(Page Header)} ,  विवरण^(Details) और  पृष्ठ पाद लेख^{(Page Footer)}  जैसे अनुभागों में स्तरित  है । 

रिक्त लेआउट में डेटा जोड़ने के लिए,  संपत्ति पर क्लिक करें, फिर ^(Property)संपत्ति पत्रक^{(Property Sheet,)} के शीर्ष पर स्थित ड्रॉप-डाउन मेनू के तीर पर क्लिक करें  ,  अब  रिपोर्ट^(Report) चुनें । डेटा^(Data) क्लिक करें  । रिकॉर्ड स्रोत^{(Record Source)} ड्रॉप-डाउन मेनू पर, अपनी  क्वेरी^(Query)  या  तालिका ^(Table ) का चयन करें जिसे आप अपनी रिपोर्ट^(Report) में उपयोग करना चाहते हैं  ।

मौजूदा फ़ील्ड जोड़ें^{(Add Existing Fields)} क्लिक करें  . उन फ़ील्ड्स^(Fields) पर क्लिक करें जिन्हें  आप रिपोर्ट^(Report) में जोड़ना चाहते हैं और उन्हें विवरण अनुभाग में खींचें। ^{(Detail Section. )}

प्रिंट पूर्वावलोकन^{(Print Preview)} पर जाएं । आप अपनी रिपोर्ट^(Report) को प्रिंटेड व्यू में देखेंगे। प्रिंट व्यू^{(Print View)} के नीचे बाईं ओर  ,  नेविगेशन बटन हैं जो आपको ^{(Navigation Buttons)}रिपोर्ट^(Report)  के माध्यम से नेविगेट करने की अनुमति देते हैं  ।

डिज़ाइन दृश्य^{(Design View)} पर लौटने के लिए  ,   विंडो के शीर्ष दाईं ओर प्रिंट दृश्य बंद करें ^{(Close the)}बटन^{(Print View button)} पर  क्लिक करके  प्रिंट पूर्वावलोकन को बंद करें।^{(Print Preview)} 

3] एक खाली रिपोर्ट^{(Blank Report)} का उपयोग करके एक रिपोर्ट ^(Report)बनाएं^(Create)

रिपोर्ट समूह में ^{(Reports Group)}बनाएं^(Create) टैब पर , रिक्त रिपोर्ट ^{(Blank Report)}टूल^(Tool) चुनें .

रिपोर्ट लेआउट टूल विंडो^{(Report Layout Tools Window)} के दाईं ओर , मौजूदा फ़ील्ड जोड़ें^{(Add Existing Fields)} चुनें . एक फील्ड सूची^{(Field List)} है ; फ़ील्ड पर क्लिक करें और फ़ील्ड को रिक्त स्थान पर खींचें। फिर प्रिंट प्रीव्यू^{(Print Preview)} पर जाएं ; आपको अपनी रिपोर्ट^(Report) का एक प्रिंटआउट दिखाई देगा ।

4] रिपोर्ट विज़ार्ड^{(Report Wizard)} का उपयोग करके एक रिपोर्ट ^(Report)बनाएं^(Create)

रिपोर्ट समूह^{(Report Group)} में , रिपोर्ट विज़ार्ड^{(Report Wizard)} चुनें , एक रिपोर्ट विज़ार्ड संवाद बॉक्स^{(Report Wizard Dialog Box)} दिखाई देगा।

डायलॉग बॉक्स^{(Dialog Box)} में , उस तालिका और फ़ील्ड^(Fields) का चयन करें जिसे आप अपनी रिपोर्ट^(Report) में रखना चाहते हैं । इन बटनों (>, >>, <, <<) को दबाकर। फिर अगला^{( Next)} क्लिक करें ।

विज़ार्ड^(Wizard) में , एक प्रश्न पूछा जाएगा 'क्या आप कोई ग्रुपिंग स्तर^{(Grouping Levels)} जोड़ना चाहते हैं ? आपको जिस ग्रुपिंग स्तर^{(Grouping Level)} की आवश्यकता है उसे चुनें, फिर अगला^(Next) चुनें ।

ड्रॉप-डाउन मेनू और ड्रॉप-डाउन मेनू के बगल में एक बटन द्वारा क्रमबद्ध क्रम^{(Sort Order)} चुनें जहां आप आरोही^(Report) या अवरोही ^(Descending)क्रम^(Ascending) से चुन सकते हैं । फिर अगला^(Next) ।

आप चुन सकते हैं कि आप अपनी रिपोर्ट^(Report) को कैसे लेआउट करना चाहते हैं । आप विकल्पों का चयन कर सकते हैं; Columnar , Tabular, और Justified, और आप लेआउट के ओरिएंटेशन , ^{(Orientation)}पोर्ट्रेट^(Portrait) या लैंडस्केप^(Landscape) का चयन कर सकते हैं । फिर अगला^(Next)

आप शीर्षक^{(Title )} का चयन कर सकते हैं और रिपोर्ट का पूर्वावलोकन^{(Preview the Report)} कर सकते हैं या रिपोर्ट डिज़ाइन को संशोधित कर^{(Modify the Report Design)} सकते हैं । फिर समाप्त करें^(Finish) ।

