2018 में लिखे गए एक लेख में, मानव संसाधन और वित्तीय उद्योग में विशेषज्ञता वाली कंपनी रॉबर्ट हाफ ने लिखा है कि ^{(Robert Half)}63% of financial firms continue to use Excel प्राथमिक क्षमता में एक्सेल का उपयोग करना जारी रखती हैं। दी, यह 100% नहीं है और वास्तव में इसे to be a decline in usage! लेकिन यह देखते हुए कि सॉफ़्टवेयर एक स्प्रेडशीट सॉफ़्टवेयर है और केवल वित्तीय उद्योग सॉफ़्टवेयर के रूप में डिज़ाइन नहीं किया गया है, 63% अभी भी उद्योग का एक महत्वपूर्ण हिस्सा है और यह समझाने में मदद करता है कि एक्सेल^(Excel) कितना महत्वपूर्ण है।

एक्सेल^(Excel) का उपयोग करना सीखना मुश्किल नहीं है। इसे एक बार में एक कदम उठाने से आपको अपनी गति से एक नौसिखिए से एक विशेषज्ञ (या कम से कम उस बिंदु के करीब) में जाने में मदद मिलेगी।

इस लेख में हम क्या कवर करने जा रहे हैं, इसके पूर्वावलोकन के रूप में, कार्यपत्रकों, बुनियादी उपयोग योग्य कार्यों और सूत्रों के बारे में सोचें, और कार्यपत्रक या कार्यपुस्तिका को नेविगेट करें। दी, हम हर संभव एक्सेल^(Excel) फ़ंक्शन को कवर नहीं करेंगे, लेकिन हम पर्याप्त रूप से कवर करेंगे कि यह आपको एक विचार देता है कि दूसरों से कैसे संपर्क करें। 

मूल परिभाषाएं^{(Basic Definitions)}

यदि हम कुछ परिभाषाओं को शामिल करें तो यह वास्तव में सहायक है। सबसे अधिक संभावना है, आपने इन शर्तों को सुना है (या पहले से ही जानते हैं कि वे क्या हैं)। लेकिन हम उन्हें सुनिश्चित करने के लिए कवर करेंगे और एक्सेल^(Excel) का उपयोग करने के तरीके सीखने की बाकी प्रक्रिया के लिए पूरी तरह तैयार होंगे ।

कार्यपुस्तिका बनाम कार्यपत्रक^{(Workbooks vs. Worksheets)}

एक्सेल^(Excel) दस्तावेज़ों को वर्कबुक^(Workbooks) कहा जाता है और जब आप पहली बार एक्सेल^(Excel) दस्तावेज़ (कार्यपुस्तिका) बनाते हैं, तो कई (सभी नहीं) एक्सेल^(Excel) संस्करणों में स्वचालित रूप से तीन टैब शामिल होंगे, जिनमें से प्रत्येक की अपनी खाली वर्कशीट होगी। यदि आपका एक्सेल^(Excel) का संस्करण ऐसा नहीं करता है, तो चिंता न करें, हम सीखेंगे कि उन्हें कैसे बनाया जाए।

Discover the Differences between Google Sheets and Microsoft Excel Workbooks

वर्कशीट वास्तविक भाग हैं जहाँ आप डेटा दर्ज करते हैं। यदि इसे नेत्रहीन रूप से सोचना आसान है, तो कार्यपत्रकों को उन टैब के रूप में सोचें। आप राइट-क्लिक करके और डिलीट विकल्प चुनकर टैब जोड़ सकते हैं या टैब हटा सकते हैं। वे कार्यपत्रक वास्तविक स्प्रैडशीट हैं जिनके साथ हम काम करते हैं और उन्हें कार्यपुस्तिका फ़ाइल में रखा जाता है।

रिबन^{(The Ribbon)}

रिबन ^(Ribbon)एक्सेल^(Excel) एप्लिकेशन में शॉर्टकट की एक पंक्ति की तरह फैलता है , लेकिन शॉर्टकट जो नेत्रहीन (पाठ विवरण के साथ) प्रदर्शित होते हैं। यह तब मददगार होता है जब आप कुछ संक्षिप्त क्रम में करना चाहते हैं और विशेष रूप से जब आपको यह निर्धारित करने में सहायता की आवश्यकता होती है कि आप क्या करना चाहते हैं।  

शीर्ष मेनू विकल्पों (अर्थात होम^(Home) , इंसर्ट^(Insert) , डेटा^(Data) , समीक्षा^(Review) , आदि) में से आप किस अनुभाग/समूह को चुनते हैं, इसके आधार पर रिबन बटनों का एक अलग समूहीकरण होता है और प्रस्तुत दृश्य विकल्प उन समूहों से संबंधित होंगे। 

एक्सेल शॉर्टकट^{(Excel Shortcuts)}

शॉर्टकट एक्सेल^(Excel) सॉफ़्टवेयर को तेज़ी से नेविगेट करने में सहायक होते हैं, इसलिए उन्हें सीखना सहायक (लेकिन बिल्कुल आवश्यक नहीं) है। उनमें से कुछ एक्सेल^(Excel) एप्लिकेशन   के पुराने संस्करणों के मेनू में सूचीबद्ध शॉर्टकट्स को देखकर और फिर उन्हें अपने लिए आज़माकर सीखे जाते हैं ।

एक्सेल^(Excel) शॉर्टकट सीखने का दूसरा तरीका एक्सेल डेवलपर्स की वेबसाइट^{(website of the Excel developers)} पर उनकी सूची देखना है । भले ही एक्सेल^(Excel) का आपका संस्करण शॉर्टकट प्रदर्शित नहीं करता है, फिर भी उनमें से अधिकतर काम करते हैं।

सूत्र बनाम कार्य^{(Formulas vs. Functions)}

फ़ंक्शन एक्सेल^(Excel) की अंतर्निहित क्षमताएं हैं और सूत्रों में उपयोग की जाती हैं। उदाहरण के लिए, यदि आप एक सूत्र सम्मिलित करना चाहते हैं जो एक स्प्रेडशीट के विभिन्न कक्षों में संख्याओं के योग की गणना करता है, तो आप ऐसा करने के लिए फ़ंक्शन SUM () का उपयोग कर सकते हैं।  

इस लेख में इस फ़ंक्शन (और अन्य कार्यों) पर थोड़ा और आगे।

सूत्र पट्टी^{(Formula Bar)}

सूत्र पट्टी एक ऐसा क्षेत्र है जो रिबन^(Ribbon) के नीचे दिखाई देता है । इसका उपयोग फ़ार्मुलों और डेटा के लिए किया जाता है। आप सेल में डेटा दर्ज करते हैं और यदि आप उस सेल पर अपना माउस रखते हैं तो यह फॉर्मूला बार में भी दिखाई देगा।  

जब हम फॉर्मूला बार का संदर्भ देते हैं, तो हम केवल यह संकेत दे रहे हैं कि उपयुक्त सेल का चयन करते हुए हमें उस स्थान पर फॉर्मूला टाइप करना चाहिए (जो, फिर से, सेल का चयन करने और टाइप करना शुरू करने पर स्वचालित रूप से हो जाएगा)।

वर्कशीट उदाहरण बनाना और फ़ॉर्मेट करना^{(Creating & Formatting a Worksheet Example)}

आप अपने एक्सेल वर्कशीट^{(Excel Worksheet)} से बहुत सी चीजें कर सकते हैं । जैसे ही हम इस लेख में आगे बढ़ेंगे हम आपको कुछ उदाहरण चरण देंगे ताकि आप उन्हें अपने लिए आज़मा सकें।

पहली कार्यपुस्तिका^{(The First Workbook)}

रिक्त कार्यपुस्तिका^(Workbook) से प्रारंभ करना सहायक होता है । तो, आगे बढ़ें और नया^(New) चुनें । यह आपके एक्सेल^(Excel) के संस्करण के आधार पर भिन्न हो सकता है , लेकिन आमतौर पर फ़ाइल^(File) क्षेत्र में होता है।

नोट: उपरोक्त छवि कहती है कि शीर्ष पर खोलें^(Open) यह स्पष्ट करने के लिए कि आप कहीं से भी नए^(New) (बाएं हाथ की ओर, हरे तीर से इंगित) तक पहुंच सकते हैं। यह नए एक्सेल^(Excel) का स्क्रीनशॉट है ।

जब आप न्यू^(New) पर क्लिक करते हैं तो आपको कुछ उदाहरण टेम्प्लेट मिलने की संभावना अधिक होती है। टेम्प्लेट स्वयं एक्सेल^(Excel) के संस्करणों के बीच भिन्न हो सकते हैं , लेकिन आपको किसी प्रकार का चयन करना चाहिए।  

एक्सेल^(Excel) का उपयोग करने का तरीका सीखने का एक तरीका उन टेम्प्लेट के साथ खेलना है और देखें कि उन्हें "टिक" क्या बनाता है। हमारे लेख के लिए, हम एक रिक्त दस्तावेज़ से शुरू कर रहे हैं और डेटा और सूत्रों आदि के साथ खेल रहे हैं।  

तो आगे बढ़ो और रिक्त दस्तावेज़ विकल्प का चयन करें। इंटरफ़ेस संस्करण से संस्करण में भिन्न होगा, लेकिन विचार प्राप्त करने के लिए पर्याप्त समान होना चाहिए। थोड़ी देर बाद हम एक और नमूना एक्सेल^(Excel) शीट भी डाउनलोड करेंगे।

