क्या^(Are) आप नौकरी छोड़ने की योजना बना रहे हैं और यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि आपको अपने सभी ईमेल की एक प्रति मिल जाए, यदि आपको बाद में उन्हें संदर्भित करने की आवश्यकता हो? या हो सकता है कि आप उन्हें केवल बैकअप उद्देश्यों के लिए निर्यात करना चाहते हैं यदि आपकी आउटलुक पीएसटी फ़ाइल भ्रष्ट हो जाती है, जो कि अक्सर होता है।

किसी भी मामले में, अपने ईमेल का बैकअप लेना हमेशा एक अच्छा विचार होता है। यहां तक ​​कि अगर आप आउटलुक डॉट कॉम^{(Outlook.com)} या जीमेल^(Gmail) जैसी वेब सेवा का उपयोग कर रहे हैं , तब भी अपने सभी मेल को डाउनलोड करने के लिए आउटलुक^(Outlook) जैसे डेस्कटॉप क्लाइंट का उपयोग करना एक बुरा विचार नहीं है ताकि आप इसे स्थानीय रूप से संग्रहीत कर सकें। Microsoft और Google जैसी ^(Google)वेब^(Web) सेवाएँ और दिग्गज विफलता के प्रति प्रतिरक्षित लग सकते हैं, लेकिन आप कभी नहीं जानते कि कब कुछ विनाशकारी हो सकता है।

इस लेख में, मैं आपको दिखाऊंगा कि आउटलुक 2003^{(Outlook 2003)} , 2007, 2010, 2013 और 2016 में अपने आउटलुक^(Outlook) ईमेल कैसे निर्यात करें। अगर आप मैक^(Mac) के लिए आउटलुक^(Outlook) का उपयोग कर रहे हैं तो मैं प्रक्रिया का भी उल्लेख करूंगा । यह ध्यान देने योग्य है कि वास्तविक आयात^(Import) और निर्यात विज़ार्ड^{(Export Wizard)} सभी संस्करणों में बिल्कुल समान है, लेकिन विज़ार्ड तक पहुंचने की प्रक्रिया बदल गई है।

आउटलुक से ईमेल निर्यात करना

यदि आप Outlook 2003 , 2007, 2010 या 2013 चला रहे हैं, तो आयात/निर्यात विज़ार्ड प्राप्त करने की प्रक्रिया देखने के लिए Outlook संपर्कों को निर्यात करने के तरीके पर मेरी पोस्ट देखें। ^{(how to export Outlook contacts)}अगर आप आउटलुक 2016 चला रहे हैं तो ^{(Outlook 2016)}फाइल^(File) और ओपन एंड एक्सपोर्ट^{( Open & Export)} पर क्लिक करें ।

दाहिने हाथ के मेनू में, Import/Export बटन पर क्लिक करें।

यह अब Import/Export Wizard लाएगा , जो कार्यालय^(Office) के सभी संस्करणों में समान दिखता है । आरंभ करने के लिए, आप फ़ाइल में निर्यात^{(Export to a file)} करें का चयन करना चाहते हैं ।

अगली स्क्रीन पर, आपको फ़ाइल का प्रकार चुनना होगा: या तो CSV ( कॉमा सेपरेटेड वैल्यूज़^{(Comma Separated Values)} ) फ़ाइल या आउटलुक डेटा फ़ाइल^{(Outlook Data File)} ( PST )। मैं आमतौर पर हमेशा पीएसटी का उपयोग करता हूं, ताकि ^(PST)आउटलुक^(Outlook) में वापस आयात करना आसान हो , लेकिन यदि आप ईमेल को किसी अन्य ईमेल क्लाइंट या यहां तक ​​कि एक्सेल^(Excel) या वर्ड जैसे प्रोग्राम में आयात करना चाहते हैं तो आप ^(Word)सीएसवी^(CSV) चुन सकते हैं ।

अगली स्क्रीन पर, आपको यह चुनना होगा कि आप क्या निर्यात करना चाहते हैं। यदि आप अपने सभी ईमेल प्राप्त करना चाहते हैं, तो आप सामान्य रूप से इनबॉक्स^(Inbox) का चयन करते हैं और सुनिश्चित करते हैं कि सबफ़ोल्डर्स शामिल करें^{(Include subfolders)} चेक किया गया है। यदि आप केवल ईमेल का एक छोटा सबसेट चाहते हैं, तो आप फ़िल्टर^(Filter) बटन पर क्लिक कर सकते हैं और फिर निर्यात करने के लिए ईमेल की संख्या को कम करने के लिए विभिन्न मानदंड डाल सकते हैं।

अगला^(Next) क्लिक करें और अब आपको अपनी सीएसवी^(CSV) या पीएसटी^(PST) फ़ाइल को सहेजने के लिए एक स्थान चुनना होगा। ऐसे कई विकल्प हैं जिन्हें आप उस सौदे से चुन सकते हैं कि कैसे डुप्लिकेट को संभाला जाएगा।

