यदि आप आउटलुक जैसे ^(Outlook)कॉर्पोरेट^(Corporate) वातावरण में सामान्य ईमेल क्लाइंट का उपयोग करते हैं, तो संभवतः आप अपने कार्यालय से बाहर उत्तर सेट^{(setting your out of office reply)} करने के लिए उपयोग किए जाते हैं । क्या^(Did) आप जानते हैं कि आप Gmail में भी कार्यालय से बाहर उत्तरों को भी सेट कर सकते हैं?

चूंकि अधिकांश लोग Gmail का उपयोग अपने व्यक्तिगत ईमेल खाते के रूप में करते हैं, इसलिए लोगों को यह बताना उपयोगी हो सकता है कि आप कब छुट्टी पर हैं या छुट्टी पर हैं।

ऐसा करना जीमेल में काफी सरल है, लेकिन यह प्रक्रिया ^(Gmail)आउटलुक^(Outlook) में आपके द्वारा उपयोग की जाने वाली प्रक्रिया से थोड़ी अलग है । इस लेख में आप सीखेंगे कि जीमेल^(Gmail) में ऑफिस से बाहर कैसे सेट अप करें, इसे कैसे निष्क्रिय करें, और जब आप इसे सक्षम करते हैं तो लोग आपसे क्या देखने की उम्मीद कर सकते हैं।

जीमेल^(Gmail) में ऑफिस^(Office) से बाहर^(Out) कैसे सेट करें

यदि आप कुछ समय के लिए छुट्टी पर जाने वाले हैं और लोगों को सचेत करना चाहते हैं कि हो सकता है कि आप हमेशा की तरह उनके ईमेल का जवाब देने में सक्षम न हों, तो कार्यालय से बाहर उत्तर जाने का रास्ता है।

नीचे दिए गए चरणों के साथ आरंभ करने के लिए, पहले अपने जीमेल^(Gmail) खाते में लॉग इन करें।

1. अपने जीमेल^(Gmail) खाते के ऊपरी दाएं कोने में गियर सेटिंग आइकन चुनें।^(Settings)

2. सेटिंग्स सूची के शीर्ष पर सभी सेटिंग्स देखें चुनें।^{(See all settings)}

3. सबसे नीचे वेकेशन रिस्पॉन्डर^{(Vacation responder)} सेक्शन तक स्क्रॉल करें। सेटिंग को अवकाश प्रतिसादकर्ता पर^{(Vacation responder on)} बदलें .

4. अपनी छुट्टी के पहले दिन का चयन करें। जब भी लोग आपको ईमेल करें तो विषय पंक्ति और संदेश टाइप करें जिसका आप स्वतः उत्तर देना चाहते हैं।

इस फॉर्म को भरते समय निम्नलिखित विकल्पों पर ध्यान दें।

• आपको अंतिम दिन^{(Last day)} को सक्षम करने और चुनने की आवश्यकता नहीं है , लेकिन यह एक अच्छा विचार है ताकि आप अपने अवकाश^(Vacation) उत्तरदाता को सक्षम करना न भूलें ।
• डिफ़ॉल्ट रूप से संदेश फ़ील्ड एक समृद्ध स्वरूपण संपादक का उपयोग करता है जहाँ आप संदेश पाठ को प्रारूपित करने के लिए स्वरूपण पट्टी का उपयोग कर सकते हैं। यदि आप संदेश फ़ील्ड के ऊपर सादा पाठ^{(Plain Text)} का चयन करते हैं, तो स्वरूपण सादा पाठ में बदल जाएगा।
• केवल मेरे संपर्कों में लोगों को एक प्रतिक्रिया भेजें का^{(Only send a response to people in my Contacts)} चयन करें यदि आप अवकाश^(Vacation) प्रतिसादकर्ता के ऑटो-उत्तरों को केवल उन लोगों को लक्षित करना चाहते हैं जिन्हें आप पहले से जानते हैं, और अन्य सभी को अनदेखा करें। यह एक अच्छा विचार है यदि आप नहीं चाहते कि अजनबियों को पता चले कि आप एक विस्तारित अवधि के लिए घर से दूर हैं। 

