क्या आपने कभी कोई महत्वपूर्ण ईमेल याद किया है क्योंकि आपका इनबॉक्स पिछले, अनुत्तरित संदेशों से भरा था? अधिकांश लोगों ने इसका अनुभव किया है और लगभग हर कोई पचास अपठित ईमेल की व्याकुलता को जानता है जो सुबह आपका इनबॉक्स खोलते ही आपका ध्यान आकर्षित करती हैं। 

अध्ययनों के अनुसार, श्रमिक अपने सप्ताह का 28 प्रतिशत तक^{(28 percent of their week)} ईमेल पढ़ने और जवाब देने में खर्च करते हैं । यह काम पर आपके पूरे समय के एक चौथाई से अधिक है। यदि आपको ईमेल के निरंतर बैराज को संभालने की आवश्यकता नहीं है, तो आप और कितना हासिल कर सकते हैं? 

इनबॉक्स जीरो क्या है?

इनबॉक्स ज़ीरो^(Zero) उत्पादकता के विशेषज्ञ मर्लिन मान^{(Merlin Mann)} द्वारा विकसित एक अवधारणा है । यद्यपि अधिकांश लोग नाम में "शून्य" की व्याख्या किसी व्यक्ति के पास ईमेल की संख्या के संदर्भ में करते हैं, लेकिन मूल रूप से यह संदर्भित करता है कि लोग ईमेल के बारे में सोचने में कितना समय व्यतीत करते हैं। यदि आपके पास शून्य ईमेल हैं, तो आप उनके बारे में सोचने में लगभग शून्य समय व्यतीत करते हैं।

यह लेख आपको जीमेल^(Gmail) के भीतर उपलब्ध टूल का उपयोग करके अपने इनबॉक्स में अपठित ईमेल की संख्या को पूर्ण न्यूनतम रखने के तरीके के साथ-साथ आपके कार्यदिवस पर लागू होने वाले अभ्यासों के बारे में बताएगा जो आपको प्राप्त होने वाले ईमेल के झुंड को वश में करने में मदद करेंगे। दिन भर। 

ईमेल प्रबंधन मूल बातें

अपनी ईमेल उत्पादकता में सुधार करने के लिए पहला कदम अपने इनबॉक्स को बंद करना है। यह उल्टा लग सकता है, लेकिन ईमेल को पढ़ने और उनका जवाब देने के लिए खुद को निर्धारित समय देने के लिए बेहतर है कि वे आते ही उन्हें संबोधित करें। शोध^(Research) से पता चला है कि समय सीमा, स्वयं लगाया या नहीं, दक्षता में सुधार^{(deadlines, self-imposed or not, improve efficiency)} और एक परियोजना पर खर्च किए गए समय को कम करता है।

^(Set)ईमेल का जवाब देने^{(to answer emails)} के लिए प्रत्येक घंटे की शुरुआत में पांच मिनट, या दिन की शुरुआत और अंत में शायद बीस मिनट अलग रखें । स्पष्ट रूप से स्पैम^{(clearly spam)} वाले किसी भी ईमेल को हटा दें । यदि किसी ईमेल को उत्तर देने के लिए दो मिनट या उससे कम समय की आवश्यकता होती है, तो पहले उसका उत्तर दें। 

यदि किसी ईमेल को उत्तर देने के लिए अधिक समय की आवश्यकता होगी, तो उसे विशेष रूप से निर्दिष्ट फ़ोल्डर में ले जाएँ।

इनबॉक्स शून्य तक पहुंचने के लिए जीमेल का उपयोग करना

जीमेल^(Gmail) दुनिया में सबसे ज्यादा इस्तेमाल किया जाने वाला ईमेल क्लाइंट है, लेकिन ज्यादातर लोगों को यह नहीं पता कि प्लेटफॉर्म वास्तव में कितना बहुमुखी है। जीमेल^(Gmail) उपकरणों और अनुकूलन योग्य विकल्पों से भरा हुआ^{(chock-full of tools)} है जो आपको इसकी उपस्थिति पर जबरदस्त नियंत्रण प्रदान करते हैं। जब आप इन उपकरणों का लाभ उठाते हैं तो  इनबॉक्स ज़ीरो अधिक प्राप्त करने योग्य हो जाता है।^{(Inbox Zero)}

