जब आप बड़े डेटासेट के साथ काम कर रहे हों, तो यह जानना उपयोगी होता है कि Google पत्रक^{(Google Sheets)} में कैसे फ़िल्टर किया जाता है ।

इसे करने के दो तरीके हैं। आप Google पत्रक मेनू^{(Google Sheets menu)} में फ़िल्टर दृश्यों का उपयोग कर सकते हैं , जो आपको उस शीट में डेटा को फ़िल्टर करने के विशिष्ट तरीकों को अनुकूलित करने देता है जिसका आप पुन: उपयोग कर सकते हैं। Google पत्रक^{(Google Sheets)} में डेटा फ़िल्टर करने का एक अधिक गतिशील तरीका FILTER फ़ंक्शन का उपयोग कर रहा है।

इस लेख में, आप सीखेंगे कि दोनों विधियों का उपयोग कैसे करें।

Google पत्रक में फ़िल्टर दृश्य^{(Filter View)} बनाएं

इस पद्धति में, आप एक फ़िल्टर लागू करना सीखेंगे जो आपको केवल उस बड़े डेटासेट का डेटा दिखाएगा जिसे आप देखना चाहते हैं। यह फ़िल्टर दृश्य अन्य सभी डेटा छिपा देगा। आप अधिक उन्नत फ़िल्टर दृश्यों के लिए फ़िल्टर पैरामीटर भी जोड़ सकते हैं।

फ़िल्टर व्यू कैसे बनाएं^{(How to Create a Filter View)}

एक उदाहरण के रूप में, कल्पना करें कि आपके पास डेटा का एक सेट है जिसमें ग्राहकों द्वारा की गई उत्पाद खरीदारी शामिल है। डेटा में नाम, पते, ईमेल, फोन नंबर और बहुत कुछ शामिल हैं।

इस उदाहरण के लिए, मान लें कि आप केवल Playa Vista^{(Playa Vista)} , CA के ग्राहकों और केवल ".gov" ईमेल पते वाले  ग्राहकों को देखना चाहते हैं ।

1. इस फ़िल्टर को बनाने के लिए, मेनू में एक फ़िल्टर बनाएं^{(Create a Filter)} आइकन चुनें। यह आइकन एक फ़नल जैसा दिखता है। 

2. आप देखेंगे कि प्रत्येक कॉलम हेडर के दाईं ओर छोटे फ़िल्टर आइकन दिखाई देते हैं। इस फ़ील्ड के लिए फ़िल्टर को अनुकूलित करने के लिए ग्राहक पता^{(Customer Address)} फ़ील्ड  के शीर्ष पर स्थित इस फ़नल आइकन का चयन करें ।

3. यह एक विंडो खोलेगा जहां आप फ़िल्टर विकल्पों को कस्टमाइज़ कर सकते हैं। मानों के अनुसार फ़िल्टर^{(Filter by values)} करें के बाईं ओर स्थित तीर का चयन करें । उस फ़ील्ड में सभी प्रविष्टियों को अचयनित करने के लिए  साफ़^(Clear) करें का चयन करें ।

नोट^(Note) : यह एक महत्वपूर्ण कदम है क्योंकि यह दृश्य को सभी रिकॉर्ड दिखाने से लेकर कोई नहीं दिखाने पर रीसेट करता है। यह एक्सेल^(Excel) को अगले चरणों में आपके द्वारा बनाए जाने वाले फ़िल्टर को लागू करने के लिए तैयार करता है।

4. नीचे दी गई फ़ील्ड में टेक्स्ट टाइप करें जिसके द्वारा आप फ़ील्ड को फ़िल्टर करना चाहते हैं। इस उदाहरण में, हम "Playa Vista" का उपयोग करेंगे और केवल उन रिकॉर्ड्स को देखने के लिए खोज आइकन का चयन करेंगे जिनमें वह टेक्स्ट है। परिणाम सूची में दिखाई देने वाले सभी रिकॉर्ड का चयन करें । ^(Select)यह आपके फ़िल्टर को कस्टमाइज़ करता है ताकि केवल आपके द्वारा चुने गए आइटम स्प्रैडशीट में प्रदर्शित हों।

4. एक बार जब आप OK बटन का चयन कर लेते हैं, तो आप अपनी शीट में डेटा को फ़िल्टर करते हुए देखेंगे ताकि केवल Playa Vista के ग्राहक ही प्रदर्शित हों।

5. किसी दूसरे फ़ील्ड पर फ़िल्टर करने के लिए, उस फ़ील्ड के शीर्ष पर फ़िल्टर आइकन चुनें। फ़िल्टर बनाने के लिए उपरोक्त प्रक्रिया को दोहराएं। सभी प्रविष्टियाँ साफ़ करें, "gov" टेक्स्ट टाइप करें ताकि किसी भी ईमेल पते को फ़िल्टर किया जा सके जिसमें "gov" नहीं है, उन प्रविष्टियों का चयन करें, और ठीक^(OK) चुनें ।