5. अवकाश प्रत्युत्तर को सक्षम करने के लिए परिवर्तन सहेजें चुनें।^{(Save Changes)}

जीमेल^(Gmail) में ऑफिस^(Office) से बाहर^(Out) कैसे निकलें

वेकेशन^(Vacation) प्रत्युत्तर को अक्षम करने के दो तरीके हैं । इसके सक्षम होने पर, आपको अपने इनबॉक्स के शीर्ष पर उत्तरदाता की स्थिति के बारे में एक संदेश दिखाई देगा।

प्रत्युत्तर को तुरंत बंद करने के लिए आप अभी समाप्त^{(End now)} करें का चयन कर सकते हैं। उत्तरदाता सेटिंग्स को संशोधित करने के लिए अपनी जीमेल^(Gmail) सेटिंग्स के माध्यम से फिर से खोजे बिना इसे अक्षम करने का यह एक त्वरित तरीका है ।

हालांकि, यदि आप जीमेल सेटिंग्स में ^(Gmail)अवकाश^(Vacation) प्रतिक्रिया को अक्षम करना पसंद करते हैं, तो आप अधिसूचना संदेश में अवकाश सेटिंग्स^{(Vacation Settings)} का चयन कर सकते हैं, या आप अपनी जीमेल सेटिंग्स^{(Gmail Settings)} विंडो पर वापस जा सकते हैं ।

^(Scroll)वेकेशन रिस्पॉन्डर^{(Vacation responder)} सेक्शन को फिर से खोजने के लिए जीमेल सेटिंग्स^{(Gmail Settings)} मेनू के नीचे स्क्रॉल करें।

स्वचालित प्रत्युत्तर को अक्षम करने के लिए  अवकाश प्रत्युत्तर बंद^{(Vacation responder off)} का चयन करें ।

नोट - यदि आपने अंतिम दिन^{(Last day)} फ़ील्ड को अपने अवकाश की समाप्ति तिथि पर सेट किया है तो आपको ऐसा करने की आवश्यकता नहीं होगी । इस तिथि के बाद अवकाश^(Vacation) प्रत्युत्तर स्वतः अक्षम हो जाएगा।

लेकिन अगर आप अंतिम दिन की सेटिंग से पहले वेकेशन^(Vacation) रिस्पॉन्डर को बंद करना चाहते हैं , तो उपरोक्त प्रक्रिया काम करेगी।

जीमेल अवकाश प्रतिसादकर्ता कैसे काम करता है

ध्यान रखें कि चूंकि आप अवकाश^(Vacation) प्रतिसादकर्ता के लिए केवल प्रारंभ और समाप्ति तिथियां ही दर्ज कर सकते हैं, इसलिए समय ईमेल द्वारा स्वचालित रूप से निर्धारित किया जाता है।

• प्रारंभ दिनांक समय: 12:00 पूर्वाह्न मध्यरात्रि
• समाप्ति तिथि समय: 11:59 अपराह्न

यदि आप अपनी छुट्टी शुरू होने के दिन से पहले मध्यरात्रि में समय शुरू करना चाहते हैं, तो अपनी छुट्टी की शुरुआत से एक दिन पहले प्रारंभ तिथि निर्धारित करें।^{(Start Date one)}

आपके द्वारा अवकाश^(Vacation) प्रतिसादकर्ता को सक्षम करने के दौरान जो लोग आपको ईमेल करते हैं, उन्हें आपके Gmail खाते से निम्न व्यवहार दिखाई देगा.

