अपने ईमेल की एक व्यक्तिगत प्रति रखना तब काम आ सकता है जब आपको बाद में उन्हें संदर्भित करने की आवश्यकता हो। उदाहरण के लिए, हो सकता है कि आप अपने अगले कार्य के लिए नमूनों का दस्तावेजीकरण करना चाहें, जिन परियोजनाओं पर आपने काम किया है उन्हें सहेजना या आपको प्राप्त प्रतिक्रिया को बनाए रखना।

ऐसे कई तरीके हैं जिनका उपयोग आप अपने कार्य ईमेल का बैकअप लेने के^{(back up your work emails)} लिए कर सकते हैं । उनमें से एक इसे पीडीएफ^(PDF) के रूप में सहेजना है । यदि यह एक कार्य ईमेल है, तो किसी भी कानूनी प्रभाव से बचने के लिए आपको अपने ईमेल का संग्रह बनाने से पहले अपने पर्यवेक्षक या आईटी विभाग से जांच करनी होगी। 

आपका कारण जो भी हो, हम आपको कुछ आसान चरणों में एक ईमेल को PDF के रूप में सहेजने का तरीका दिखाएंगे।^(PDF)

ईमेल को पीडीएफ फाइल के रूप में कैसे सेव करें^{(How to Save an Email as a PDF File)} 

यह मार्गदर्शिका बताएगी कि जीमेल^(Gmail) , आउटलुक^(Outlook) या मैक के लिए ^(Mac)मेल^(Mail) ऐप पर ईमेल को पीडीएफ^(PDFs) के रूप में कैसे सहेजा जाए ।

आउटलुक (विंडोज)^{(Outlook (Windows))}

आप इन चरणों का उपयोग करके एक ईमेल को आउटलुक^(Outlook) से अपने कंप्यूटर या फोन पर पीडीएफ के रूप में सहेज सकते हैं।^(PDF)

1. वह ईमेल संदेश खोलें जिसे आप PDF फ़ाइल के रूप में सहेजना चाहते हैं और फिर फ़ाइल^(File) > प्रिंट^(Print) चुनें । 

1. प्रिंटर^(Printer) अनुभाग  के अंतर्गत ड्रॉप-डाउन मेनू में Microsoft Print to PDF चुनें ।

1. अगला, प्रिंट^(Print) चुनें । 

1. उस फोल्डर पर जाएं जिसे आप पीडीएफ^(PDF) फाइल को सेव प्रिंट आउटपुट अस^{(Save Print Output As)} बॉक्स में सेव करना चाहते हैं।

1. आप फ़ाइल नाम^{(File Name)} फ़ील्ड में फ़ाइल का नाम बदल सकते हैं और फिर परिवर्तनों को प्रभावी करने के लिए  सहेजें का चयन कर सकते हैं।^(Save)

आउटलुक^(Outlook) के पिछले संस्करणों (2010 या इससे पहले) में, आपको ईमेल संदेश को एक HTML फ़ाइल के रूप में सहेजना होगा और फिर इसे एक पीडीएफ^(PDF) फाइल में बदलना होगा। 

1. ईमेल संदेश विंडो में  फ़ाइल^(File) > इस रूप में सहेजें^{(Save As)} चुनें ।

1. इस रूप में सहेजें^{(Save As)} बॉक्स में जाएं और उस फ़ोल्डर को ढूंढें जहां आप पीडीएफ^(PDF) फाइल को सहेजना चाहते हैं। फ़ाइल नाम^{(File Name)} फ़ील्ड में PDF फ़ाइल का नाम बदलें और प्रकार के रूप में सहेजें^{(Save as Type)} ड्रॉप-डाउन मेनू में HTML का चयन करें। 

1. सहेजें^(Save) चुनें , Word दस्तावेज़ खोलें, फ़ाइल^(File) > खोलें^(Open) चुनें, और फिर उस HTML फ़ाइल^(file) का चयन करें जिसे आपने पहले सहेजा था। 