विशेष सितारों का प्रयोग करें

स्टार^(Star) आइकन पर क्लिक करके किसी ईमेल को "स्टार" करने की क्षमता के बारे में हर कोई जानता है -लेकिन क्या आप जानते हैं कि 12 अलग-अलग सितारे हैं जिनका उपयोग किया जा सकता है? Settings > See All Settings > Generalक्लिक करें^(Click) और तब तक स्क्रॉल करें जब तक कि आप स्टार्स^(Stars) सबसेक्शन न देख लें। 

सितारों के अलग-अलग रंग होते हैं, लेकिन विस्मयादिबोधक चिह्न, एक तेज़-आगे तीर, एक चेक मार्क, एक प्रश्न चिह्न, और एक निचला-केस i जैसे चिह्न भी होते हैं। डिफ़ॉल्ट रूप से, केवल मुख्य तारा सक्रिय होता है, लेकिन आप किसी भी आइकन को सक्रिय करने के लिए उसे क्लिक करके उपयोग में^{(In use)} अनुभाग में खींच सकते हैं। 

जीमेल^(Gmail) में केवल एक ही प्रतीक दिखाई देगा । आपके द्वारा चुने गए सभी अलग-अलग सितारों के माध्यम से साइकिल चलाने के लिए इसे कई बार क्लिक करें । ^(Click)कम से कम चार प्रतीक चुनें: मानक तारा, लाल तारा, निचला-केस i, और हरा-चेक। 

एकाधिक इनबॉक्स और फ़िल्टर सेट करें^{(Set Up Multiple Inboxes and Filters)}

आप पहले से ही जीमेल^(Gmail) में उपलब्ध कई टैब से परिचित हो सकते हैं : प्रचार, व्यक्तिगत^(Personal) , सामाजिक , आदि। ^(Social)Settings > Inbox पर नेविगेट करें और इनबॉक्स प्रकार के^{(Inbox type,)} बगल में, ड्रॉप-डाउन बॉक्स पर क्लिक करें और एकाधिक इनबॉक्स चुनें।^{(Multiple inboxes.)}

एक नया अनुभाग प्रकट होता है जिसे एकाधिक इनबॉक्स अनुभाग कहा जाता है। ^{(Multiple inbox sections.)}आप अपने मुख्य इनबॉक्स के साथ देखने के लिए अधिकतम पांच कस्टम अनुभागों को नाम दे सकते हैं, हालांकि दो डिफ़ॉल्ट रूप से भरे जाते हैं। एक अनुभाग तारांकित^(Starred) ईमेल के लिए है, जबकि दूसरा ड्राफ़्ट के लिए है। इन अनुभागों को उनकी खोज क्वेरी द्वारा निर्दिष्ट किया जाता है, इसलिए आपको यह जानने की आवश्यकता होगी कि प्रत्येक विशेष सितारे को उनके लिए अलग अनुभाग निर्धारित करने के लिए क्या कहा जाता है।

ये हैं हर सितारे के नाम:

• पीला सितारा
• लाल सितारा
• नारंगी-तारा
• हरे-सितारा होटल
• ब्लू स्टार
• बैंगनी-तारा
• पीला-धमाका (विस्मयादिबोधक चिह्न)
• लाल धमाके
• बैंगनी-प्रश्न
• ऑरेंज-गिलमेट^{(Orange-guillemet)} (फास्ट फॉरवर्ड सिंबल)
• हरा-चेक
• ब्लू-इन्फो (लोअर-केस i)

खोज क्वेरी फ़ील्ड विभिन्न ऑपरेटरों को पहचानती है, इसलिए आप एक ही अनुभाग में एकाधिक सितारों को शामिल करने के लिए OR/ANDखोज क्वेरी^{(Search query)} फ़ील्ड के पास अनुभाग नाम^{(Section name)} फ़ील्ड है। वह विशिष्ट नाम दर्ज करें जिसे आप चाहते हैं कि फ़ील्ड को यहां बुलाया जाए।

इनबॉक्स शून्य^{(Inbox Zero)} प्राप्त करने के लिए , कुछ विशिष्ट अनुभागों को सेट करना सबसे अच्छा है:

• कार्रवाई / उत्तर की आवश्यकता है
• तत्काल उत्तर की आवश्यकता है
• उत्तर की प्रतीक्षा
• प्रत्यायोजित

आप अपनी आवश्यकताओं के अनुसार पाँचवाँ खंड स्थापित करना चुन सकते हैं, लेकिन ये चार सबसे बुनियादी कार्यों को संभालेंगे। 