• जब वे पहली बार आपको संदेश भेजेंगे तो लोग आपकी ऑटो-प्रतिक्रिया देखेंगे। अगर वे आपको फिर से संदेश भेजते हैं, तो ऑटो-प्रतिक्रिया नहीं भेजी जाएगी।
• अगर चार दिन बीत जाते हैं और वही व्यक्ति आपको मैसेज करता है, तो ऑटो-रिस्पॉन्स फिर से चालू हो जाएगा।
• यदि आप अपने अवकाश प्रतिसाद को संपादित करते हैं, तो टाइमर शुरू हो जाता है और संपादन के बाद जो कोई भी आपको पहली बार संदेश भेजता है, उसे स्वतः प्रतिसाद प्राप्त होगा।
• जीमेल^(Gmail) इतना स्मार्ट है कि स्पैम फ़ोल्डर या मेलिंग सूचियों में स्वचालित रूप से सॉर्ट किए जाने वाले किसी भी संदेश का ऑटो-प्रतिक्रिया नहीं करता है।
• अन्य जीमेल^(Gmail) उपयोगकर्ता आपकी "कार्यालय से बाहर" स्थिति देखेंगे यदि वे आपको एक ईमेल लिखना शुरू करते हैं। 

^{(Create Smarter Out)}जीमेल^(Gmail) में फिल्टर के साथ ऑफिस^(Office) से बाहर के जवाब ^(Replies)स्मार्ट बनाएं

यदि आप विशिष्ट लोगों के लिए अनुकूलित संदेशों के साथ अधिक लक्षित स्वतः उत्तर बनाना चाहते हैं, तो आप Gmail फ़िल्टर^{(Gmail Filters)} का उपयोग करके ऐसा कर सकते हैं ।

1. इससे पहले कि आप ऑटो-रीप्ले के लिए फ़िल्टर का उपयोग कर सकें, आपको जवाब देने के लिए एक ईमेल टेम्पलेट^{(email template)} बनाना होगा। ऐसा करने के लिए, जीमेल^(Gmail) में उस ईमेल के साथ एक नया ईमेल लिखें जिसका आप जवाब देना चाहते हैं। फिर, विंडो के निचले दाएं कोने में तीन बिंदु "अधिक" मेनू का चयन करें, और टेम्पलेट^(Templates) का चयन करें, ड्राफ्ट को टेम्पलेट के रूप में सहेजें^{(Save draft as template)} चुनें, और फिर नए टेम्पलेट के रूप में सहेजें^{(Save as new template)} का चयन करें ।

1. पॉप-अप विंडो में टेम्पलेट को एक नाम दें।

1. Gmail फ़िल्टर एक्सेस करने के लिए , वापस Gmail सेटिंग^{(Gmail Settings)} में जाएं . सेटिंग्स विंडो के शीर्ष पर फ़िल्टर और अवरुद्ध पते^{(Filters and Blocked Addresses)} चुनें ।

1. इस पृष्ठ के निचले भाग तक स्क्रॉल करें और एक नया फ़िल्टर बनाएँ^{(Create a new filter)} चुनें ।

4. फ़िल्टर बनाएँ^(Create) प्रपत्र में, वह ईमेल पता टाइप करें जिसका आप स्वतः उत्तर देना चाहते हैं प्रेषक^(From) फ़ील्ड में। काम पूरा हो जाने पर फ़िल्टर बनाएं^{(Create filter)} चुनें .

1. फ़िल्टर बनाएं^(Create) विंडो में , टेम्प्लेट भेजें^{(Send template)} के आगे वाले चेकबॉक्स को सक्षम करें . ड्रॉपडाउन बॉक्स में, बॉस उत्तर^{(Boss Reply)} टेम्पलेट का चयन करें जिसे आपने पहले बनाया था।

1. अंत में, बस नीचे दिए गए फ़िल्टर बनाएं^{(Create filter)} बटन का चयन करें और आपका नया फ़िल्टर और ऑटो-रिप्लाई अब सक्रिय है।

अब, जब भी आपके द्वारा फ़िल्टर में निर्धारित पते वाला व्यक्ति आपको एक ईमेल भेजेगा, तो उन्हें आपके द्वारा बनाए गए टेम्पलेट के साथ कार्यालय से बाहर उत्तर प्राप्त होगा।^{(out of office)}

How to Set Up Out of Office in Gmail

If you use common email сlients in a Corporate environmеnt lіke Outlook, you’re probably used to setting your out of office reply. Did you know you can also set up out of office replies in Gmail as well?

Since most people use Gmail as their personal email account, it can be useful letting people know when you’re on vacation or holiday.

