यदि आप माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल^{(Microsoft Excel)} की मूल बातें सीखने और समझने के लिए उत्सुक हैं , तो यह ट्यूटोरियल उन सभी विशेषताओं के माध्यम से शुरुआती लोगों का मार्गदर्शन करेगा जिन्हें आपको जानना आवश्यक है। एक्सेल^(Excel) कई उद्योगों द्वारा व्यावसायिक योजनाओं को तैयार करने, वित्तीय रिपोर्ट बनाने, बजट रिपोर्ट तैयार करने आदि के लिए उपयोग किया जाने वाला प्रीमियर एप्लिकेशन है। सरल शब्दों में, एक्सेल^(Excel) स्प्रेडशीट का उपयोग आपके कार्य जीवन को व्यवस्थित करने के लिए किया जाता है। जबकि एक्सेल^(Excel) एक शक्तिशाली स्प्रेडशीट टूल है, कोई भी कभी भी काम   कर सकता है, एक्सेल में महारत हासिल करने में समय लग सकता है और ^(Excel)एक्सेल^(Excel) स्प्रेडशीट के साथ काम करने के लिए शायद कुछ धैर्य की आवश्यकता होगी ।

^{(Microsoft Excel Tutorial)}शुरुआती^(Beginners) के लिए माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल ट्यूटोरियल

Microsoft Excel खोलने के लिए , प्रारंभ^(Start) बटन पर क्लिक करें और Microsoft Office विकल्प के अंतर्गत Excel तक स्क्रॉल करें ; या बस इसे खोज बॉक्स में खोजें।

शुरू करने के लिए ब्लैंक वर्कशीट^{(Blank Worksheet)} पर क्लिक करें । एक खाली वर्कशीट^{(Blank Worksheet)} इस तरह दिखती है।

आप वर्कशीट के शीर्ष पर रिबन^(Ribbon) में कई टैब देखेंगे जैसे होम, इंसर्ट, ड्रा, पेज लेआउट, फॉर्मूला, डेटा, रिव्यू, व्यू, हेल्प और फाइल। ^{(Home, Insert, Draw, Page Layout, Formulas, Data, Review, View, Help, and File.)}आइए उनमें से प्रत्येक के माध्यम से चलते हैं।

1) होम

होम टैब ^(Home)माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल वर्कशीट^{(Microsoft Excel Worksheet)} में डिफ़ॉल्ट टैब है । इस टैब में क्लिपबोर्ड, फ़ॉन्ट, संरेखण, संख्या, शैलियाँ, कक्ष और संपादन^{(Clipboard, Font, Alignment, Number, Styles, Cells, and Editing)} जैसे अनुभाग शामिल हैं ।

सबसे महत्वपूर्ण है फॉन्ट और एलाइनमेंट^{(Font and Alignment)} जहां आप उपलब्ध विभिन्न विकल्पों में से अपने टेक्स्ट के लिए एक नया फॉन्ट चुन सकते हैं, फॉन्ट का आकार और रंग बदल सकते हैं, अपनी सामग्री को बाएं, दाएं या केंद्र में संरेखित कर सकते हैं, और टेक्स्ट को भी संरेखित कर सकते हैं। ऊपर, नीचे या मध्य। आप अपने टेक्स्ट को बोल्ड बना सकते हैं, इसे इटैलिक कर सकते हैं और साथ ही अंडरलाइन या डबल अंडरलाइन भी कर सकते हैं। आप चयनित सेल पर बॉर्डर लागू कर सकते हैं और उसकी पृष्ठभूमि का रंग भी बदल सकते हैं ताकि इसे अलग बनाया जा सके। आप चयनित कक्षों को एक बड़े एकल कक्ष में संयोजित और मर्ज कर सकते हैं।

रैप टेक्स्ट^{(Wrap Text)} के तहत , आप अतिरिक्त लंबे टेक्स्ट को कई पंक्तियों में लपेट और फिट कर सकते हैं ताकि यह ठीक से दिखाई दे।