इनबॉक्स शून्य तक पहुंचना^{(Reaching Inbox Zero)}

अब जब आपने अपनी जीमेल^(Gmail) सेटिंग्स बदल दी हैं, तो सब कुछ काम करने का समय आ गया है। सबसे पहले^(First) , अपने फ़िल्टर सेट करें। निम्नलिखित दर्ज करें:

जब आप एक ईमेल प्राप्त करते हैं, तो आपको सबसे पहले यह तय करना चाहिए कि क्या इसके लिए प्रतिक्रिया की आवश्यकता है या यदि आपको इसे हटा देना चाहिए। अगर ईमेल स्पैम है या प्रतिक्रिया की गारंटी नहीं देता है, तो इसे तुरंत हटा दें या इसे संग्रहीत करें। 

यदि ईमेल को प्रतिक्रिया की आवश्यकता है और इसमें दो मिनट से कम समय लगेगा, तो इसका उत्तर दें। यदि आपको दो मिनट से अधिक समय चाहिए, तो एक बार स्टार^(Star) आइकन पर क्लिक करें। यदि ईमेल अत्यावश्यक है और आपके द्वारा प्रतिसाद देने वाली अगली चीज़ होनी चाहिए, तो इसे लाल तारे^{(Red Star)} से चिह्नित करने के लिए आइकन पर दो बार क्लिक करें । 

एक बार जब आप किसी ईमेल का जवाब देते हैं, यदि आप किसी उत्तर की प्रतीक्षा कर रहे हैं, तो इसे "उत्तर की प्रतीक्षा" के रूप में नामित करने के लिए तीन बार स्टार आइकन पर क्लिक करें। ^(Star)यदि आपको कोई ऐसा ईमेल प्राप्त होता है जिसे किसी और द्वारा बेहतर ढंग से संभाला जाता है, तो उसे उपयुक्त व्यक्ति को अग्रेषित करें और इसे "प्रतिनिधि" के रूप में चिह्नित करने के लिए चार बार  स्टार आइकन पर क्लिक करें।^(Star)

चुनें कि आप अपने ईमेल का जवाब कब देना चाहते हैं और केवल उस समय के भीतर काम करने पर ध्यान केंद्रित करें। ईमेल को संभालने के लिए खुद को समय सीमा और निर्धारित अवधि देकर, आप अपने इनबॉक्स में खर्च होने वाले समय को कम करते हैं ताकि आप अधिक महत्वपूर्ण कार्यों पर ध्यान केंद्रित कर सकें। यदि आप घंटे की शुरुआत में इससे निपटना चुनते हैं, तो पहले किसी भी जरूरी ईमेल का जवाब देने पर ध्यान दें, फिर बाकी को वहीं से हैंडल करें। 

इन विधियों को व्यवहार में लाकर, आप शीघ्र ही अपने इनबॉक्स पर पूर्ण नियंत्रण प्राप्त कर सकते हैं। यदि यह पहले से ही गड़बड़ है, तो आपके पास पहले से मौजूद ईमेल को छाँटने के लिए दिन में आधा घंटा अलग रखें और निर्धारित करें कि वे महत्वपूर्ण हैं या नहीं। जिन्हें इसकी आवश्यकता है उन्हें जवाब दें, जिन्हें नहीं है उन्हें हटा दें। 

इसमें थोड़ा समय लग सकता है, लेकिन फ़िल्टर^{(but filters)} , निर्दिष्ट इनबॉक्स और अन्य टूल आपको इनबॉक्स ज़ीरो तक पहुंचने में मदद करेंगे-और^{(Inbox Zero–and)} आप पाएंगे कि कौन सी तकनीकें आपको वहां रहने में सबसे अच्छी मदद करती हैं। 

How to Get to Inbox Zero in Gmail

Have you ever missed an important email because your inbox waѕ full of previous, υnanswered meѕsages? Most рeople have experienced this and almost everyone knows the distraction of fifty unread emailѕ that dеmand your attention as soon as you open your inbox in the morning. 

According to studies, workers spend as much as 28 percent of their week reading and answering emails. That’s more than a quarter of your entire time at work. How much more could you accomplish if you didn’t have to handle a constant barrage of emails? 

What Is Inbox Zero?

