हममें से अधिकांश लोगों के पास ईमेल संदेश होते हैं जिन्हें हम अपने इनबॉक्स से हमेशा के लिए हटाना चाहते हैं। ^{(get rid of forever)}हालांकि, कभी-कभी आप केवल एक ईमेल को हटा देंगे ताकि वह आपके संदेशों के बीच फिर से दिखाई दे, जिससे आप स्तब्ध रह जाएंगे।

इसका एक कारण है, और इसका आपके ईमेल सेटअप के साथ सब कुछ करना है।

हम यह समझाने जा रहे हैं कि क्या किसी iPhone या iPad पर ईमेल हटाने से वह सर्वर पर हट जाता है, और आपका सेटअप पूरी प्रक्रिया को कैसे प्रभावित करता है।

ईमेल प्रोटोकॉल और वे कैसे काम करते हैं^{(Email Protocols And How They Work)}

ईमेल^(Email) सिस्टम आपके डिवाइस से ईमेल^{(move emails from your device)} को इच्छित प्राप्तकर्ता के डिवाइस  पर ले जाने के लिए तीन मुख्य ईमेल प्रोटोकॉल - IMAP, POP और SMTP - का उपयोग करते हैं।

आईएमएपी^(IMAP)

IMAP या इंटरनेट मेल एक्सेस प्रोटोकॉल^{(Internet Mail Access Protocol)} का उपयोग ईमेल प्राप्त करते समय किया जाता है, और आपको किसी भी उपकरण^{(access your emails from any device)} और स्थान से अपने ईमेल तक पहुंचने देता है। जब आप IMAP^(IMAP) का उपयोग करके अपने iPhone या iPad पर एक ईमेल प्राप्त करते हैं , तो आप इसे ईमेल सेवा से पढ़ रहे होंगे, और इसे सीधे अपने डिवाइस पर डाउनलोड या संग्रहीत नहीं करेंगे।

हालाँकि, जब आप ईमेल पर क्लिक करते हैं, तो यह आपके iPhone/iPad पर डाउनलोड हो जाएगा, लेकिन कोई भी अटैचमेंट अपने आप डाउनलोड नहीं होगा। इससे आपको अपने डिवाइस पर मेमोरी बचाने में मदद मिलती है, और आप अपने संदेशों को बहुत तेज़ी से देख सकते हैं।

परिणामस्वरूप, आपके द्वारा देखे जाने के बाद IMAP आपके ईमेल संदेशों को सर्वर पर रखता है ताकि जब भी आप चाहें किसी भिन्न प्लेटफ़ॉर्म से वे आपके लिए पहुंच योग्य हों। दो-तरफ़ा संचार प्रोटोकॉल के रूप में, IMAP यह भी सुनिश्चित करता है कि आपके द्वारा ईमेल क्लाइंट में किए गए कोई भी परिवर्तन सर्वर से समन्वयित हों।

इस तरह, यदि आपने संदेश हटा दिया है और उसे पुनर्प्राप्त करना चाहते हैं^{(deleted the message and want to recover it)} , या यदि आपका उपकरण चोरी हो गया है या टूट गया है, तो आपको महत्वपूर्ण ईमेल खोने के बारे में चिंता करने की आवश्यकता नहीं होगी। यह आपको कीवर्ड का उपयोग करके विशिष्ट संदेशों को तेज़ी से खोजने में भी मदद करता है।

यदि आप दूरस्थ वेब सर्वर में संग्रहीत ईमेल का उपयोग करना चाहते हैं तो आपको एक स्थिर इंटरनेट कनेक्शन की आवश्यकता होगी। साथ ही, यदि आपने Gmail पर अपने संग्रहण स्थान का उपयोग^{(used up your storage space on Gmail)} कर लिया है , तो हो सकता है कि आप ईमेल भेजने या प्राप्त करने में सक्षम न हों।

पॉप                                               ^{(POP                                               )}

POP या पोस्ट ऑफिस प्रोटोकॉल का उपयोग आने वाले ईमेल के लिए भी किया जाता है, लेकिन ^{(Post Office Protocol)}IMAP के विपरीत , जो आपके ईमेल को आपके डिवाइस पर डाउनलोड या स्टोर नहीं करता है, POP आपके iPhone या iPad पर संपूर्ण ईमेल संदेश डाउनलोड करता है और एक बार डाउनलोड होने के बाद इसे मेल सर्वर से हटा देता है।