संख्या^{(Number )} अनुभाग में , आप संख्या, मुद्रा, दिनांक, समय, प्रतिशत, अंश आदि जैसे अपने कक्षों के लिए प्रारूप चुन सकते हैं। शैलियाँ^(Styles) अनुभाग में, आप चयनित कक्षों को अपनी शैली के साथ तालिका में प्रारूपित कर सकते हैं और एक रंगीन चुन सकते हैं महत्वपूर्ण डेटा या सामग्री को हाइलाइट करने के लिए सेल शैली।

कक्षों^(Cells) के अंतर्गत , आप नई कोशिकाओं, पंक्तियों, स्तंभों और शीटों को सम्मिलित या जोड़ सकते हैं और साथ ही उन्हें हटा भी सकते हैं। आप पंक्ति की ऊंचाई, कॉलम की चौड़ाई को समायोजित कर सकते हैं, पंक्तियों और स्तंभों को छिपा सकते हैं और खोल सकते हैं, नाम बदल सकते हैं और साथ ही शीट को स्थानांतरित या कॉपी कर सकते हैं। संपादन^(Editing) अनुभाग में , आप टेक्स्ट को किसी अन्य चीज़ से ढूंढ और प्रतिस्थापित कर सकते हैं, अपने डेटा को सॉर्ट और फ़िल्टर कर सकते हैं और साथ ही विभिन्न कार्यों जैसे औसत, योग, अधिकतम, न्यूनतम, आदि को एक कुशल तरीके से कर सकते हैं।

पढ़ें^(Read) : तेजी से काम करने के लिए माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल टाइम सेविंग ट्रिक्स ।

2) सम्मिलित करें

इन्सर्ट टैब में टेबल्स, इलस्ट्रेशन्स, ऐड-इन्स, चार्ट्स, टूर्स, स्पार्कलाइन्स, फिल्टर्स, लिंक्स, टेक्स्ट और सिंबल शामिल हैं।^{(Tables, Illustrations, Add-ins, Charts, Tours, Sparklines, Filters, Links, Text, and Symbols.)}

तालिकाएँ^(Tables) अनुभाग में , आप डेटा को व्यवस्थित करने, क्रमित करने, फ़िल्टर करने और प्रारूपित करने के लिए तालिका जोड़ सकते हैं। चित्र और चार्ट^{(Illustrations and Charts)} के अंतर्गत , आप अपने कंप्यूटर के साथ-साथ ऑनलाइन भी चित्र जोड़ सकते हैं। आप आकृतियाँ, चिह्न, 3D मॉडल, SmartArt , चार्ट, पाई, मानचित्र चार्ट, PivotChart आदि जोड़ सकते हैं।

लिंक^(Links) आपको अपने दस्तावेज़ में एक हाइपरलिंक जोड़ने की अनुमति देगा जो आपको अन्य वेबपृष्ठों और फ़ाइलों तक त्वरित पहुँच प्रदान करेगा।

टेक्स्ट और सिंबल^{(Text and Symbols)} सेक्शन से , आप टेक्स्ट बॉक्स, हेडर और फुटर, वर्डआर्ट^(WordArt) , सिग्नेचर लाइन, ऑब्जेक्ट, इक्वेशन और सिंबल जोड़ सकते हैं।

3) ड्रा

ड्रा^(Draw) टैब में , आपको टूल, पेन और कन्वर्ट^{(Tools, Pens, and Convert)} जैसे तीन समूह मिलेंगे ।

आप आकृतियाँ बनाने के लिए पेन, पेंसिल या हाइलाइटर जोड़ सकते हैं; और साथ ही, अगर गलत तरीके से किया गया है तो स्याही को मिटा दें।

4) पेज लेआउट

पेज लेआउट टैब में ^(Layout)थीम्स, पेज सेटअप, अरेंज, स्केल टू फिट और शीट ऑप्शन्स^{(Themes, Page Setup, Arrange, Scale to Fit, and Sheet Options)} से संबंधित कई कमांड शामिल हैं ।

