2020 में, Google ने ^(Google)Google पत्रक^{(Google Sheets)} में सबसे उपयोगी सुविधाओं में से एक को जोड़ा ; रंग के आधार पर छाँटने या छानने की क्षमता।

यह कुछ ऐसा है जो उपयोगकर्ता कुछ समय के लिए Microsoft Excel में कर पाए हैं। ^{(Microsoft Excel)}इसे Google ^(Google) पत्रक^(Sheets) में उपलब्ध होने का अर्थ है कि एक्सेल^(Excel) शीट को ऑनलाइन स्प्रेडशीट में माइग्रेट करना और भी आसान है ।

यदि आप सोच रहे हैं कि आप कभी भी रंग के आधार पर छाँटना या फ़िल्टर क्यों करना चाहते हैं, तो उस परिदृश्य पर विचार करें जहाँ आपने शर्त-आधारित स्वरूपण सेट किया है। इस तरह से सॉर्ट करने से आप अलग-अलग नंबरों के आधार पर अलार्म या रैंकिंग को श्रेणी या प्राथमिकता के आधार पर सॉर्ट करने जैसे काम कर सकते हैं।

Google पत्रक में रंग के आधार पर छाँटें

आइए विभिन्न श्रेणियों को कवर करने वाले छात्र ग्रेड की सूची के साथ एक स्प्रेडशीट देखें। इस स्प्रैडशीट में हमने प्रत्येक ग्रेड श्रेणी के लिए उपयुक्त रंग कोड निर्दिष्ट करने के लिए शर्त-आधारित स्वरूपण कॉन्फ़िगर किया है।

इस तरह से स्वरूपित^{(formatted in this way)} एक शीट के साथ , यदि आप कॉलम बी द्वारा क्रमबद्ध करते हैं तो आप ए से बी तक क्रमबद्ध ग्रेड देखेंगे, लेकिन आप स्पष्ट रूप से नहीं देख पाएंगे कि ग्रेड के कौन से ब्लॉक प्रत्येक अक्षर ग्रेड समूह बनाते हैं।

ऐसा करने का सबसे अच्छा तरीका रंग के आधार पर छाँटना है। 

यह करने के लिए:

1. मेनू से डेटा चुनें, ^(Data)दृश्य फ़िल्टर^{(Filter views)} करें चुनें, फिर नया फ़िल्टर दृश्य बनाएं^{(Create new filter view)} चुनें . 

2. सूची को शीर्ष पर सभी "ए" ग्रेड के साथ क्रमबद्ध करने के लिए, आप हरे रंग^(Green) से क्रमबद्ध कर सकते हैं । कॉलम के शीर्ष पर फ़िल्टर आइकन चुनें , रंग के आधार पर छाँटें चुनें, ^{(Sort by color)}रंग भरें^{(Fill Color)} चुनें और फिर उस रंग का चयन करें जिसके आधार पर आप छाँटना चाहते हैं। इस मामले में, हल्का हरा चुनें।

3. आपके द्वारा चुने गए रंग को सूची के शीर्ष पर समूहीकृत और क्रमबद्ध किया जाएगा।

आप देख सकते हैं कि आप सभी रंगों से क्रमबद्ध नहीं कर सकते हैं, और यह समझ में आता है, क्योंकि रंगों को क्रमबद्ध करने का कोई क्रम नहीं है।

हालाँकि, यदि आप कॉलम को संख्याओं के आधार पर क्रमबद्ध करते हैं, तो रंग भी उनकी संख्यात्मक श्रेणियों के अनुसार व्यवस्थित होंगे। Google शीट्स^{(Google Sheets)} में रंग के आधार पर छाँटने का मुख्य बिंदु सेल फ़ॉर्मेटिंग (जो आमतौर पर सशर्त स्वरूपण^{(conditional formatting)} पर आधारित होता है) के अनुसार एक बड़ी सूची में आइटम के एक समूह को जल्दी से पहचानना है ।

Google पत्रक में रंग के अनुसार फ़िल्टर करें

वस्तुओं को उनके रंग के आधार पर समूहित करने का एक अन्य तरीका फ़िल्टरिंग सुविधा का उपयोग करना है। Google पत्रक^(Sheets) अब आपको अपनी रुचि वाले रंग को छोड़कर अन्य सभी रंगों को फ़िल्टर करने देता है।

बड़ी सूचियों में, अन्य सभी डेटा की अव्यवस्था को दूर करते हुए आपकी रुचि के सभी आइटम को समूहीकृत करने के लिए यह बहुत उपयोगी है।

ऐसा करने के लिए, कॉलम के शीर्ष पर फ़िल्टर आइकन चुनें , रंग के अनुसार फ़िल्टर करें चुनें, ^{(Filter by color)}रंग भरें^{(Fill Color)} चुनें और फिर उस रंग का चयन करें जिसके द्वारा आप फ़िल्टर करना चाहते हैं। इस मामले में हल्का हरा।