डेटा सम्मिलित करना^{(Inserting the Data)}

आपकी स्प्रेडशीट (उर्फ वर्कशीट) में डेटा प्राप्त करने के कई अलग-अलग तरीके हैं। एक तरीका यह है कि आप जो चाहते हैं उसे टाइप करें जहां आप इसे चाहते हैं। विशेष सेल चुनें और टाइप करना शुरू करें।

दूसरा तरीका है डेटा को कॉपी करना और फिर उसे अपनी स्प्रेडशीट^{(Spreadsheet)} में पेस्ट करना । दी, यदि आप ऐसे डेटा की प्रतिलिपि बना रहे हैं जो तालिका प्रारूप में नहीं है तो यह आपके दस्तावेज़ में कहां लैंड करता है, यह थोड़ा दिलचस्प हो सकता है। लेकिन सौभाग्य से हम हमेशा दस्तावेज़ को संपादित कर सकते हैं और आवश्यकतानुसार कहीं और कॉपी और पेस्ट कर सकते हैं।

आप इस लेख के एक हिस्से का चयन करके, इसे कॉपी करके, और फिर अपनी खाली स्प्रैडशीट में पेस्ट करके कॉपी/पेस्ट विधि को अभी आज़मा सकते हैं।

लेख के भाग का चयन करने और उसे कॉपी करने के बाद, अपनी स्प्रैडशीट पर जाएं और वांछित सेल पर क्लिक करें जहां आप पेस्ट शुरू करना चाहते हैं और ऐसा करें। ऊपर दिखाया गया तरीका राइट-क्लिक मेनू का उपयोग कर रहा है और फिर आइकन के रूप में "पेस्ट" का चयन कर रहा है।

यह संभव है कि एक्सेल^(Excel) बिल्ट-इन पेस्ट विधि का उपयोग करते समय आपको त्रुटि मिल सकती है, यहां तक ​​कि अन्य एक्सेल^(Excel) बिल्ट-इन विधियों के साथ भी। सौभाग्य से, त्रुटि चेतावनी (ऊपर) आपको शीट में कॉपी किए गए डेटा को प्राप्त करने के लिए सही दिशा में इंगित करने में मदद करती है।

डेटा पेस्ट करते समय, एक्सेल^(Excel) इसकी व्याख्या करने का बहुत अच्छा काम करता है। हमारे उदाहरण में, मैंने इस खंड के पहले दो अनुच्छेदों की प्रतिलिपि बनाई और एक्सेल^(Excel) ने इसे दो पंक्तियों में प्रस्तुत किया। चूंकि पैराग्राफ के बीच एक वास्तविक स्थान था, एक्सेल^(Excel) ने उसे भी (रिक्त पंक्ति के साथ) पुन: प्रस्तुत किया। यदि आप किसी तालिका की प्रतिलिपि बना रहे हैं, तो Excel उसे शीट में पुन: प्रस्तुत करने का और भी बेहतर कार्य करता है।

साथ ही, आप रिबन^(Ribbon) में पेस्ट करने के लिए बटन का उपयोग कर सकते हैं । दृश्य लोगों के लिए, यह वास्तव में सहायक है। इसे नीचे इमेज में दिखाया गया है।

एक्सेल^(Excel) के कुछ संस्करण (विशेष रूप से पुराने संस्करण) आपको डेटा आयात करने की अनुमति देते हैं (जो समान फाइलों या सीएसवी -^{(CSV –)} अल्पविराम से अलग किए गए मूल्यों - फाइलों के साथ सबसे अच्छा काम करता है)। एक्सेल^(Excel) के कुछ नए संस्करणों में वह विकल्प नहीं है लेकिन आप अभी भी दूसरी फ़ाइल (जिसे आप आयात करना चाहते हैं) खोल सकते हैं, सभी का चयन करें का उपयोग करें और फिर इसे अपनी ^{(select all)}एक्सेल^(Excel) स्प्रेडशीट   में कॉपी और पेस्ट करें ।

जब आयात उपलब्ध होता है, तो यह आमतौर पर फ़ाइल^(File) मेनू के अंतर्गत पाया जाता है । एक्सेल^(Excel) के नए संस्करण (संस्करणों) में , जब आप फ़ाइल^(File) पर क्लिक करते हैं, तो आपको अधिक ग्राफिकल यूजर इंटरफेस पर फिर से भेजा जा सकता है ।  अपनी कार्यपत्रक पर वापस लौटने के लिए बस ऊपर बाईं ओर स्थित तीर पर क्लिक करें।^(Simply)

हाइपरलिंकिंग^{(Hyperlinking)}

हाइपरलिंकिंग^{(Hyperlinking)} काफी आसान है, खासकर रिबन^(Ribbon) का उपयोग करते समय । आपको नए एक्सेल^(Excel) संस्करणों में सम्मिलित करें^(Insert) मेनू के अंतर्गत हाइपरलिंक बटन मिलेगा । इसे कमांड-के^(command-K) जैसे शॉर्टकट के जरिए भी एक्सेस किया जा सकता है ।

स्वरूपण डेटा (उदाहरण: संख्याएं और तिथियां)^{(Formatting Data (Example: Numbers and Dates))}

कभी-कभी डेटा को प्रारूपित करना सहायक होता है। यह संख्याओं के साथ विशेष रूप से सच है। क्यों? कभी-कभी संख्याएं स्वचालित रूप से एक सामान्य प्रारूप (डिफ़ॉल्ट की तरह) में आ जाती हैं जो एक पाठ प्रारूप की तरह अधिक होती है। लेकिन अक्सर, हम चाहते हैं कि हमारी संख्याएँ संख्याओं की तरह व्यवहार करें।  

दूसरा उदाहरण तारीखें होंगी, जिन्हें हम यह सुनिश्चित करने के लिए प्रारूपित करना चाहते हैं कि हमारी सभी तिथियां सुसंगत दिखाई दें, जैसे कि 2020101 या 01/01/20 या जो भी प्रारूप हम अपने दिनांक प्रारूप के लिए चुनते हैं।

आप नीचे दी गई छवियों में दिखाए गए दो अलग-अलग तरीकों से अपने डेटा को प्रारूपित करने के विकल्प तक पहुंच सकते हैं।

एक बार जब आप संख्या^(Number) प्रारूप का उपयोग कर लेते हैं, तो आपके पास कई विकल्प होंगे। जब आप राइट-क्लिक विधि का उपयोग करते हैं तो ये विकल्प दिखाई देते हैं। जब आप रिबन का उपयोग करते हैं, तो आपके विकल्प ^(Ribbon)रिबन^(Ribbon) में वहीं होते हैं । यह सब इस बात पर निर्भर करता है कि आपके लिए कौन सा आसान है।  

यदि आप कुछ समय से एक्सेल^(Excel) का उपयोग कर रहे हैं , तो परिणामी संख्या प्रारूप संवाद बॉक्स (नीचे दिखाया गया) के साथ राइट-क्लिक विधि को समझना आसान हो सकता है। यदि आप नए या अधिक दृश्य हैं, तो रिबन^(Ribbon) विधि अधिक समझ में आ सकती है (और उपयोग करने में बहुत तेज)। दोनों आपको संख्या स्वरूपण विकल्प प्रदान करते हैं।

यदि आप कुछ भी टाइप करते हैं जो किसी तिथि से मिलता-जुलता है, तो एक्सेल के नए संस्करण ^(Excel)रिबन^(Ribbon) में प्रतिबिंबित करने के लिए काफी अच्छे हैं जैसा कि नीचे की छवि में दिखाया गया है।

रिबन^(Ribbon) से आप अपनी तिथि के लिए प्रारूपों का चयन कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, आप एक छोटी तिथि या एक लंबी तिथि चुन सकते हैं। आगे बढ़ो और इसे आजमाओ और अपने परिणाम देखें।

प्रस्तुति स्वरूपण (उदाहरण: पाठ संरेखित करना)^{(Presentation Formatting (Example: Aligning Text))}

यह समझने में भी मददगार है कि अपने डेटा को कैसे संरेखित किया जाए, क्या आप चाहते हैं कि यह सब बाईं ओर या दाईं ओर (या उचित, आदि) हो। इसे भी रिबन^(Ribbon) के माध्यम से एक्सेस किया जा सकता है ।

जैसा कि आप ऊपर की छवियों से देख सकते हैं, पाठ का संरेखण (यानी दाएं, बाएं, आदि) रिबन^(Ribbon) विकल्प की दूसरी पंक्ति पर है। आप रिबन^(Ribbon) में अन्य संरेखण विकल्प (यानी ऊपर, नीचे) भी चुन सकते हैं ।  

इसके अलावा, यदि आप ध्यान दें, तो संख्याओं जैसी चीजों को संरेखित करना बाईं ओर संरेखित होने पर सही नहीं लग सकता है (जहां पाठ बेहतर दिखता है) लेकिन दाएं संरेखित होने पर बेहतर दिखता है। संरेखण बहुत कुछ वैसा ही है जैसा आप किसी शब्द संसाधन अनुप्रयोग में देखेंगे।

