माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक माइक्रोसॉफ्ट ^{(Microsoft Outlook)}के^(Microsoft) सबसे लोकप्रिय ईमेल और कैलेंडर ऐप में से एक है । यह आसान है लेकिन कुछ टिप्स और ट्रिक्स निश्चित रूप से उत्पादकता और दक्षता बढ़ा सकते हैं। इस पोस्ट में, हम कुछ दिलचस्प और उपयोगी आउटलुक टिप्स और ट्रिक्स^{(Outlook tips and tricks)} के बारे में बात करेंगे । चाहे वह कीबोर्ड शॉर्टकट के बारे में हो या कुछ विशिष्ट तकनीकों के बारे में, ये टिप्स और ट्रिक्स आपको व्यवस्थित रहने और अपना समय बचाने में मदद करेंगे।

माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक टिप्स एंड ट्रिक्स

1] एक फाइल संलग्न करें

इस आसान ट्रिक से आप किसी फाइल को ईमेल से जल्दी अटैच कर सकते हैं। कोई फर्क नहीं पड़ता कि यह किस प्रकार की फाइल है, आउटलुक^(Outlook) के पास फाइलों को सीधे आपके ईमेल में संलग्न करने का एक शॉर्टकट है। एक नया ईमेल लिखें और रिबन में अटैच फाइल^{(Attach File)} पर क्लिक करें , यह आपके पीसी पर सहेजी गई फाइलों की पूरी सूची प्रदर्शित करेगा। उस फ़ाइल का चयन करें जिसे आप संलग्न करना चाहते हैं।

पढ़ें^(Read) : माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक को कैसे कस्टमाइज़ करें ।

2] गुप्त प्रतिलिपि जोड़ें

^{(Turn Bcc)}अपने आउटलुक में ^(Outlook)गुप्त प्रतिलिपि चालू करें ताकि प्राप्तकर्ता किसी को भी दिखाई न दें। अपने आउटलुक में ^(Outlook)बीसीसी^(Bcc) फील्ड खोलने के लिए , एक नया मैसेज बनाएं, रिबन पर जाएं और ^(Ribbon)बीसीसी ^(Bcc ) पर क्लिक करें और आपका काम हो गया। हर बार जब आप कोई नया संदेश बनाते हैं, तो गुप्त प्रतिलिपि^(Bcc) विकल्प दिखाई देगा। एक बार जब आप गुप्त प्रतिलिपि^(Bcc) खोलते हैं , तो यह वही रहेगा जब तक आप इसे बंद नहीं करते।

युक्ति^(TIP) : ईमेल संदेशों को तुरंत Microsoft आउटलुक में पढ़ें के रूप में चिह्नित करने के लिए इस ट्रिक को देखें ।

3] एक संदेश को मीटिंग में बदलें

यह माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक^{(Microsoft Outlook)} की सबसे उपयोगी और कूल ट्रिक्स में से एक है जहां आप अपने किसी भी ईमेल को सीधे मीटिंग में बदल सकते हैं। विशिष्ट होने के लिए, आप सीधे अपने मेलबॉक्स से आपको ईमेल भेजने वाले किसी व्यक्ति के साथ मीटिंग शेड्यूल कर सकते हैं। ऐसा करने के लिए, उस ईमेल को खोलें जिसे मीटिंग में बदलने की आवश्यकता है-> शॉर्टकट कुंजियों पर क्लिक करें CTRL+ALT+R । यह स्वचालित रूप से आपके ईमेल को उपस्थित लोगों के लिए मीटिंग आमंत्रण में बदल देगा। उस विशेष ईमेल के सभी प्राप्तकर्ताओं को स्वचालित रूप से यहां उपस्थित लोगों के रूप में जोड़ा जाएगा। आपको बस स्थान जोड़ने की जरूरत है, बैठक का प्रारंभ और समाप्ति समय निर्धारित करें, और भेजें^(Send) पर क्लिक करें । बस इतना ही और आपकी बैठक निर्धारित है।

4] अपनी छुट्टी के लिए एक स्वचालित उत्तर ^{(Automatic Reply)}सेट करें^(Set)

ऐसे समय होते हैं जब हम ईमेल की जांच या जवाब नहीं दे पाते हैं, ऐसे मामले में स्वचालित उत्तर सेट करना सबसे अच्छा विकल्प है। आप अपने ईमेल के लिए स्वचालित उत्तर के रूप में किसी भी संदेश का उपयोग कर सकते हैं, और सबसे अधिक उपयोग किए जाने वाले उत्तरों में शामिल हैं- " कार्यालय से बाहर"^{(Out of office”)} और " कार्यालय से बाहर"। ^{(Out of office”. )}ऐसा करने के लिए, मेल^(Mail) पर जाएं -> फ़ाइल^(File) पर क्लिक करें और स्वचालित उत्तर चुनें। ^{(Automatic Replies. )}अपना संदेश टाइप करें और OK पर क्लिक करें ।

पढ़ें^(Read) :  आउटलुक के लिए कमांड-लाइन स्विच^{(Command-Line Switches for Outlook)} ।