1. फ़ाइल^(File) > इस रूप में सहेजें^{(Save As)} चुनें , वह स्थान^(location) चुनें जिसे आप फ़ाइल सहेजना चाहते हैं, और फिर इस प्रकार ^(Type)सहेजें^{(Save as)} ड्रॉप-डाउन मेनू  में PDF चुनें।^(PDF)

1. सहेजें^(Save) का चयन करें और आपके द्वारा चुने गए फ़ोल्डर में पीडीएफ^(PDF) फाइल की जांच करें।

नोट^(Note) : यदि आप आउटलुक 2007 का उपयोग कर रहे हैं, तो आपको ईमेल को ^{(Outlook 2007)}पीडीएफ^(PDF) फाइल के रूप में सहेजने का विकल्प खोजने में मुश्किल हो सकती है । इसके बजाय, आप ईमेल संदेश की प्रतिलिपि बना सकते हैं, उसे Word दस्तावेज़ में चिपका सकते हैं, और फिर दस्तावेज़ को PDF फ़ाइल के रूप में सहेज सकते हैं। संदेश में हेडर नहीं होगा, लेकिन आप इसे मैन्युअल रूप से Word दस्तावेज़ में टाइप कर सकते हैं ।

आउटलुक (मैक)^{(Outlook (Mac))}

यदि आप मैक^(Mac) पर आउटलुक का उपयोग कर रहे हैं और ^(Outlook)पीडीएफ^(PDF) फाइल के  रूप में ईमेल को सहेजना चाहते हैं तो चरण थोड़े अलग हैं ।

1. वह ईमेल संदेश खोलें जिसे आप Outlook में PDF के रूप में सहेजना चाहते हैं और फ़ाइल^(File) > प्रिंट^(Print) चुनें । 

1. इसके बाद, पीडीएफ^(PDF) ड्रॉप-डाउन मेनू में पीडीएफ के रूप में सहेजें चुनें।^{(Save as PDF)}

1. जिस PDF को आप सेव करना चाहते हैं उसके लिए  फाइल का नाम^{(file name)} दर्ज करें ।

1. कहां^(Where) के बगल में स्थित तीर का चयन करें और उस फ़ोल्डर में जाएं जिसे आप अपनी पीडीएफ^(PDF) फाइल को सहेजना चाहते हैं ।

1. अगला, सहेजें^(Save) चुनें .

मेल ऐप ^{(Mail App )}

मेल^(Mail) ऐप macOS और iOS डिवाइस यूजर्स के लिए उपलब्ध है। आप अपने Mac^(Mac) या iPhone/iPad पर मेल^(Mail) ऐप के ईमेल संदेश को PDF फ़ाइल के रूप में भी सहेज सकते हैं ।

Mac

यदि आप किसी ईमेल को पीडीएफ^(PDF) के रूप में कहीं और उपयोग करने के लिए सहेजना चाहते हैं या इसे भविष्य के संदर्भ के लिए संग्रहीत करना चाहते हैं, तो इन चरणों का उपयोग करें।

1. मेल^(Mail) ऐप खोलें और उस ईमेल वार्तालाप^{(email conversation)} का चयन करें जिसे आप पीडीएफ फाइल के रूप में सहेजना चाहते हैं।

1. ईमेल को PDF फ़ाइल के रूप में सहेजने के लिए फ़ाइल^(File) > PDF के रूप में निर्यात^{(Export as PDF)} करें चुनें ।

iOS (iPhone/iPad)

यदि आप अपने आईओएस डिवाइस पर मेल^(Mail) ऐप का उपयोग करते हैं, तो भी आप एक ईमेल को पीडीएफ^(PDF) फाइल के रूप में सहेज सकते हैं।

1. अपने iPhone/iPad पर मेल^(Mail) ऐप खोलें , उस ईमेल संदेश का चयन करें जिसे आप सहेजना चाहते हैं।
2. निचला तीर^(arrow) टैप करें .

