एक क्या-अगर परिदृश्य को समझना काफी आसान है - सीधे शब्दों में कहें, तो आपका प्रश्न है, “If this happens, what happens to my numbers, or bottom line? In other words, if we do $20,000 worth of sales over the next few months, how much profit will we show?” अपने सबसे बुनियादी रूप में, यह वही है जो व्हाट-इफ एनालिसिस^{(What-If Analysis)} करने के लिए डिज़ाइन किया गया है - अनुमान।

एक्सेल^(Excel) में अन्य सभी चीजों की तरह , यह सुविधा मजबूत है। यह आपको अपेक्षाकृत सरल व्हाट्स-इफ अनुमानों से लेकर अत्यधिक परिष्कृत परिदृश्यों तक सब कुछ करने की अनुमति देता है। और, जैसा कि आमतौर पर एक्सेल^(Excel) सुविधाओं के मामले में होता है, इस छोटे ट्यूटोरियल में सभी संभावनाओं को कवर करने का कोई तरीका नहीं है।

इसके बजाय हम आज मूल बातें देखेंगे, और मैं आपको आरंभ करने के लिए कुछ अपेक्षाकृत आसान क्या-अगर अवधारणाएँ प्रदान करूँगा।

बुनियादी अनुमान बनाना^{(Making Basic Projections)}

जैसा कि आप शायद जानते हैं, सही हाथों में, संख्याओं के सही सेट को कुछ भी कहने के लिए हेरफेर किया जा सकता है। आपने निस्संदेह इसे हर तरह से व्यक्त करते हुए सुना होगा, जैसे कि गारबेज इन, गारबेज आउट। ^{(Garbage in, garbage out.)}या शायद अनुमान केवल उतने ही अच्छे हैं जितने कि उनके अनुमान।^{(Projections are only as good as their presumptions. )}

एक्सेल^(Excel) व्हाट्स-इफ एनालिसिस को सेट करने और उपयोग करने के कई, कई तरीके प्रदान करता है। तो आइए एक काफी सरल और सीधी प्रक्षेपण विधि, डेटा टेबल्स को देखें। ^{(Data Tables.)}यह विधि आपको यह देखने में सक्षम बनाती है कि एक या दो चरों को बदलना, जैसे कि, आप कितना कर चुकाते हैं, आपके व्यवसाय की निचली रेखा को प्रभावित करता है।

दो अन्य महत्वपूर्ण अवधारणाएं लक्ष्य खोज^{(Goal Seek)} और एक्सेल के परिदृश्य प्रबंधक^{(Scenario Manager)} हैं। गोल सीक^{(Goal Seek)} के साथ , आप यह प्रोजेक्ट करने का प्रयास करते हैं कि एक पूर्व निर्धारित उद्देश्य को प्राप्त करने के लिए आपके लिए क्या होना है, जैसे कि, एक मिलियन-डॉलर का लाभ कमाना, और परिदृश्य प्रबंधक आपको ^{(Scenario Manager)}व्हाट्स-इफ^(What-If) (और) का अपना संग्रह बनाने और प्रबंधित करने की अनुमति देता है। अन्य) परिदृश्य।

डेटा टेबल विधि - एक चर^{(The Data Tables Method – One Variable)}

आरंभ करने के लिए, आइए एक नई तालिका बनाएं और अपने डेटा सेल को नाम दें। क्यों? खैर, यह हमें सेल निर्देशांक के बजाय हमारे सूत्रों में नामों का उपयोग करने की अनुमति देता है। यह न केवल उपयोगी हो सकता है - बहुत अधिक सटीक और सटीक - बड़ी तालिकाओं के साथ काम करते समय, लेकिन कुछ लोगों (मेरे सहित) को यह आसान लगता है।

किसी भी मामले में, आइए एक चर से शुरू करें और फिर दो पर जाएं।

• एक्सेल में एक खाली वर्कशीट खोलें।
• निम्नलिखित सरल तालिका बनाएं।

ध्यान दें कि पंक्ति 1^{(Row 1)} में तालिका शीर्षक बनाने के लिए , मैंने कक्षों A1 और B1 को मर्ज कर दिया है। ऐसा करने के लिए, दो सेल चुनें, फिर होम^(Home) रिबन पर, मर्ज एंड सेंटर^{(Merge & Center )} डाउन-एरो पर क्लिक करें और मर्ज सेल^{(Merge Cells)} चुनें ।

