जीवन^(Life) गन्दा है, है ना? वित्त पर नज़र रखने और समय के प्रबंधन जैसी चीजें गड़बड़ और समय लेने वाली हैं। फिर भी, ये ऐसी चीजें हैं, जिन्हें अगर व्यवस्थित किया जाए, तो आपके जीवन में सुधार होगा। स्प्रैडशीट हर दिन^{(Spreadsheets can help every day)} इस प्रकार के कार्यों में मदद कर सकते हैं।

हालाँकि, स्प्रेडशीट में जानकारी ढूँढना चुनौतीपूर्ण हो सकता है। इसलिए हम आपको यह दिखाने जा रहे हैं कि स्प्रैडशीट में कुछ खोजने को बहुत आसान बनाने के लिए Google पत्रक में ^(Sheets)VLOOKUP फ़ंक्शन का उपयोग कैसे करें।

VLOOKUP एक ​​स्प्रेडशीट के पहले कॉलम में कुछ खोजने के लिए शीट्स फ़ंक्शन है। ^{(Sheets function)}V ऊर्ध्वाधर के लिए है, क्योंकि किसी भवन के स्तंभों की तरह, स्प्रेडशीट स्तंभ लंबवत होते हैं। इसलिए जब VLOOKUP को वह महत्वपूर्ण चीज़ मिल जाती है जिसकी हम तलाश कर रहे हैं, तो यह हमें उस पंक्ति में एक विशिष्ट सेल का मान बताएगी।

VLOOKUP फ़ंक्शन समझाया गया^{(The VLOOKUP Function Explained)}

नीचे दी गई छवि में VLOOKUP फ़ंक्शन का सिंटैक्स है। फ़ंक्शन को इस प्रकार निर्धारित किया जाता है, चाहे उसका उपयोग कहीं भी किया जा रहा हो।

फ़ंक्शन =VLOOKUP( ) भाग है। समारोह के अंदर हैं:

• खोज कुंजी^{(Search Key )} - VLOOKUP को बताता^{(Tells VLOOKUP)} है कि उसे क्या खोजना है।
• रेंज^(Range) - VLOOKUP को बताता^{(Tells VLOOKUP)} है कि उसे कहां देखना है। VLOOKUP हमेशा श्रेणी के सबसे बाएं कॉलम में दिखेगा।
• अनुक्रमणिका^(Index) - VLOOKUP को बताता^{(Tells VLOOKUP)} है कि यदि खोज कुंजी का मिलान मिलता है तो मान की तलाश करने के लिए श्रेणी में सबसे बाएं कॉलम के दाईं ओर कितने कॉलम हैं। सबसे बायां कॉलम हमेशा 1 होता है, इसके दाईं ओर अगला 2 होता है, और इसी तरह।
• क्रमबद्ध है? ^{(Is sorted?)}- VLOOKUP को बताता^{(Tells VLOOKUP)} है कि पहला कॉलम सॉर्ट किया गया है या नहीं। यह डिफ़ॉल्ट रूप से TRUE है, जिसका अर्थ है कि VLOOKUP खोज कुंजी के निकटतम मिलान को खोज लेगा। इससे कम सटीक परिणाम प्राप्त हो सकते हैं। FALSE VLOOKUP को बताता है कि यह एक सटीक मिलान होना चाहिए, इसलिए FALSE का उपयोग करें ।

ऊपर दिया गया VLOOKUP फ़ंक्शन सेल E1 में अपनी खोज कुंजी के रूप में जो भी मान है उसका उपयोग करेगा। जब यह A1^{(A1 )} से C5 तक की कोशिकाओं की श्रेणी के कॉलम A में एक मैच पाता है , तो यह उसी पंक्ति के तीसरे कॉलम में दिखेगा, जब उसे मैच मिला और उसमें जो भी मान है उसे वापस कर दें। नीचे दी गई छवि सेल E1 में ^(E1)4 दर्ज करने के परिणाम दिखाती है । इसके बाद, आइए Google पत्रक में ^{(Google Sheets)}VLOOKUP फ़ंक्शन का उपयोग करने के कुछ तरीकों को देखें ।

उदाहरण 1: ट्रैकिंग जॉब्स के लिए VLOOKUP का उपयोग करना^{(Example 1: Using VLOOKUP For Tracking Jobs)}