5] लेबल बनाएं

1. रिपोर्ट समूह^{(Report Group)} पर लेबल^(Labels) क्लिक करें । एक डायलॉग बॉक्स^{(Dialog box)} पॉप अप होगा।
2. आप मनचाहा आकार चुन सकते हैं। माप की इकाई^{(Unit of Measure)} , लेबल प्रकार,^{(Label Type,)} और निर्माता का फ़िल्टर^{(Filter of the Manufacturer)} फिर अगला।^(Next.)
3. फ़ॉन्ट नाम^{(Font Name)} , फ़ॉन्ट आकार^{(Font Size)} , फ़ॉन्ट भार^{(Font Weight)} , और टेक्स्ट रंग^{(Text Color)} चुनें । फिर अगला^(Next) ।
4. अपने मेलिंग लेबल पर इच्छित ^{(Mailing Label)}फ़ील्ड^(Fields) चुनें ।
5.  ^(Sort)अपने क्षेत्रों को ^{( Fields)}क्रमबद्ध करें । अगला।^{( Next.)}
6. आप शीर्षक^{(Title )} चुन सकते हैं और लेबल का पूर्वावलोकन^{(Preview the Label)} कर सकते हैं या लेबल डिज़ाइन को संशोधित^{(Modify the Label Design)} कर सकते हैं ।
7. फिर समाप्त^(Finish) क्लिक करें । एक लेबल^(Label) बनाया गया है।
8. आप अपने लेबल^(Labels) को प्रिंट व्यू में देख सकते हैं।^{(Print View.)}

बस इतना ही।

आगे पढ़िए^{(Read next)} : माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस में डेटाबेस कैसे बनाएं^{(How to create a Database in Microsoft Access)} ।

How to create a Report using Microsoft Access

A Report is a tool used to summarize and present data in an organized format, usually printed. Reports and Forms are similar, but Forms are used to view, input, and edit data and provide a detailed look at records and usually shown on screen. Reports are used to view information, summarize, and group data and be viewed on screen but generally printed.

Report Design Tools in Access

• Report: Create a basic Report of data in the current Query or Table that can add Groups or Total
• Report Design: Create a new Blank Report in Design View. You can make advanced design changes to the Report, such as adding custom control types and adding codes.
• Blank Report: Create a new Blank Report so that you can insert Fields and design the Report.
• Report Wizard: Displays the Report Wizard that helps you to create a simple customized Report.
• Labels: Display the Label Wizard to create standard or custom labels.

How do you create a Report using Microsoft Access

1] Create a Report using the Report Tool

Go to the Create tab in the Report Group, click the Report Group. A Report is created quickly. Unlike Form, Reports cannot be edited, but you can modify your Report by adjusting the column; by clicking on the column, a yellow border will appear, and you can drag the edge of the column to your preferred length.

To Delete a column or row, you do not want. Right Click the row or column and click Delete. The Report should be modified in the Layout View.

2] Create a Report using Report Design

In the Report Group, select Report Design; it will take you to the Design View display. The Design View is layered in sections such as Page Header, Details, and Page Footer.

To add data to the blank layout, click Property, then click the drop-down menu’s arrow on top of the Property Sheet, now select Report. Click Data. On the Record Source drop-down menu, select your Query or Table you want to use in your Report.

Click the Add Existing Fields. Click the Fields you want to add to the Report and drag them to the Detail Section. 

Go to Print Preview. You will see your Report in printed view. On the bottom left of the Print View, there are Navigation Buttons that allow you to navigate through the Report.

To return to the Design View, close the Print Preview by clicking the Close the Print View button on the window’s top right.

3] Create a Report using a Blank Report

On the Create tab in the Reports Group, select the Blank Report Tool.

On the right of the Report Layout Tools Window, Select Add Existing Fields. There is a Field List; click the field and drag the field to the blank space. Then go to the Print Preview; you will see a printout of your Report.

4] Create a Report using Report Wizard

In the Report Group, select Report Wizard, a Report Wizard Dialog Box will appear.

In the Dialog Box, select the Table and Fields you desired to be in your Report. By pressing these buttons (>, >>, <, <<). Then click Next.

In the Wizard, a question will be asked ‘do you want to add any Grouping Levels ? Select the Grouping Level you need, then Next.

Choose the Sort Order you want your Report to be in by the drop-down menu and a button beside the drop-down menu where you can choose from Ascending or Descending order. Then Next.

You can choose how you want to layout your Report. You can select the options; Columnar, Tabular, and Justified, and you can select the Orientation of the layout, either Portrait or Landscape. Then Next

You can select the Title and Preview the Report or Modify the Report Design. Then Finish.

5] Create Labels

1. Click Labels on the Report Group. A Dialog box will pop up.
2. You can choose the size you want. The Unit of Measure, Label Type, and Filter of the Manufacturer then Next.
3. Choose the Font Name, Font Size, Font Weight, and Text Color. Then Next.
4. Select the Fields you want on your Mailing Label.
5.  Sort your Fields. Next.
6. You can choose the Title and to Preview the Label or Modify the Label Design.
7. Then click Finish. A Label is created.
8. You can view your Labels in Print View.

That’s all.

Read next: How to create a Database in Microsoft Access.

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