Google पत्रक और Microsoft Excel दोनों ही शक्तिशाली स्प्रेडशीट सॉफ़्टवेयर हैं। Excel में आप ऑफ़लाइन कार्य कर सकते हैं, Google पत्रक^{(Google Sheets)} आपको ऑनलाइन स्प्रैडशीट बनाने और प्रबंधित करने देता है. Google पत्रक^{(Google Sheets)} भी प्रत्येक परिवर्तन को स्वचालित रूप से सहेजता है। Google पत्रक^{(Google Sheets)} का उपयोग करने का लाभ यह है कि आप अपने Google खाते में साइन इन करके किसी भी उपकरण पर कहीं से भी स्प्रैडशीट प्रबंधित कर सकते हैं।

आप xlsx^(xlsx) और अन्य प्रारूपों में Google पत्रक^{(Google Sheets)} डाउनलोड कर सकते हैं और अपने पीसी पर एक बैकअप^{(backup on your PC)} बना सकते हैं । लेकिन हर बार जब आप Google पत्रक^{(Google Sheets)} में परिवर्तन करते हैं , तो आपको इसे डाउनलोड करना होगा और पिछली बैकअप फ़ाइल को बदलना होगा। अब, कल्पना करें कि यदि आप किसी संगठन में उच्च पद पर हैं, तो आपको महत्वपूर्ण मात्रा में डेटा का प्रबंधन करना होगा। ऐसी स्थिति में, आपके लिए सभी बैकअप फ़ाइलों को Google पत्रक^{(Google Sheets)} के साथ मैन्युअल रूप से सिंक्रनाइज़ेशन में रखना कठिन हो जाएगा। क्या कोई ऐसा तरीका है जिससे डाउनलोड की गई सभी फाइलें अपने आप अपडेट हो जाएंगी? हाँ वहाँ है। इस लेख में, हम Google पत्रक^{(Google Sheets)} को MS Excel के साथ जोड़ने या सिंक्रनाइज़ करने की विधि देखेंगेताकि Google पत्रक में किया गया प्रत्येक परिवर्तन संबंधित ^{(Google Sheets)}MS Excel फ़ाइल में स्वचालित रूप से दिखाई देगा ।

पढ़ें^(Read) : Google डॉक्स, शीट्स और स्लाइड्स में डार्क थीम का उपयोग कैसे करें^{(How to use Dark theme in Google Docs, Sheets, and Slides)} ।

Google शीट्स^{(Google Sheets)} को एक्सेल^(Excel) से कैसे कनेक्ट करें

1] Google पत्रक^{(Google Sheets)} में फ़ाइल खोलें जिसे आप ^(Open)एमएस एक्सेल^{(MS Excel)} के साथ सिंक्रनाइज़ करना चाहते हैं । मैंने भारत^(India) के विभिन्न राज्यों के तापमान का नमूना डेटा तैयार किया है ।

2] अब Google पत्रक में " File > Publish to the web

3] " संपूर्ण दस्तावेज़^{(Entire Document)} " ड्रॉप-डाउन मेनू में, आपके पास संपूर्ण दस्तावेज़ या दस्तावेज़ की केवल विशेष शीट प्रकाशित करने का विकल्प होता है।

इसे विस्तारित करने के लिए " प्रकाशित सामग्री और सेटिंग्स^{(Published content & settings)} " भाग पर क्लिक करें और देखें कि " परिवर्तन किए जाने पर स्वचालित रूप से पुनर्प्रकाशित करें^{(Automatically republish when the changes are made)} " भाग सक्षम है या नहीं। यदि नहीं, तो इसे सक्षम करें। अब " प्रकाशित करें^(Publish) " बटन पर क्लिक करें और पॉपअप में ठीक चुनें।

पढ़ें^(Read) : वर्ड, एक्सेल, पॉवरपॉइंट को सेफ मोड में कैसे शुरू करें^{(How to start Word, Excel, PowerPoint in Safe Mode)} ।

4] दस्तावेज़ प्रकाशित करने के बाद, आपको एक लिंक मिलेगा। आपको इस लिंक को MS Excel दस्तावेज़ में पेस्ट करना होगा जिसे आप ^{(MS Excel)}Google पत्रक^{(Google Sheets)} से जोड़ना चाहते हैं । यदि आप इस लिंक को अपने वेब ब्राउज़र में पेस्ट करते हैं, तो आप देखेंगे कि यह एक वेब पेज के रूप में उपलब्ध है।

