Google पत्रक^{(Google Sheets)} Google के सबसे शक्तिशाली उत्पादों में से एक है और वेब पर स्प्रेडशीट और डेटा प्रबंधन के लिए जाने-माने समाधानों में से एक है। हालांकि, लीक से हटकर, इसके कमजोर बिंदु हैं—एक जिसकी चर्चा हम इस लेख में करेंगे।

सौभाग्य से, पत्रक कस्टम फ़ंक्शंस और फ़ार्मुलों का समर्थन करता है जो इनमें से कुछ कमियों को पूरा करने में मदद करते हैं। यदि उपयोगकर्ता फ़ार्मुलों के जानकार हैं या थोड़ी सी स्क्रिप्टिंग^(scripting) कर सकते हैं, तो शीट्स उतनी ही शक्तिशाली हो सकती हैं जितनी वे इसे बनाते हैं।

एक विशेष कार्यक्षमता जिसका मूल रूप से पत्रक समर्थन नहीं करता है, वह है Google पत्रक^{(Google Sheets)} में डुप्लीकेट खोजने की क्षमता - चाहे वह सेल या पंक्तियों में डुप्लिकेट डेटा हो। जबकि डुप्लिकेट प्रविष्टियों को तुरंत हटाने का एक तरीका है, डेटा^(Data) मेनू के तहत डुप्लिकेट निकालें^{(Remove duplicates)} विकल्प का उपयोग करके , केवल उन डुप्लिकेट को अलग करने का कोई तरीका नहीं है। अच्छी खबर यह है कि इसे पूरा करने का एक तरीका है।

इस लेख में, आइए जानें कि सशर्त स्वरूपण का लाभ उठाकर Google पत्रक में डुप्लिकेट कैसे खोजें।^{(Google Sheets)}

Google पत्रक में सशर्त स्वरूपण क्या है?^{(What Is Conditional Formatting In Google Sheets?)}

सशर्त स्वरूपण कई स्प्रेडशीट संपादकों में मौजूद एक विशेषता है जो उपयोगकर्ता को कुछ शर्तों के आधार पर पाठ-आधारित और अन्य दृश्य स्वरूपण को सेल में लागू करने की अनुमति देता है।

उदाहरण के लिए, एक उपयोगकर्ता एक स्प्रेडशीट का उपयोग करके अपने मासिक बजट को रिकॉर्ड कर सकता है, एक नज़र में जानना चाहता है कि क्या वे $500 खर्च सीमा से अधिक हैं। स्प्रैडशीट कॉलम में, जहां महीने के कुल योग का मिलान किया जाता है, एक सशर्त स्वरूपण नियम को $500 से अधिक मान वाली बोल्ड पंक्तियों पर सेट किया जा सकता है, जिससे यह देखना आसान हो जाता है कि यह कहां हुआ।

Google पत्रक^{(Google Sheets)} में , सशर्त स्वरूपण उपयोगकर्ताओं को पूर्व निर्धारित नियमों की एक लंबी सूची के आधार पर या एक कस्टम सूत्र दर्ज करके स्वरूपण लागू करने की अनुमति देता है। उपलब्ध स्वरूपण शैली में बोल्ड, इटैलिक, अंडरलाइन, स्ट्राइकथ्रू, टेक्स्ट रंग और सेल रंग शामिल हैं।

इसके अतिरिक्त, उपयोगकर्ता एकल रंग के बजाय रंग स्केल का उपयोग कर सकते हैं, और स्वचालित रंग स्केलिंग के लिए न्यूनतम और अधिकतम मान और उनके संबंधित रंगों को परिभाषित कर सकते हैं।

Google पत्रक में डुप्लिकेट पंक्तियों को खोजने के लिए सशर्त स्वरूपण का उपयोग कैसे करें^{(How To Use Conditional Formatting to Find Duplicate Rows In Google Sheets)}

डेटा की एक लंबी शीट पर काम करने वाले किसी भी व्यक्ति के लिए, डुप्लिकेट प्रविष्टियां एक समस्या बन सकती हैं जो कभी-कभी चीजों के प्रवाह को तोड़ देती हैं। उपयोगकर्ता केवल इस डेटा को हटाना नहीं चाहते, जिसका मूल रूप से पत्रक समर्थन करता है, और इसके बजाय इसका विश्लेषण और इसके साथ काम करना चाहते हैं।

सशर्त स्वरूपण के साथ एक कस्टम सूत्र का उपयोग करना, यह संभव है। इसे प्राप्त करने के लिए पहला कदम पूरे कॉलम को हाइलाइट करना है जिसे डुप्लिकेट के लिए इसके ऊपर कॉलम लेबल पर क्लिक करके खोजा जाना है।

