वीडियो^(Video) कॉन्फ्रेंसिंग टूल आपके व्यक्तिगत और व्यावसायिक संचार दोनों को अधिक कुशल बना सकते हैं, और आपका समय और प्रयास बचा सकते हैं। बेशक, यदि आप उपयोग करने के लिए सही उपकरण चुनते हैं। 

परंपरागत रूप से, जब दूरसंचार की बात आती है तो लोग स्काइप^(Skype) को अपने जाने-माने सॉफ़्टवेयर के रूप में चुनते रहे हैं। लेकिन जबकि यह उपयोग में आसान ऐप है, यह कुछ सीमाओं के साथ भी आता है, जैसे कुछ आवश्यक सुविधाओं के लिए भुगतान करना या अपने स्काइप नाम को बदलने की अनावश्यक जटिल प्रक्रिया^{(process of changing your Skype name)} । 

यदि आप Skype^(Skype) से किसी भिन्न वीडियो कॉन्फ़्रेंस सेवा में माइग्रेट करने पर विचार कर रहे हैं , तो इसके सबसे बड़े प्रतियोगी ज़ूम^(Zoom) पर एक नज़र डालें । अन्य सॉफ़्टवेयर पर इसे चुनने के मुख्य कारणों में उपयोग में आसानी, सस्ती कीमत और निश्चित रूप से यह तथ्य शामिल है कि मीटिंग बनाने के लिए केवल एक व्यक्ति को सॉफ़्टवेयर डाउनलोड करने की आवश्यकता होती है। बाकी सभी लोग आसानी से लिंक का अनुसरण कर सकते हैं और बिना किसी परेशानी के उस पर कूद सकते हैं। 

ज़ूम कैसे सेट करें^{(How To Set Up Zoom)}

जूम^(Zoom) की अब तक की सबसे आकर्षक विशेषता यह है कि उपयोगकर्ता बिना किसी सॉफ्टवेयर को इंस्टॉल किए या पंजीकरण प्रक्रिया से गुजरे बिना मीटिंग में शामिल हो सकता है। हालाँकि, जब आप जूम^(Zoom) मीटिंग बना रहे हों तब भी आपको इसे सेट करना होगा और अन्य प्रतिभागियों को आमंत्रित करना होगा। 

ज़ूम^(Zoom) सेट करने के साथ आरंभ करने के लिए , इन चरणों का पालन करें:

• ऐप की मुख्य वेबसाइट पर जाएं और एक अकाउंट बनाएं। वेबसाइट पर, ऊपरी दाएं कोने में साइन अप बटन पर क्लिक करें, अपना ईमेल दर्ज करें, या साइन इन करने के लिए अपने ^{(Sign Up)}फेसबुक^(Facebook) या Google खाते का उपयोग करें।

• एक बार जब आप अपने ईमेल पते की पुष्टि कर लेते हैं, तो ज़ूम की वेबसाइट के लिंक का अनुसरण करें और अपना संपर्क विवरण दर्ज करें।

• अगली स्क्रीन आपको सहकर्मियों को आमंत्रित करें^{(Invite Colleagues)} पृष्ठ पर ले जाएगी, जहां आप लोगों को अपनी ज़ूम^(Zoom) संपर्क सूची में शामिल होने के लिए आमंत्रित कर सकते हैं। आप या तो उनका विवरण भर सकते हैं या बाद में करने के लिए इस चरण को छोड़ सकते हैं।

• अगला कदम सॉफ्टवेयर का परीक्षण करने के लिए आपकी पहली बैठक शुरू करना है। स्क्रीन पर स्टार्ट मीटिंग नाउ^{(Start Meeting Now)} बटन पर क्लिक करें, और यह ऐप के डाउनलोड का संकेत देगा। 

• एक बार डाउनलोड समाप्त हो जाने के बाद, ऐप खोलें और अपने खाते में साइन इन करें। फिर आपको एक नई मीटिंग शुरू करने, पहले से मौजूद मीटिंग में शामिल होने, मीटिंग शेड्यूल करने या अपने संपर्कों के साथ स्क्रीन साझा करने के विकल्पों के साथ प्रस्तुत किया जाएगा। 

