यदि आपके पास एक सक्रिय ईमेल खाता है, तो सबसे अधिक संभावना है कि आप अपने इनबॉक्स में आपका ध्यान आकर्षित करने वाले लोगों से सैकड़ों संदेश प्राप्त करते हैं। नतीजतन, प्रत्येक नए ईमेल के माध्यम से महत्वपूर्ण लोगों को चुनना एक कठिन काम बन जाता है।

सौभाग्य से, यदि आप जीमेल^(Gmail) का उपयोग करते हैं, तो आपके पास अपने इनबॉक्स और अन्य फ़ोल्डरों को और अधिक प्रबंधनीय बनाने और संदेशों को खोजने पर आपको अधिक नियंत्रण देने के लिए दर्जनों सुविधाएं और तरीके हैं।^{(dozens of features)}

आप Gmail^(Gmail) को प्रेषक, आकार, प्राप्तकर्ता, विषय, लेबल, अटैचमेंट, चैट, संदेशों के मुख्य भाग और दिनांक के आधार पर क्रमित कर सकते हैं ।

इस मार्गदर्शिका में, हम आपको यह दिखाने जा रहे हैं कि प्रेषक^(Sender) , लेबल^(Label) या विषय फ़िल्टर का उपयोग करके आपके संदेशों को क्रमित करके अपने ^{(sorting your messages)}Gmail ऐप को कैसे व्यवस्थित, खोज और स्वचालित किया जाए।

प्रेषक द्वारा जीमेल संदेशों को कैसे क्रमबद्ध करें^{(How To Sort Gmail Messages By Sender)}

अपने जीमेल^(Gmail) इनबॉक्स को व्यवस्थित और साफ करने का पहला कदम सैकड़ों प्रचार ईमेल से छुटकारा पाना है, जो आपके भंडारण स्थान का 90 प्रतिशत से अधिक हिस्सा लेते हैं। वे आपके व्यक्तिगत या व्यावसायिक संपर्कों के वैध ईमेल के साथ मिल जाते हैं, जिनमें से अधिकांश महत्वपूर्ण हो सकते हैं, और ट्रैश बिन के लिए नहीं होते हैं।

यदि आपने अपने इनबॉक्स से प्रत्येक प्रचार संदेश को चुनने का प्रयास किया है, तो हो सकता है कि संदेशों की आमद के कारण आपके पास पर्याप्त ताकत न बची हो, और आप शायद इस प्रक्रिया में कुछ महत्वपूर्ण संदेशों को हटा देंगे।

प्रेषक^(Sender) द्वारा जीमेल^(Gmail) को क्रमबद्ध करने से आपको विशिष्ट प्रेषकों के ईमेल को एक साथ समूहित करने में मदद मिलेगी, और महत्वपूर्ण और वैध ईमेल को छोड़कर जो आपके इनबॉक्स में रहने चाहिए उन्हें एक बार में हटा दें।

यह किसी विशेष प्रेषक से विशिष्ट ईमेल की खोज करते समय और आपके संपर्कों को ईमेल अग्रेषित करते समय समय बचाने में भी आपकी सहायता करता है। संक्षेप में, आपका अपने इनबॉक्स पर अधिक नियंत्रण है, और आप हर दिन अधिक संगठित और उत्पादक रह सकते हैं।

ऐसी कई तरकीबें हैं जिनका उपयोग आप प्रेषक द्वारा जीमेल^(Gmail) को छाँटने के लिए कर सकते हैं और अपनी संपर्क सूची में प्रत्येक व्यक्ति के सभी ईमेल देख सकते हैं। हम आपको नीचे ऐसा करने के विभिन्न तरीकों के बारे में बताएंगे।

विधि 1: किसी विशेष प्रेषक द्वारा क्रमबद्ध करना^{(Method 1: Sorting By a Particular Sender)}

1. जीमेल^(Gmail) खोलें और अपने इनबॉक्स में जाएं। अपनी संपर्क सूची के महत्वपूर्ण प्रेषकों में से एक ईमेल चुनें और उस पर राइट-क्लिक करें।^(Pick)

2. नए मेनू में, से ^(from)ईमेल ढूंढें^{(Find emails)} क्लिक करें .