हाइलाइट होने के बाद, राइट-क्लिक करें और सशर्त स्वरूपण^{(Conditional formatting)} चुनें । यह विंडो के दाईं ओर एक पैनल लाएगा जो सशर्त स्वरूपण नियम दिखाता है। चयनित कॉलम श्रेणी को श्रेणी पर लागू करें^{(Apply to range)} फ़ील्ड में पहले से भर दिया जाएगा, ताकि उसे छूने की आवश्यकता न पड़े।

इसके बाद, आप इस शर्त को कस्टम सूत्र में बदलने के लिए ^{(Custom formula is)}नियमों को प्रारूपित^{(Format rules)} करने के लिए ड्रॉपडाउन मेनू पर क्लिक करना चाहते हैं । ऐसा करने के बाद ड्रॉपडाउन मेनू के नीचे एक टेक्स्ट फ़ील्ड दिखाई देगा, और निम्न सूत्र दर्ज किया जाना चाहिए:

=काउंटिफ(ए:ए,ए1)>1

हालांकि, "ए" के सभी उदाहरणों को कॉलम अक्षर से बदलने के लिए इसे संशोधित करने की आवश्यकता होगी , जिसे Google पत्रक में डुप्लिकेट के लिए खोजा जा रहा है, जो ^{(Google Sheets)}कि श्रेणी में लागू करें^{(Apply to range)} फ़ील्ड में दिखाया जाएगा ।

अंतिम चरण स्वरूपण को इस पंक्ति में उन सभी कक्षों पर लागू करने के लिए सेट करना है जिनमें डेटा एक से अधिक बार मिला है। यदि डेटा के बड़े सेट के साथ काम कर रहे हैं, तो सेट करने के लिए सबसे अच्छा स्वरूपण एक रंग भर सकता है। इसका उपयोग करते हुए, एक उज्ज्वल और ध्यान देने योग्य रंग जैसे कि पीला, गर्म गुलाबी, या चूने का हरा वास्तव में बाहर खड़ा होगा और स्क्रॉल करते समय एक नज़र में डुप्लिकेट को नोटिस करने की अनुमति देगा।

अब, कम से कम एक अन्य पंक्ति में पाए जाने वाले डेटा वाली सभी पंक्तियों को हाइलाइट किया जाएगा या किसी भी तरह से स्वरूपित किया जाएगा। यदि डुप्लिकेट पंक्तियों को हटा दिया जाता है, तो शेष एकल पंक्ति की सशर्त स्वरूपण स्वचालित रूप से हटा दी जाएगी।

कोई पूछ सकता है, "जब Google दो साधारण क्लिकों में डुप्लिकेट हटाने का समर्थन करता है तो इस परेशानी से क्यों गुजरना पड़ता है?" खैर, यह प्रणाली अनम्य और अपूर्ण है। उदाहरण के लिए, यह बदलने का कोई तरीका नहीं है कि कौन सा डुप्लिकेट हटा दिया गया है। कुछ उपयोगकर्ता चाहते हैं कि पहला उदाहरण हटा दिया जाए, और अन्य अंतिम - Google कोई विकल्प नहीं देता है और सभी डुप्लिकेट को हटा देता है लेकिन बहुत पहले।

इस सरल सशर्त स्वरूपण नियम का उपयोग करते हुए, उपयोगकर्ता डुप्लिकेट को इस तरह से प्रबंधित करने के पूर्ण नियंत्रण में है जिससे उनकी शीट को तोड़ने का जोखिम नहीं होगा। सबसे अच्छी बात यह है कि सशर्त स्वरूपण पूरी तरह से गतिशील है, इसलिए यदि आप किसी भी तरह से सभी डुप्लिकेट को निकालना चुनते हैं, तो आपको कभी भी स्वरूपण को हटाने की आवश्यकता नहीं होगी।

हालांकि, यदि सशर्त स्वरूपण नियम को कभी भी हटाने की आवश्यकता होती है, तो यह प्रारूप^(Format) मेनू और फिर सशर्त स्वरूपण^{(Conditional formatting)} पर क्लिक करने जितना आसान है , जो पहले जैसा ही दाईं ओर का मेनू दिखाएगा। उपयोगकर्ता अपने कर्सर को उस पंक्ति पर होवर कर सकते हैं जो हमारे द्वारा अभी बनाए गए कस्टम फॉर्मूला को दिखाता है और इसे हटाने के लिए प्रकट होने वाले ट्रैश कैन आइकन पर क्लिक कर सकते हैं।