एक बार जब आप एक रंग से फ़िल्टर कर लेते हैं, तो आपको वे सभी पंक्तियाँ दिखाई देंगी जहाँ आपने जो कॉलम फ़िल्टर किया है वह वही रंग है जिसे आपने प्रदर्शित किया है। अन्य रंगों वाली अन्य सभी पंक्तियों को दृश्य से फ़िल्टर कर दिया जाएगा।

यह डेटा के समूहों पर ध्यान केंद्रित करने का एक उपयोगी तरीका है, जो आपके विश्लेषण के रास्ते में आने वाली हर चीज को हटा देता है।

Google पत्रक^{(Google Sheets)} में रंग के आधार पर छाँटना या फ़िल्टर करना अकेले संख्याओं के आधार पर छाँटने की तुलना में कम बारीक दृष्टिकोण है, लेकिन कभी-कभी इस तरह की श्रेणियों या समूहों में डेटा की कल्पना करना अधिक मूल्यवान होता है।

Google पत्रक में टेक्स्ट रंग के आधार पर छाँटें

जिस तरह आप Google शीट^{(Google Sheets)} में सेल रंगों को सॉर्ट या फ़िल्टर कर सकते हैं, उसी तरह आप टेक्स्ट कलर^{(text color)} के आधार पर भी कर सकते हैं । यह उपरोक्त सभी कारणों से उपयोगी है, लेकिन आपने सेल रंग के बजाय टेक्स्ट रंग के लिए सशर्त स्वरूपण बनाया है।

टेक्स्ट रंग के आधार पर छाँटने के लिए:

1. मेनू से डेटा चुनें, ^(Data)दृश्य फ़िल्टर^{(Filter views)} करें चुनें, फिर नया फ़िल्टर दृश्य बनाएं^{(Create new filter view)} चुनें . 

2. सूची को शीर्ष पर सभी "ए" ग्रेड के साथ क्रमबद्ध करने के लिए, आप हरे रंग के टेक्स्ट द्वारा क्रमबद्ध कर सकते हैं। कॉलम के शीर्ष पर फ़िल्टर आइकन का चयन करें, रंग के आधार पर क्रमबद्ध करें^{(Sort by color)} चुनें, टेक्स्ट रंग^{(Text Color)} चुनें , और फिर उस रंग का चयन करें जिसे आप क्रमबद्ध करना चाहते हैं। इस मामले में गहरा हरा।

3. आपके द्वारा चुने गए रंग को सूची के शीर्ष पर समूहीकृत और क्रमबद्ध किया जाएगा।

भरण क्रम की तरह ही, आपके द्वारा चयनित पाठ का रंग सूची के शीर्ष पर उस पाठ रंग के साथ सभी आइटमों को समूहित करेगा। उस समूह के नीचे के सभी आइटम क्रमबद्ध नहीं रहते हैं।

फिर, यह विशिष्ट समूहों या डेटा की श्रेणियों पर ध्यान केंद्रित करने का एक अच्छा तरीका है। लेकिन अगर आप वास्तव में संख्यात्मक क्रम में क्रमबद्ध करना चाहते हैं तो आपको सेल सामग्री (संख्याओं) के आधार पर छाँटना होगा जैसा कि आप सामान्य रूप से करते हैं।

Google पत्रक में टेक्स्ट रंग^{(Text Color)} के अनुसार फ़िल्टर करें

आप उन अभिलेखों को भी फ़िल्टर कर सकते हैं जो अन्य रंग हैं, केवल उस समूह को छोड़कर जो आप चाहते हैं। फिर से^(Again) , यह बहुत लंबी सूचियों के साथ उपयोगी है जहां आप उन सभी अन्य मानों को फ़िल्टर करना चाहते हैं जो उस श्रेणी या श्रेणी में नहीं हैं जिसे आप ढूंढ रहे हैं। 

टेक्स्ट रंग के अनुसार फ़िल्टर करने के लिए:

1. मेनू से डेटा चुनें, ^(Data)दृश्य फ़िल्टर^{(Filter views)} करें चुनें, फिर नया फ़िल्टर दृश्य बनाएं^{(Create new filter view)} चुनें . 

2. सूची को फ़िल्टर करने के लिए ताकि केवल "ए" ग्रेड शीर्ष पर सूचीबद्ध हों, आप हरे रंग के टेक्स्ट द्वारा फ़िल्टर कर सकते हैं। कॉलम के शीर्ष पर फ़िल्टर आइकन चुनें , रंग के अनुसार फ़िल्टर^{(Filter by color)} करें चुनें, टेक्स्ट रंग^{(Text Color)} चुनें , और फिर उस रंग का चयन करें जिसे आप सॉर्ट करना चाहते हैं। इस मामले में, गहरा हरा चुनें।

3. आपके द्वारा चुने गए रंग को समूहीकृत किया जाएगा और किसी अन्य टेक्स्ट रंग प्रदर्शित किए बिना शीर्ष पर सूचीबद्ध किया जाएगा।

यह बहुत लंबी सूचियों के लिए विशेष रूप से उपयोगी है जहां आपको "शोर" (अन्य सभी डेटा) को फ़िल्टर करने की आवश्यकता होती है, ताकि आप केवल उस डेटा पर ध्यान केंद्रित कर सकें जिसकी आपको परवाह है।