3. उस विशेष प्रेषक से आपको पहले से प्राप्त सभी ईमेल की एक सूची दिखाई देगी, जिसमें प्रेषक का पूरा संपर्क विवरण शामिल है। इस तरह, आप उन्हें तुरंत संदेश भेज सकते हैं या वीडियो कॉल भी शुरू कर सकते हैं।

4. यदि आपको अपने इनबॉक्स में व्यक्ति का नाम दिखाई नहीं देता है, तो खोज बॉक्स में उसका नाम लिखकर त्वरित खोज करें, और फिर खोज परिणामों से किसी भी संदेश पर राइट-क्लिक करें, और से ईमेल ढूंढें^{(Find emails from)} चुनें ।

5. आप खोज बॉक्स के आगे नीचे की ओर स्थित तीर पर क्लिक करके एकाधिक खोज मानदंड का उपयोग कर सकते हैं। इसके बाद, ईमेल पते को "प्रेषक"^(“From”) फ़ील्ड में पेस्ट करें , या उस प्रेषक के नाम के साथ अधिक विशिष्ट खोज के लिए "शब्द हैं"^{(“Has the words”)} फ़ील्ड का उपयोग करें जिसे आप ढूंढ रहे हैं।

6. जब आपका काम हो जाए तो उस विशेष प्रेषक से ईमेल प्राप्त करने के लिए खोज बटन पर क्लिक करें।^{( search)}

नोट: आप फ़िल्टर ^{(Note: )}बनाएं^(Create) पर क्लिक करके अपनी खोजों के लिए फ़िल्टर बना सकते हैं , और अगली बार मानदंड से मेल खाने वाले ईमेल प्राप्त होने पर स्वचालित रूप से कुछ कार्रवाइयां लागू कर सकते हैं।

विधि 2: किसी भी प्रेषक से जीमेल ईमेल को सॉर्ट करें^{(Method 2: Sort Gmail Emails From Any Sender)}

1. Google खोज बार पर जाएं और संदेशों का पता लगाने के विकल्पों को प्रदर्शित करने के लिए अपने दाईं ओर नीचे की ओर स्थित छोटे तीर पर क्लिक करें।

2. अपने ईमेल खोजने के लिए पैरामीटर निर्दिष्ट करें जिसमें विशिष्ट शब्द शामिल या बहिष्कृत हों। यह तब काम आता है जब आप बातचीत के केवल एक हिस्से को याद कर सकते हैं, क्योंकि यह केवल विषयों में ही नहीं, बल्कि पूरे ईमेल को ढूंढता है।

नोट:^{(Note: )} यदि आप चाहें, तो आप केवल अटैचमेंट वाले संदेशों को शामिल करने के लिए खोज परिणामों को फ़िल्टर कर सकते हैं। अन्य विकल्प भी हैं जैसे दिनांक के भीतर^{(Date within)} जो खोज परिणामों को विशिष्ट तिथियों या समय सीमा तक सीमित करता है।

3. एक बार जब आप अपने इच्छित प्रेषक को ढूंढ लेते हैं, तो संदेशों की सूची को पॉप्युलेट करने के लिए ईमेल खोजें पर क्लिक करें।^{(Find emails from)}

विधि 3: वाइल्डकार्ड कार्यक्षमता का उपयोग करके जीमेल ईमेल को सॉर्ट करें^{(Method 3: Sort Gmail Emails Using The Wildcard Functionality)}

यह विधि तब मदद करती है जब आपको ईमेल संग्रहण स्थान खाली करने और अपने इनबॉक्स में सैकड़ों संदेशों से आवश्यक ईमेल पुनर्प्राप्त करने की आवश्यकता होती है।