मान लें कि आपका एक सेवा व्यवसाय है और आप यह जानना चाहते हैं कि कोई कार्य ऑर्डर कब शुरू होता है। आपके पास एक एकल कार्यपत्रक हो सकता है, कार्य ऑर्डर संख्या तक नीचे स्क्रॉल करें और फिर यह पता लगाने के लिए कि यह कब शुरू होता है, पंक्ति को देखें। यह थकाऊ और त्रुटि के लिए प्रवण हो सकता है। 

या आप VLOOKUP का उपयोग कर सकते हैं । 

1. वर्कशीट में कहीं पर हेडिंग वर्क ऑर्डर^{(Work Order )} और वर्क डेट दर्ज करें।^{(Work Date )}

1. कार्य तिथि^{(Work Date )} के दाईं ओर सेल का चयन करें और सूत्र =VLOOKUP दर्ज करना शुरू करें । जैसे ही हम टाइप करेंगे एक सहायता बॉक्स पॉप अप होगा, जो हमें उपलब्ध Google शीट फ़ंक्शन^{(Google Sheet functions)} दिखाएगा जो हम जो टाइप कर रहे हैं उससे मेल खाते हैं। जब यह VLOOKUP दिखाता है , तो Enter दबाएं,^{(Enter, )} और यह टाइपिंग पूरी कर देगा।

1. यह सेट करने के लिए कि VLOOKUP को Search Key^{(Search Key)} कहाँ मिलेगी , इसके ठीक ऊपर वाले सेल पर क्लिक करें।

1. खोजने के लिए डेटा की श्रेणी^{(Range )} का चयन करने के लिए , ए कॉलम हेडर पर क्लिक करके रखें और कॉलम ^{(A )}एच^(H) सहित, सब कुछ चुनने के लिए खींचें । 

1. इंडेक्स^(Index) या कॉलम का चयन करने के लिए , जिससे हम डेटा खींचना चाहते हैं, ए^{(A )} से एच^(H) तक गिनें । एच^{(H )} 7 वां कॉलम है इसलिए फॉर्मूला में 7 दर्ज करें।⁽⁷⁾

1. अब हम बताते हैं कि हम श्रेणी के पहले कॉलम को कैसे खोजना चाहते हैं। हमें सटीक मिलान की आवश्यकता है इसलिए FALSE दर्ज करें । 

ध्यान दें^(Notice) कि यह FALSE के बाद एक ओपनिंग कर्व्ड ब्रैकेट लगाना चाहता है । इसे हटाने के लिए बैकस्पेस  दबाएं ।^(Press)

फिर एक घुमावदार क्लोजिंग ब्रैकेट दर्ज करें ) , और फॉर्मूला समाप्त करने के लिए एंटर दबाएं।^{(Enter )}

हम एक त्रुटि संदेश देखेंगे। ठीक है; हमने चीजें सही कीं। मुद्दा यह है कि हमारे पास अभी तक कोई खोज कुंजी मान नहीं है।

VLOOKUP सूत्र का परीक्षण करने के लिए , सूत्र के ऊपर वाले कक्ष में प्रथम कार्य ऑर्डर संख्या दर्ज करें और Enter दबाएं^(Enter) . लौटाया गया दिनांक कार्य ऑर्डर A00100 के लिए कार्य दिनांक कॉलम में दिनांक से मेल खाता है।^{(WorkDate )}

यह देखने के लिए कि यह कैसे जीवन को आसान बनाता है, एक कार्य ऑर्डर संख्या दर्ज करें जो स्क्रीन पर दिखाई नहीं दे रही है, जैसे A00231 ।

A00231 के लिए लौटाए गए दिनांक और पंक्ति में दिनांक की तुलना करें , और उन्हें मेल खाना चाहिए। अगर वे करते हैं, तो सूत्र अच्छा है।

उदाहरण 2: दैनिक कैलोरी की गणना करने के लिए VLOOKUP का उपयोग करना^{(Example 2: Using VLOOKUP to Calculate Daily Calories)}

वर्क ऑर्डर^(Order) का उदाहरण अच्छा है लेकिन सरल है। आइए दैनिक कैलोरी कैलकुलेटर बनाकर Google शीट्स^{(Google Sheets)} में VLOOKUP की वास्तविक शक्ति देखें । हम डेटा को एक वर्कशीट में रखेंगे और दूसरे में कैलोरी कैलकुलेटर बनाएंगे।

1. ^(Select)भोजन और कैलोरी सूची के सभी डेटा का  चयन करें ।

1. डेटा^{(Data )} > नामांकित श्रेणी^{(Named Ranges)} चुनें .