Inbox Zero is a concept developed by Merlin Mann, an expert on productivity. Although most people interpret the “zero” in the name to refer to the number of emails a person has, it originally referenced how much time people spend thinking about email. If you have zero emails, you spend almost zero time thinking about them.

This article will walk you through how to keep the number of unread emails in your inbox to an absolute minimum using tools available to you within Gmail, as well as practices you can apply to your workday that will help you tame the swarm of emails you receive throughout the day. 

Email Management Basics

The first step to improving your email productivity is to close your inbox. It might sound counterintuitive, but it is better to give yourself set periods of time to read and respond to emails than to address them as they arrive. Research has shown that deadlines, self-imposed or not, improve efficiency and reduce the time spent on a project.

Set aside five minutes at the start of each hour, or maybe twenty minutes at the start and end of the day, to answer emails. Delete any emails that are clearly spam. If an email requires two minutes or less to answer, respond to it first. 

If an email will require more time to answer, move it to a specially-designated folder.

Using Gmail to Reach Inbox Zero

Gmail is the most-used email client in the world, but most people don’t realize just how versatile the platform actually is. Gmail is chock-full of tools and customizable options that give you a tremendous amount of control over its appearance. Inbox Zero becomes much more achievable when you take advantage of these tools. 

Use Special Stars

Everyone knows about the ability to “star” an email by clicking the Star icon–but did you know there are 12 different stars that can be used? Click Settings > See All Settings > General and then scroll until you see the Stars subsection. 

There are different colors of stars, but there are also icons like an exclamation mark, a fast-forward arrow, a check mark, a question mark, and a lower-case i. By default, only the main star is active, but you can click and drag any of the icons to the In use section to activate them. 

Only a single symbol will appear in Gmail. Click it multiple times to cycle through all of the different stars you have selected. Choose at least four symbols: the standard star, the red star, the lower-case i, and the green-check. 

Set Up Multiple Inboxes and Filters

You might already be familiar with several of the tabs available to you in Gmail: Promotions, Personal, Social, etc. Navigate to Settings > Inbox and beside Inbox type, click the drop-down box and select Multiple inboxes.

A new section appears called Multiple inbox sections. You can name up to five custom sections to view alongside your main inbox, although two are filled in by default. One section is for Starred emails, while the other is for drafts. These sections are designated by their search queries, so you will need to learn what each of the special stars is called in order to set aside sections for them.

These are the names of each star:

• Yellow-star
• Red-star
• Orange-star
• Green-star
• Blue-star
• Purple-star
• Yellow-bang (exclamation mark)
• Red-bang
• Purple-question
• Orange-guillemet (fast forward symbol)
• Green-check
• Blue-info (lower-case i)

The search query field recognizes different operators, so you can use OR/AND commands to include multiple stars within the same section. Beside the Search query field is the Section name field. Enter the specific name you want the field to be called here.

To achieve Inbox Zero, it’s best to set up a few specific sections:

• Needs Action/Reply
• Needs Urgent Reply
• Awaiting Reply
• Delegated

You can choose to set up a fifth section according to your needs, but these four will handle the most basic tasks. 

Reaching Inbox Zero

Now that you have changed your Gmail settings, it’s time to put everything into action. First, set your filters. Enter the following:

When you receive an email, the first thing you should do is decide whether it requires a response or if you should delete it. If the email is spam or just doesn’t warrant a response, immediately delete it or archive it. 

If the email requires a response and will take less than two minutes, answer it. If you need more than two minutes, click the Star icon once. If the email is urgent and should be the next thing you respond to, click the icon twice to mark it with a Red Star. 

Once you respond to an email, if you are waiting on a reply, click the Star icon three times to designate it as “Awaiting Reply.” If you receive an email that is better handled by someone else, forward it to the appropriate person and click the Star icon four times to mark it as “Delegated.” 

Choose when you want to respond to your email and focus on working only within those times. By giving yourself deadlines and set periods to handle email, you reduce the amount of time you spend in your inbox so that you can focus on more important tasks. If you choose to deal with it at the start of the hour, focus on responding to any urgent emails first, then handle the rest from there. 

By putting these methods into practice, you can soon attain total control of your inbox. If it is already a mess, set aside half an hour a day to sort through the emails that you already have and determine whether they are important or not. Respond to those that need it, delete those that don’t. 

It might take a bit of time, but filters, designated inboxes, and other tools will help you reach Inbox Zero–and you’ll find what techniques best help you stay there. 

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