अब जब मैं एक लंबे समय के बाद फिर से स्कूल में वापस आ गया हूँ, तो मुझे विभिन्न PowerPoint प्रस्तुतियाँ बनाने और ^(PowerPoint)Word में रिपोर्ट लिखने की भी आवश्यकता है । Word में ऐसी बहुत सी विशेषताएँ हैं जिनका उपयोग अधिकांश लोग तब तक नहीं करते जब तक कि वे स्कूल में न हों।

उन विशेषताओं में से एक सामग्री^(Contents) तालिका है । यदि आप जानते हैं कि किस प्रकार के शीर्षकों का उपयोग करना है, तो Word^(Word) में एक महान विशेषता है जो आपको स्वचालित रूप से सामग्री की एक शानदार दिखने वाली तालिका बनाने की अनुमति देती है। बड़ी बात यह है कि यदि आपके पास पहले से ही बहुत सारी सामग्री के साथ एक Word दस्तावेज़ है, तो इसे संपादित करना बहुत आसान है ताकि आप सामग्री की तालिका स्वचालित रूप से उत्पन्न कर सकें।

इस लेख में, मैं आपको आपके Word दस्तावेज़ को सही शीर्षकों के साथ सेट करने की प्रक्रिया के बारे में बताने जा रहा हूँ और फिर विषय-सूची बनाने के तरीके के बारे में बात करूँगा। मैं इस बारे में भी बात करने जा रहा हूं कि आप सामग्री की तालिका को अपनी पसंद के अनुसार कैसे अनुकूलित कर सकते हैं।

वर्ड में हेडर सेट करें और देखें

सामग्री की कोई तालिका बनाने से पहले आप जो पहली चीज करना चाहेंगे, वह है अपने हेडर सेट करना। डिफ़ॉल्ट रूप से, आपके द्वारा उपयोग किए जा सकने वाले अनुमत शीर्षलेख H1 (शीर्षक 1)^{( H1 (Heading 1))} , H2 (शीर्षक 2)^{(H2 (Heading 2))} और H3 (शीर्षक 3)^{(H3 (Heading 3))} हैं।

आप इन शीर्षकों को रिबन में मुख्य होम टैब पर ^(Home)शैलियाँ^(Styles) बॉक्स में पा सकते हैं। ये केवल तीन हैं जिनका उपयोग आप डिफ़ॉल्ट TOC के लिए कर सकते हैं । यदि आप एक कस्टम TOC जोड़ते हैं, तो आप ^(TOC)H4 (शीर्षक 4)^{( H4 (Heading 4))} , H5 (शीर्षक 5)^{(H5 (Heading 5))} , H6 (शीर्षक 6)^{( H6 (Heading 6))} ,  उपशीर्षक^(Subtitle) , शीर्षक^(Title) और TOC शीर्षक^{(TOC Heading)} का भी उपयोग कर सकते हैं ।

जब आप अलग-अलग शीर्षकों को जोड़ने के लिए अपने दस्तावेज़ का अध्ययन कर रहे हों, तो बेझिझक ऊपर दिए गए किसी भी शीर्षक को चुनें, यदि केवल H1, H2 और H3 बहुत प्रतिबंधित महसूस करते हैं। आपको बस एक कस्टम टीओसी डालना^(TOC) होगा और कुछ सेटिंग्स बदलनी होंगी, जिनका मैं भी उल्लेख करूंगा।

Word में टेक्स्ट में शीर्षकों को लागू करना बहुत आसान है । बस^(Just) टेक्स्ट वाली लाइन पर क्लिक करें और फिर उस शीर्षक शैली पर क्लिक करें जिसे आप लागू करना चाहते हैं।

दस्तावेज़ के माध्यम से जाएं और इनमें से जितने चाहें उतने शीर्षक जोड़ें। ध्यान दें कि जब आप शीर्षलेख जोड़ते हैं, तो शीर्षलेखों को देखना कठिन होगा, भले ही आपके पास अनुच्छेद चिह्न दिखाई दे रहे हों। Word दस्तावेज़ में सभी शीर्षलेखों को शीघ्रता से देखने के लिए , दृश्य टैब पर क्लिक करें और फिर ^(View)नेविगेशन फलक^{(Navigation Pane)} के अंतर्गत बॉक्स को चेक करें ।

जब आप ऐसा करते हैं, तो दस्तावेज़ के बाईं ओर एक फलक दिखाई देगा और आप विभिन्न शीर्षकों, उप-शीर्षकों आदि को देख पाएंगे।

सूची में किसी भी आइटम पर क्लिक करने से आप Word^(Word) दस्तावेज़ में उस शीर्षक पर पहुंच जाएंगे । अपना अंतिम TOC बनाने से पहले अपनी शीर्षक संरचना को शीघ्रता से देखने का यह एक शानदार तरीका है।