यदि आपके पास पूर्व सहयोगियों (उसी डोमेन नाम के साथ) के ईमेल हैं जिन्हें आप उसी समय प्रदर्शित करना चाहते हैं तो वाइल्डकार्ड कार्यक्षमता का उपयोग करें। यह एक तारांकन चिह्न (*) द्वारा दर्शाया जाता है, जो एक ही जानकारी के साथ कई रिकॉर्ड ढूंढता है।

1. अपना जीमेल^(Gmail) अकाउंट खोलें । सर्च बार में, कंपनी के डोमेन नाम के बाद तारांकन (*) टाइप करें, उदाहरण के लिए, *@helpdeskgeek.com ।

2. आप ईमेल पते के किसी अन्य भाग को वाइल्डकार्ड से भी बदल सकते हैं, उदाहरण के लिए, elsie@*.com, elsie@helpdeskgeek.* , या e.*@helpdeskgeek.com । इनमें से कोई भी काम करेगा।

जीमेल सेवाओं के ^(Gmail)Google परिवार का हिस्सा है , लेकिन खोज इंजन के विपरीत जहां आप खोज परिणामों को कोष्ठक या उद्धरण चिह्नों का उपयोग करके विशिष्ट शब्दों या वाक्यांशों तक सीमित कर सकते हैं, आप जीमेल^(Gmail) में ऐसा नहीं कर सकते । इसके बजाय, यदि आप इन्हें अंतर्निहित खोज सुविधा में उपयोग करने का प्रयास करते हैं, तो यह अचूक मिलान लौटाएगा।

हालांकि, आप कई स्वतंत्र कीवर्ड वाले ईमेल खोजने के लिए कोष्ठक का उपयोग कर सकते हैं, उदाहरण के लिए ( क्रिसमस पार्टी^{(Christmas party)} )। यह प्रत्येक ईमेल को पुनः प्राप्त करेगा जिसमें विषय पंक्ति में प्रत्येक कीवर्ड शामिल है, जबकि टाइपिंग ( क्रिसमस या पार्टी^{(Christmas OR party)} ) विषय पंक्ति में किसी भी कीवर्ड के साथ सभी ईमेल लाएगा।

जीमेल मोबाइल ऐप का उपयोग करके प्रेषक द्वारा जीमेल को छाँटना^{(Sorting Gmail By Sender Using The Gmail Mobile App)}

अपने Android या Ios डिवाइस पर, आप नीचे दिए गए चरणों का उपयोग करके अपने ईमेल को प्रेषक द्वारा Gmail में क्रमित कर सकते हैं।

1. जीमेल ऐप^{(Gmail app)} खोलें , अगर आपने पहले से साइन इन नहीं किया है, और फिर सबसे ऊपर सर्च बार पर टैप करें।

2. आप जिस प्रेषक को खोज रहे हैं उसका ईमेल पता टाइप करें और खोज^{(Search )} आइकन (ऑन-स्क्रीन कीबोर्ड पर छोटा आवर्धक ग्लास आइकन) पर क्लिक करें।

नोट:^(Note:) मोबाइल ऐप आपको अपने परिणामों को और अधिक फ़िल्टर करने के लिए अतिरिक्त खोज मानदंड का उपयोग करने की अनुमति नहीं देता है। इस मामले में, आप डेस्कटॉप ऐप का उपयोग कर सकते हैं और पहली विधि लागू कर सकते हैं।

जीमेल को लेबल के आधार पर कैसे छाँटें^{(How To Sort Gmail By Label)}

जीमेल^(Gmail) में , लेबल रंग-कोडित, टेक्स्ट-आधारित पहचानकर्ता होते हैं जो आपको तेजी से वांछित ईमेल खोजने में मदद करते हैं। साइडबार पर, आपको इनबॉक्स^(Inbox) , ड्राफ्ट^(Drafts) , ट्रैश^(Trash) , स्पैम^(Spam) और अन्य जैसे आइटम दिखाई देंगे, जो आपके लिए पहले से ही सेट हैं, और टैग या फ़ोल्डर की तरह व्यवहार करते हैं।

आप Gmail^(Gmail) में विशिष्ट लेबल वाले संदेशों को ढूंढ सकते हैं और नीचे बताए अनुसार अपने इनबॉक्स को क्रमित करने के लिए उनका उपयोग कर सकते हैं।

1. अपने इनबॉक्स में किसी ईमेल संदेश को खोलने के लिए उसे चुनें। आपको संदेश के ठीक ऊपर कई आइकन दिखाई देंगे, और लेबल की सूची दिखाने के लिए टैग जैसा दिखने वाला आइकन चुनें.