यदि आपके पास सीमित फ्री मेमोरी वाला सर्वर है, तो ऐसे मामलों में पीओपी^(POP) काम आएगा। हालांकि, आप ईमेल को केवल उसी डिवाइस से एक्सेस कर सकते हैं, जिस पर आपने इसे डाउनलोड किया है, इसलिए यदि आप इसे किसी अन्य डिवाइस से एक्सेस करने का प्रयास करते हैं, तो ईमेल उपलब्ध नहीं होंगे।

नवीनतम संस्करण, POP3 , आपको अपने ईमेल को अपने डिवाइस पर डाउनलोड करने और वेब सर्वर पर आपके ईमेल खाते के स्थान को कम करते हुए उन्हें ऑफ़लाइन पढ़ने की सुविधा देता है।

IMAP और POP3 के बीच अंतर^{(Difference Between IMAP and POP3)}

दोनों प्रोटोकॉल का उपयोग आने वाले मेल और ईमेल क्लाइंट के लिए मेल सर्वर से आपके संदेशों को पुनः प्राप्त^{(retrieve your messages)} करने के लिए किया जाता है, चाहे आप वेब-आधारित या क्लाइंट-आधारित एप्लिकेशन का उपयोग कर रहे हों। हालाँकि, POP3 एक तरफ़ा इनकमिंग मेल प्रोटोकॉल है जो आपके ईमेल को आपके डिवाइस पर संग्रहीत करता है और इसे वेब सर्वर के इनबॉक्स से हटा देता है। दूसरी ओर, IMAP एक दो-तरफा प्रोटोकॉल है जो ईमेल को दूरस्थ वेब सर्वर पर संग्रहीत करता है, न कि आपके डिवाइस पर।

^(POP3)यदि आप अपने ईमेल तक पहुँचने के लिए एक डिवाइस का उपयोग करते हैं और उन्हें ऑफ़लाइन देखना चाहते हैं तो POP3 आदर्श है। यह तब भी उपयोगी है जब आप अपना इनबॉक्स स्थान खाली करना चाहते हैं यदि यह लगभग भर गया है। दूसरी ओर, यदि आप अपने डिवाइस की मेमोरी को खाली^{(free up your device’s memory)} करना चाहते हैं और किसी भी डिवाइस या स्थान से अपने ईमेल संदेशों को एक्सेस करना चाहते हैं तो IMAP उपयोगी है ।

POP3 आपकी ऑनलाइन और ऑफलाइन इनबॉक्स सामग्री को सिंक नहीं करता है, जिसका अर्थ है कि यदि डिवाइस टूट गया है^{(device is broken)} या खो गया है तो आप अपने सभी सहेजे गए संदेशों को खो सकते हैं। यदि आपने पहले ही देखा है कि आपके कुछ ईमेल आपके इनबॉक्स में नहीं हैं और आपने उन्हें हटाया नहीं है, तो संभव है कि आपका कोई डिवाइस POP3 प्रोटोकॉल का उपयोग कर रहा हो। आप अपने ईमेल का बैकअप लेकर और ईमेल खाते को IMAP^(IMAP) के रूप में रीसेट करके इसे ठीक कर सकते हैं ।

एसएमटीपी^(SMTP)

एसएमटीपी^(SMTP) या सिंपल मेल ट्रांसफर प्रोटोकॉल^{(Simple Mail Transfer Protocol)} आउटगोइंग ईमेल को हैंडल करता है। जब आप कोई ईमेल भेजते हैं, तो यह प्रोटोकॉल चलन में आता है। POP या IMAP प्रोटोकॉल आने वाले ईमेल को हैंडल करते हैं।  SMTP आपके ईमेल को उसके सही गंतव्य पर भेजने के लिए एक संदेश स्थानांतरण एजेंट के साथ काम करता है। ^(Agent)साथ ही, यह किसी भी संदेश को फ़िल्टर^{(filters any messages)} करता है जो आपके खाते द्वारा एक निश्चित समय सीमा में भेजे जा सकने वाले संदेशों की संख्या को विनियमित करते हुए गुजरता है।

Does Deleting An Email From Your iPhone/iPad Remove It From The Mail Server?