अंत में, समाप्त^(Finish) पर क्लिक करें और आपको एक विंडो मिलेगी जिसमें पूछा जाएगा कि क्या आप अपनी पीएसटी^(PST) फ़ाइल को वैकल्पिक पासवर्ड से सुरक्षित रखना चाहते हैं। यदि आप यहां पासवर्ड का उपयोग करने जा रहे हैं, तो ध्यान दें कि यह 16 वर्णों से अधिक का होना चाहिए। साथ ही, ध्यान दें कि यह बहुत सुरक्षित नहीं है और इसे सही सॉफ़्टवेयर का उपयोग करके आसानी से हैक किया जा सकता है।

यह इसके बारे में। अब आपके पास एक CSV या PST फ़ाइल होनी चाहिए जिसमें आपके सभी ईमेल अंदर संग्रहीत हों। अब आप बैकअप के लिए इस फ़ाइल को किसी सुरक्षित स्थान पर कॉपी कर सकते हैं।

Mac के लिए Outlook से ईमेल निर्यात करें

यदि आप Office का ^(Office)Mac संस्करण चला रहे हैं , तो ईमेल निर्यात करने की प्रक्रिया भिन्न है। दरअसल, फाइल का प्रकार भी अलग होता है। मैक^(Macs) पर , आपके पास केवल एक विकल्प है: मैक आर्काइव फाइल^{(Mac Archive File)} के लिए आउटलुक ( .OLM )।

फ़ाइल^(File) पर क्लिक करें और फिर निर्यात^(Export) करें ।

एक संवाद पॉपअप होगा जहां आप चुन सकते हैं कि आप कौन से आइटम संग्रह फ़ाइल में निर्यात करना चाहते हैं। आप मेल^(Mail) , कैलेंडर^(Calendar) , संपर्क^(Contacts) , कार्य^(Tasks) और नोट्स^(Notes) में से चुन सकते हैं या आप किसी विशिष्ट श्रेणी में आइटम से चुन सकते हैं।

जारी रखें^(Continue) पर क्लिक करें और आपसे पूछा जाएगा कि आप फ़ाइल को कहाँ सहेजना चाहते हैं। यह इसके बारे में। मैक^(Mac) पर आउटलुक^(Outlook) से निर्यात करते समय कोई अन्य विकल्प नहीं हैं ।

एक बार जब आप अपने ईमेल निर्यात कर लेते हैं, तो आप मेरी पोस्ट पढ़ सकते हैं कि उन्हें जीमेल^(Gmail) जैसी किसी अन्य ईमेल सेवा में कैसे आयात किया जाए^{(import them to another email service)} , अगर आप स्विच करने की योजना बना रहे हैं।

How to Export Your Emails from Microsoft Outlook to CSV or PST

Are yoυ planning on leaving a job and want to make sure you get a cоpy of all your emails in cаse you need to rеfer to them at a later point? Or maybe you just want to export them for backup рurposes in case your Outlook РST file becomes corrupt, which happens quite often.

In any case, backing up your emails is always a good idea. Even if you are using a web service like Outlook.com or Gmail, it’s still not a bad idea to use a desktop client like Outlook to download all your mail so that you have it stored locally. Web services and giants like Microsoft and Google may seem immune to failure, but you never know when something catastrophic can happen.

In this article, I’ll show you how to export your Outlook emails in Outlook 2003, 2007, 2010, 2013 and 2016. I’ll also mention the procedure if you are using Outlook for Mac. It’s worth noting that the actual Import and Export Wizard is pretty much exactly the same across all versions, but the process of getting to the wizard has changed.

Exporting Emails from Outlook

If you are running Outlook 2003, 2007, 2010 or 2013, then check out my post on how to export Outlook contacts to see the procedure for getting to the import/export wizard. If you are running Outlook 2016, then click on File and Open & Export.

In the right-hand menu, click on the Import/Export button.

This will now bring up the Import/Export Wizard, which looks the same in all versions of Office. To get started, you want to select Export to a file.

On the next screen, you have to choose the type of file: either a CSV (Comma Separated Values) file or an Outlook Data File (PST). I normally always use PST, so that it’s easier to import back into Outlook, but you can choose CSV if you want to import the emails into another email client or even into a program like Excel or Word.

On the next screen, you have to choose what you want to export. If you want to get all your emails, you normally select Inbox and make sure that Include subfolders is checked. If you only want a small subset of emails, you can click on the Filter button and then put in various criteria to reduce the number of emails to export.

Click Next and you’ll now need to choose a location to save your CSV or PST file. There are several options that you can choose from that deal with how duplicates will be handled.

Finally, click Finish and you’ll get a window asking if you want to protect your PST file with an optional password. If you are going to use a password here, note that it should be more than 16 characters. Also, note that it’s not very secure and can easily be hacked using the right software.

That’s about it. You should now have a CSV or PST file with all your emails stored inside. You can now copy this file to a safe location for backup.

Export Emails from Outlook for Mac

If you are running the Mac version of Office, then the procedure for exporting emails is different. Actually, the file type is also different. On Macs, you only have one option: Outlook for Mac Archive File (.OLM).

Click on File and then Export.

A dialog will popup where you can choose which items you want to export to the archive file. You can choose from Mail, Calendar, Contacts, Tasks and Notes or you can choose from items in a specific category.

Click Continue and you’ll be asked where you want to save the file. That’s about it. There aren’t any other options when exporting from Outlook on a Mac.

Once you have your emails exported, you can read my post on how to import them to another email service like Gmail, if you are planning to switch.

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