थीम्स^(Themes) के अंतर्गत , आप फ़ॉन्ट और रंग पैलेट को बदल सकते हैं, और दस्तावेज़ के रंगरूप को बदलने के लिए विभिन्न प्रभाव जोड़ सकते हैं। अपने दस्तावेज़ को सुखद और आकर्षक दिखाने के लिए आप सीधे एक तैयार विषयवस्तु चुन सकते हैं।

पेज सेटअप^{(Page Setup)} ग्रुप आपको मार्जिन साइज को सेट और एडजस्ट करने के साथ-साथ पेज ओरिएंटेशन और डॉक्यूमेंट के पेपर साइज को बदलने की अनुमति देता है । पृष्ठभूमि के रूप में एक चित्र भी जोड़ा जा सकता है। पृष्ठों की एक निश्चित संख्या में फ़िट होने के लिए अपने प्रिंटआउट की चौड़ाई या ऊँचाई को सिकोड़ने के लिए स्केल टू फ़िट^{(Scale to Fit)} विकल्प देखें ।

पढ़ें^(Read) : Microsoft Excel ऑनलाइन युक्तियाँ और तरकीबें आरंभ करने में आपकी सहायता करने के लिए।

5) सूत्र

फॉर्मूला^(Formulas) टैब के तहत , आप फंक्शन लाइब्रेरी, डिफाइंड नेम्स, फॉर्मूला ऑडिटिंग और कैलकुलेशन^{(Function Library, Defined Names, Formula Auditing, and Calculation)} जैसी कैटेगरी करेंगे ।

एक शुरुआत के लिए, यह सब बहुत जटिल लगेगा। तो, आपको जिन बुनियादी चीजों को समझने की जरूरत है, वे हैं कि योग, औसत, आदि जैसे ऑटो योग फ़ंक्शन कैसे करें और फ़ार्मुलों की गणना कैसे करें। कोशिकाओं से डेटा का चयन करने के बाद, फ़ंक्शन लाइब्रेरी^{(Functions Library)} से ऑटो सम कमांड के ड्रॉपडाउन मेनू पर क्लिक करें और फिर उस फ़ंक्शन का चयन करें जिसे आप करना चाहते हैं। परिकलन^{(Calculation)} श्रेणी में , आप फ़ार्मुलों की स्वचालित रूप से या मैन्युअल रूप से गणना करना चुन सकते हैं। बस^(Simply) , कैलकुलेशन विकल्पों के अंतर्गत ड्रॉपडाउन मेनू पर क्लिक करें।

6) डेटा

डेटा^(Data) टैब में , आपको डेटा टूल्स, क्वेरीज़ एंड कनेक्शन्स, सॉर्ट एंड फ़िल्टर, गेट एंड ट्रांसफ़ॉर्म डेटा, फोरकास्ट और आउटलाइन^{(Data Tools, Queries and Connections, Sort and Filter, Get and Transform Data, Forecast, and Outline.)} नाम के अलग-अलग सेक्शन मिलेंगे ।

आप वेब या किसी भी हाल के स्रोतों जैसे कई स्रोतों से डेटा निकाल सकते हैं। आप सत्यापन के लिए नियम निर्धारित करके डेटा को मान्य कर सकते हैं और उस कॉलम का चयन करके डुप्लिकेट को हटा सकते हैं जिसे आप जांचना चाहते हैं।

7) समीक्षा

रिव्यू^(Review) टैब में प्रूफिंग, एक्सेसिबिलिटी, इनसाइट्स, लैंग्वेज, कमेंट्स, प्रोटेक्ट और इंक से संबंधित कमांड्स हैं^{(Proofing, Accessibility, Insights, Language, Comments, Protect, and Ink)} ।