• ठीक है^(Okay) , अब सेल B2 और B3 को नाम देते हैं। सेल बी 2 ^(B2)पर राइट-क्लिक करें और ^{(Right-click)}नया नाम^{(New Name)} संवाद बॉक्स लाने के लिए नाम परिभाषित करें^{(Define Name)} चुनें ।

जैसा कि आप देख सकते हैं, नया नाम^{(New Name)} सीधा है। स्कोप^(Scope) ड्रॉप-डाउन के लिए , यह आपको संपूर्ण कार्यपुस्तिका, या केवल सक्रिय कार्यपत्रक के सापेक्ष सेल का नाम देता है। इस मामले में, डिफ़ॉल्ट ठीक हैं।

• ठीक^(OK) क्लिक करें ।
• इस मामले में सेल B3 ग्रोथ_2019^{(Growth_2019)} को नाम दें , जो कि डिफ़ॉल्ट भी है, इसलिए OK पर क्लिक करें ।
• सेल का नाम बदलें C5 Sales_2019

अब ध्यान दें कि यदि आप अपने द्वारा नामित इनमें से किसी भी सेल पर क्लिक करते हैं, तो सेल कोऑर्डिनेट के बजाय नाम, वर्कशीट के ऊपर ऊपरी-बाएँ कोने में नाम^(Name) बॉक्स (नीचे लाल रंग में उल्लिखित) में दिखाई देता है।

अपना क्या-अगर^(What-If) परिदृश्य बनाने के लिए, हमें C5 (अब Sales_2019 ) में एक सूत्र लिखना होगा। यह छोटी प्रोजेक्शन शीट आपको यह देखने की अनुमति देती है कि आप विकास के प्रतिशत से कितना पैसा कमाएंगे।

अभी, वह प्रतिशत 2 है। वृद्धि के अलग-अलग प्रतिशत के आधार पर अलग-अलग उत्तर प्राप्त करने के लिए, जब हम स्प्रैडशीट समाप्त करते हैं, तो आप बस सेल B3 (अब, ग्रोथ_2019^{(Growth_2019)} ) में मान बदल देंगे। लेकिन मैं खुद से आगे निकल रहा हूं।

• सेल C5 में निम्न सूत्र दर्ज करें^(Enter) (नीचे दी गई छवि में लाल रंग में उल्लिखित):

=Sales_2018+(Sales_2018*Growth_2019)

जब आप सूत्र दर्ज करना समाप्त कर लेते हैं, तो आपको सेल C5 में अनुमानित संख्या मिलनी चाहिए। अब आप सेल B3 में केवल मान बदलकर अपनी बिक्री को विकास के प्रतिशत के आधार पर प्रोजेक्ट कर सकते हैं।

आगे बढिए और इसे आजमाइए। सेल B3 में मान को 2.25%.अब कोशिश करो, 5% । क्या आपको विचार मिल रहा है? सरल हाँ, लेकिन क्या आप संभावनाएं देख सकते हैं?

डेटा तालिका विधि - दो चर^{(The Data Table Method – Two Variables)}

क्या ऐसी दुनिया में रहना अच्छा नहीं होगा जहां आपकी सारी आय लाभ है - आपका कोई खर्च नहीं है! काश^(Alas) , ऐसा नहीं होता; इसलिए, हमारी क्या-अगर स्प्रेडशीट हमेशा इतनी गुलाबी नहीं होती हैं।

हमारे अनुमानों को भी हमारे खर्चों को ध्यान में रखना चाहिए। दूसरे शब्दों में, आपके प्रक्षेपण में दो चर होंगे: आय और व्यय।

इसे सेट करने के लिए, आइए पहले बनाई गई स्प्रेडशीट में एक और चर जोड़कर शुरू करें।

• सेल A4 में क्लिक करें और ^(A4)Expenses 2019 टाइप करें, इस तरह:

• सेल B4 में ^(B4.)10.00% टाइप करें।
• सेल C4^{(C4 )} में राइट-क्लिक करें और पॉप-अप मेनू से नाम परिभाषित करें चुनें।^{(Define Name)}
• नया नाम^{(New Name)} संवाद बॉक्स में, नाम फ़ील्ड में क्लिक करें और Expenses_2019^(Name) टाइप करें ।^{(Expenses_2019.)}