अब आपने अपने फ़िल्टर को कस्टमाइज़ कर दिया है ताकि केवल आपके लिए महत्वपूर्ण डेटासेट के रिकॉर्ड ही प्रदर्शित हों। ताकि आपको हर बार स्प्रैडशीट खोलने पर इस प्रक्रिया को दोहराना न पड़े, यह समय फ़िल्टर को सहेजने का है।

फ़िल्टर दृश्य सहेजना और देखना^{(Saving and Viewing Filter Views)}

जब आप अपना फ़िल्टर सेट कर लेते हैं, तो आप इसे फ़िल्टर दृश्य के रूप में सहेज सकते हैं जिसे आप किसी भी समय सक्षम कर सकते हैं।

किसी फ़िल्टर दृश्य को सहेजने के लिए, बस फ़िल्टर आइकन के बगल में स्थित ड्रॉपडाउन तीर का चयन करें और फ़िल्टर दृश्य के रूप में सहेजें^{(Save as filter view)} चुनें . 

आपको स्प्रैडशीट के शीर्ष पर एक गहरा धूसर फ़ील्ड खुला दिखाई देगा. यह आपको वह चयनित श्रेणी दिखाएगा जिस पर फ़िल्टर लागू होता है और फ़ील्ड का नाम। बस ^(Just)नाम^(Name) के आगे वाली फ़ील्ड चुनें और वह नाम लिखें जिसे आप उस फ़िल्टर पर लागू करना चाहते हैं। 

बस नाम टाइप करें और एंटर दबाएं^(Enter) ।

आप ग्रे बार के दाईं ओर देखेंगे कि एक गियर आइकन है। फ़िल्टर विकल्प देखने के लिए इस आइकन का चयन करें। 

उपलब्ध विकल्पों में शामिल हैं:

• फ़िल्टर का नाम बदलें
• उस श्रेणी को अपडेट करें जिस पर फ़िल्टर लागू होता है
• मूल फ़िल्टर को प्रभावित किए बिना इसे अपडेट करने के लिए फ़िल्टर को डुप्लिकेट करें
• फ़िल्टर हटाएं 

आप बस फिर से फ़िल्टर आइकन का चयन करके किसी भी बिंदु पर सक्षम किए गए फ़िल्टर को बंद कर सकते हैं।

ध्यान दें कि जब कोई फ़िल्टर सक्षम होता है, तो फ़िल्टर आइकन हरा हो जाएगा। जब आप फ़िल्टर अक्षम करते हैं, तो यह आइकन वापस काला हो जाएगा। यह संपूर्ण डेटासेट देखने का एक त्वरित तरीका है या यदि किसी फ़िल्टर ने वर्तमान दृश्य से डेटा निकाल दिया है।

बाद में, यदि आप अपने द्वारा बनाए गए किसी भी फ़िल्टर को पुनः सक्षम करना चाहते हैं, तो बस फ़िल्टर आइकन के आगे स्थित ड्रॉपडाउन तीर का चयन करें। आप देखेंगे कि आपके द्वारा सहेजे गए फ़िल्टर मेनू में दिखाई देंगे। जब भी आप चाहें इसे सक्षम करने के लिए बस उस फ़िल्टर का चयन करें।^(Just)

यह आपके द्वारा कॉन्फ़िगर की गई फ़िल्टर सेटिंग्स का उपयोग करके दृश्य को फिर से फ़िल्टर करेगा।

फ़िल्टर फ़ंक्शन का उपयोग करना

Google पत्रक^{(Google Sheets)} में फ़िल्टर करने का एक अन्य विकल्प फ़िल्टर^(FILTER) फ़ंक्शन का उपयोग कर रहा है ।

FILTER फ़ंक्शन आपको आपके द्वारा चुनी गई किसी भी स्थिति के आधार पर डेटासेट को फ़िल्टर करने देता है  ।

आइए पिछले अनुभाग के समान ग्राहक खरीद उदाहरण का उपयोग करके ^{(Customer Purchases)}फ़िल्टर^(FILTER) फ़ंक्शन का उपयोग करने पर एक नज़र डालें।

फ़िल्टर^(FILTER) फ़ंक्शन का सिंटैक्स इस प्रकार है:

फ़िल्टर (रेंज, कंडीशन 1, [कंडीशन 2, ...])^{(FILTER(range, condition1, [condition2, …]))}