1. इसके बाद, मेनू से प्रिंट^(Print) पर टैप करें।

1. प्रिंट दस्तावेज़ स्क्रीन दिखाई देगी। अब, आपको केंद्र से बाहर की ओर चुटकी बजाते हुए ईमेल संदेश को ज़ूम इन करना होगा।

1. जब आप ऐसा करते हैं, तो एक नई स्क्रीन दिखाई देगी जिसमें ईमेल पीडीएफ^(PDF) में परिवर्तित हो जाएगा । अब आपको बस इतना करना है कि पीडीएफ^(PDF) साझा करें^(All) । स्क्रीन के ऊपरी दाएं भाग पर  साझा^(Share) करें टैप करें।

1. इसके बाद, शेयर मेनू^{(Share Menu)} में सेव टू फाइल्स^{(Save to Files)} पर टैप करें ।

1. एक फ़ोल्डर चुनें और सहेजें^(Save) पर टैप करें . 

वैकल्पिक रूप से, आप ईमेल संदेशों को पीडीएफ^(PDF) फाइलों के  रूप में सहेजने के लिए शॉर्टकट ऐप का उपयोग कर सकते हैं।^(Shortcuts)

1. अपने iPhone/iPad पर शॉर्टकट^(Shortcuts) खोलें और Make PDF शॉर्टकट के आगे तीन बिंदुओं पर टैप करें।

1. स्क्रीन के ऊपर दाईं ओर तीन बिंदुओं^{(three dots)} पर टैप करें और फिर शो इन शेयर शीट^{(Show in Share Sheet)} विकल्प को चालू पर^(On) टॉगल करें । 

जीमेल लगीं^(Gmail)

यदि आप अपने डिफ़ॉल्ट ईमेल ऐप के रूप में जीमेल का उपयोग करते हैं, तो आप अपने ईमेल संदेश को अपने कंप्यूटर या मोबाइल डिवाइस पर ^(Gmail)पीडीएफ^(PDF) फाइल के रूप में सहेज सकते हैं।

खिड़कियाँ^(Windows)

यदि आप Windows 10 PC पर Gmail का उपयोग कर रहे हैं, तो आप कुछ त्वरित चरणों में  ईमेल संदेश को PDF फ़ाइल के रूप में सहेज सकते हैं।^(PDF)

1. ईमेल संदेश खोलें और उत्तर^(Reply) आइकन  के आगे अधिक^(More) (तीन बिंदु) चुनें।

1. अगला, प्रिंट^(Print) चुनें । 

नोट^(Note) : यदि आप एक संपूर्ण ईमेल थ्रेड प्रिंट करना चाहते हैं, तो सभी प्रिंट^(Print) करें चुनें । 

1. दिखाई देने वाले प्रिंट संवाद में, प्रिंट गंतव्य के रूप में  Microsoft Print to PDF चुनें।^{(Microsoft Print to PDF)}

नोट^(Note) : यदि आप प्रिंटिंग डायलॉग नहीं देखते हैं तो  Ctrl + P चुनें^(P)

1. प्रिंट^(Print) का चयन करें । 

Mac

जीमेल^(Gmail) में पीडीएफ^(PDF) के रूप में ईमेल को सेव करने के चरण मैक^(Mac) पर विंडोज^(Windows) से थोड़े अलग हैं ।

1. ईमेल संदेश खोलें और अधिक^(More) (तीन बिंदु)  चुनें

1. प्रिंट^(Print) का चयन करें । 

1. पीडीएफ^(PDF) ड्रॉप-डाउन मेनू का चयन करें और फिर पीडीएफ के रूप में सहेजें^{(Save as PDF)} चुनें । 

1. इसके बाद, एक फोल्डर^(folder) चुनें जहां आप अपनी पीडीएफ^(PDF) फाइल को सेव करेंगे और फिर सेव^(Save) चुनें ।

एंड्रॉयड^(Android)

यदि आपके पास एक Android उपकरण है और आप Gmail ऐप का उपयोग करते हैं, तो आप अपने फ़ोन या टेबलेट पर  एक ईमेल संदेश को PDF फ़ाइल के रूप में सहेज सकते हैं।^(PDF)