यदि आप POP3^(POP3) प्रोटोकॉल का उपयोग करके किसी iPhone/iPad से कोई ईमेल हटाते हैं, तो ईमेल आपके डिवाइस से स्थायी रूप से हटा दिया जाएगा। चूंकि, जब आपने मूल रूप से अपने आईफोन/आईपैड पर ईमेल डाउनलोड किया था, तो इसे सर्वर से हटा दिया गया था, यदि आप इसे अपने आईफोन/आईपैड पर हटाने के बाद ईमेल सर्वर पर ढूंढते हैं, तो आप इसे वहां नहीं पाएंगे।

दूसरी ओर, यदि आपका उपकरण IMAP प्रोटोकॉल का उपयोग करता है, तो ईमेल संदेश आपके iPhone/iPad पर नहीं बल्कि मेल सर्वर पर संग्रहीत होता है। इसलिए, यदि आप उस स्थिति में अपने iPhone/iPad पर कोई ईमेल हटाते हैं, तो ईमेल का मूल संस्करण अभी भी सर्वर पर बना रहता है। यह बताता है कि यदि आप IMAP^(IMAP) प्रोटोकॉल का उपयोग कर रहे हैं तो आपको अभी भी अपने iPhone/iPad पर हटाए गए ईमेल क्यों दिखाई देंगे ।

लोकप्रिय ईमेल सेवाओं पर IMAP कैसे काम करता है^{(How IMAP Works On Popular Email Services)}

IOS उपकरणों के साथ उपयोग की जाने वाली दो सबसे लोकप्रिय ईमेल सेवाएं डिफ़ॉल्ट ^{(most popular email services)}मेल ऐप^{(Mail App)} और जीमेल ऐप^{(Gmail App)} हैं। साथ में अनुसरण करें क्योंकि हम बताते हैं कि ^(Follow)IMAP प्रोटोकॉल का उपयोग करके इन दो ऐप्स के साथ आपके iPhone / iPad पर ईमेल हटाने की प्रक्रिया कैसे काम करती है।

मेल ऐप^{(Mail App)}

यदि आप डिफ़ॉल्ट मेल^(Mail) ऐप का उपयोग कर रहे हैं, तो आप ट्रैश आइकन पर टैप कर सकते हैं या ईमेल को हटाने के लिए स्वाइप कर सकते हैं। यह ईमेल से पूरी तरह छुटकारा नहीं पाता है; इसके बजाय, इसे संग्रहीत किया जाता है और एक प्रति सर्वर पर सभी मेल फ़ोल्डर में सहेजी जाती है।^{(All Mail)}

हालाँकि, आप अपने इनबॉक्स में हटाए गए ईमेल को नहीं देख पाएंगे, लेकिन यदि आप इसे गलती से हटा देते हैं और इसे वापस पाना चाहते हैं तो आप इसे पुनर्प्राप्त कर सकते हैं।

ईमेल को स्थायी रूप से हटाने के लिए, सभी मेल^{(All Mail )} फ़ोल्डर में जाएं और इसे वहां से हटा दें। Settings > Accounts & Passwords टैप करके यह बदल सकते हैं कि यह स्वाइप कैसे काम करता है ।

आपके डिवाइस पर सभी खातों के साथ एक सूची दिखाई देगी। वह खाता चुनें जिसे आप संपादित करना चाहते हैं।

इसके बाद, नीचे स्क्रॉल करें और उन्नत^(Advanced.) टैप करें । 

नोट : आप अपने डिवाइस पर प्रत्येक व्यक्तिगत खाते के लिए ^(Note)स्वाइप^(Swipe) सेटिंग संपादित कर सकते हैं ।