Google पत्रक में रंग^(Color) के आधार पर छाँटें या फ़िल्टर करें

रंग के आधार पर Google पत्रक^{(Google Sheets)} में सॉर्ट या फ़िल्टर फ़ंक्शन का उपयोग करने से आप डेटा को समूहीकृत और व्यवस्थित कर सकते हैं। यह सामान्य रूप से छँटाई या फ़िल्टर करने जैसा नहीं है क्योंकि यह प्रत्येक पंक्ति के आधार पर डेटा को व्यवस्थित नहीं करता है, बल्कि पंक्तियों के ब्लॉक द्वारा व्यवस्थित करता है। यह जानकारी को ब्लॉक में वर्गीकृत और व्यवस्थित करने का एक शानदार तरीका है।

जब भी आपके पास सशर्त रूप से स्वरूपित डेटा होता है तो इसका उपयोग तब होता है जब आप इसका ठीक से उपयोग करते हैं।

How to Sort or Filter by Color in Google Sheets

In 2020, Google added one of the most usеful featurеs to Google Sheetѕ; the ability to sort or filter by color.

This is something users have been able to do in Microsoft Excel for some time. Having it available in Google Sheets means it’s even easier to migrate Excel sheets to an online spreadsheet.

If you’re wondering why you may ever want to sort or filter by color, consider the scenario where you’ve set up condition-based formatting. Sorting in this way lets you do things like sort alarms or rankings by category or priority rather than based on individual numbers.

Sort by Color in Google Sheets

Let’s look at a spreadsheet with a list of student grades that cover various ranges. In this spreadsheet we’ve configured condition-based formatting to assign the appropriate color code for each grade range.

With a sheet that’s formatted in this way, if you sort by column B you’ll see the grades sorted from A to B, but you won’t clearly see which blocks of grades make up each letter grade group.

The best way to do this is sorting by color. 

To do this:

1. Select Data from the menu, select Filter views, then select Create new filter view. 

2. To sort the list with all of the “A” grades at the top, you can sort by Green. Select the filter icon at the top of the column, select Sort by color, select Fill Color, and then select the color you want to sort by. In this case, choose light green.

3. The color you select will be grouped and sorted at the top of the list.

You might notice that you can’t sort by all colors, and this makes sense, because colors have no order to sort by.

However, if you sort the column by numbers, the colors will also be organized according to their numeric ranges. The main point of sorting by color in Google Sheets is to quickly identify a single group of items in a large list according to cell formatting (which is usually based on conditional formatting).

Filter by Color in Google Sheets

Another approach to grouping items by their color is using the filtering feature. Google Sheets now lets you filter out all other colors except the one you’re interested in.

In larger lists, this is very useful for grouping all of the items you’re interested in while removing the clutter of all of the other data.

To do this, select the filter icon at the top of the column, select Filter by color, select Fill Color, and then select the color you want to filter by. In this case light green.

Once you’ve filtered by one color, you’ll see all rows where the column you’ve filtered is the color you selected displayed. All the other rows with other colors will be filtered out of the view.

This is a useful way to focus on groups of data, removing everything else that may get in the way of your analysis.

Sorting or filtering by color in Google Sheets is a less granular approach than sorting by numbers alone, but sometimes visualizing data in categories or groups like this is more valuable.

Sort by Text Color in Google Sheets

In the same way you can sort or filter cell colors in Google Sheets, you can do the same based on text color. This is useful for all of the reasons above, but you’ve created conditional formatting for text color rather than cell color.

To sort by text color:

1. Select Data from the menu, select Filter views, then select Create new filter view. 

2. To sort the list with all of the “A” grades at the top, you can sort by Green text. Select the filter icon at the top of the column, select Sort by color, select Text Color, and then select the color you want to sort by. In this case dark green.

3. The color you select will be grouped and sorted at the top of the list.

Just like will the fill sort, the text color you selected will group all items with that text color at the top of the list. All items underneath that group remain unsorted.

Again, it’s a good way to focus on specific groups or categories of data. But if you actually want to sort in numerical order you’ll need to sort by cell content (numbers) as you normally would.

Filter by Text Color in Google Sheets

You can also filter out those records that are other colors, leaving only the group that’s the color you want. Again, this is useful with very long lists where you want to filter out all of the other values that aren’t in the range or category you’re looking for. 

To filter by text color:

1. Select Data from the menu, select Filter views, then select Create new filter view. 

2. To filter the list so only the “A” grades are listed at the top, you can filter by Green text. Select the filter icon at the top of the column, select Filter by color, select Text Color, and then select the color you want to sort by. In this case, choose dark green.

3. The color you select will be grouped and listed at the top without any other text colors displayed.

This is especially useful for very long lists where you need to filter out the “noise” (all the other data), so you can focus on only the data you care about.

Sort or Filter by Color in Google Sheets

Using the sort or filter function in Google Sheets based on color lets you group and organize data. It’s not like normally sorting or filtering because it doesn’t organize data by each row, but instead by blocks of rows. It’s a great way to categorize and organize information in blocks.

It has its uses if you use it properly whenever you have conditionally formatted data.

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