स्तंभ पंक्तियां^{(Columns & Rows)}

यह जानना उपयोगी है कि कैसे काम करना है, साथ ही कॉलम और पंक्तियों की चौड़ाई और आयामों को समायोजित करना है । ^{(adjust the width and dimensions)}सौभाग्य से, एक बार जब आप इसे समझ लेते हैं, तो यह करना काफी आसान हो जाता है।  

पंक्तियों या स्तंभों को जोड़ने या हटाने के दो भाग हैं। पहला भाग चयन प्रक्रिया है और दूसरा राइट-क्लिक और इन्सर्ट या डिलीट विकल्प चुनना है।  

उस डेटा को याद रखें जिसे हमने इस लेख से कॉपी किया था और उपरोक्त उदाहरण में अपनी खाली एक्सेल शीट में चिपकाया था? ^(Excel)हमें शायद अब इसकी आवश्यकता नहीं है इसलिए यह पंक्तियों को हटाने की प्रक्रिया के लिए एक आदर्श उदाहरण है।

^(Remember)हमारा पहला कदम याद है? हमें पंक्तियों का चयन करने की आवश्यकता है। आगे बढ़ें और पंक्ति संख्या पर क्लिक करें (ऊपरी बाएँ सेल के बाईं ओर) और अपने माउस से नीचे की ओर खींचकर नीचे की पंक्ति में ले जाएँ जिसे आप हटाना चाहते हैं। इस मामले में, हम तीन पंक्तियों का चयन कर रहे हैं।  

फिर, हमारी प्रक्रिया का दूसरा भाग Delete Rows पर क्लिक करना है और Excel को उन पंक्तियों को हटाना देखना है।

एक पंक्ति डालने की प्रक्रिया समान है लेकिन आपको एक से अधिक पंक्ति का चयन करने की आवश्यकता नहीं है।  एक्सेल^(Excel) निर्धारित करेगा कि आप कहाँ क्लिक करते हैं जहाँ आप पंक्ति सम्मिलित करना चाहते हैं।  

प्रक्रिया शुरू करने के लिए, उस पंक्ति संख्या पर क्लिक करें जिसे आप नई पंक्ति के नीचे रखना चाहते हैं। यह एक्सेल^(Excel) को आपके लिए पूरी पंक्ति का चयन करने के लिए कहता है। आप जिस स्थान पर हैं, एक्सेल^(Excel) उसके ऊपर की पंक्ति सम्मिलित करेगा। आप राइट-क्लिक करके और इंसर्ट रो^{(Insert Rows.)} को चुनकर ऐसा करते हैं ।

जैसा कि आप ऊपर देख सकते हैं, हमने पंक्ति 10⁽¹⁰⁾ में 10 टाइप किया। फिर, 10 (पंक्ति 10) का चयन करने के बाद, राइट-क्लिक करके, और इंसर्ट^{(Insert Rows)} रो को चुनने के बाद , संख्या 10 एक पंक्ति में नीचे चली गई। इसके परिणामस्वरूप 10 अब पंक्ति 11 में है।  

यह दर्शाता है कि सम्मिलित पंक्ति को चयनित पंक्ति के ऊपर कैसे रखा गया था। आगे बढ़ो और इसे अपने लिए आजमाओ, ताकि आप देख सकें कि सम्मिलन प्रक्रिया कैसे काम करती है।

यदि आपको एक से अधिक पंक्तियों की आवश्यकता है, तो आप एक से अधिक पंक्तियों का चयन करके ऐसा कर सकते हैं और यह एक्सेल^(Excel) को बताता है कि आपको कितनी चाहिए और वह मात्रा चयनित पंक्ति संख्या के ऊपर डाली जाएगी।  

निम्नलिखित चित्र इसे एक दृश्य प्रारूप में दिखाते हैं, जिसमें शामिल है कि कैसे 10 तीन पंक्तियों में नीचे चला गया, पंक्तियों की संख्या डाली गई। 

कॉलम सम्मिलित करना और हटाना मूल रूप से समान है सिवाय इसके कि आप बाईं (पंक्तियों) के बजाय ऊपर (कॉलम) से चयन कर रहे हैं।

फिल्टर और डुप्लीकेट^{(Filters & Duplicates)}

जब हमारे पास काम करने के लिए बहुत अधिक डेटा होता है, तो उस डेटा के साथ अधिक आसानी से काम करने के लिए हमारे पास अपनी आस्तीन ऊपर करने के लिए कुछ तरकीबें होती हैं।  

उदाहरण के लिए, मान लें कि आपके पास वित्तीय डेटा का एक समूह है, लेकिन आपको केवल विशिष्ट डेटा देखने की आवश्यकता है। ऐसा करने का एक तरीका एक्सेल "फ़िल्टर" का उपयोग करना है।

सबसे पहले, आइए एक एक्सेल वर्कशीट^{(Excel Worksheet)} खोजें जो बहुत सारा डेटा प्रस्तुत करती है, इसलिए हमारे पास इसका परीक्षण करने के लिए कुछ है (बिना सभी डेटा को स्वयं टाइप किए)। आप Microsoft से ऐसा ही एक नमूना डाउनलोड^{(download just such a sample from Microsoft)} कर सकते हैं । ध्यान रखें कि यह डाउनलोड का सीधा लिंक है इसलिए जब आप उस लिंक पर क्लिक करते हैं तो एक्सेल^(Excel) उदाहरण फ़ाइल तुरंत डाउनलोड होना शुरू हो जानी चाहिए।

अब जब हमारे पास दस्तावेज़ है, तो आइए डेटा की मात्रा देखें। थोड़ा बहुत, है ना? नोट: ऊपर दी गई छवि आपकी नमूना फ़ाइल में आपके पास मौजूद छवि से थोड़ी अलग दिखाई देगी और यह सामान्य है। 

मान लें कि आप केवल जर्मनी^(Germany) का डेटा देखना चाहते हैं । रिबन^(Ribbon) ("होम" के अंतर्गत) में "फ़िल्टर" विकल्प का उपयोग करें । इसे दाईं ओर (नए एक्सेल^(Excel) संस्करणों  में) "सॉर्ट" विकल्प के साथ जोड़ा जाता है ।

अब, एक्सेल^(Excel) को बताएं कि आपको कौन से विकल्प चाहिए। इस मामले में, हम चयनित देश के रूप में जर्मनी के डेटा की तलाश कर रहे हैं।^(Germany)

आप देखेंगे कि जब आप फ़िल्टर विकल्प का चयन करते हैं, तो कॉलम में छोटे पुल-डाउन तीर दिखाई देते हैं। जब एक तीर का चयन किया जाता है, तो आपके पास "पाठ फ़िल्टर" विकल्प सहित कई विकल्प होते हैं, जिनका हम उपयोग करेंगे। आपके पास आरोही या अवरोही क्रम में लगाने का विकल्प है।  

यह समझ में आता है कि एक्सेल इन्हें ^(Excel)रिबन^(Ribbon) में क्यों जोड़ता है क्योंकि ये सभी विकल्प पुल-डाउन सूची में दिखाई देते हैं। हम "टेक्स्ट फिल्टर" के तहत "बराबर ..." का चयन करेंगे।

हम जो करना चाहते हैं उसे चुनने के बाद (इस मामले में Filter ), आइए जानकारी/मानदंड प्रदान करें। हम जर्मनी^(Germany) से सभी डेटा देखना चाहते हैं ताकि हम बॉक्स में टाइप कर सकें। फिर, "ओके" पर क्लिक करें।

आप देखेंगे कि अब हम केवल जर्मनी^(Germany) से डेटा देखते हैं । डेटा फ़िल्टर किया गया है। अन्य डेटा अभी भी है। यह सिर्फ देखने से छिपा है। एक समय आएगा जब आप फ़िल्टर को बंद करना चाहेंगे और सारा डेटा देखना चाहेंगे।  बस^(Simply) पुल-डाउन पर वापस लौटें और फ़िल्टर को साफ़ करना चुनें, जैसा कि नीचे की छवि में दिखाया गया है।

कभी-कभी आपके पास ऐसे डेटा सेट होंगे जिनमें डुप्लिकेट डेटा शामिल होगा। यदि आपके पास केवल एकवचन डेटा है तो यह बहुत आसान है। उदाहरण के लिए, आप अपने एक्सेल वर्कशीट^{(Excel Worksheet)} में ठीक उसी वित्तीय डेटा रिकॉर्ड को दो बार (या अधिक) क्यों चाहते हैं ?  