2. नया लेबल बनाने के लिए नया बनाएं पर क्लिक करें।^{(Create New)}

3. नए लेबल का नाम दर्ज करें, और नीले बनाएँ^(Create) बटन पर क्लिक करें।

आप शीर्ष पर स्थित लेबल आइकन पर क्लिक करने से पहले उनके चेकबॉक्स का चयन करके एक से अधिक ईमेल को एक साथ लेबल भी कर सकते हैं, और फिर उन्हें सूची से इच्छित लेबल के अनुसार क्रमित कर सकते हैं।

अब जब आप अपने ईमेल संदेशों पर लेबल लागू करना जानते हैं, तो आप अपने ईमेल को लेबल के अनुसार क्रमित कर सकते हैं। ईमेल संदेश में या साइडबार से लेबल टैग पर क्लिक करें^(Click) और आप सभी ईमेल एक विशिष्ट लेबल में देखेंगे।

स्मार्ट लेबल का उपयोग करके ईमेल को छाँटना^{(Sorting Emails Using Smart Labels)}

स्मार्ट लेबल^{(Smart Labels)} आपके ईमेल को पांच अलग-अलग श्रेणियों में व्यवस्थित करते हैं: प्राथमिक^(Primary) , सामाजिक^(Social) , प्रचार^(Promotions) , अपडेट^(Updates) और फ़ोरम^(Forums) ।

यह आपके इनबॉक्स को एक बार में दिखाने के बजाय न्यूज़लेटर्स, सूचनाओं, प्रचारों और अन्य सभी ईमेल को एक साथ दिखाने के बजाय आपके इनबॉक्स को साफ और अव्यवस्थित रखने में मदद करता है। Gmail आपके लिए इसे स्वचालित रूप से सॉर्ट करता है, इसलिए आपको प्रत्येक प्रेषक के लिए किसी नियम को संशोधित करने या इसे स्वयं सेट^{(set it up yourself)} करने की आवश्यकता नहीं है .

1. जीमेल में स्मार्ट लेबल^{(Smart Labels )} टैब को कॉन्फ़िगर करने के लिए , नेविगेशन बार से सेटिंग्स पर क्लिक करें।^(Settings)

2. इनबॉक्स कॉन्फ़िगर^{(Configure Inbox)} करें क्लिक करें .

3. उन संदेश श्रेणियों को^{(message categories)} चुनें जिन्हें आप इनबॉक्स टैब के रूप में प्रदर्शित करना चाहते हैं।

4. परिवर्तनों को प्रभावी करने के लिए सहेजें पर क्लिक करें।^(Save)

आप तारांकित प्रेषकों के संदेशों को अपने इनबॉक्स के प्राथमिक^(Primary) टैब पर दिखाने की अनुमति भी दे सकते हैं, भले ही वे अन्य टैब पर जाते हों। उदाहरण के लिए, यदि आपको कोई प्रचार संदेश मिलता है, तो आप उसे तारांकित कर सकते हैं और यह आपके प्राथमिक^(Primary) इनबॉक्स में दिखाई देगा। 

इस तरह, आप अपने महत्वपूर्ण संदेशों का पता लगा सकते हैं और बाद में आसानी से उनका अनुसरण कर सकते हैं।

विषय के आधार पर जीमेल को कैसे छाँटें^{(How To Sort Gmail By Subject)}

1. यदि आप प्रेषक या लेबल के बजाय विषय के आधार पर अपने ईमेल को सॉर्ट करना पसंद करते हैं, तो आप कुछ प्रासंगिक शब्दों को शब्द^{(Has the words)} फ़ील्ड में टाइप करके आसानी से ऐसा कर सकते हैं।