जब आप अपना पहला ज़ूम^(Zoom) वीडियो कॉन्फ़्रेंस पूरा करते हैं, तो आप ऐप का पूरी तरह से उपयोग करना शुरू कर सकते हैं। जैसा कि हमने पहले बताया, ज़ूम^(Zoom) का उपयोग करने का एक सबसे बड़ा लाभ यह है कि अन्य उपयोगकर्ताओं को आपकी मीटिंग में शामिल होने के लिए ऐप डाउनलोड करने या वेबसाइट पर पंजीकरण करने की आवश्यकता नहीं है। 

जब आप ज़ूम^(Zoom) के लिए साइन अप करते हैं , तो आपको स्वचालित रूप से मूल योजना^{(Basic Plan)} मिल जाती है । यह मुफ़्त है और इसमें असीमित संख्या में मीटिंग शामिल हैं जिन्हें आप शुरू कर सकते हैं या इसमें शामिल हो सकते हैं, जब आमने-सामने मीटिंग की कोई समय सीमा नहीं होती है और 3 से 100 लोगों के साथ मीटिंग पर 40 मिनट की सीमा होती है। 

आपके पास प्रति व्यक्ति $14.99 प्रति माह से शुरू होने वाले  प्रो^(Pro) , बिजनेस^(Business) या एंटरप्राइज^(Enterprise) प्लान में अपग्रेड करने का विकल्प भी है ।

एक पेशेवर की तरह ज़ूम का उपयोग कैसे करें^{(How to Use Zoom Like a Pro)}

जब आप ज़ूम^(Zoom) का उपयोग करना शुरू करते हैं, तो आप देखेंगे कि ऐप कितना सहज है और इस सॉफ़्टवेयर का उपयोग करके वीडियो मीटिंग सेट करना और व्यवस्थित करना कितना आसान है। हालाँकि, कुछ आवश्यक टिप्स हैं जिनका उपयोग करके आप इस ऐप का बेहतर उपयोग कर सकते हैं और अपनी टीम वर्क को और भी अधिक कुशल बना सकते हैं।

भविष्य में उपयोग के लिए अपनी बैठकें रिकॉर्ड करें^{(Record Your Meetings For Future Use)}

ज़ूम आपको अपने वीडियो कॉल रिकॉर्ड करने और उन्हें भविष्य में उपयोग के लिए सहेजने की अनुमति देता है। यह एक ऐसी सुविधा है जो आपको अपनी मीटिंग की सामग्री को उन लोगों के साथ साझा करने में आसान लगेगी जो उनमें शामिल नहीं हो सके। 

आप अपने कंप्यूटर पर या ज़ूम के क्लाउड स्टोरेज में वीडियो को स्थानीय रूप से सहेजना चुन सकते हैं। आपको माई मीटिंग सेटिंग्स^{(My Meeting Settings)} के अंतर्गत अपने कॉल को रिकॉर्ड करने और अपने डेस्कटॉप और वेब ऐप में सहेजने का विकल्प मिलेगा । 

अपनी बैठक की उपस्थिति पत्रक बनाएं  ^{(Create Your Meeting’s Attendance Sheet  )}

ज़ूम^(Zoom) के साथ आप प्रत्येक बैठक की उपस्थिति पत्रक तैयार कर सकते हैं और इसे भविष्य के संदर्भ के लिए रख सकते हैं। आप पाएंगे कि आपकी कॉल समाप्त होने के बाद रिपोर्ट में जानकारी स्वतः उत्पन्न हो जाती है। 

उस सूची को खोजने के लिए, ज़ूम मीटिंग्स^(Meetings) टैब पर जाएँ, और रिपोर्ट^(Reports) खोजें । ध्यान रखें कि सहभागी सूची प्राप्त करने के लिए आपको उस बैठक का मेजबान होना आवश्यक है। 

स्क्रीन साझा करते समय एनोटेशन टूल का उपयोग करें^{(Use The Annotation Tool While Screen Sharing)}