नीचे^(Below) एक डेटा सेट का एक उदाहरण है जिसमें कुछ डेटा है जिसे दोहराया जाता है (पीले रंग में हाइलाइट किया गया दिखाया गया है)।

डुप्लिकेट (या अधिक, जैसा कि इस मामले में) को हटाने के लिए, डुप्लिकेट डेटा का प्रतिनिधित्व करने वाली पंक्तियों में से एक पर क्लिक करके प्रारंभ करें (जिसमें दोहराया गया डेटा शामिल है)। यह नीचे की छवि में दिखाया गया है।

अब, "डेटा" टैब या अनुभाग पर जाएं और वहां से, आप रिबन^(Ribbon) पर एक बटन देख सकते हैं जो "डुप्लिकेट निकालें" कहता है। उस पर क्लिक करें।

इस प्रक्रिया का पहला भाग आपको एक संवाद बॉक्स के साथ प्रस्तुत करता है जो आप नीचे की छवि में देखते हैं।  इसे आप भ्रमित^(Don) न होने दें। यह केवल आपसे पूछ रहा है कि डुप्लिकेट डेटा की पहचान करते समय कौन सा कॉलम देखना है।  

उदाहरण के लिए, यदि आपके पास एक ही प्रथम और अंतिम नाम के साथ कई पंक्तियाँ हैं, लेकिन मूल रूप से अन्य स्तंभों में अस्पष्ट हैं (उदाहरण के लिए किसी वेबसाइट से कॉपी/पेस्ट) और आपको केवल प्रथम और अंतिम नाम के लिए अद्वितीय पंक्तियों की आवश्यकता है, तो आप चुनेंगे वे कॉलम ताकि अतिरिक्त डेटा को हटाने में अस्पष्टता जो डुप्लिकेट नहीं हो सकती है, पर विचार नहीं किया जाता है।  

इस मामले में, हमने चयन को "सभी कॉलम" के रूप में छोड़ दिया क्योंकि हमने पंक्तियों को मैन्युअल रूप से डुप्लिकेट किया था, इसलिए हमें पता था कि हमारे उदाहरण में सभी कॉलम बिल्कुल समान थे। (आप एक्सेल^(Excel) उदाहरण फ़ाइल के साथ भी ऐसा ही कर सकते हैं और इसका परीक्षण कर सकते हैं।)

उपरोक्त डायलॉग बॉक्स पर "ओके" पर क्लिक करने के बाद, आपको परिणाम दिखाई देगा और इस मामले में, तीन पंक्तियों को मिलान के रूप में पहचाना गया और उनमें से दो को हटा दिया गया।

अब, परिणामी डेटा (नीचे दिखाया गया है) उस डेटा से मेल खाता है जिसे हमने डुप्लीकेट जोड़ने और हटाने से पहले शुरू किया था।

आपने अभी कुछ तरकीबें सीखी हैं। बड़े डेटा सेट के साथ काम करते समय ये विशेष रूप से सहायक होते हैं। आगे बढ़ें और कुछ अन्य बटनों को आज़माएँ जिन्हें आप रिबन^(Ribbon) पर देखते हैं और देखें कि वे क्या करते हैं। यदि आप मूल प्रपत्र को बनाए रखना चाहते हैं तो आप अपनी एक्सेल^(Excel) उदाहरण फ़ाइल की नकल भी कर सकते हैं । आपके द्वारा डाउनलोड की गई फ़ाइल का नाम बदलें और दूसरी प्रति फिर से डाउनलोड करें। या फ़ाइल को अपने कंप्यूटर पर डुप्लिकेट करें।  

मैंने जो किया वह सभी वित्तीय डेटा के साथ टैब को डुप्लिकेट किया गया था (इसे मेरी अन्य उदाहरण फ़ाइल में कॉपी करने के बाद, जिसे हमने उसके साथ शुरू किया था वह खाली था) और डुप्लिकेट टैब के साथ मेरे पास इच्छा के साथ खेलने के लिए दो संस्करण थे। आप टैब पर राइट-क्लिक करके और " डुप्लिकेट^(Duplicate) " चुनकर इसे आजमा सकते हैं ।

सशर्त स्वरूपण^{(Conditional Formatting)}

आलेख के इस भाग को इसके प्रदर्शन लाभों के कारण कार्यपुस्तिका बनाने पर अनुभाग में शामिल किया गया है। ^(Workbook)यदि यह थोड़ा जटिल लगता है या आप फ़ंक्शन और फ़ार्मुलों की तलाश कर रहे हैं, तो इस अनुभाग को छोड़ दें और अपने खाली समय में इस पर वापस आएं।

यदि आप कुछ डेटा को हाइलाइट करना चाहते हैं तो सशर्त स्वरूपण आसान है। ^(Formatting)इस उदाहरण में, हम अपनी एक्सेल उदाहरण^{(Excel Example)} फ़ाइल (सभी वित्तीय डेटा के साथ) का उपयोग करने जा रहे हैं और " सकल^(Gross) बिक्री" की तलाश करेंगे जो $ 25,000 से अधिक हो। 

ऐसा करने के लिए, हमें सबसे पहले उन कक्षों के समूह को हाइलाइट करना होगा जिनका हम मूल्यांकन करना चाहते हैं। अब, ध्यान रखें, आप पूरे कॉलम या रो को हाईलाइट नहीं करना चाहते हैं। आप केवल उन कक्षों को हाइलाइट करना चाहते हैं जिनका आप मूल्यांकन करना चाहते हैं। अन्यथा, अन्य कोशिकाओं (जैसे शीर्षक) का भी मूल्यांकन किया जाएगा और आपको आश्चर्य होगा कि एक्सेल^(Excel) उन शीर्षकों के साथ क्या करता है (उदाहरण के लिए)।

इसलिए, हमारे पास अपनी वांछित कोशिकाओं को हाइलाइट किया गया है और अब हम "होम" अनुभाग / समूह और फिर "सशर्त स्वरूपण" पर क्लिक करते हैं।

जब हम रिबन^(Ribbon) में "सशर्त स्वरूपण" पर क्लिक करते हैं, तो हमारे पास कुछ विकल्प होते हैं। इस मामले में हम उन कक्षों को हाइलाइट करना चाहते हैं जो $25,000 से अधिक हैं ताकि हम अपना चयन कैसे करें, जैसा कि नीचे की छवि में दिखाया गया है।

अब हमें एक डायलॉग बॉक्स दिखाई देगा और हम बॉक्स में वैल्यू टाइप कर सकते हैं। हम 25000 टाइप करते हैं। आपको कॉमा या किसी भी चीज़ के बारे में चिंता करने की ज़रूरत नहीं है और वास्तव में, यह बेहतर काम करता है यदि आप केवल रॉ नंबर टाइप करते हैं।

"ओके" पर क्लिक करने के बाद हम देखेंगे कि उपरोक्त डायलॉग बॉक्स में हमारे "ग्रेटर थान" में हमारी पसंद (दाईं ओर) के अनुसार फ़ील्ड स्वचालित रूप से रंगीन हैं। इस मामले में, "हल्का लाल गहरा लाल पाठ^{(Dark Red Text)} के साथ भरें )। हम एक अलग डिस्प्ले विकल्प भी चुन सकते थे।

यह सशर्त स्वरूपण एक नज़र में डेटा देखने का एक शानदार तरीका है जो एक परियोजना या किसी अन्य के लिए आवश्यक है। इस मामले में, हम "सेगमेंट" देख सकते हैं (जैसा कि उन्हें एक्सेल उदाहरण फ़ाइल में संदर्भित किया गया है) जो ^{(Excel Example)}सकल^(Gross) बिक्री में $ 25,000 से अधिक करने में सक्षम हैं ।

सूत्रों और कार्यों के साथ कार्य करना^{(Working With Formulas and Functions)}

एक्सेल^(Excel) में फ़ंक्शंस का उपयोग करना सीखना बहुत मददगार है। वे सूत्रों की मूल हिम्मत हैं। यदि आप उपलब्ध कार्यों का अंदाजा लगाने के लिए कार्यों की एक सूची देखना चाहते हैं, तो "सम्मिलित करें" मेनू / समूह पर क्लिक करें और फिर सबसे बाईं ओर, "फ़ंक्शन / फ़ंक्शन" चुनें।

भले ही एक्सेल रिबन^{(Excel Ribbon)} में इस बटन का उद्देश्य एक वास्तविक फ़ंक्शन सम्मिलित करना है (जिसे फॉर्मूला बार में टाइप करके भी पूरा किया जा सकता है, बराबर चिह्न से शुरू होता है और फिर वांछित फ़ंक्शन टाइप करना शुरू होता है), हम इसका भी उपयोग कर सकते हैं यह देखने के लिए कि क्या उपलब्ध है। आप अपने फ़ार्मुलों में क्या उपयोग कर सकते हैं, इसका एक प्रकार का विचार प्राप्त करने के लिए आप फ़ंक्शन के माध्यम से स्क्रॉल कर सकते हैं।  

दी, बस उन्हें आज़माना और देखना कि वे क्या करते हैं, यह बहुत मददगार है। आप उस समूह का चयन कर सकते हैं जिसे आप एक श्रेणी का चयन करके देखना चाहते हैं, जैसे "सामान्य रूप से प्रयुक्त" कार्यों की एक छोटी सूची के लिए लेकिन एक सूची जो अक्सर उपयोग की जाती है (और जिसके लिए कुछ फ़ंक्शन इस आलेख में शामिल हैं)।

हम इस आलेख में चर्चा किए गए सूत्रों के उदाहरणों में इनमें से कुछ कार्यों का उपयोग करेंगे।

बराबर ^{(The Equals )}=चिह्न^{( Sign)}

एक्सेल^(Excel) में बराबर का चिन्ह (=) बहुत महत्वपूर्ण है । यह एक आवश्यक भूमिका निभाता है। सूत्रों के मामले में यह विशेष रूप से सच है।  मूल रूप^(Basically) से, आपके पास एक समान चिह्न के साथ पहले के बिना कोई सूत्र नहीं है। और सूत्र के बिना, यह केवल डेटा (या टेक्स्ट) है जिसे आपने उस सेल में दर्ज किया है।  