अगली स्क्रीन पर, यदि आप चाहते हैं कि संग्रहीत मेलबॉक्स^{(Archived mailbox)} के बजाय ईमेल वहां जाए तो हटाए गए मेलबॉक्स^{(Deleted mailbox)} विकल्प पर टैप करें । आप Gmail^(Gmail) में उस फ़ोल्डर का चयन भी कर सकते हैं जो मेल^(Mail) ऐप में निर्दिष्ट फ़ोल्डर से मेल खाता है। डिफ़ॉल्ट रूप से, संग्रहीत^(Archived) मेलबॉक्स जीमेल में ^(Gmail)सभी मेल^{(All Mail)} फ़ोल्डर में जाता है , जबकि हटाए गए मेलबॉक्स ^(Mailbox)जीमेल ट्रैश^{(Gmail Trash)} फ़ोल्डर में जाता है ।

एक बार जब आप स्वाइप सेटिंग बदलते हैं, तो जब भी आप किसी ईमेल को हटाने के लिए स्वाइप करते हैं, तो वह उस ईमेल को ट्रैश^(Trash) फ़ोल्डर में ले जाएगा और आइकन ट्रैश कैन के रूप में दिखाई देगा।

यदि आप किसी ईमेल को ट्रैश फ़ोल्डर से पुनर्प्राप्त करना चाहते हैं, तो आपके पास ऐसा करने के लिए केवल 30 दिन हैं; अन्यथा इसे हमेशा के लिए हटा दिया जाएगा। यदि आप चाहते हैं कि यह 30 दिन बीतने से पहले ट्रैश फ़ोल्डर से चला जाए, तो आप इसे ^(Trash)ट्रैश^(Trash) फ़ोल्डर से मैन्युअल रूप से हटा सकते हैं ।

जीमेल ऐप^{(Gmail App)}

जीमेल ऐप^{(Gmail app)} आपके आईफोन/आईपैड पर उसी तरह काम करता है जैसे वह वेब-आधारित ऐप पर करता है। यदि आप ट्रैश^(Trash) आइकन पर टैप करते हैं, तो हटाए गए ईमेल को दूरस्थ वेब सर्वर पर ट्रैश^(Trash) फ़ोल्डर में भेजा जाएगा ।

हम आशा करते हैं कि अब आप समझ गए होंगे कि आपके द्वारा अपने iPhone/iPad से हटाए जाने वाले ईमेल का क्या होता है। याद रखें^(Remember) , यदि आप IMAP प्रोटोकॉल का उपयोग करते हैं, तो ईमेल आपके डिवाइस से हटा दिया जाएगा, लेकिन सर्वर पर बना रहता है। पीओपी^(POP) प्रोटोकॉल के लिए , ईमेल केवल आपके डिवाइस से हटाई जाती है और सर्वर पर कोई मूल प्रति नहीं रखी जाती है।

Will Deleting an Email on the iPhone/iPad Delete it on the Server?

Most of us have email messages we’d like to get rid of forever from our inboxes. However, there are times you’ll delete an email only for it to show up among your messages again, leaving you dumbfounded.

There’s a reason for this, and it has everything to do with your email setup.

We’re going to explain whether deleting an email on an iPhone or iPad deletes it on the server, and how your setup affects the whole process.

Email Protocols And How They Work

Email systems use three main email protocols – IMAP, POP and SMTP – to move emails from your device to the intended recipient’s device. 

IMAP

IMAP or Internet Mail Access Protocol is used when receiving emails, and lets you access your emails from any device and location. When you receive an email on your iPhone or iPad using IMAP, you’ll be reading it from the email service, and not downloading or storing it directly on your device.

However, when you click on the email, it’ll be downloaded to your iPhone/iPad, but any attachments won’t be downloaded automatically. This helps you save memory on your device, and you can check your messages much faster.

As a result, IMAP keeps your email messages on the server after you view them so they’re accessible to you from a different platform whenever you want. As a two-way communication protocol, IMAP also ensures that any changes you make on the email client are synced to the server.

This way, you won’t have to worry about losing important emails in case you deleted the message and want to recover it, or if your device is stolen or broken into. It also helps you find specific messages faster using keywords.

You’ll need a stable internet connection if you want to access the emails stored in the remote web server. Plus, if you’ve used up your storage space on Gmail, you may not be able to send or receive emails.

POP                                              

POP or Post Office Protocol is also used for incoming emails, but unlike IMAP, which doesn’t download or store your emails on your device, POP downloads the entire email message to your iPhone or iPad and deletes it from the mail server once downloaded.