अब, एमएस एक्सेल^{(MS Excel)} लॉन्च करें और इसमें एक नया ब्लैंक डॉक्यूमेंट बनाएं। " Data > New Query > From Other Sources > From Web " पर जाएं।

5] आपको एक पॉपअप विंडो मिलेगी, जहां आपको कॉपी किए गए लिंक को पेस्ट करना होगा और ओके पर क्लिक करना होगा। अगर आपको यहां दो विकल्प मिलते हैं, बेसिक^(Basic) और एडवांस्ड^(Advanced) , तो बेसिक^(Basic) चुनें ।

6] संपूर्ण Google शीट डेटा ^{(Google Sheet)}एक्सेल^(Excel) में एक टेबल के रूप में उपलब्ध होगा । अब, " नेविगेटर^(Navigator) " विंडो में, पहले, " एकाधिक आइटम चुनें^{(Select multiple items)} " चेक बॉक्स पर क्लिक करें और फिर " तालिका 0^{(Table 0)} " चुनें । चयनित आइटम का पूर्वावलोकन दाएं पैनल पर उपलब्ध है।

आप नीचे दिए गए स्क्रीनशॉट में देख सकते हैं कि कॉलम 1 खाली है और कॉलम 2 सीरियल नंबर सूचीबद्ध करता है, और हमारा वास्तविक डेटा कॉलम 3 और 4 में सूचीबद्ध है। क्योंकि हमें कॉलम 1 और 2 की आवश्यकता नहीं है, इसलिए हमें उन्हें हटाना होगा। इसके लिए नेविगेटर^(Navigator) विंडो के नीचे “ संपादित करें ” बटन पर क्लिक करें। ^(Edit)आप में से कुछ लोगों के पास आपके एमएस एक्सेल^{(MS Excel)} संस्करण के आधार पर " संपादित करें^(Edit) " विकल्प के स्थान पर " डेटा बदलें " हो सकता है। ^{(Transform Data)}यह " क्वेरी संपादक^{(Query Editor)} " खोलेगा ।

पढ़ें^(Read) : समय बचाने और तेजी से काम करने के लिए एक्सेल टिप्स ।

7] हम अपनी पहली पंक्ति को हेडर बनाना चाहते हैं। इसके लिए, ऊपरी बाएँ कोने पर क्लिक करें और “ प्रथम पंक्ति को हेडर के रूप में उपयोग^{(Use first row as headers)} करें” चुनें ।

8] अवांछित कॉलम हटाने के लिए, ऊपरी बाएं कोने पर क्लिक करें और " कॉलम चुनें" चुनें^{(Choose columns)} । उसके बाद, उन कॉलम के बॉक्स को अनचेक करें जिन्हें आप नहीं चाहते हैं और ओके पर क्लिक करें।

9] अब, एक्सेल^(Excel) में Google शीट^{(Google Sheet)} के डेटा को लोड करने के लिए " बंद करें और लोड^{(Close & Load)} करें" पर क्लिक करें ।

आपने अपनी Google शीट^{(Google Sheet)} को एक्सेल^(Excel) से कनेक्ट कर लिया है । जब भी आप Google पत्रक^{(Google Sheet)} में कोई परिवर्तन करते हैं, तो आपको उन परिवर्तनों को वेब पर प्रकाशित करने के लिए 5 मिनट तक प्रतीक्षा करनी होगी। उसके बाद, आपको एक्सेल फ़ाइल में इन परिवर्तनों को प्रतिबिंबित करने के लिए एक्सेल फ़ाइल को रीफ्रेश करना पड़ सकता है^(Excel) । इसके लिए, " Data > Refresh All " पर जाएं।

पढ़ें^(Read) : एरो कीज़ एक्सेल में काम नहीं कर रही हैं ।

यदि आप चाहते हैं कि जब भी आप Google शीट^{(Google Sheet)} में परिवर्तन करते हैं तो एक्सेल अपने आप अपडेट हो जाए , तो आपको कुछ और कदम उठाने होंगे।

1] तालिका का चयन करें और " Data > Connections " पर जाएं। यह एक विंडो खोलेगा जिसमें आपको " Properties " का चयन करना होगा ।