तो बस याद रखें कि इससे पहले कि आप एक्सेल^(Excel) को अपने लिए कुछ भी गणना या स्वचालित करने के लिए कहें, कि आप सेल में बराबर चिह्न (=) टाइप करें।

यदि आप एक $ चिह्न शामिल करते हैं, जो एक्सेल^(Excel) को सूत्र को स्थानांतरित नहीं करने के लिए कहता है। आम तौर पर, वर्कशीट में परिवर्तन के लिए सूत्रों का स्वत: समायोजन (जिसे सापेक्ष सेल संदर्भ कहा जाता है) एक सहायक चीज है, लेकिन कभी-कभी आप इसे नहीं चाहते हैं और उस $ चिह्न के साथ, आप एक्सेल^(Excel) को यह बताने में सक्षम हैं । आप बस सेल संदर्भ के अक्षर और संख्या के सामने $ डालें।  

तो D25^(D25) का एक सापेक्ष सेल संदर्भ $D$25 हो जाता है। अगर यह हिस्सा भ्रमित करने वाला है, तो इसके बारे में चिंता न करें। आप इस पर वापस आ सकते हैं (या एक्सेल^(Excel) ब्लैंक वर्कबुक के साथ इसके साथ खेल सकते हैं)।

The Awesome Ampersand >> &

एम्परसेंड ( & ) एक मजेदार छोटा फार्मूला "टूल" है, जो आपको कोशिकाओं को संयोजित करने की अनुमति देता है। उदाहरण के लिए, मान लें कि आपके पास पहले नामों के लिए एक कॉलम है और अंतिम नामों के लिए दूसरा कॉलम है और आप पूरे नाम के लिए एक कॉलम बनाना चाहते हैं। आप ऐसा करने के लिए & का उपयोग कर सकते हैं।

आइए इसे एक्सेल वर्कशीट^{(Excel Worksheet)} में आजमाएं । इस उदाहरण के लिए, आइए एक खाली शीट का उपयोग करें ताकि हम किसी अन्य प्रोजेक्ट को बाधित न करें। आगे बढ़ें और अपना पहला नाम A1 में टाइप करें और अपना अंतिम नाम B1 में टाइप करें। अब, उन्हें संयोजित करने के लिए, अपने माउस को C1 सेल पर क्लिक करें और यह सूत्र टाइप करें:  =A1 & “ “ & B1 ।  कृपया^(Please) केवल इटैलिक में भाग का उपयोग करें और बाकी में से किसी का नहीं (जैसे कि अवधि का उपयोग न करना)।  

C1 में आप क्या देखते हैं? आपको अपना पूरा नाम अपने पहले और अंतिम नामों के बीच रिक्त स्थान के साथ पूरा देखना चाहिए, जैसा कि आपका पूरा नाम टाइप करने में सामान्य होगा। सूत्र का & “” & भाग वह स्थान है जो उस स्थान का उत्पादन करता है। यदि आपने " " को शामिल नहीं किया होता तो आपके पास अपना पहला नाम और अंतिम नाम उनके बीच एक स्थान के बिना होता (आगे बढ़ें और यदि आप परिणाम देखना चाहते हैं तो इसे आजमाएं)।

इसी तरह का एक अन्य सूत्र CONCAT का उपयोग करता है लेकिन हम इसके बारे में थोड़ी देर बाद जानेंगे। अभी के लिए, ध्यान रखें कि एम्परसेंड ( & ) आपके लिए क्या कर सकता है क्योंकि यह छोटी सी युक्ति कई स्थितियों में काम आती है।

एसयूएम () फ़ंक्शन^{(SUM() Function)}

SUM () फ़ंक्शन बहुत आसान है और यह वही करता है जो वह वर्णन करता है । यह उन नंबरों को जोड़ता है जिन्हें आप एक्सेल^(Excel) को शामिल करने के लिए कहते हैं और आपको उनके मूल्यों का योग देता है। आप इसे दो अलग-अलग तरीकों से कर सकते हैं।

हमने कुछ संख्याओं में टाइप करके शुरुआत की ताकि फ़ंक्शन के उपयोग में काम करने के लिए हमारे पास कुछ डेटा हो। हमने केवल 1, 2, 3, 4, 5 का उपयोग किया और A1 में शुरू किया और प्रत्येक सेल में A5 की ओर नीचे की ओर टाइप किया।

अब, SUM () फ़ंक्शन का उपयोग करने के लिए, वांछित सेल में क्लिक करके प्रारंभ करें, इस मामले में हमने A6 का उपयोग किया है, और टाइपिंग =SUM (फॉर्मूला बार में। इस उदाहरण में, जब आप पहले "(।" अब, A1 (सबसे ऊपरी सेल) में क्लिक करें और अपने माउस को A5 (या सबसे नीचे वाला सेल जिसे आप शामिल करना चाहते हैं) पर खींचें और फिर फॉर्मूला बार पर वापस आएं और क्लोजिंग टाइप करें ")। या उद्धरण चिह्न और केवल कोष्ठक। 

इस फ़ंक्शन का उपयोग करने का दूसरा तरीका फॉर्मूला बार में मैन्युअल रूप से जानकारी टाइप करना है। यह विशेष रूप से सहायक होता है यदि आपके पास काफी संख्याएं हैं और उन्हें पकड़ने के लिए स्क्रॉल करना थोड़ा मुश्किल है। इस विधि को उसी तरह शुरू करें जैसे आपने ऊपर दिए गए उदाहरण के लिए किया था, "=SUM(."

फिर, सबसे ऊपरी सेल का सेल संदर्भ टाइप करें। इस मामले में, वह A1 होगा। एक कोलन ( : ) शामिल करें और फिर सबसे निचले सेल का सेल संदर्भ टाइप करें। इस मामले में, वह A5 होगा।

औसत () फ़ंक्शन^{(AVERAGE() Function)}

क्या होगा यदि आप यह पता लगाना चाहते हैं कि संख्याओं के समूह का औसत क्या था? आप इसे AVERAGE () फ़ंक्शन के साथ आसानी से कर सकते हैं। आप नीचे दिए गए चरणों में देखेंगे कि यह मूल रूप से उपरोक्त SUM () फ़ंक्शन के समान है लेकिन एक अलग फ़ंक्शन के साथ है।  

इसे ध्यान में रखते हुए, हम उस सेल का चयन करके शुरू करते हैं जिसे हम परिणाम के लिए उपयोग करना चाहते हैं (इस मामले में A6) और फिर बराबर चिह्न (=) और शब्द AVERAGE के साथ टाइप करना शुरू करते हैं । आप देखेंगे कि जैसे ही आप इसे टाइप करना शुरू करते हैं, आपको सुझाव दिए जाते हैं और यदि आप चाहें तो पूरा शब्द टाइप करने के बजाय AVERAGE पर क्लिक कर सकते हैं।^(AVERAGE)

सुनिश्चित करें कि हमारे सेल श्रेणी को जोड़ने से पहले आपके सूत्र में एक प्रारंभिक कोष्ठक है।  अन्यथा^(Otherwise) , आपको एक त्रुटि प्राप्त होगी।

अब जबकि हमारे पास “=AVERAGE(“ हमारे A6 सेल में टाइप किया गया है (या जो भी सेल आप परिणाम के लिए उपयोग कर रहे हैं) हम उस सेल रेंज का चयन कर सकते हैं जिसका हम उपयोग करना चाहते हैं। इस मामले में हम A1 से A5 का उपयोग कर रहे हैं।  

ध्यान रखें कि आप श्रेणी का चयन करने के लिए माउस का उपयोग करने के बजाय इसे मैन्युअल रूप से भी टाइप कर सकते हैं। यदि आपके पास एक बड़ा डेटा सेट है, तो इसे चुनने के लिए आवश्यक स्क्रॉलिंग की तुलना में श्रेणी में टाइपिंग संभवतः आसान है। लेकिन, ज़ाहिर है, यह आप पर निर्भर है।

प्रक्रिया को पूरा करने के लिए बस समापन कोष्ठक ")" टाइप करें और आपको पांच संख्याओं का औसत प्राप्त होगा। जैसा कि आप देख सकते हैं, यह प्रक्रिया SUM () प्रक्रिया और अन्य कार्यों के समान है। एक बार जब आप एक फ़ंक्शन को हैंग कर लेते हैं, तो अन्य आसान हो जाएंगे।

COUNTIF () फ़ंक्शन^{(COUNTIF() Function)}

मान लीजिए कि हम यह गिनना चाहते हैं कि डेटा सेट में कोई निश्चित संख्या कितनी बार दिखाई देती है।  सबसे पहले^(First) , आइए इस फ़ंक्शन के लिए अपनी फ़ाइल तैयार करें ताकि हमारे पास गिनने के लिए कुछ हो। आपके पास A6 में मौजूद किसी भी सूत्र को हटा दें। अब, या तो A1 को A5 के माध्यम से कॉपी करें और A6 से शुरू करके पेस्ट करें या बस A6 से शुरू होने वाली कोशिकाओं में समान संख्याएं टाइप करें और 1 का मान और फिर A7 के साथ 2, आदि।

अब, A11 में अपना फंक्शन/फॉर्मूला शुरू करते हैं। इस स्थिति में, हम " =COUNTIF (." टाइप करने जा रहे हैं, फिर, हम A1 से A10 तक की कोशिकाओं का चयन करेंगे ।