वर्तनी^(Spelling) फ़ंक्शन आपके दस्तावेज़ में सभी टाइपो और व्याकरण संबंधी त्रुटियों की जांच करेगा और आपको तदनुसार उनकी समीक्षा करने के लिए कहेगा । गोपनीय या महत्वपूर्ण जानकारी के मामले में, आपकी शीट या कार्यपुस्तिका को सुरक्षित रखने का विकल्प है। यह दूसरों को दस्तावेज़ में कोई भी परिवर्तन करने या शीट को स्थानांतरित करने, जोड़ने या हटाने से रोकता है। इस प्रकार जानकारी सुरक्षित और बरकरार रहती है।

8) देखें

व्यू^(View) टैब में , आपको वर्कबुक व्यू, शो, जूम, विंडो और मैक्रोज़^{(Workbook Views, Show, Zoom, Window, and Macros)} जैसे सेक्शन दिखाई देंगे ।

आप अपने दस्तावेज़ को सामान्य दृश्य में देख सकते हैं; या पृष्ठ विराम दृश्य में, जहाँ आप देख सकते हैं कि आपका दस्तावेज़ मुद्रित होने पर कैसा दिखाई देगा।

9) सहायता

सहायता^(Help) टैब Microsoft कार्यालय का उपयोग करके या किसी Office सहायता एजेंट^{(Office Support Agent)} से संपर्क करके सहायता प्राप्त करने में आपकी सहायता करता है । आप ऑनलाइन प्रशिक्षण के माध्यम से एक्सेल^(Excel) के बारे में अधिक जान सकते हैं । आप सुझाव और प्रतिक्रिया भी दे सकते हैं।

10) फाइल

फ़ाइल^(File) टैब में दस्तावेज़ को सहेजने, प्रिंट करने, साझा करने, निर्यात करने और प्रकाशित करने के लिए आदेश शामिल हैं । आप अतिरिक्त एक्सेल^(Excel) विकल्पों तक भी पहुँच सकते हैं और सेटिंग्स में आवश्यक परिवर्तन कर सकते हैं।

इस तरह, इन युक्तियों और युक्तियों का उपयोग करके, आप अपने एक्सेल^(Excel) दस्तावेज़ को एक कुशल और सबसे सुविधाजनक तरीके से व्यवस्थित और प्रस्तुत करने योग्य बना सकते हैं।

मुझे उम्मीद है कि माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल^{(Microsoft Excel)} पर यह ट्यूटोरियल मददगार था।

अब पढ़ें^{(Now read)} : समय बचाने और तेजी से काम करने के लिए माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल टिप्स।

Microsoft Excel Tutorial, for Beginners

If you are looking forward tо learning and understand the basics of Microsoft Excel, then this tutorial will guide beginners through all the features you need to know. Excel is the premiere application used by many industries to frame business plans, create financial reports, produce budget reports, etc. In simple words, Excel spreadsheets are used to systematize your work life. While Excel is a powerful spreadsheet tool, one can ever get to work, mastering  Excel can be time-consuming and it would probably require some patience to work with Excel spreadsheets.

Microsoft Excel Tutorial for Beginners

To open Microsoft Excel, click on the Start button and scroll down to Excel under the Microsoft Office option; or simply search for it in the search box.

Click on Blank Worksheet to begin. This is how a Blank Worksheet looks like.

You will see several tabs in the Ribbon at the top of the worksheet such as Home, Insert, Draw, Page Layout, Formulas, Data, Review, View, Help, and File. Let us go through each one of them.

1) Home

The Home tab is the default tab in the Microsoft Excel Worksheet. This tab includes sections such as Clipboard, Font, Alignment, Number, Styles, Cells, and Editing.

The most important of all is Font and Alignment where you can choose a new font for your text from a variety of options available, change the size and color of the font, align your content to left, right or center, and also align text to top, bottom or middle. You can make your text bold, italicize it as well as underline or double underline it. You can apply borders to the selected cell and also change the background color of the same in order to make it stand out. You can combine and merge the selected cells into one large single cell.