एक बेहतरीन वीडियो संचार सॉफ्टवेयर होने के अलावा, ज़ूम^(Zoom) एक उत्कृष्ट स्क्रीन शेयरिंग ऐप^{(excellent screen sharing app)} भी है । एक दूसरे की स्क्रीन देखने की क्षमता के अलावा, एनोटेशन टूल के लिए धन्यवाद, ज़ूम^(Zoom) उपयोगकर्ता प्रदर्शित स्क्रीन पर आकर्षित कर सकते हैं और इसके महत्वपूर्ण हिस्सों को हाइलाइट करके टिप्पणियां लिख सकते हैं। इस तरह आप एक दूसरे को चर्चा किए गए मुद्दों पर तुरंत प्रतिक्रिया दे सकते हैं। 

स्क्रीन शेयरिंग के दौरान उस टूल को एक्सेस करने के लिए, स्क्रीन के शीर्ष पर व्यू ऑप्शन पर क्लिक करें और ^{(View Options)}एनोटेट^(Annotate) चुनें । 

कीबोर्ड शॉर्टकट का प्रयोग करें^{(Use Keyboard Shortcuts)}

यदि आप समय बचाना चाहते हैं और एक पावर यूजर बनना चाहते हैं, तो कीबोर्ड शॉर्टकट सीखना^{(learning keyboard shortcuts)} हमेशा शुरू करने के लिए एक बेहतरीन जगह है। ज़ूम^(Zoom) उस नियम का अपवाद नहीं है। 

यदि आप नियमित रूप से इस ऐप का उपयोग करते हैं, तो ये कुछ शॉर्टकट आपका बहुत समय बचाएंगे।

• Cmd + I (Mac के लिए) या Alt + I ( Windows के लिए ) आपको सीधे इनवाइट^(Invite) विंडो पर ले जाएगा।
• Cmd + Ctrl + M (Mac के लिए) या Alt + M ( Windows के लिए ) मीटिंग में सभी को म्यूट कर देगा (यदि आप मीटिंग होस्ट हैं)।
• Cmd + Shift + S (मैक के लिए) या Alt + Shift + S ( विंडोज^(Windows) के लिए ) स्क्रीन शेयरिंग शुरू कर देगा। 

ज़ूम बनाम स्काइप^{(Zoom vs Skype)}

जबकि स्काइप और जूम दोनों दूरस्थ टीमों के लिए महान सहयोग उपकरण^{(great collaboration tools for remote teams)} हैं , दोनों में से कोई भी सही नहीं है। मतलब आपको दोनों को आजमाना होगा और देखना होगा कि कौन सा आपके और आपकी टीम के लिए विशेष रूप से बेहतर काम करता है। 

यहां आम सहमति यह है कि जहां स्काइप^(Skype) को व्यवसायों के बीच अधिक मान्यता प्राप्त है, वहीं ज़ूम^(Zoom) वास्तव में उन टीमों के लिए उपयोग करने के लिए एक बेहतर (और सस्ता) उपकरण है, जिन्हें लगातार वीडियो मीटिंग और चैट की आवश्यकता होती है। इसलिए यदि आप दिन-प्रतिदिन संचार के लिए एक ऐप की तलाश कर रहे हैं, तो हम ज़ूम^(Zoom) को आज़माने की सलाह देते हैं। 

यदि आपने पहले ही चुनाव कर लिया है कि आपके लिए कौन सा वीडियो संचार सॉफ्टवेयर सबसे अच्छा है, तो हमें बताएं: क्या आप टीम ज़ूम^(Zoom) या टीम स्काइप^(Skype) हैं ? अपने विचार और राय नीचे कमेंट सेक्शन में  साझा करें।^(Share)

How To Set Up & Use Zoom – Is It Better Than Skype?

Video conferencing tools can make both your рersonаl and professional communication more efficiеnt, and save you time and effort. That is, of course, if you choosе the right tоol to use. 

Traditionally, people have been choosing Skype as their go-to software when it comes to telecommunications. But while it’s a great easy-to-use app, it also comes with certain limitations, like having to pay for some essential features or the unnecessary complicated process of changing your Skype name. 