2. शब्दों को अल्पविराम से अलग करें, और फिर नीचे खोज^(Search) विकल्प पर जाएं। डिफ़ॉल्ट रूप से, यह विकल्प सभी संदेशों को खोजने के लिए सेट है, लेकिन आप इसे केवल किसी विशेष लेबल या इनबॉक्स में फ़िल्टर किए गए ईमेल खोजने के लिए बदल सकते हैं।

यह तरीका उन आइटम्स पर लागू होता है जो स्पैम^(Spam) या ट्रैश^(Trash) फ़ोल्डर में गए थे।

निष्कर्ष^(Conclusion)

जीमेल के स्वचालित सॉर्टिंग टूल आपके लिए आपके ईमेल को सॉर्ट कर सकते हैं, लेकिन, यदि आप अधिक व्यावहारिक होना चाहते हैं, तो आप इस गाइड की युक्तियों को अपनी दिनचर्या का हिस्सा बना सकते हैं। आप न केवल समय की बचत करेंगे बल्कि संगठित और उत्पादक भी रहेंगे। 

How To Sort Gmail By Sender, Subject, Or Label

If you hаve an actiνe email account, you most likely receive hundreds of mesѕages from people vying fоr уour attention іn your inbox. Consequently, sifting through each new еmail to pick out the important ones becomes a daunting task.

Fortunately, if you use Gmail, you have dozens of features and ways to sort, customize, and arrange your inbox and other folders to make it more manageable and give you more control over finding messages.

You can sort Gmail by sender, size, recipient, subject, label, attachments, chats, body of messages, and date.

In this guide, we’re going to show you how to organize, search, and automate your Gmail app by sorting your messages using the Sender, Label or Subject filters.

How To Sort Gmail Messages By Sender

The first step to organizing and cleaning up your Gmail inbox is by getting rid of the hundreds of promotional emails, which take up more than 90 percent of your storage space. They get mixed up with legitimate emails from your personal or business contacts, most of which may be important, and aren’t meant for the trash bin.

If you’ve tried to pick out each promotional message from your inbox, you may not have enough strength left because of the influx of messages, and you’d probably end up deleting a few important ones in the process.

Sorting Gmail by Sender will help you group emails from specific senders together, and delete them in one go while sparing the important and legitimate emails that should remain in your inbox.

It also helps you save time when searching for a specific email from a particular sender, and forwarding emails to your contacts. In short, you have more control over your inbox, and you can stay more organized and productive every day.

There are several tricks you can use to sort Gmail by sender and see all emails from every person in your contact list. We’ll walk you through different methods of doing this below.

Method 1: Sorting By a Particular Sender

1. Open Gmail and go to your inbox. Pick an email from one of the important senders on your contact list and right-click on it.

2. In the new menu, click Find emails from.

3. A list of all the emails you’ve received from that particular sender from way back will appear, including the sender’s full contact details. This way, you can quickly send them a message or even initiate a video call.

4. If you don’t see the person’s name in your inbox, do a quick search by typing his or her name in the search box, and then right-click any messages from the search results, and select Find emails from.

5. You can use multiple search criteria by clicking the downward-facing arrow next to the search box. Next, paste the email address into the “From” field, or using the “Has the words” field for a more specific search with the name of the sender you’re looking for.

6. Click the search button when you’re done to get the email from that particular sender.

Note: You can create filters for your searches, by clicking Create filter, and automatically apply certain actions the next time you get emails that match the criteria.

Method 2: Sort Gmail Emails From Any Sender

1. Go to the Google search bar and click on the small downward-facing arrow on your right to display the options for locating messages.

2. Specify the parameters to find your emails that include or exclude specific words. It comes in handy when you can remember only a portion of the conversation, as it finds the emails in whole, not just in subjects.