फ़िल्टरिंग के लिए केवल श्रेणी और एक शर्त की आवश्यकता होती है। आप जितनी चाहें उतनी अतिरिक्त शर्तें जोड़ सकते हैं, लेकिन उनकी आवश्यकता नहीं है।

फ़िल्टर^(FILTER) फ़ंक्शन के पैरामीटर इस प्रकार हैं:

• श्रेणी^(range) : उन कक्षों की श्रेणी जिन्हें^{(range of cells)} आप फ़िल्टर करना चाहते हैं
• condition1 : वह कॉलम या पंक्तियाँ जिनका उपयोग आप परिणामों को फ़िल्टर करने के लिए करना चाहते हैं 
• conditionX : अन्य कॉलम या पंक्तियाँ जिनका उपयोग आप परिणामों को फ़िल्टर करने के लिए करना चाहेंगे

ध्यान रखें कि आप अपनी शर्तों के लिए जिस श्रेणी का उपयोग करते हैं, उसमें उतनी ही पंक्तियाँ होनी चाहिए जितनी कि पूरी श्रेणी में।

उदाहरण के लिए, यदि आप इस आलेख के पहले भाग के समान फ़िल्टर बनाना चाहते हैं, तो आप निम्न फ़िल्टर फ़ंक्शन^{(FILTER function)} का उपयोग करेंगे ।

=FILTER(F1:J20,SEARCH(“Playa Vista”,H1:H20),SEARCH(“gov”,I1:I20))

यह डेटा की मूल तालिका (F1: J20^(J20) ) से पंक्तियों और स्तंभों को पकड़ लेता है और फिर उन टेक्स्ट सेगमेंट के लिए पता और ईमेल कॉलम खोजने के लिए एक एम्बेडेड SEARCH फ़ंक्शन का उपयोग करता है जिसमें हम रुचि रखते हैं।

खोज^(SEARCH) फ़ंक्शन केवल तभी आवश्यक है जब आप टेक्स्ट सेगमेंट देखना चाहते हैं। यदि आप किसी सटीक मिलान में अधिक रुचि रखते हैं, तो आप इसके बजाय केवल शर्त विवरण के रूप में इसका उपयोग कर सकते हैं:

I1:I20=”[email protected] ”

आप अन्य सशर्त ऑपरेटरों का भी उपयोग कर सकते हैं, जैसे > या < यदि आप एक निश्चित सीमा से अधिक या उससे कम मानों को फ़िल्टर करना चाहते हैं।

एक बार जब आप एंटर^(Enter) दबाते हैं, तो आप परिणाम तालिका के रूप में फ़िल्टर^(FILTER) फ़ंक्शन के परिणाम देखेंगे ।

जैसा कि आप देख सकते हैं, फ़ंक्शन के पहले पैरामीटर में आपके द्वारा चुनी गई श्रेणी के केवल कॉलम ही लौटाए जाते हैं। इसलिए फ़िल्टर^(FILTER) फ़ंक्शन को उस सेल में रखना महत्वपूर्ण है जहां सभी परिणामों के प्रकट होने के लिए जगह (पर्याप्त कॉलम) हो।

Google पत्रक में फ़िल्टर का उपयोग करना

Google पत्रक में फ़िल्टर Google पत्रक ^{(Google Sheets)}में^{(Google Sheets)} डेटा के बहुत बड़े सेट के^{(very large sets of data)} माध्यम से खुदाई करने का एक बहुत शक्तिशाली तरीका है । फ़िल्टर^(FILTER) फ़ंक्शन आपको मूल डेटासेट को रखने की सुविधा देता है लेकिन परिणाम कहीं और आउटपुट करता है ।

Google पत्रक^{(Google Sheets)} में अंतर्निहित फ़िल्टर सुविधा आपको सक्रिय डेटासेट दृश्य को किसी भी समय अपनी रुचि के अनुसार संशोधित करने देती है। आप अपनी पसंद के अनुसार फ़िल्टर सहेज सकते हैं, सक्रिय कर सकते हैं, निष्क्रिय कर सकते हैं या हटा सकते हैं।

क्या आपके पास Google पत्रक^{(Google Sheets)} में फ़िल्टर का उपयोग करने के लिए कोई दिलचस्प सुझाव है ? उन्हें नीचे टिप्पणी अनुभाग में साझा करें ।^(Share)

How to Filter in Google Sheets

When you’re workіng with large datasеts, it’s useful to know how to filter in Google Sheеts.

There are two ways to do this. You can use filter views in the Google Sheets menu, which lets you customize specific ways to filter the data in the sheet that you can reuse. A more dynamic method to filter data in Google Sheets is using the FILTER function.

In this article, you’ll learn how to use both methods.

Create a Filter View in Google Sheets

In this method, you’ll learn how to apply a filter that will show you only data from a large dataset that you want to see. This filter view will hide all other data. You can also combine filter parameters for more advanced filter views as well.