2] अब, " हर ताज़ा करें^{(Refresh every)} " चेकबॉक्स पर क्लिक करें और वह समय दर्ज करें जिसके बाद आप एक्सेल^(Excel) को स्वचालित रूप से अपडेट करना चाहते हैं। मैंने 5 मिनट में प्रवेश किया है। यदि आप " फ़ाइल खोलते समय डेटा ताज़ा करें^{(Refresh data when opening the file)} " विकल्प को सक्षम करते हैं, तो एक्सेल^(Excel) हर बार इसे खोलने पर अपडेट की जांच करेगा। जब आप कर लें, तो ओके पर क्लिक करें और पिछली विंडो को बंद कर दें।

यही बात है। इस प्रकार आप Google पत्रक^{(Google Sheets)} को MS Excel से कनेक्ट कर सकते हैं ।

आगे पढ़ें^{(Read next)} : एडवांस्ड एक्सेल टिप्स एंड ट्रिक्स ।

How to connect Google Sheets with Excel

Both Google Sheets and Microsoft Excel are powerful spreadsheet software. While in Excel you can work offline, Google Sheets lets you create and manage spreadsheets online. Google Sheets also saves every single change automatically. The benefit of using Google Sheets is that you can manage spreadsheets from anywhere on any device simply by signing into your Google account.

You can download Google Sheets in xlsx and other formats and create a backup on your PC. But every time you make a change to the Google Sheets, you have to download it and replace the previous backup file. Now, imagine if you at a higher post in an organization, you have to manage a significant amount of data. In such a condition, it will become hectic for you to keep all the backup files in synchronization with Google Sheets manually. Is there any method by which all the downloaded files will be updated automatically? Yes, there is. In this article, we will see the method of connecting or synchronizing Google Sheets with MS Excel so that every change made in Google Sheets will be reflected automatically in the respective MS Excel file.

Read: How to use Dark theme in Google Docs, Sheets, and Slides.

How to connect Google Sheets with Excel

1] Open the file in Google Sheets which you want to synchronize with MS Excel. I have prepared sample data of temperatures of different states of India.

2] Now go to “File > Publish to the web” in Google Sheets.

3] In the “Entire Document” drop-down menu, you have an option to publish either the entire document or only the particular sheet of the document.

Click “Published content & settings” part to expand it and see whether the “Automatically republish when the changes are made” part is enabled or not. If not, enable it. Now click on the “Publish” button and select OK in the popup.

Read: How to start Word, Excel, PowerPoint in Safe Mode.

4] After publishing the document, you will get a link. You have to paste this link in the MS Excel document which you want to connect with Google Sheets. If you paste this link in your web browser, you will see that it is available as a web page.

Now, launch MS Excel and create a new blank document in it. Go to “Data > New Query > From Other Sources > From Web.”

5] You will get a popup window, where you have to paste the copied link and click OK. If you get here two options, Basic and Advanced, select Basic.

6] The entire Google Sheet data will be available in Excel in the form of a table. Now, in the “Navigator” window, first, click “Select multiple items” check box and then select “Table 0.” A preview of the selected item is available on the right panel.

You can see in the below screenshot that column 1 is empty and column 2 lists serial numbers, and our actual data is listed in columns 3 and 4. Because we do not need columns 1 and 2, we have to delete them. For this, click on the “Edit” button at the bottom of the Navigator window. Some of you may have “Transform Data” in place of the “Edit” option depending on your MS Excel version. It will open the “Query Editor.”

Read: Excel Tips to Save Time and Work Faster.

7] We want to make our first row the header. For this, click on the top left corner and select “Use first row as headers.”

8] To delete unwanted columns, click the top left corner and select “Choose columns.” After that, uncheck the boxes of the columns that you do not want and click OK.

9] Now, click “Close & Load” to load the data of Google Sheet in Excel.

You have connected your Google Sheet with Excel. Whenever you make any changes to Google Sheet, you have to wait for 5 minutes to get those changes publish on the web. After that, you can have to refresh the excel file to get these changes reflected in the Excel file. For this, go to “Data > Refresh All.”

Read: Arrow keys not working in Excel.

If you want Excel to update by itself whenever you make changes to the Google Sheet, you have to do some more steps.

1] Select the table and go to “Data > Connections.” This will open a window in which you have to select “Properties.”

2] Now, click the “Refresh every” checkbox and enter the time after which you want the Excel to update automatically. I have entered 5 minutes. If you enable the “Refresh data when opening the file” option, Excel will check for updates every time you open it. When you are done, click OK and close the previous window.

That’s it. This is how you can connect Google Sheets with MS Excel.

Read next: Advanced Excel Tips and Tricks.

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