सुनिश्चित करें कि आप "COUNTIF" टाइप करते हैं या चुनते हैं और अन्य COUNT जैसे कार्यों में से एक नहीं है या हमें वही परिणाम नहीं मिलेगा।

इससे पहले कि हम अपने अन्य कार्यों के साथ ऐसा करें, और समापन कोष्ठक ")" टाइप करें, हमें मानदंड के प्रश्न का उत्तर देना होगा और टाइप करना होगा, अल्पविराम के बाद "," और कोष्ठक से पहले ")।

"मानदंड" द्वारा क्या परिभाषित किया गया है? यहीं पर हम एक्सेल को बताते हैं कि हम उसे क्या गिनना चाहते हैं (इस मामले में)। हमने एक अल्पविराम टाइप किया और फिर एक "5" और फिर संख्याओं की सूची में दिखाई देने वाले फाइव (5) की संख्या प्राप्त करने के लिए समापन कोष्ठक। वह परिणाम दो (2) होगा क्योंकि दो घटनाएँ हैं।

CONCAT या CONCANTENATE () फ़ंक्शन^{(CONCAT or CONCANTENATE() Function)}

हमारे सूत्र में एम्परसेंड ( & ) का उपयोग करके हमारे उदाहरण के समान, आप CONCAT () फ़ंक्शन का उपयोग करके कक्षों को जोड़ सकते हैं। आगे बढ़ो और हमारे उसी उदाहरण का उपयोग करके इसे आजमाओ।  

Type your first name in A1 and your last name in B1.  Then, in C1 type CONCAT(A1, “ “ , B1).

You will see that you get the same result as we did with the ampersand (&).  Many people use the ampersand because it is easier and less cumbersome but now you see that you also have another option.

Note: This function may be CONCANTENATE in your version of Excel.  Microsoft shortened the function name to just CONCAT and that tends to be easier to type (and remember) in the later versions of the software.  Fortunately, if you start typing CONCA in your formula bar (after the equals sign), you will see which version your version of Excel uses and can select it by clicking on it with the mouse..

Remember that when you start to type it, to allow your version of Excel to reveal the correct function, to only type “CONCA” (or shorter) and not “CONCAN” (as the start for CONCANTENATE) or you may not see Excel’s suggestion since that is where the two functions start to differ.

Don’t be surprised if you prefer to use the merge method with the ampersand (&) instead of CONCAT().  That is normal.

If/Then Formulas

Let’s say we want to use an If/Then Formula to identify Discount (sort of a second discount) amount in a new column in our Example Excel file.  In that case, first we start by adding a column and we are adding it after Column F and before Column G (again, in our downloaded example file).

Now, we type in the formula.  In this case, we type it in F2 and it is “=IF(E2>25000, “DISCOUNT 2”).  This fulfills what the formula is looking for with a test (E2 greater than 25k) and then a result if the number in E2 passes that test (“DISCOUNT 2”). 

Now, copy F2 and paste in the cells that follow it in the F column.

The formula will automatically adjust for each cell (relative cell referencing), with a reference to the appropriate cell.  Remember that if you do not want it to automatically adjust, you can precede the cell alpha with a $ sign as well as the number, like A1 is $A$1. 

You can see, in the image above, that “DISCOUNT 2” appears in all of the cells in the F2 column.  This is because the formula tells it to look at the E2 cell (represented by $E$2) and no relative cells.  So, when the formula is copied to the next cell (i.e. F3) it is still looking at the E2 cell because of the dollar signs.  So, all of the cells give the same result because they have the same formula referencing the same cell.

Also, if you want a value to show up instead of the word, “FALSE,” simply add a comma and then the word or number that you want to appear (text should be in quotes) at the end of the formula, before the ending parenthesis.

Pro Tip: Use VLOOKUP: Search and find a value in a different cell based on some matching text within the same row.

Managing Your Excel Projects

Fortunately, with the way that Excel documents are designed, you can do quite a bit with your Excel Workbooks.  The ability to have different worksheets (tabs) in your document allows you to have related content all in one file.  Also, if you feel that you are creating something that may have formulas that work better (or worse) you can copy (right-click option) your Worksheets (tabs) to have various versions of your Worksheet.  

You can rename your tabs and use date codes to let you know which versions are the newest (or oldest).  This is just one example of how you can use those tabs to your advantage in managing your Excel projects.

Here is an example of renaming your tabs in one of the later versions of Excel.  You start by clicking on the tab and you get a result similar to the image here: 

If you do not receive that response, that is ok.  You may have an earlier version of Excel but it is somewhat intuitive in the way that it allows you to rename the tabs.  You can right-click on the tab and get an option to “rename” in the earlier versions of Excel, as well, and sometimes simply type right in the tab.

Excel provides you with so many opportunities in your journey in learning how to use Excel.  Now it is time to go out and use it! Have fun.

Microsoft Excel Basics Tutorial – Learning How to Use Excel

In an article written in 2018, Robert Half, a company specializing in human resources and the financial industrу, wrote that 63% of financial firms continue to use Excel in a primary capacity.  Granted, that is not 100% and is actually considered to be a decline in usage! But considering the software is a spreadsheet software and not designed solely as financial industry software, 63% is still a significant portion of the industry and helps to illustrate how important Excel is.

Learning how to use Excel doesn’t have to be difficult. Taking it one step at a time will help you move from a novice to an expert (or at least closer to that point) – at your pace.

As a preview of what we are going to cover in this article, think worksheets, basic usable functions and formulas, and navigating a worksheet or workbook. Granted, we will not be covering every possible Excel function but we will cover enough that it gives you an idea of how to approach the others. 

Basic Definitions

It really is helpful if we cover a few definitions. More than likely, you have heard these terms (or already know what they are).  But we will cover them to be sure and be all set for the rest of the process in learning how to use Excel.

Workbooks vs. Worksheets

Excel documents are called Workbooks and when you first create an Excel document (the workbook), many (not all) Excel versions will automatically include three tabs, each with its own blank worksheet. If your version of Excel doesn’t do that, don’t worry, we will learn how to create them.

Discover the Differences between Google Sheets and Microsoft Excel Workbooks

The Worksheets are the actual parts where you enter the data.  If it is easier to think of it visually, think of the worksheets as those tabs. You can add tabs or delete tabs by right-clicking and choosing the delete option.  Those worksheets are the actual spreadsheets with which we work and they are housed in the workbook file.

The Ribbon

The Ribbon spreads across the Excel application like a row of shortcuts, but shortcuts that are represented visually (with text descriptions).  This is helpful when you want to do something in short order and especially when you need help determining what you want to do.  

There is a different grouping of ribbon buttons depending on which section/group you choose from the top menu options (i.e. Home, Insert, Data, Review, etc.) and the visual options presented will relate to those groupings. 

Excel Shortcuts

Shortcuts are helpful in navigating the Excel software quickly, so it is helpful (but not absolutely essential) to learn them.  Some of them are learned by seeing the shortcuts listed in the menus of the older versions of the Excel application and then trying them out for yourself.  

Another way to learn Excel shortcuts is to view a list of them on the website of the Excel developers.  Even if your version of Excel doesn’t display the shortcuts, most of them still work.

Formulas vs. Functions

Functions are built-in capabilities of Excel and are used in formulas.  For example, if you wanted to insert a formula that calculated the sum of numbers in different cells of a spreadsheet, you could use the function SUM() to do just that.  

More on this function (and other functions) a bit further on in this article.

Formula Bar

The formula bar is an area that appears below the Ribbon.  It is used for formulas and data. You enter the data in the cell and it will also appear in the formula bar if you have your mouse on that cell.  

When we reference the formula bar, we are simply indicating that we should type the formula in that spot while having the appropriate cell selected (which, again, will automatically happen if you select the cell and start typing).

Creating & Formatting a Worksheet Example

There are many things you can do with your Excel Worksheet.  We will give you some example steps as we go along in this article so you can try them out for yourself.

The First Workbook

It is helpful to start with a blank Workbook.  So, go ahead and select New.  This may vary, depending on your version of Excel, but is generally in the File area.

Note:  The above image says Open at the top to illustrate that you can get to the New (left-hand side, pointed to with the green arrow) from anywhere.  This is a screenshot of the newer Excel.

When you click on New you are more than likely going to get some example templates.  The templates themselves may vary between versions of Excel, but you should get some sort of selection.  

One way of learning how to use Excel is to play with those templates and see what makes them “tick”.  For our article, we are starting with a blank document and playing around with data and formulas, etc.  

So go ahead and select the blank document option.  The interface will vary, from version to version, but should be similar enough to get the idea. A little later we will also download another sample Excel sheet.

Inserting the Data

There are many different ways to get data into your spreadsheet (a.k.a. worksheet).  One way is to simply type what you want where you want it. Choose the particular cell and just start typing.

Another way is to copy data and then paste it into your Spreadsheet.  Granted, if you are copying data that is not in a table format it can get a little interesting as to where it lands in your document.  But fortunately we can always edit the document and recopy and paste elsewhere, as needed.

You can try the copy/paste method now by selecting a portion of this article, copying it, and then pasting into your blank spreadsheet.

After selecting the portion of the article and copying it, go to your spreadsheet and click on the desired cell where you want to start the paste and do so.  The method shown above is using the right-click menu and then selecting “Paste” in the form of the icon.