If you have a server with limited free memory, POP will come handy in such cases. However, you can only access the email from the same device you downloaded it to, so if you try to access it from a different device, the emails won’t be available.

The latest version, POP3, lets you download your emails to your device and read them offline while reducing the space your email account takes up on the web server.

Difference Between IMAP and POP3

Both protocols are used for incoming mail and email clients to retrieve your messages from mail servers, whether you’re using a web-based or client-based application. However, POP3 is a one-way incoming mail protocol that stores your emails on your devices and deletes it from the web server’s inbox. On the other hand, IMAP is a two-way protocol that stores the emails on the remote web server, and not on your device.

POP3 is ideal if you use one device to access your emails and want to view them offline. It’s also useful if you want to free up your inbox space if it’s almost full. On the other hand, IMAP is useful if you want to free up your device’s memory and access your email messages from any device or location.

POP3 doesn’t sync your online and offline inbox content, which means you could lose all your saved messages if the device is broken or lost. If you’ve already noticed some of your emails aren’t in your inbox and you didn’t delete them, it’s possible that one of your devices is using the POP3 protocol. You can fix this by backing up your emails and resetting the email account as IMAP.

SMTP

SMTP or Simple Mail Transfer Protocol handles outgoing emails. When you send an email, this is the protocol that comes into play. POP or IMAP protocols handle incoming emails.  SMTP works with a Message Transfer Agent to send your email to its correct destination. Plus, it filters any messages that pass through while regulating the number of messages your account can send in a given time frame.

Does Deleting An Email From Your iPhone/iPad Remove It From The Mail Server?

If you delete an email from an iPhone/iPad using the POP3 protocol, then the email will be permanently deleted from your device. Since, when you originally downloaded the email to your iPhone/iPad, it was deleted from the server, if you go looking for it on the email server after deleting it on your iPhone/iPad, you won’t find it there..

On the other hand, if your device uses the IMAP protocol, then the email message isn’t stored on your iPhone/iPad but instead on the mail server. So, if you delete an email on your iPhone/iPad in that case, the original version of the email still remains on the server. This explains why you will still see deleted emails on your iPhone/iPad if you’re using the IMAP protocol.

How IMAP Works On Popular Email Services

The two most popular email services used with iOS devices are the default Mail App and Gmail App. Follow along as we explain how the process of deleting an email works on your iPhone/iPad with these two apps using the IMAP protocol.

Mail App

If you’re using the default Mail app, you can tap on the trash icon or swipe to delete an email. This doesn’t get rid of the email completely; instead, it’s archived and a copy is saved in the All Mail folder on the server.

However, you won’t see the deleted email in your inbox, but you can recover it in case you deleted it by accident and want to get it back.

To remove the email permanently, go to the All Mail folder and delete it from there. Alternatively, you can go to your device’s settings and change how this swipe works by tapping Settings > Accounts & Passwords.

A list with all the accounts on your device will appear. Choose the account you want to edit.

Next, scroll down and tap Advanced. 

Note: You can edit the Swipe settings for each individual account on your device.

On the next screen, tap the Deleted mailbox option if you want the email to go there instead of the Archived mailbox. You can also select the folder in Gmail that corresponds to the designated folder in the Mail app. By default, Archived mailbox goes to the All Mail folder in Gmail, while Deleted Mailbox goes to the Gmail Trash folder.

Once you change the swipe settings, any time you swipe to delete an email, it’ll move that email to the Trash folder and the icon will appear as a trash can.

If you want to recover an email from the trash folder, you only have 30 days to do so; otherwise it’ll be deleted forever. If you want it gone from the Trash folder before the 30 days lapse, you can manually delete it from the Trash folder.

Gmail App

The Gmail app works in the same way on your iPhone/iPad as it does on the web-based app. If you tap the Trash icon, the deleted email will be sent to the Trash folder on the remote web server.

We hope you now understand what happens to an email you delete from your iPhone/iPad. Remember, if you use the IMAP protocol, the email will be deleted from your device, but remains on the server. For the POP protocol, the email is only deleted from your device and no original copy is kept on the server.

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