5] आउटलुक रंग बदलें

हर कोई अनुकूलन पसंद करता है और माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक^{(Microsoft Outlook)} आपको रंग बदलने का विकल्प देता है। आप अपने आउटलुक को ब्लैक, व्हाइट, डार्क ग्रे या कलरफुल चुन सकते हैं। फाइल पर File->ऑप्शंस^(Options) पर क्लिक करें और ऑफिस थीम चुनें। ^{(Office Theme. )}आपको पता होना चाहिए कि यदि आप अपने आउटलुक^(Outlook) खाते की थीम या रंग बदलते हैं, तो यह स्वचालित रूप से अन्य ऑफिस^(Office) प्रोग्राम जैसे माइक्रोसॉफ्ट वर्ड^{(Microsoft Word)} , एमएस एक्सेल^{(MS Excel)} और अन्य पर लागू हो जाएगा।

6] आउटलुक के उपयोगी^(Useful) कीबोर्ड शॉर्ट्स

• Ctrl+1 आपको मेल पर ले जाता है
• Ctrl+2 आपको कैलेंडर पर ले जाता है
• Ctrl+3 आपको लोगों तक ले जाता है
• Ctrl+4 आपको टास्क पर ले जाता है।

आउटलुक टिप्स एंड ट्रिक्स ईबुक

माइक्रोसॉफ्ट^(Microsoft) ने एक ईबुक जारी की है जो इन सभी आउटलुक^(Outlook) टिप्स और ट्रिक्स को दस्तावेज करती है। ईबुक सरल भाषा में टिप्स और ट्रिक्स की व्याख्या करता है और व्याख्यात्मक स्क्रीनशॉट भी शामिल करता है। कुल मिलाकर^(Overall) , ई-बुक में टिप्स और ट्रिक्स शामिल हैं जो निश्चित रूप से आपकी उत्पादकता को बढ़ाएंगे। इसे यहां^{(here)(here.)} डाउनलोड करें । वहाँ कई युक्तियाँ हैं जो आपको निश्चित रूप से उपयोगी लगेंगी।

अब Outlook.com टिप्स और ट्रिक्स^{(Outlook.com tips and tricks)} के बारे में पढ़ें ।^{(Now read about Outlook.com tips and tricks.)}

Microsoft Outlook Tips and Tricks and eBook download

Microsoft Outlook is one of the most popular emails and calendar apps from Microsoft.  It’s easy but some tips and tricks can certainly increase productivity and efficiency. In this post, we will talk about some interesting and useful Outlook tips and tricks. Whether it is about the keyboard shortcuts or some specific techniques, these tips and tricks will help you staying organizing and save your time.

Microsoft Outlook Tips and Tricks

1] Attach a file

With this simple trick, you can attach a file to an email quickly. No matter what kind of file it is, Outlook has a shortcut to attach the files directly to your email. Write a new email and click on Attach File in the ribbon, it will display the entire list of files saved on your PC. Select the file you want to attach.

Read: How to customize Microsoft Outlook.

2] Add Bcc

Turn Bcc on in your Outlook so that the recipients are not visible to anyone. To open the Bcc field in your Outlook, create a new message, go to the Ribbon and click on Bcc and you are done. Every time you create a new message, the Bcc option will show up. Once you open Bcc, it will remain the same until you turn it off.

TIP: See this trick to instantly mark email messages as Read in Microsoft Outlook.

3] Turn a message into a meeting

This is one of the most useful and cool tricks of Microsoft Outlook where you can turn any of your emails into a meeting directly. To be specific, you can schedule a meeting with anyone sending you an email, right from your mailbox. To do this, open the email that is needed to be turned into a meeting-> click the shortcut keys CTRL+ALT+R. This will automatically turn your email into a meeting invitation for the attendees. All the recipients of that particular email will automatically be added as the attendees here. You just need to add the location, set the start and end time of the meeting, and click on Send. That’s it and your meeting is scheduled.

4] Set an Automatic Reply for your vacation

There are times when we are not able to check or reply to the emails, setting the automatic reply is the best option in such a case. You can use any message as the automatic reply for your emails, and the most commonly used replies include- “Out of office” and “Out of office”. To do so, go to Mail-> click on File and select Automatic Replies. Type your message and click on OK.

Read: Command-Line Switches for Outlook.

5] Change Outlook Colors

Everyone likes customization and Microsoft Outlook gives you a choice of changing the colors.  You can choose your Outlook to be black, white, dark gray or colorful. Go to File-> click on Options &  select Office Theme. You should know that if you change a theme or colors of your Outlook account, it will be automatically applied to other Office programs like Microsoft Word, MS Excel and more.

6] Useful keyboard shorts of Outlook

• Ctrl+1 takes you to the Mail
• Ctrl+2 takes you to the Calendar
• Ctrl+3 takes you to People
• Ctrl+4 takes you to Tasks.

Outlook Tips & Tricks eBook

Microsoft has released an eBook that documents all these Outlook tips and tricks. The ebook explains the tips and tricks in simple language and also includes explanatory screenshots. Overall, the e-book includes tips and tricks which will surely increase your productivity. Download it here. There are several tips there that you are sure to find useful.

Now read about Outlook.com tips and tricks.

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