It is possible that you may get an error when using the Excel built-in paste method, even with the other Excel built-in methods as well.  Fortunately, the error warning (above) helps to point you in the right direction to get the data you copied into the sheet.

When pasting the data, Excel does a pretty good job of interpreting it. In our example, I copied the first two paragraphs of this section and Excel presented it in two rows.  Since there was an actual space between the paragraphs, Excel reproduced that as well (with a blank row). If you are copying a table, Excel does an even better job of reproducing it in the sheet.

Also, you can use the button in the Ribbon to paste.  For visual people, this is really helpful. It is shown in the image below.

Some versions of Excel (especially the older versions) allow you to import data (which works best with similar files or CSV – comma-separated values – files).  Some newer versions of Excel do not have that option but you can still open the other file (the one that you want to import), use a select all and then copy and paste it into your Excel spreadsheet.  

When import is available, it is generally found under the File menu.  In the new version(s) of Excel, you may be rerouted to more of a graphical user interface when you click on File.  Simply click the arrow in the top left to return back to your worksheet.

Hyperlinking

Hyperlinking is fairly easy, especially when using the Ribbon.  You will find the hyperlink button under the Insert menu in the newer Excel versions.  It may also be accessed via a shortcut like command-K.

Formatting Data (Example: Numbers and Dates)

Sometimes it is helpful to format the data.  This is especially true with numbers. Why? Sometimes numbers automatically fall into a general format (sort of default) which is more like a text format. But often, we want our numbers to behave as numbers.  

The other example would be dates, which we may want to format to ensure that all of our dates appear consistent, like 20200101 or 01/01/20 or whatever format we choose for our date format.

You can access the option to format your data in a couple of different ways, shown in the below images.

Once you have accessed, say, the Number format, you will have several options.  These options appear when you use the right-click method.  When you use the Ribbon, your options are right there in the Ribbon.  It all depends on which is easier for you.  

If you have been using Excel for a while, the right-click method, with the resulting number format dialog box (shown below) may be easier to understand.  If you are newer or more visual, the Ribbon method may make more sense (and much quicker to use). Both provide you with number formatting options.

If you type anything that resembles a date, the newer versions of Excel are nice enough to reflect that in the Ribbon as shown in the below image.

From the Ribbon you can select formats for your date.  For example, you can choose a short date or a long date.  Go ahead and try it and view your results.

Presentation Formatting (Example: Aligning Text)

It is also helpful to understand how to align your data, whether you want it all to line up to the left or to the right (or justified, etc).  This too can be accessed via the Ribbon.

As you can see from the images above, the alignment of the text (i.e. right, left, etc.) is on the second row of the Ribbon option.  You can also choose other alignment options (i.e. top, bottom) in the Ribbon.  

Also, if you notice, aligning things like numbers may not look right when aligned left (where text looks better) but does look better when aligned right.  The alignment is very similar to what you would see in a word processing application.

Columns & Rows

It is helpful to know how to work with, as well as adjust the width and dimensions of, columns and rows.  Fortunately, once you get the hang of it, it is fairly easy to do.  

There are two parts to adding or deleting rows or columns.  The first part is the selection process and the other is the right-click and choosing the insert or delete option.  

Remember the data we copied from this article and pasted into our blank Excel sheet in the above example?  We probably don’t need it anymore so it is a perfect example for the process of deleting rows.

Remember our first step?  We need to select the rows.  Go ahead and click on the row number (to the left of the top left cell) and drag downward with your mouse to the bottom row that you want to delete.  In this case, we are selecting three rows.  

Then, the second part of our procedure is to click on Delete Rows and watch Excel delete those rows.

The process for inserting a row is similar but you do not have to select more than one row.  Excel will determine where you click is where you want to insert the row.  

To start the process, click on the row number that you want to be below the new row.  This tells Excel to select the entire row for you. From the spot where you are, Excel will insert the row above that.  You do so by right-clicking and choosing Insert Rows.

As you can see above, we typed 10 in row 10.  Then, after selecting 10 (row 10), right-clicking, and choosing Insert Rows, the number 10 went down one row.  It resulted in the 10 now being in row 11.  

This demonstrates how the inserted row was placed above the selected row.  Go ahead and try it for yourself, so you can see how the insertion process works.

If you need more than one row, you can do so by selecting more than one row and this tells Excel how many you want and that quantity will be inserted above the row number selected.  

The following pictures show this in a visual format, including how the 10 went down three rows, the number of rows inserted. 

Inserting and deleting columns is basically the same except that you are selecting from the top (columns) instead of the left (rows).

Filters & Duplicates

When we have a lot of data to work with it helps if we have a couple of tricks up our sleeves in order to more easily work with that data.  

For example, let’s say you have a bunch of financial data but you only need to look at specific data.  One way to do that is to use an Excel “Filter.”

First, let’s find an Excel Worksheet that presents a lot of data so we have something to test this on (without having to type all of the data ourselves).  You can download just such a sample from Microsoft. Keep in mind that that is the direct link to the download so the Excel example file should start downloading right away when you click on that link.

Now that we have the document, let’s look at the volume of data.  Quite a bit, isn’t it? Note: the image above will look a bit different from what you have in your sample file and that is normal. 

Let’s say you only wanted to see data from Germany.  Use the “Filter” option in the Ribbon (under “Home”).  It is combined with the “Sort” option towards the right (in the newer Excel versions). 

Now, tell Excel what options you want.  In this case, we are looking for data on Germany as the selected country.

You will notice that when you select the filter option, little pull-down arrows appear in the columns.  When an arrow is selected, you have several options, including the “Text Filters” option that we will be using.  You have an option to sort ascending or descending.  

It makes sense why Excel combines these in the Ribbon since all of these options appear in the pull-down list.  We will be selecting the “Equals…” under the “Text Filters.”

After we select what we want to do (in this case Filter), let’s provide the information/criteria.  We would like to see all the data from Germany so that is what we type in the box. Then, click “OK.”

You will notice that now we only see data from Germany.  The data has been filtered. The other data is still there.  It is just hidden from view. There will come a time when you want to discontinue the filter and see all of the data.  Simply return to the pull-down and choose to clear the filter, as shown in the below image.

Sometimes you will have data sets that include duplicate data.  It is much easier if you only have singular data. For example, why would you want the exact same financial data record twice (or more) in your Excel Worksheet?  

Below is an example of a data set that has some data that is repeated (shown highlighted in yellow).

To remove duplicates (or more, as in this case), start by clicking on one of the rows that represents the duplicate data (that contains the data that is repeated).  This is shown in the below image.

Now, visit the “Data” tab or section and from there, you can see a button on the Ribbon that says “Remove Duplicates.” Click that.

The first portion of this process presents you with a dialog box similar to what you see in the below image.  Don’t let this confuse you. It is simply asking you which column to look at when identifying the duplicate data.  

For example, if you had several rows with the same first and last name but basically gibberish in the other columns (like a copy/paste from a website for example) and you only needed unique rows for the first and last name, you would select those columns so that the gibberish that may not be duplicate does not come into consideration in removing the excess data.  

In this case, we left the selection as “all columns” because we had duplicated rows manually so we knew that all of the columns were exactly the same in our example.  (You can do the same with the Excel example file and test it.)

After you click “OK” on the above dialog box, you will see the result and in this case, three rows were identified as matching and two of them were removed.

Now, the resulting data (shown below) matches the data we started with before we went through the addition and removal of duplicates.

You have just learned a couple tricks.  These are especially helpful when dealing with larger data sets.  Go ahead and try some other buttons that you see on the Ribbon and see what they do.  You can also duplicate your Excel example file if you want to retain the original form.  Rename the file you downloaded and re-download another copy. Or duplicate the file on your computer.  

What I did was duplicate the tab with all of the financial data (after copying it into my other example file, the one we started with that was blank) and with the duplicate tab I had two versions to play with at will.  You can try this by using the right-click on the tab and choosing “Duplicate.”

Conditional Formatting

This part of the article is included in the section on creating the Workbook because of its display benefits.  If it seems a little complicated or you are looking for functions and formulas, skip this section and come back to it at your leisure.

Conditional Formatting is handy if you want to highlight certain data.  In this example, we are going to use our Excel Example file (with all of the financial data) and look for the “Gross Sales” that are over $25,000. 

In order to do this, we first have to highlight the group of cells that we want evaluated.  Now, keep in mind, you do not want to highlight the entire column or row. You only want to highlight just the cells that you want evaluated.  Otherwise, the other cells (like headings) will also be evaluated and you would be surprised what Excel does with those headings (as an example).

So, we have our desired cells highlighted and now we click on the “Home” section/group and then “Conditional Formatting.”

When we click on “Conditional Formatting” in the Ribbon, we have some options.  In this case we want to highlight the cells that are greater than $25,000 so that is how we make our selection, as shown in the below image.

Now we will see a dialog box and we can type the value in the box.  We type 25000. You don’t have to worry about commas or anything and in fact, it works better if you just type in the raw number.

After we click “OK” we will see that the fields are automatically colored according to our choice (to the right) in our “Greater Than” above dialog box.  In this case, “Light Red Fill with Dark Red Text). We could have chosen a different display option as well.

This conditional formatting is a great way to see, at a glance, data that is essential for one project or another.  In this case, we could see the “Segments” (as they are referred to in the Excel Example file) that have been able to exceed $25,000 in Gross Sales.