If you’re considering migrating from Skype to a different video conference service, take a look at its biggest competitor Zoom. The main reasons to choose it over other software include the ease of use, cheap price, and of course the fact that only one person needs to download the software in order to create the meeting. Everyone else can simply follow the link and jump on it without any hassle. 

How To Set Up Zoom

By far the most attractive feature that Zoom has is the user ability to join a meeting without having to install any software or go through the registration process at all. However, when you’re the one creating a Zoom meeting you will still have to set it up and invite other participants. 

In order to get started with setting up Zoom, follow these steps:

• Head over the the app’s main website and create an account. On the website, click on the Sign Up button in the upper right corner, enter your email, or use your Facebook or Google account to sign in.

• Once you confirm your email address, follow the link back to Zoom’s website and enter your contact details.

• The next screen will take you to the Invite Colleagues page, where you can invite people to join your Zoom contact list. You can either fill in their details or skip this step to do it later.

• The next step is starting your first meeting to test the software. Click the Start Meeting Now button on the screen, and it will prompt the app’s download. 

• Once the download is finished, open the app and sign into your account. You will then be presented with options to start a new meeting, join an already existing meeting, schedule a meeting, or share a screen with your contacts. 

When you finish your first Zoom video conference, you can start using the app fully. As we mentioned before, one of the biggest advantages of using Zoom is that other users don’t have to download the app or register on the website to join your meetings. 

When you sign up for Zoom, you automatically get the Basic Plan. It’s free and includes unlimited number of meetings that you can start or join, no time limit when it comes to one-on-one meetings and a 40 minute limit on meetings with 3 to 100 people. 

You also have an option to upgrade to a Pro, Business, or Enterprise plan starting at $14.99 per month per person. 

How to Use Zoom Like a Pro

When you start using Zoom, you’ll see how intuitive the app is and how easy it is to set up and organise video meetings using this software. However, there are a few essential tips that you can use to make better use of this app and make your teamwork even more efficient.

Record Your Meetings For Future Use

Zoom allows you to record your video calls and save them for future use. This is a  feature that you’ll find handy for sharing the contents of your meetings with people who couldn’t attend them. 

You can choose to save the video locally on your computer or in Zoom’s cloud storage. You’ll find the option to record and save your call in your desktop and web app under My Meeting Settings. 

Create Your Meeting’s Attendance Sheet  

With Zoom you can generate every meeting’s attendance sheet and keep it for future reference. You will find that information in the report automatically generated after your call is finished. 

In order to find that list, go to the Zoom Meetings tab, and search for Reports. Keep in mind that in order to get the attendee list you’re required to be the host of that meeting. 

Use The Annotation Tool While Screen Sharing

In addition to being a great video communication software, Zoom is also an excellent screen sharing app. In addition to the ability to see each other’s screen, thanks to the annotation tool, Zoom users can draw on the displayed screen and write comments by highlighting the important parts of it. That way you can give each other instant feedback on the issues discussed. 

To access that tool while screen sharing, click on View Options on the top of the screen and choose Annotate. 

Use Keyboard Shortcuts

If you want to save time and become a power user, learning keyboard shortcuts is always a great place to start. Zoom is no exception to that rule. 

If you use this app on a regular basis, these few shortcuts will save you lots of time.

• Cmd + I (for Mac) or Alt + I (for Windows) will take you straight to the Invite window.
• Cmd + Ctrl + M (for Mac) or Alt + M (for Windows) will mute everyone at the meeting (if you’re the meeting host).
• Cmd + Shift + S (for Mac) or Alt + Shift + S (for Windows) will begin screen sharing. 

Zoom vs Skype

While both Skype and Zoom are great collaboration tools for remote teams, neither of them is perfect. Meaning you might have to try both and see which one works better for you and your team specifically. 

The general consensus here is that while Skype has more recognition among businesses, Zoom is actually a better (and cheaper) tool to use for those teams that require frequent video meetings and chats. So if you’re looking for an app for day-to-day communication, we recommend giving Zoom a try. 

If you’ve already made the choice what video communication software is best for you, tell us: are you team Zoom or team Skype? Share your thoughts and opinions in the comment section below. 

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