Word में सामग्री तालिका जोड़ना

अब जबकि हमारे सभी हेडर ठीक से सेटअप हो गए हैं, तो चलिए आगे बढ़ते हैं और सामग्री की एक तालिका सम्मिलित करते हैं। सबसे पहले , हम ^(First)Word में डिफ़ॉल्ट ^(Word)TOC सेटअप के साथ शुरुआत करेंगे । शुरू करने से पहले, अपने दस्तावेज़ की शुरुआत में एक खाली पृष्ठ जोड़ना एक अच्छा विचार हो सकता है।

ऐसा करने के लिए, अपने वर्तमान प्रथम पृष्ठ के शीर्ष पर जाएं और फिर सम्मिलित करें^(Insert) और रिक्त पृष्ठ^{(Blank Page)} पर क्लिक करें । अब संदर्भ^(References) , विषय -सूची पर क्लिक करें और शीर्ष पर ^{( Table of Contents)}स्वचालित^(Automatic) विकल्पों में से किसी एक को चुनें ।

एक मैनुअल तालिका सामग्री तालिका के प्रारूप में केवल फिलर टेक्स्ट होगी, लेकिन आपको सभी परिवर्तन मैन्युअल रूप से करने होंगे। जब आप स्वचालित TOC डालते^(TOC) हैं, तो आपको कुछ इस तरह दिखना चाहिए:

विस्मयकारी! अब आपके पास अपने Word दस्तावेज़ में एक अच्छी तरह से स्वरूपित TOC है! ^(TOC)एक बार TOC^(TOC) डालने के बाद भी आप अपने दस्तावेज़ के शीर्षकों में परिवर्तन कर सकते हैं, लेकिन परिवर्तन TOC में स्वतः दिखाई नहीं देंगे ।

TOC को अपडेट करने के लिए , बस इसके अंदर क्लिक करें और फिर सबसे ऊपर अपडेट टेबल^{(Update Table)} पर क्लिक करें।

यह आपसे पूछेगा कि क्या आप सिर्फ पेज नंबर या पूरी टेबल को अपडेट करना चाहते हैं। यदि आपने शीर्षकों को संशोधित, सम्मिलित या हटा दिया है, तो आपको संपूर्ण तालिका^{(entire table)} चुननी चाहिए । यदि आपने अपने दस्तावेज़ में अभी और सामग्री जोड़ी है, लेकिन कोई शीर्षक जोड़ा या हटाया नहीं है, तो आप केवल पृष्ठ संख्याएँ^{(page numbers only)} चुन सकते हैं ।

सामग्री तालिका अनुकूलित करें

यदि आपने H1, H2, और H3 के अलावा अन्य शीर्षकों का उपयोग किया है, तो आप देखेंगे कि वे TOC में प्रकट नहीं होंगे । इन अतिरिक्त शीर्षकों का उपयोग करने के लिए, आपको TOC डालते समय कस्टम सामग्री तालिका का चयन करना होगा।^{(Custom Table of Contents)}

यह TOC^(TOC) के लिए विकल्प संवाद लाएगा । आप कुछ बुनियादी सेटिंग्स बदल सकते हैं जैसे कि पेज नंबर दिखाना है या नहीं और नंबरों को राइट-अलाइन करना है या नहीं। सामान्य^(General) के तहत , आप कई शैलियों में से चुन सकते हैं और आप तीन से अधिक स्तर दिखाना भी चुन सकते हैं, जो कि H3 शीर्षक है। 

यदि आप विकल्प पर क्लिक करते हैं, तो आप ^(Options)टीओसी^(TOC) बनाने के लिए अतिरिक्त आइटम चुन सकते हैं । यदि आप नीचे स्क्रॉल करते हैं, तो आप उपशीर्षक^(Subtitle) और टीओसी शीर्षक^{( TOC heading)} का चयन करने में सक्षम होंगे ।

सामग्री तालिका के रंगरूप को अनुकूलित करने के लिए, आपको संशोधित^(Modify) करें बटन पर क्लिक करना होगा। यदि आप केवल टीओसी^(TOC) पर राइट-क्लिक करते हैं और फ़ॉन्ट^(Font) या पैराग्राफ^(Paragraph) चुनते हैं, तो यह टीओसी^(TOC) को प्रारूपित नहीं करेगा । जब आप संशोधित^(Modify) करें पर क्लिक करते हैं , तो आपको एक और संवाद मिलेगा जहां आप प्रत्येक टीओसी^(TOC) स्तर को संपादित कर सकते हैं। TOC 1 H1 है, TOC 2 H2 है, आदि।

दूसरे संशोधित^(Modify) करें बटन पर क्लिक करें और आप उस विशेष शीर्षक के लिए स्वरूपण बदलने में सक्षम होंगे। इसलिए यदि आप चाहें, तो आप सभी H1 शीर्षकों को बोल्ड और एक भिन्न फ़ॉन्ट आकार बना सकते हैं।

अंत में, यदि आप CTRL कुंजी दबाते हैं और फिर TOC में किसी भी चीज़ पर क्लिक करते हैं, तो आपको उस पृष्ठ पर लाया जाएगा। हालाँकि, यदि आपको CTRL^(CTRL) कुंजी दबाने में परेशानी होती है, तो आप फ़ाइल^(File) - विकल्प^(Options) पर जाकर और फिर उन्नत^(Advanced) पर क्लिक करके इसे बदल सकते हैं ।

आगे बढ़ें और हाइपरलिंक बॉक्स का उपयोग करने के Use CTRL + Click to follow hyperlinkअब आप केवल CTRL कुंजी दबाए बिना TOC में लिंक के रूप में आइटम पर क्लिक कर सकते हैं। ^(TOC)दुर्भाग्य से, यह केवल आपके Word की स्थानीय प्रति पर काम करता है । जब आप इसे किसी को ईमेल करते हैं और यदि उन्होंने वह सेटिंग नहीं बदली है, तो उन्हें CTRL + क्लिक करना होगा। यह इसके बारे में है जब Word में सामग्री की तालिका की बात आती है । आनंद लेना!