Under Wrap Text, you can wrap and fit in extra long text into multiple lines so that it appears properly.

In the Number section, you can choose the format for your cells such as number, currency, date, time, percentage, fraction, etc. In the Styles section, you can format selected cells to a table with its own style and choose a colorful cell style to highlight important data or content.

Under Cells, you can insert or add new cells, rows, columns, and sheets as well as delete them. You can adjust the row height, column width, hide and unhide rows and columns, rename as well as move or copy sheets. In the Editing section, you can find and replace text with something else, sort and filter your data as well as carry out various functions such as average, sum, max, min, etc. in an efficient manner.

Read: Microsoft Excel time-saving tricks for fast working.

2) Insert

The Insert tab comprises of Tables, Illustrations, Add-ins, Charts, Tours, Sparklines, Filters, Links, Text, and Symbols.

In the Tables section, you can add a table to organize, sort, filter and format data. Under Illustrations and Charts, you can add pictures from your computer as well as online. You can add shapes, icons, 3D models, SmartArt, charts, pie, map chart, PivotChart, etc.

Links will allow you to add a hyperlink in your document which will give you quick access to other webpages and files.

From the Text and Symbols sections, you can add a text box, a header and a footer, WordArt, signature line, object, equation, and symbol.

3) Draw

In the Draw tab, you will find three groups such as Tools, Pens, and Convert.

You can add a pen, pencil or a highlighter to draw shapes; and also, erase the ink if done wrongly.

4) Page Layout

The Page Layout tab includes a wide number of commands related to Themes, Page Setup, Arrange, Scale to Fit, and Sheet Options.

Under Themes, you can change the font and the color palette, and add different effects to change the look and feel of the document. You can directly choose a ready theme in order to make your document look pleasant and attractive.

The Page Setup group allows you to set and adjust the margin sizes as well as change the page orientation and paper size of the document. A picture as a background can also be added. View the Scale to Fit options to shrink the width or height of your printout to fit a certain number of pages.

Read: Microsoft Excel Online tips and tricks to help you get started.

5) Formulas

Under the Formulas tab, you will categories such as Function Library, Defined Names, Formula Auditing, and Calculation.

For a beginner, all this will look pretty complex. So, the basic things you need to understand are how to perform the auto sum functions like sum, average, etc. and how to calculate formulas. After having selected the data from the cells, click on the dropdown menu of the auto sum command from the Functions Library and then select the function you wish to perform. In the Calculation category, you can choose to calculate the formulas automatically or manually. Simply, click on the dropdown menu under calculation options.

6) Data

In the Data tab, you will find different sections named Data Tools, Queries and Connections, Sort and Filter, Get and Transform Data, Forecast, and Outline.

You can extract data from multiple sources like the web or any recent sources. You can validate the data by setting the rules for validation and remove duplicates by selecting the column that you want to check.

7) Review

The Review tab features commands related to Proofing, Accessibility, Insights, Language, Comments, Protect, and Ink.

The Spelling function will check for all typos and grammatical errors in your document and will ask you to review them accordingly. In case of confidential or important information, there is an option to protect your sheet or workbook. This prevents others to make any changes to the document or move, add or delete sheets. The information thus remains safe and intact.

8) View

In the View tab, you will see sections such as Workbook Views, Show, Zoom, Window, and Macros.

You can see your document in normal view; or in page break view, where you can view how your document will look like when it is printed.

9) Help

The Help tab aids you to get help by using Microsoft office or by contacting an Office Support Agent. You can learn more about Excel by going through online training. You can give suggestions and feedback as well.

10) File

The File tab includes commands to save, print, share, export, and publish the document. You can also access the additional Excel options and make the necessary changes to the settings.

In this way, by using these tips and tricks, you can make your Excel document look well organized and presentable in an efficient and most convenient manner.

I hope this tutorial on Microsoft Excel was helpful.

Now read: Microsoft Excel Tips to Save Time and Work Faster.

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