जब Google पत्रक का उन्हें हटाने के लिए डुप्लिकेट खोजने का मूल विकल्प पर्याप्त शक्तिशाली नहीं होता है या डेटा को इस तरह से हाथापाई करता है जिसे वहन नहीं किया जा सकता है, तो इस लेख में हाइलाइट किया गया सरल कस्टम सूत्र उपयोगकर्ताओं को मामलों को अपने हाथों में लेने की अनुमति देता है।

क्या आपके पास इस सशर्त स्वरूपण नियम का उपयोग करने के बारे में कोई प्रश्न या टिप्पणी है? यदि ऐसा है, तो कृपया हमें नीचे एक टिप्पणी छोड़ दें।

How to Find Duplicates In Rows And Cells In Google Sheets

Google Sheets is one of Google’s most powerful products and one of the go-to solutions for spreadsheet and data management on the web. However, out of the box, it has its weak points—one that we’ll discuss in this article.

Luckily, Sheets supports custom functions and formulas that help make up for some of these shortcomings. If users are savvy with formulas or can do a little bit of scripting, Sheets can be as powerful as they make it.

One particular functionality that Sheets doesn’t natively support is the ability to find duplicates in Google Sheets – whether it’s duplicate data in cells or rows. While there is a way to quickly remove duplicate entries, using the Remove duplicates option under the Data menu, there’s no way to only isolate those duplicates. The good news is that there is a way to accomplish this.

In this article, let’s go over how to find duplicates in Google Sheets by taking advantage of conditional formatting.

What Is Conditional Formatting In Google Sheets?

Conditional formatting is a feature present in many spreadsheet editors which allows the user to apply text-based and other visual formatting to a cell based on certain conditions.

For example, a user may be recording their monthly budgeting using a spreadsheet, wanting to know at a glance if they go over a $500 spending limit. In the spreadsheet column where the total for the month is tallied, a conditional formatting rule can be set to bold rows with a value over $500, making it easy to see where this occurred.

In Google Sheets, conditional formatting allows users to apply formatting based on a long list of preset rules or by entering a custom formula. The formatting style changes available include bold, italics, underline, strikethrough, text color, and cell color.

Additionally, users can use a color scale, instead of a single color, and define a minimum and maximum value, and their respective colors, for automatic color scaling.

How To Use Conditional Formatting to Find Duplicate Rows In Google Sheets

For anyone working on a lengthy sheet of data, duplicate entries can become a problem that will sometimes break the flow of things. Users may not simply want to delete this data, which Sheets natively supports, and instead analyze and work with it.

Using a custom formula with conditional formatting, this is possible. The first step to achieve this is to highlight the entire column that needs to be searched for duplicates by clicking on the column label above it.

Once highlighted, right-click and select Conditional formatting. This will bring up a panel on the right side of the window that shows conditional formatting rules. The column range selected will be prefilled in the Apply to range field, so that won’t need to be touched.

Next, you want to click on the dropdown menu beneath Format rules to change this condition to Custom formula is. A text field will appear beneath the dropdown menu after this is done, and the following formula should be entered:

=countif(A:A,A1)>1

However, it will need to be modified to replace all instances of “A” with the column letter that is being searched for duplicates in Google Sheets, which will be shown in the Apply to range field.

The final step is to set the formatting to apply to all cells in this row that contain data found more than once. If working with a large set of data, the best formatting to set might be a fill color. Using it, a bright and noticeable color such as yellow, hot pink, or lime green will really stand out and allow for noticing duplicates at a glance while scrolling.

Now, all rows that contain data that is found in at least one other row will be highlighted or formatted in whatever way was chosen. If duplicate rows are deleted, the single row remaining will have its conditional formatting removed automatically.

One might ask, “Why go through this trouble when Google supports duplicate removal in two simple clicks?” Well, this system is inflexible and imperfect. For example, there is no way to change which duplicate is deleted. Some users may want the first instance deleted, and others the last—Google gives no option and removes all duplicates but the very first.

Using this simple conditional formatting rule, the user is in complete control of managing duplicates in a way that won’t risk breaking their sheet. Best of all is that conditional formatting is entirely dynamic, so you’ll never need to remove formatting if you choose to remove all duplicates in some way.

However, should the conditional formatting rule ever need to be deleted, it’s as simple as clicking on the Format menu and then Conditional formatting, which will show the same right-side menu as before. Users can hover their cursor over the row that shows the custom formula we’ve just created and click on the trash can icon that appears to remove it.

When Google Sheets’ native option to find duplicates to remove them just isn’t powerful enough or scrambles data in a way that can’t be afforded, the simple custom formula highlighted in this article allows users to take matters into their own hands.

Do you have any questions or comments about using this conditional formatting rule? If so, please leave us a comment below.

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