1. श्रेणी का नाम FoodRange । नामांकित श्रेणियों को ^{(Named ranges)}Sheet2!A1:B:29 की तुलना में याद रखना आसान है , जो कि सीमा की वास्तविक परिभाषा है।

1. उस वर्कशीट पर वापस जाएं जहां भोजन को ट्रैक किया जाता है। पहले सेल में जिसमें हम कैलोरी दिखाना चाहते हैं, हम फॉर्मूला =VLOOKUP(A3,FoodRange,2,False) दर्ज कर सकते हैं ।

यह काम करेगा, लेकिन क्योंकि A3 में कुछ भी नहीं है , एक बदसूरत #REF त्रुटि होगी। इस कैलकुलेटर में कई खाद्य कोशिकाएं खाली रह सकती हैं और हम इसके चारों ओर # ^(Food)आरईएफ^(REF) नहीं देखना चाहते हैं ।

1. आइए VLOOKUP सूत्र को IFERROR फ़ंक्शन के अंदर रखें। IFERROR शीट्स को बताता है कि यदि फ़ॉर्मूला में कुछ भी गलत होता है, तो एक रिक्त स्थान लौटाएँ।

1. कॉलम के नीचे फॉर्मूला को कॉपी करने के लिए, सेल के निचले-दाएं कोने में हैंडल का चयन करें और इसे जितनी जरूरत हो उतने सेल पर नीचे खींचें।

यदि आपको लगता है कि सूत्र A3 को कॉलम के नीचे की के रूप में उपयोग करेगा, तो चिंता न करें। पत्रक उस पंक्ति में कुंजी का उपयोग करने के लिए सूत्र को समायोजित करेगा जिसमें सूत्र है। उदाहरण के लिए, नीचे की छवि में, आप देख सकते हैं कि चौथी पंक्ति में ले जाने पर कुंजी A4 में बदल गई है। ^{(A4 )}कॉलम से कॉलम में ले जाने पर भी फॉर्मूला इस तरह ^(Formulas)सेल संदर्भों^{(change cell references)} को स्वचालित रूप से बदल देगा।

1. एक दिन में सभी कैलोरी जोड़ने के लिए , कुल^(Total) के बगल में खाली सेल में =SUM फ़ंक्शन का उपयोग करें, और इसके ऊपर कैलोरी की सभी पंक्तियों का चयन करें।

अब हम देख सकते हैं कि आज हमारे पास कितनी कैलोरी थी।

1. सोमवार^{(Monday )} से कैलोरी के कॉलम का चयन करें और इसे मंगलवार^(Tuesday) , बुधवार आदि के लिए ^(Wednesday)कैलोरी^{(Calories )} कॉलम में पेस्ट करें। 

सोमवार से नीचे के ^(Monday)टोटल^{(Total )} सेल के लिए भी ऐसा ही करें । तो अब हमारे पास साप्ताहिक कैलोरी काउंटर है।

VLOOKUP का सारांश^{(Summing Up VLOOKUP)}

यदि यह Google पत्रक^{(Google Sheets)} और कार्यों में आपका पहला गोता है , तो आप देख सकते हैं कि VLOOKUP जैसे कार्य कितने उपयोगी और शक्तिशाली हो सकते हैं। इसे अन्य कार्यों जैसे IFERROR , या कई अन्य के साथ संयोजित करने से आपको वह करने में मदद मिलेगी जो आपको चाहिए। अगर आपको यह पसंद आया, तो आप एक्सेल से Google शीट्स में कनवर्ट करने^{(converting from Excel to Google Sheets)} पर भी विचार कर सकते हैं ।

How to Use VLOOKUP in Google Sheets

Life is messy, isn’t it? Things like tracking fіnances and managing time are messy and time-consuming. Yet, these are things that, if put in order, would improve your life. Spreadsheets can help every day with these sorts of tasks.

It can be challenging to find information in spreadsheets, however. That’s why we’re going to show you how to use the VLOOKUP function in Google Sheets to make finding something in a spreadsheet a lot easier.

VLOOKUP is a Sheets function to find something in the first column of a spreadsheet. The V is for vertical because, like columns on a building, spreadsheet columns are vertical. So when VLOOKUP finds the key thing we’re looking for, it will tell us the value of a specific cell in that row.

The VLOOKUP Function Explained

In the image below is the VLOOKUP function’s syntax. This is how the function is laid out, regardless of where it’s being used.