Working With Formulas and Functions

Learning how to use functions in Excel is very helpful.  They are the basic guts of the formulas. If you want to see a listing of the functions to get an idea of what is available, click on the “Insert” menu/group and then at the far left, choose “Function/Functions.”

Even though the purpose of this button in the Excel Ribbon is to insert an actual function (which can also be accomplished by typing in the formula bar, starting with an equals sign and then starting to type the desired function), we can also use this to see what is available.  You can scroll through the functions to get a sort of idea of what you can use in your formulas.  

Granted, it is also very helpful to simply try them out and see what they do.  You can select the group that you want to peruse by choosing a category, like “Commonly Used” for a shorter list of functions but a list that is often used (and for which some functions are covered in this article).

We will be using some of these functions in the examples of the formulas we discuss in this article.

The Equals = Sign

The equals sign ( = ) is very important in Excel.  It plays an essential role. This is especially true in the cases of formulas.  Basically, you don’t have a formula without preceding it with an equals sign. And without the formula, it is simply the data (or text) you have entered in that cell.  

So just remember that before you are asking Excel to calculate or automate anything for you, that you type an equals sign ( = ) in the cell.

If you include a $ sign, that tells Excel not to move the formula.  Normally, the auto adjustment of formulas (using what is called relative cell references), to changes in the worksheet, is a helpful thing but sometimes you may not want it and with that $ sign, you are able to tell Excel that.  You simply insert the $ in front of the letter and number of the cell reference.  

So a relative cell reference of D25 becomes $D$25.  If this part is confusing, don’t worry about it. You can come back to it (or play with it with an Excel blank workbook).

The Awesome Ampersand >> &

The ampersand ( & ) is a fun little formula “tool,” allowing you to combine cells.  For example, let’s say that you have a column for first names and another column for last names and you want to create a column for the full name.  You can use the & to do just that.

Let’s try it in an Excel Worksheet.  For this example, let’s use a blank sheet so we don’t interrupt any other project.  Go ahead and type your first name in A1 and type your last name in B1. Now, to combine them, click your mouse on the C1 cell and type this formula:  =A1 & “ “ & B1.  Please only use the part in italics and not any of the rest of it (like not using the period).  

What do you see in C1?  You should see your full name complete with a space between your first and last names, as would be normal in typing your full name.  The & “ “ & portion of the formula is what produced that space. If you had not included “ “ you would have had your first name and last name without a space between them (go ahead and try it if you want to see the result).

Another similar formula uses CONCAT but we will learn about that a little later.  For now, keep in mind what the ampersand ( & ) can do for you as this little tip comes in handy in many situations.

SUM() Function

The SUM() function is very handy and it does just what it describes.  It adds up the numbers you tell Excel to include and gives you the sum of their values.  You can do this in a couple of different ways.

We started by typing in some numbers so we had some data to work with in the use of the function.  We simply used 1, 2, 3, 4, 5 and started in A1 and typed in each cell going downward toward A5.

Now, to use the SUM() function, start by clicking in the desired cell, in this case we used A6, and typing =SUM( in the formula bar.  In this example, stop when you get to the first “(.” Now, click in A1 (the top-most cell) and drag your mouse to A5 (or the bottom-most cell you want to include) and then return to the formula bar and type the closing “).”  Do not include the periods or quotation marks and just the parentheses. 

The other way to use this function is to manually type the information in the formula bar.  This is especially helpful if you have quite a few numbers and scrolling to grab them is a bit difficult.  Start this method the same way that you did for the example above, with “=SUM(.”

Then, type the top-most cell’s cell reference.  In this case, that would be A1. Include a colon ( : ) and then type the bottom-most cell’s cell reference. In this case, that would be A5.

AVERAGE() Function

What if you wanted to figure out what the average of a group of numbers was?  You can easily do that with the AVERAGE() function. You will notice, in the steps below, that it is basically the same as the SUM() function above but with a different function.  

With that in mind, we start by selecting the cell we want to use for the result (in this case A6) and then start typing with an equals sign ( = ) and the word AVERAGE.  You will notice that as you begin typing it you are offered suggestions and can click on AVERAGE instead of typing the full word, if you like.

Ensure that you have an opening parenthesis in your formula before we add our cell range.  Otherwise, you will receive an error.

Now that we have “=AVERAGE(“ typed in our A6 cell (or whichever cell you are using for the result) we can select the cell range that we want to use.  In this case we are using A1 through A5.  

Keep in mind that you can also type it in manually rather than using the mouse to select the range.  If you have a large data set typing in the range is probably easier than the scrolling that would be required to select it.  But, of course, it is up to you.

To complete the process simply type in the closing parenthesis “)” and you will receive the average of the five numbers.  As you can see, this process is very similar to the SUM() process and other functions. Once you get the hang of one function, the others will be easier.

COUNTIF() Function

Let’s say we wanted to count how many times a certain number shows up in a data set.  First, let’s prepare our file for this function so that we have something to count. Remove any formula that you may have in A6.  Now, either copy A1 through A5 and paste starting in A6 or simply type the same numbers in the cells going downward starting with A6 and the value of 1 and then A7 with 2, etc.

Now, in A11 let’s start our function/formula.  In this case, we are going to type “=COUNTIF(.”  Then, we will select cells A1 through A10.

Be sure that you type or select “COUNTIF” and not one of the other COUNT-like functions or we will not get the same result.

Before we do like we have with our other functions, and type the closing parenthesis “)” we need to answer the question of criteria and type that, after a comma “,” and before the parenthesis “).”

What is defined by the “criteria?”  That is where we tell Excel what we want it to count (in this case).  We typed a comma and then a “5” and then the closing parenthesis to obtain the count of the number of fives (5) that appear in the list of numbers.  That result would be two (2) as there are two occurrences.

CONCAT or CONCANTENATE() Function

Similar to our example using just the ampersand ( & ) in our formula, you can combine cells using the CONCAT() function.  Go ahead and try it, using our same example.  

Type your first name in A1 and your last name in B1.  Then, in C1 type CONCAT(A1, “ “ , B1).

You will see that you get the same result as we did with the ampersand (&).  Many people use the ampersand because it is easier and less cumbersome but now you see that you also have another option.

Note: This function may be CONCANTENATE in your version of Excel.  Microsoft shortened the function name to just CONCAT and that tends to be easier to type (and remember) in the later versions of the software.  Fortunately, if you start typing CONCA in your formula bar (after the equals sign), you will see which version your version of Excel uses and can select it by clicking on it with the mouse..

Remember that when you start to type it, to allow your version of Excel to reveal the correct function, to only type “CONCA” (or shorter) and not “CONCAN” (as the start for CONCANTENATE) or you may not see Excel’s suggestion since that is where the two functions start to differ.

Don’t be surprised if you prefer to use the merge method with the ampersand (&) instead of CONCAT().  That is normal.

If/Then Formulas

Let’s say we want to use an If/Then Formula to identify Discount (sort of a second discount) amount in a new column in our Example Excel file.  In that case, first we start by adding a column and we are adding it after Column F and before Column G (again, in our downloaded example file).

Now, we type in the formula.  In this case, we type it in F2 and it is “=IF(E2>25000, “DISCOUNT 2”).  This fulfills what the formula is looking for with a test (E2 greater than 25k) and then a result if the number in E2 passes that test (“DISCOUNT 2”). 

Now, copy F2 and paste in the cells that follow it in the F column.

The formula will automatically adjust for each cell (relative cell referencing), with a reference to the appropriate cell.  Remember that if you do not want it to automatically adjust, you can precede the cell alpha with a $ sign as well as the number, like A1 is $A$1. 

You can see, in the image above, that “DISCOUNT 2” appears in all of the cells in the F2 column.  This is because the formula tells it to look at the E2 cell (represented by $E$2) and no relative cells.  So, when the formula is copied to the next cell (i.e. F3) it is still looking at the E2 cell because of the dollar signs.  So, all of the cells give the same result because they have the same formula referencing the same cell.

Also, if you want a value to show up instead of the word, “FALSE,” simply add a comma and then the word or number that you want to appear (text should be in quotes) at the end of the formula, before the ending parenthesis.

Pro Tip: Use VLOOKUP: Search and find a value in a different cell based on some matching text within the same row.

Managing Your Excel Projects

Fortunately, with the way that Excel documents are designed, you can do quite a bit with your Excel Workbooks.  The ability to have different worksheets (tabs) in your document allows you to have related content all in one file.  Also, if you feel that you are creating something that may have formulas that work better (or worse) you can copy (right-click option) your Worksheets (tabs) to have various versions of your Worksheet.  

You can rename your tabs and use date codes to let you know which versions are the newest (or oldest).  This is just one example of how you can use those tabs to your advantage in managing your Excel projects.

Here is an example of renaming your tabs in one of the later versions of Excel.  You start by clicking on the tab and you get a result similar to the image here: 

If you do not receive that response, that is ok.  You may have an earlier version of Excel but it is somewhat intuitive in the way that it allows you to rename the tabs.  You can right-click on the tab and get an option to “rename” in the earlier versions of Excel, as well, and sometimes simply type right in the tab.

Excel provides you with so many opportunities in your journey in learning how to use Excel.  Now it is time to go out and use it! Have fun.

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