How to Create a Filter View

As an example, imagine you have a set of data that includes product purchases made by customers. The data includes names, addresses, emails, phone numbers, and more.

For this example, let’s say you want to see only customers from Playa Vista, CA, and only customers who have a “.gov” email address. 

1. To create this filter, select the Create a Filter icon in the menu. This icon looks like a funnel. 

2. You’ll see small filter icons appear on the right side of each column header. Select this funnel icon at the top of the Customer Address field to customize the filter for this field. 

3. This will open a window where you can customize the filter options. Select the arrow to the left of Filter by values. Select Clear to deselect all entries in that field. 

Note: This is an important step because it resets the view from showing all records to showing none. This prepares Excel to apply the filter you’re going to create in the next steps.

4. Type the text in the field below that you want to filter the field by. In this example, we’ll use “Playa Vista” and select the search icon to see only those records that contain that text. Select all of the records that show up in the results list. This customizes your filter so that only the items you select will be displayed in the spreadsheet.

4. Once you select the OK button, you’ll see the data in your sheet filtered so that only customers from Playa Vista are displayed.

5. To filter on a second field, select the filter icon at the top of that field. Repeat the process above to create the filter. Clear all entries, type the “gov” text to filter out any email addresses that don’t contain “gov,” select those entries, and select OK.

Now you’ve customized your filter so that only the records in the dataset you care about are displayed. So that you don’t have to repeat this process every time you open the spreadsheet, it’s time to save the filter.

Saving and Viewing Filter Views

When you’re done setting up your filter, you can save it as a filter view that you can enable at any time.

To save a filter view, just select the dropdown arrow next to the filter icon and select Save as filter view. 

You’ll see a dark gray field open at the top of the spreadsheet. This will show you the selected range that the filter applies to and the name of the field. Just select the field next to Name and type the name you’d like to apply to that filter. 

Just type the name and press Enter.

You’ll notice on the right side of the gray bar that there’s a gear icon. Select this icon to see filter options. 

Available options include:

• Rename the filter
• Update the range that the filter applies to
• Duplicate the filter to update it without affecting the original filter
• Delete the filter 

You can turn off the filter you’ve enabled at any point simply by selecting the filter icon again.

Note that when any filter is enabled, the filter icon will turn green. When you disable the filters, this icon will turn back to black. This is a quick way to see the entire dataset or if any filter has removed data from the current view.

Later, if you want to re-enable any of the filters you’ve created, just select the dropdown arrow next to the filter icon. You’ll see the filters you’ve saved appear in the menu. Just select that filter to enable it whenever you like.

This will filter the view again using the filter settings you’ve configured.

Using the FILTER Function

Another option to filter in Google Sheets is using the FILTER function.

The FILTER function lets you filter a dataset based on any number of conditions you choose. 

Let’s take a look at using the FILTER function using the same Customer Purchases example as the last section.

The syntax of the FILTER function is as follows:

FILTER(range, condition1, [condition2, …])

Only the range and one condition for filtering are required. You can add as many additional conditions as you like, but they aren’t required.

The parameters of the FILTER function are as follows:

• range: The range of cells you want to filter
• condition1: The column or rows that you want to use to filter results 
• conditionX: Other columns or rows you’d also like to use to filter results

Keep in mind that the range you use for your conditions needs to have the same number of rows as the entire range.

For example, if you want to create the same filter as the first part of this article, you’d use the following FILTER function.

=FILTER(F1:J20,SEARCH(“Playa Vista”,H1:H20),SEARCH(“gov”,I1:I20))

This grabs the rows and columns from the original table of data (F1:J20) and then uses an embedded SEARCH function to search the address and email columns for the text segments that we’re interested in.

The SEARCH function is only needed if you want to look for a text segment. If you’re more interested in an exact match, you can just use this as the condition statement instead:

I1:I20=”[email protected]”

You can also use other conditional operators, like > or < if you want to filter values greater than or less than a fixed limit.

Once you press Enter, you’ll see the results of the FILTER function as a results table.

As you can see, only the columns in the range you selected in the first parameter of the function are returned. So it’s important to place the FILTER function in a cell where there’s room (enough columns) for all of the results to appear.

Using Filters in Google Sheets

Filters in Google Sheets are a very powerful way to dig through very large sets of data in Google Sheets. The FILTER function gives you the flexibility of keeping the original dataset in place but outputting the results elsewhere.

The built-in filter feature in Google Sheets lets you modify the active dataset view in whatever way you’re interested at any given moment. You can save, activate, deactivate, or delete filters however you like.

Do you have any interesting tips to offer for using filters in Google Sheets? Share those in the comments section below.

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