Quickly Add a Table of Contents to a Word Doc

Now that I’m back in school again after а long time, I’m also back to having to сreate various PowerPoint presentations and write reports υр іn Word. There are a lot of features in Word that most people never use unless they are іn school.

One of those features is the Table of Contents. Word has a great feature that allows you to create a great-looking table of contents automatically if you know what type of headings to use. The great thing is that even if you already have a Word document with a lot of content, it’s very easy to edit it so that you can generate the table of contents automatically.

In this article, I’m going to walk you through the process of setting up your Word document with the correct headings and then talk about how to create the table of contents. I’m also going to talk about how you can customize the table of contents to your liking.

Setup and View Headers in Word

The first thing you’ll want to do before you can create any table of contents is to setup your headers. By default, the allowed headers you can use are H1 (Heading 1), H2 (Heading 2) and H3 (Heading 3).

You can find these headings in the Styles box on the main Home tab in the ribbon. These are the only three you can use for a default TOC. If you add a custom TOC, you can also use H4 (Heading 4), H5 (Heading 5), H6 (Heading 6), Subtitle, Title, and TOC Heading.

When you are going through your document to add the different headings, feel free to pick from any of the above-mentioned headings if only H1, H2 and H3 feel too restricted. You’ll just have to insert a custom TOC and change a few settings, which I will also mention.

It’s very easy to apply headings to text in Word. Just click on the line with the text and then click on the heading style you want to apply.

Go through the document and add as many of these headings as you would like. Note that when you add headers, it will be hard to see the headers, even if you have paragraph marks visible. In order to quickly see all headers in a Word document, click on the View tab and then check the box under Navigation Pane.

When you do this, a pane will appear on the left hand side of the document and you’ll be able to see the various headings, sub-headings, etc.

Clicking on any of the items in the list will take you to that heading in the Word document. This is a great way to quickly see your heading structure before creating your final TOC.

Adding a Table of Contents in Word

Now that we have all of our headers setup properly, let’s go ahead and insert a table of contents. First, we’ll start off with the default TOC setup in Word. Before starting, it might be a good idea to add a blank page at the beginning of your document.

To do that, go the top of your current first page and then click on Insert and Blank Page. Now click on References, Table of Contents and pick from one of the Automatic choices at the top.

A manual table will be just filler text in the format of a table of contents, but you’ll have to manually make all the changes. When you insert the automatic TOC, you should see something like this:

Awesome! Now you have a nicely formatted TOC in your Word document! Once you have inserted the TOC, you can still make changes to the headings in your document, but the changes won’t be automatically reflected in the TOC.

In order to update the TOC, just click inside of it and then click on Update Table at the top.

It will ask you if you want to update just the page numbers or the entire table. If you have modified, inserted or deleted headings, you should choose entire table. If you just added more content to your document, but haven’t added or removed any headings, you can choose page numbers only.

Customize Table of Contents

If you used headings other than H1, H2, and H3, you’ll notice they won’t appear in the TOC. In order to use these extra headings, you have to choose Custom Table of Contents when inserting the TOC.

This will bring up the options dialog for the TOC. You can change some basic settings like whether to show the page numbers and whether to right-align the numbers or not. Under General, you can choose from multiple styles and you can also choose to show more levels beyond three, which is the H3 heading. 

If you click on Options, you can choose extra items to build the TOC with. If you scroll down, you’ll be able to select Subtitle and TOC heading.

In order to customize the look and feel of the table of contents, you have to click on the Modify button. If you simply right-click on the TOC and chose Font or Paragraph, it won’t format the TOC. When you click on Modify, you’ll get another dialog where you can edit each TOC level. TOC 1 is H1, TOC 2 is H2, etc.

Click on the second Modify button and you’ll be able to change the formatting for that particular heading. So if you want, you could make all H1 headings bold and a different font size.

Lastly, if you press the CTRL key and then click on anything in the TOC, you’ll be brought to that page. However, if you find it annoying to have to press the CTRL key, you can change this by going to File – Options and then clicking on Advanced.

Go ahead and uncheck the Use CTRL + Click to follow hyperlink box. Now you can just click on the items in the TOC as links without holding down the CTRL key. Unfortunately, this only works on your local copy of Word. When you email it to someone and if they don’t have that setting changed, they will have to CTRL + click. That’s about it when it comes to table of contents in Word. Enjoy!

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