Note: If you want, you can filter the search results to include only messages with attachments. There are other options like Date within that limit the search results to specific dates or time frames.

3. Once you find the sender you want, click Find emails from to populate the list of messages.

Method 3: Sort Gmail Emails Using The Wildcard Functionality

This method helps when you need to free up email storage space and retrieve the emails you need from the hundreds of messages in your inbox.

If you have emails from former colleagues (with the same domain name) that you’d like displayed at the same time use the wildcard functionality. This is represented by an asterisk character (*), which finds multiple records with the same information.

1. Open your Gmail account. In the search bar, type an asterisk (*) followed by the company’s domain name, for example, *@helpdeskgeek.com.

2. You can also replace any other part of the email address with the wildcard, for example, elsie@*.com, elsie@helpdeskgeek.*, or e.*@helpdeskgeek.com. Any of these will work.

Gmail is part of the Google family of services, but unlike the search engine where you can limit the search results to specific words or phrases using parentheses or quotation marks, you can’t do the same in Gmail. Instead, it will return inexact matches if you try to use these in the built-in search feature.

However, you can use parentheses to search for emails with multiple independent keywords, for example (Christmas party). It’ll retrieve every email that contains each of the keywords in the subject line, while typing (Christmas OR party) will bring up all emails with either of the keywords in the subject line.

Sorting Gmail By Sender Using The Gmail Mobile App

On your Android or Ios device, you can sort your emails in Gmail by sender using the steps below.

1. Open the Gmail app, sign in if you haven’t already, and then tap on the search bar at the top.

2. Type the email address of the sender you’re looking for and click the Search icon (small magnifying glass icon on the on-screen keyboard).

Note: The mobile app doesn’t let you use additional search criteria to filter your results further. In this case, you can use the desktop app and apply the first method.

How To Sort Gmail By Label

In Gmail, labels are the color-coded, text-based identifiers that help you find the email you want faster. On the sidebar, you’ll see items like Inbox, Drafts, Trash, Spam and others, which are already set up for you, and behave like tags or folders.

You can look for messages with specific labels in Gmail and use them to sort your inbox as described below.

1. Select an email message in your inbox to open it. You’ll see several icons just above the message, and pick the one that looks like a tag to show a list of labels.

2. Click Create New to create a new label.

3. Enter the name of the new label, and click the blue Create button.

You can also label multiple emails simultaneously by selecting their checkboxes before clicking the label icon at the top, and then sort them by the label you want from the list.

Now that you know how to apply the labels to your email messages, you can sort your emails by labels. Click the label tag in the email message or from the sidebar and you’ll see all the emails in a specific label.

Sorting Emails Using Smart Labels

Smart Labels organize your emails into five separate categories namely: Primary, Social, Promotions, Updates, and Forums.

This helps keep your inbox clean and decluttered instead of having all emails from newsletters, notifications, promotions, and others showing up on your inbox all at once. Gmail sorts this out for you automatically, so you don’t need to modify any rule for every sender or set it up yourself.

1. To configure the Smart Labels tabs in Gmail, click Settings from the navigation bar.

2. Click Configure Inbox.

3. Choose the message categories you’d like displayed as inbox tabs.

4. Click Save for the changes to take effect.

You can also allow messages from starred senders to show on the Primary tab of your inbox, even though they go to other tabs. For example, if you get a promotional message, you can star it and it’ll appear among your Primary inbox. 

This way, you can spot your important messages and easily follow up on them later.

How To Sort Gmail By Subject

1. If you prefer to sort your emails by subject, instead of sender or labels, you can do that easily by typing some relevant words in the Has the words field.

2. Separate the words by commas, and then go to the Search option below. By default, this option is set to search all messages, but you can change it to search only emails filtered to a particular label or inbox.

This method applies to items that went into the Spam or Trash folder.

Conclusion

Gmail’s automated sorting tools can sort your emails for you, but, if you want to be more hands-on, you can make the tips in this guide part of your daily routine. You’ll not only save time but also stay organized and productive. 

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