1. जीमेल^(Gmail) में ईमेल वार्तालाप खोलें और अधिक^(More) (तीन बिंदु) > प्रिंट^(Print) चुनें ।

1. इसके बाद, ऊपर दाईं ओर स्थित ड्रॉप-डाउन तीर^{(drop-down arrow)} पर टैप करें ।

1. PDF के रूप में सहेजें पर^{(Save as PDF)} टैप करें .

1. इसके बाद, पीडीएफ^(PDF) या प्रिंट आइकन पर टैप करें ।

1. अपनी पीडीएफ^(PDF) फाइल  को सेव करने के लिए लोकेशन चुनें ।

आईओएस^(iOS)

iOS के लिए Gmail^(Gmail) में , आप किसी ईमेल को PDF फ़ाइल के रूप में सहेज या प्रिंट कर सकते हैं। 

1. Gmail में ईमेल संदेश खोलें और More (तीन बिंदु) पर टैप करें ।

1. प्रिंट^(Print) टैप करें ।

1. इसके बाद, एयरप्रिंट^(AirPrint) टैप करें ।

1. अपने ईमेल संदेश को PDF^(PDF) में बदलने के लिए प्रिंटर ^(Printer) विकल्प^(Options) स्क्रीन में दिखाई देने वाले पृष्ठों के थंबनेल पर पिंच और ज़ूम इन करें ।

1. पीडीएफ पूर्वावलोकन स्क्रीन में साझा^(Share) करें टैप करें।

1. इसके बाद, अपने पीडीएफ को स्थानीय रूप से सहेजने के लिए सेव टू फाइल्स^{(Save to Files)} पर टैप करें।

उन ईमेल को भविष्य में उपयोग के लिए दस्तावेज़ के रूप में रखें^{(Keep Those Emails as Documents for Future Use)}

अपने ईमेल संदेशों को पीडीएफ^(PDF) फाइलों के रूप में सहेजना बैकअप लेने, विशिष्ट संदेशों को साझा करने या उन्हें आसानी से सुलभ बनाने का एक सुविधाजनक तरीका है। 

किसी PDF को संपादित^{(edit a PDF)} करने , PDF को Word फ़ाइल में बदलने^{(convert a PDF to a Word file)} या अपने PDF को Word दस्तावेज़ में सम्मिलित करने^{(insert your PDF into a Word document.)} के बारे में अधिक मार्गदर्शिकाएँ देखें ।

क्या^(Was) यह मार्गदर्शिका मददगार थी? एक टिप्पणी में हमारे साथ साझा करें।

How to Save an Email as a PDF File

Keepіng a personal copy of your emails can come in handy when you nеed to refer to them latеr. For example, you may wish to document samplеs for your next job, save projects you worked on, or retain feedback you receіved.

There are several methods you can use to back up your work emails. One of them is to save it as a PDF. If it’s a work email, you’ll need to check with your supervisor or IT department before making archives of your email just to avoid any legal ramifications. 

Whatever your reason, we’ll show you how to save an email as a PDF in a few easy steps.

How to Save an Email as a PDF File 

This guide will explain how to save emails as PDFs on Gmail, Outlook, or Mail app for Mac.

Outlook (Windows)

You can save an email as a PDF from Outlook to your computer or phone using these steps.

1. Open the email message you want to save as a PDF file and then select File > Print. 

1. Select Microsoft Print to PDF in the drop-down menu under the Printer section. 

1. Next, select Print. 

1. Go to the folder you want to save the PDF file in the Save Print Output As box.

1. You can rename the file in the File Name field and then select Save to effect the changes. 

In previous versions of Outlook (2010 or earlier), you need to save the email message as an HTML file and then change it to a PDF file. 

1. Select File > Save As in the email message window. 

1. Go to the Save As box and find the folder where you want to save the PDF file. Rename the PDF file in the File Name field and select HTML in the Save as Type drop-down menu. 