The function is the =VLOOKUP( ) part. Inside the function are:

• Search Key – Tells VLOOKUP what it needs to find.
• Range – Tells VLOOKUP where to look for it. VLOOKUP will always look in the leftmost column of the range.
• Index – Tells VLOOKUP how many columns to the right of the left-most column in the range to look for a value if it finds a match of the search key. The left-most column is always 1, the next to its right is 2, and so on.
• Is sorted? – Tells VLOOKUP if the first column is sorted. This defaults to TRUE, which means VLOOKUP will find the nearest match to the search key. This can lead to less accurate results. FALSE tells VLOOKUP that it must be an exact match, so use FALSE.

The VLOOKUP function above will use whatever value is in cell E1 as its search key. When it finds a match in column A of the range of cells from A1 to C5, it will look in the third column of the same row as it found the match and return whatever value is in it. The image below shows the results of entering 4 in cell E1. Next, let’s look at a couple of ways to use the VLOOKUP function in Google Sheets.

Example 1: Using VLOOKUP For Tracking Jobs

Let’s say you have a service business and you want to find out when a work order starts. You could have a single worksheet, scroll down to the work order number and then look across the row to find out when it starts. That can become tedious and prone to error. 

Or you could use VLOOKUP. 

1. Enter the headings Work Order and Work Date somewhere on the worksheet.

1. Select the cell to the right of Work Date and start entering the formula =VLOOKUP. A help box will pop up as we type, showing us available Google Sheet functions that match what we’re typing. When it shows VLOOKUP, press Enter, and it will complete the typing.

1. To set where VLOOKUP will find the Search Key, click on the cell right above this.

1. To select the Range of data to search in, click and hold on the A column header and drag to select everything over to, including column H. 

1. To select the Index, or column, that we want to pull data from, count from A to H. H is the 7th column so enter 7 in the formula.

1. Now we state how we want the first column of the range to be searched. We need an exact match so enter FALSE. 

Notice that it wants to put an opening curved bracket after FALSE. Press backspace to remove that. 

Then enter a curved closing bracket ), and press Enter to finish the formula.

We’ll see an error message. That’s ok; we did things correctly. The issue is that we don’t have a search key value yet.

To test the VLOOKUP formula, enter the first work order number in the cell above the formula and press Enter. The date returned matches the date in the WorkDate column for work order A00100.

To see how this makes life easier, enter a work order number that isn’t visible on the screen, like A00231.

Compare the date returned and the date in the row for A00231, and they should match. If they do, the formula is good.

Example 2: Using VLOOKUP to Calculate Daily Calories

The Work Order example is good but simple. Let’s see the actual power of VLOOKUP in Google Sheets by creating a daily calorie calculator. We’ll put the data in one worksheet and make the calorie calculator in another.

1. Select all the data on the food and calorie list. 

1. Select Data > Named Ranges.

1. Name the range FoodRange. Named ranges are easier to remember than Sheet2!A1:B:29, which is the actual definition of the range.

1. Go back to the worksheet where food is tracked. In the first cell in which we want calories to show, we could enter the formula =VLOOKUP(A3,FoodRange,2,False).

It would work, but because there’s nothing in A3, there will be an ugly #REF error. This calculator might have many Food cells left blank and we don’t want to see #REF all over it.

1. Let’s put the VLOOKUP formula inside an IFERROR function. IFERROR tells Sheets that if anything goes wrong with the formula, return a blank.

1. To copy the formula down the column, select the handle at the bottom-right corner of the cell and drag it down over as many cells as needed.

If you think that the formula will use A3 as the key down the column, don’t worry. Sheets will adjust the formula to use the key in the row that the formula is in. For example, in the image below, you can see that the key changed to A4 when moved to the 4th row. Formulas will automatically change cell references like this when moved from column to column, too.

1. To add up all the calories in a day, use the =SUM function in the blank cell next to Total, and select all the rows of calories above it.

Now we can see how many calories we had today.

1. Select the column of calories from Monday and paste it to the Calories column for Tuesday, Wednesday, and so on. 

Do the same for the Total cell below Monday. So now we have a weekly calorie counter.

Summing Up VLOOKUP

If this is your first dive into Google Sheets and functions, you can see how useful and powerful functions like VLOOKUP can be. Combining it with other functions like IFERROR, or so many others, will help you do whatever you need. If you enjoyed this, you might even consider converting from Excel to Google Sheets.

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