Doing this is fairly simple in Gmail, but the process is slightly different than you might be used to in Outlook. In this article you’ll learn how to set up out of office in Gmail, how to disable it, and what people can expect to see from you when you do have it enabled.

How to Set Up Out of Office in Gmail

If you’re about to head out on vacation for a while and want to alert people that you may not be able to respond to their email as quickly as usual, an out of office reply is the way to go.

To get started with the steps below, first log into your Gmail account.

1. Select the gear Settings icon at the upper right corner of your Gmail account.

2. Select See all settings at the top of the Settings list.

3. Scroll down to the Vacation responder section at the bottom. Change the setting to Vacation responder on.

4. Select the first day of your vacation. Type the subject line and message that you’d like to auto-reply whenever people email you.

Note the following options when you’re filling out this form.

• You don’t have to enable and select a Last day, but it’s a good idea to just so you don’t forget to leave your Vacation responder enabled.
• By default the message field uses a rich formatting editor where you can use the formatting bar to format the message text. If you select Plain Text above the message field, the formatting will change to plain text.
• Select Only send a response to people in my Contacts if you want to target the Vacation responder’s auto-replies only to people you already know, and ignore all others. This is a good idea if you don’t want strangers knowing that you’re away from home for an extended period. 

5. Select Save Changes to enable the Vacation responder.

How to Turn Off Out of Office in Gmail

There are two ways you can disable the Vacation responder. While it’s enabled, you’ll see a message at the top of your inbox about the status of the responder.

You can select End now to turn off the responder instantly. This is a quick way to disable it without having to search through your Gmail settings again to modify the responder settings.

However, if you prefer to disable the Vacation responder in Gmail settings, you can either select Vacation Settings in the notification message, or you can go back to your Gmail Settings window.

Scroll back to the bottom of the Gmail Settings menu to find the Vacation responder section again.

Select Vacation responder off to disable the automatic responder. 

Note – you won’t have to do this if you’ve set the Last day field to the end date of your vacation. The Vacation responder will automatically disable after this date.

But if you want to turn off the Vacation responder before the Last day setting, the above procedure will work.

How Gmail Vacation Responder Works

Keep in mind that since you can only enter the start and end dates for the Vacation responder, the times are set automatically by email.

• Start Date Time: 12:00 AM midnight
• End Date Time: 11:59 PM

If you’d rather have the time start at midnight before the day your vacation starts, then set the Start Date one day earlier than the start of your vacation.

People who email you while you’ve enabled the Vacation responder will see the following behavior from your Gmail account.

• People will see your auto-response the first time they message you. If they message you again, the auto-response won’t be sent.
• If four days pass and the same person messages you, the auto-response will trigger again.
• If you edit your vacation response, the timer starts over and anyone who messages you the first time after editing will get an auto-response.
• Gmail is smart enough not to auto-respond to any messages that get automatically sorted into the spam folder or mailing lists.
• Other Gmail users will see your “out of office” status if they start composing an email to you. 

Create Smarter Out of Office Replies in Gmail with Filters

If you’d like to create a more targeted auto reply with customized messages for specific people, you can do this by using Gmail Filters.

1. Before you can use a filter to auto-replay, you need to create an email template to reply with. To do this, compose a new email in Gmail with the email you want to reply with. Then, select the three dots “More” menu at the lower right corner of the window, and select Templates, select Save draft as template, and then select Save as new template.

1. Give the template a name in the pop-up window.

1. To access Gmail filters, go back into Gmail Settings. Select Filters and Blocked Addresses at the top of the Settings window.

1. Scroll to the bottom of this page and select Create a new filter.

4. In the Create filter form, type the email address you want to auto-reply to in the From field. Select Create filter when you’re done.

1. In the Create filter window, enable the checkbox next to Send template. In the dropdown box, select the Boss Reply template that you created earlier.

1. Finally, just select the Create filter button at the bottom and your new filter and auto-reply is now active.

Now, any time the person with the address you’ve defined in the filter sends you an email, they’ll receive an out of office reply with the template that you’ve created.

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