1. Select Save, open a Word document, select File > Open, and then select the HTML file you saved earlier. 

1. Select File > Save As, choose a location you want to save the file, and then select PDF in the Save as Type drop-down menu. 

1. Select Save and check for the PDF file in the folder you selected.

Note: If you’re using Outlook 2007, you may have a hard time finding the option to save an email as a PDF file. Instead, you can copy the email message, paste it into a Word document, and then save the document as a PDF file. The message won’t have a header, but you can type it into the Word document manually.

Outlook (Mac)

The steps are slightly different if you’re using Outlook on a Mac and want to save an email as a PDF file. 

1. Open the email message you want to save as a PDF in Outlook and select File > Print. 

1. Next, select Save as PDF in the PDF drop-down menu.

1. Enter the file name for the PDF you want to save. 

1. Select the arrow next to Where and go to the folder that you want to save your PDF file.

1. Next, select Save.

Mail App 

Mail app is available for macOS and iOS device users. You can also save an email message from the Mail app as a PDF file on your Mac or iPhone/iPad.

Mac

If you want to save an email as a PDF to use elsewhere or store it for future reference, use these steps.

1. Open the Mail app and select the email conversation(s) you want to save as a PDF file.

1. Select File > Export as PDF to save the email as a PDF file.

iOS (iPhone/iPad)

If you use the Mail app on your iOS device, you can still save an email as a PDF file.

1. Open the Mail app on your iPhone/iPad, select the email message you want to save.
2. Tap the bottom arrow.

1. Next, tap Print from the menu.

1. The print document screen will appear. Now, you have to zoom in on the email message by pinching outward from the center.

1. When you do this, a new screen will appear will the email converted into a PDF. All you have to do now is share the PDF. Tap Share at the upper right side of the screen. 

1. Next, tap Save to Files in the Share Menu.

1. Select a folder and tap Save. 

Alternatively, you can use the Shortcuts app to save email messages as PDF files. 

1. Open Shortcuts on your iPhone/iPad and tap the three dots next to the Make PDF shortcut.

1. Tap the three dots at the top right side of the screen and then toggle the Show in Share Sheet option to On. 

Gmail

If you use Gmail as your default email app, you can save your email message as a PDF file on your computer or mobile device.

Windows

If you’re using Gmail on a Windows 10 PC, you can save an email message as a PDF file in a few quick steps. 

1. Open the email message and select More (three dots) next to the Reply icon. 

1. Next, select Print. 

Note: If you want to print an entire email thread, select Print all. 

1. In the print dialog that appears, select Microsoft Print to PDF as the print destination. 

Note: Select Ctrl + P if you don’t see the printing dialog 

1. Select Print. 

Mac

The steps to save an email as a PDF in Gmail are slightly different from Windows on a Mac.

1. Open the email message and select More (three dots) 

1. Select Print. 

1. Select the PDF drop-down menu and then select Save as PDF. 

1. Next, select a folder where you’ll save your PDF file and then choose Save.

Android

If you have an Android device and use the Gmail app, you can save an email message as a PDF file to your phone or tablet. 

1. Open the email conversation in Gmail and select More (three dots) > Print.

1. Next, tap the drop-down arrow at the top right side.

1. Tap Save as PDF.

1. Next, tap the PDF or Print icon.

1. Select a location to save your PDF file. 

iOS

In Gmail for iOS, you can save or print an email as a PDF file. 

1. Open the email message in Gmail and tap More (three dots).

1. Tap Print.

1. Next, tap AirPrint.

1. Pinch and zoom in over the thumbnails of the pages you see in the Printer Options screen to convert your email message to PDF.

1. Tap Share in the PDF preview screen.

1. Next, tap Save to Files to save your PDF locally.

Keep Those Emails as Documents for Future Use

Saving your email messages as PDF files is a convenient way of backing up, sharing specific messages, or just making them easily accessible. 

Check out more guides on how to edit a PDF, convert a PDF to a Word file, or insert your PDF into a Word document.

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