अब तक आसान^(Easy) है, है ना? बस इतना करना बाकी है कि सेल C4 में मान शामिल करने के लिए हमारे फॉर्मूले को इस तरह संशोधित करें:

• सेल C5 में सूत्र को निम्नानुसार संशोधित करें ( कोष्ठक डेटा के अंत में *Expenses_2019

=Sales_2018+(Sales_2018*Growth_2019*Expenses_2019)

जैसा कि मुझे यकीन है कि आप कल्पना कर सकते हैं, आपका व्हाट्स-इफ बहुत अधिक विस्तृत हो सकता है, जो आपके द्वारा शामिल किए गए डेटा, आपके सूत्र-लेखन कौशल आदि सहित कई कारकों पर निर्भर करता है।

किसी भी मामले में, अब आप दो दृष्टिकोणों, आय ( वृद्धि^(Growth) ) और व्यय^(Expenses) से अनुमान लगा सकते हैं । आगे बढ़ें और सेल B3 और B4 में मान बदलें। अपने स्वयं के नंबरों को प्लग इन करें और अपनी छोटी-सी व्हाट्स-इफ वर्कशीट को एक स्पिन दें।

अतिरिक्त अध्ययन^{(Additional Studies)}

जैसा कि आप एक्सेल^(Excel) में लगभग हर चीज के साथ कर सकते हैं , आप इस व्हाट्स-इफ एनालिसिस फीचर को कुछ विस्तृत परिदृश्यों में ले सकते हैं। वास्तव में, मैं प्रक्षेपण परिदृश्यों पर कई लेख लिख सकता था और इस विषय को विस्तार से कवर करने के करीब भी नहीं आया था।

इस बीच, यहां कुछ और विस्तृत व्हाट-इफ^(What-If) स्क्रिप्ट और परिदृश्यों के कुछ लिंक दिए गए हैं।

• क्या-अगर विश्लेषण^{(What-If Analysis)} : अन्य बातों के अलावा, यह कैसे-कैसे दिखता है, यह अच्छी तरह से दिखाया गया है, एक्सेल के परिदृश्य प्रबंधक , जहां आप ^{(Scenario Manager)}व्हाट्स-इफ^(What-If) (और अन्य) परिदृश्यों का अपना संग्रह बना और प्रबंधित कर सकते हैं ।
• व्हाट-इफ एनालिसिस का परिचय^{(Introduction to What-If Analysis)} : यहां माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस सपोर्ट^{(Microsoft Office Support)} साइट का व्हाट-इफ एनालिसिस का परिचय दिया गया है। उपयोगी व्हाट्स-इफ निर्देशों के लिंक के साथ यहां बहुत सारी जानकारी है।
• व्हाट-इफ विश्लेषण के लिए एक्सेल में गोल सीक का उपयोग कैसे करें^{(How to use Goal Seek in Excel for What-If analysis)} : यहां एक्सेल के गोल सीक^{(Goal Seek)} व्हाट-इफ एनालिसिस^(Analysis) फीचर का परिचय दिया गया है।

How To Understand What-If Analysis In Microsoft Excel

A what-if scenario is fairly eaѕy to understand – put simply, your question is, “If this happens, what happens to my numbers, or bottom line? In other words, if we do $20,000 worth of sales over the next few months, how much profit will we show?” At its basest form, this is what What-If Analysis is designed to do – projections.

As with most everything else in Excel, this feature is robust. It allows you to perform everything from relatively simple What-If projections to highly sophisticated scenarios. And, as is usually the case with Excel features, there’s no way I can cover all the possibilities in this short tutorial.

Instead we’ll look at the basics today, and I’ll provide you with a few relatively easy What-If concepts to get you started.

Making Basic Projections

As you probably know, in the right hands, the right set of numbers can be manipulated to say just about anything. You’ve undoubtedly heard this expressed in all sorts of ways, such as Garbage in, garbage out. Or perhaps Projections are only as good as their presumptions.

Excel provides many, many ways to set up and use What-If Analysis. So let’s look at a fairly simple and straightforward projection method, Data Tables. This method enables you to see how changing one or two variables, such as, say, how much taxes you pay, affects your business’s bottom line.

Two other significant concepts are Goal Seek and Excel’s Scenario Manager. With Goal Seek, you try to project what has to happen for you to achieve a predetermined objective, such as, say, making a million-dollar profit, and Scenario Manager allows you to create and manage your own collection of What-If (and other) scenarios.

The Data Tables Method – One Variable

To get started, let’s create a new table and name our data cells. Why? Well, this allows us to use names in our formulas, rather than cell coordinates. Not only can this be useful – much more exact and accurate – when working with large tables, but some people (including me) find it easier.

In any case, let’s start with one variable and then move on to two.

• Open a blank worksheet in Excel.
• Create the following simple table.

Note that to create the table title in Row 1, I merged cells A1 and B1. To do so, select the two cells, then, on the Home ribbon, click the Merge & Center down-arrow and choose Merge Cells.

• Okay, now let’s name cells B2 and B3. Right-click cell B2 and choose Define Name to bring up the New Name dialog box.

As you can see, New Name is straightforward. As for the Scope drop-down, this lets you name the cell relative to the entire workbook, or just the active worksheet. In this case, the defaults are fine.

• Click OK.
• Name cell B3 Growth_2019, which is also the default, in this case, so click OK.
• Rename cell C5 Sales_2019

Now notice that if you click any of these cells you named, the name, instead of the cell coordinate, shows up in the Name box (outlined in red below) in the upper-left corner above the worksheet.

To create our What-If scenario, we need to write a formula in C5 (now Sales_2019). This little projection sheet allows you to see how much money you’ll make by percentage of growth.

Right now, that percentage is 2. To get different answers based on varying percentages of growth, when we finish the spreadsheet, you’ll simply change the value in cell B3 (now, Growth_2019). But I’m getting ahead of myself.

• Enter the following formula in cell C5 (outlined in red in the image below):

=Sales_2018+(Sales_2018*Growth_2019)

When you finish entering the formula, you should get the projected number in cell C5. You can now project your sales based on a percentage of growth by simply changing the value in cell B3.

Go ahead and try it. Change the value in cell B3 to 2.25%. Now try, 5%. Are you getting the idea? Simple yes, but can you see the possibilities?

The Data Table Method – Two Variables

Wouldn’t it be terrific to live in a world where all your income is profit – you have no expenses! Alas, that’s not the case; therefore, our What-If spreadsheets aren’t always so rosy.

Our projections also need to take into account our expenses. In other words, your projection will have two variables: income and expenses.

To set that up, let’s start by adding another variable to the spreadsheet we created earlier.

• Click in cell A4 and type Expenses 2019, like this:

• Type 10.00% in cell B4.
• Right-click in cell C4 and select Define Name from the pop-up menu.
• In the New Name dialog box, click in the Name field and type Expenses_2019.

Easy so far, right? All that’s left to do is modify our formula to include the value in cell C4, like this:

• Modify the formula in cell C5 as follows (add *Expenses_2019 at the end of the parenthetical data.)

=Sales_2018+(Sales_2018*Growth_2019*Expenses_2019)

As I’m sure you can imagine, your What-If’s can be much more elaborate, depending on several factors, including the data you include, your formula-writing skills, and so on.

In any case, now you can make projections from two perspectives, income (Growth) and Expenses. Go ahead and change the values in cells B3 and B4. Plugin your own numbers and give your little What-If worksheet a spin.

Additional Studies

As with almost everything else you can do in Excel, you can take this What-If Analysis feature to some rather elaborate scenarios. In fact, I could write several articles on projection scenarios and not even come close to covering the topic in detail.

Meanwhile, here are a few links to some more elaborate What-If scripts and scenarios.

• What-If Analysis: This well-illustrated how-to looks at, among other things, Excel’s Scenario Manager, where you can create and manage your own collection of What-If (and other) scenarios.
• Introduction to What-If Analysis: Here’s the Microsoft Office Support site’s introduction to What-If Analysis. There’s lots of information here with links to a slew of useful What-If instructions.
• How to use Goal Seek in Excel for What-If analysis: Here’s an introduction to Excel’s Goal Seek What-If Analysis feature.

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