Google पत्रक एक निःशुल्क वेब-आधारित एप्लिकेशन है और ^{(Google Sheets)}Microsoft Excel का एक लोकप्रिय विकल्प है । टूल स्प्रैडशीट्स को आसानी से बनाने, अपडेट करने और संशोधित करने की अनुमति देता है। यह एक उत्कृष्ट सहयोगी उपकरण के रूप में कार्य करता है जिससे आप जितने चाहें उतने लोगों को जोड़ सकते हैं और एक ही समय में दूसरों के साथ Google पत्रक संपादित कर सकते हैं। ^{(Google Sheets)}ऑनलाइन टूल आपको एक ही स्प्रेडशीट में किसी प्रोजेक्ट पर रीयल-टाइम में संयुक्त रूप से काम करने में सक्षम बनाता है, चाहे आप कहीं भी हों। Google पत्रक^{(Google Sheets)} पर सहयोग करने के लिए किसी को केवल एक शेयर^(Share) बटन पर क्लिक करना होगा और वहां आप अपने मित्रों, सहकर्मियों या परिवार को अपनी स्प्रेडशीट संपादित करने की अनुमति दे रहे हैं।

किसी साझा Google स्प्रैडशीट^{(Google Spreadsheet)} पर कार्य करते समय , हो सकता है कि आप चाहते हों कि अन्य उपयोगकर्ता इसके कक्षों में केवल प्रतिबंधित डेटा दर्ज करें। कोशिकाओं के भीतर दूसरों के गलत मान दर्ज करने से बचने के लिए, आप ड्रॉप-डाउन मेनू^{(drop-down menu)} की तरह एक ग्राफिकल नियंत्रण तत्व जोड़ना चाह सकते हैं जो एक सूची बॉक्स के समान है जो लोगों को किसी दी गई सूची से उपलब्ध केवल उन मूल्यों को दर्ज करने की अनुमति देगा। इसके अलावा, ड्रॉप-डाउन सूची डेटा दर्ज करने के लिए एक स्मार्ट और अधिक कुशल विधि के रूप में कार्य करती है।

कहा जा रहा है, एक ड्रॉप-डाउन सूची या एक पुलडाउन मेनू यह सुनिश्चित करने का एक सुव्यवस्थित तरीका है कि लोग आपकी कोशिकाओं में केवल उसी तरह से मान भरते हैं जैसे आपकी अपेक्षा है। एक्सेल^(Excel) की तरह ,  Google पत्रक^{(Google Sheets)} आपको अपनी पत्रक में आसानी से एक ड्रॉप-डाउन मेनू बनाने की अनुमति देता है। इसके अतिरिक्त, यदि आप सेल में चयन सूची को संशोधित करना चाहते हैं तो यह आपको ड्रॉप-डाउन सूची में आंशिक परिवर्तन करने में सक्षम बनाता है। इस लेख में, हम विस्तार से बताते हैं कि Google पत्रक^{(Google Sheets)} में ड्रॉप-डाउन मेनू कैसे बनाया जाए और उसे कैसे संशोधित किया जाए।

Google पत्रक में एक ड्रॉप-डाउन मेनू बनाएं

^(Launch)Google पत्रक लॉन्च करें

नई स्प्रैडशीट खोलें या मौजूदा स्प्रैडशीट फ़ाइल खोलें.

उस सेल का चयन करें जहाँ आप ड्रॉप-डाउन सूची बनाना चाहते हैं। आप कक्षों के समूह, संपूर्ण स्तंभ या पंक्ति का चयन भी कर सकते हैं।

शीट्स^(Sheets) मेनू पर नेविगेट करें और डेटा^(Data.) विकल्प पर क्लिक करें ।

ड्रॉप-डाउन मेनू से डेटा सत्यापन^{( Data Validation)} चुनें । एक डेटा सत्यापन^{(Data Validation)} विंडो अनुकूलित करने के लिए कई विकल्पों के साथ पॉप अप होती है।

डेटा सत्यापन^{(Data Validation)} विंडो में पहला क्षेत्र सेल श्रेणी^{(Cell range)} है जो चयनित कोशिकाओं के आधार पर स्वचालित रूप से भर जाती है। आप सेल रेंज^{(Cell Range)} फ़ील्ड में टेबल आइकन पर क्लिक करके रेंज को एक नए मान में बदल सकते हैं ।

डेटा सत्यापन^{(Data Validation)} विंडो में दूसरा क्षेत्र मानदंड^{( Criteria )} है जिसमें अपने स्वयं के ड्रॉप-डाउन मेनू में विभिन्न विकल्पों की एक सूची है। मानदंड में ^(Criteria)एक श्रेणी से सूची, वस्तुओं की सूची, संख्या, पाठ^{(List from a range, List of items, Number, Text, )} और दिनांक ^{( Date. )} जैसे विकल्प होते हैं ।

• एक श्रेणी से सूची: यह विकल्प आपको उन मानों की सूची बनाने की अनुमति देता है जिन्हें विभिन्न शीट से पुनर्प्राप्त किया गया है या एक ही शीट पर विभिन्न कक्षों से मूल्यों की सूची बनाने की अनुमति देता है।
• मदों की सूची: यह हमें पाठ मूल्यों की एक सूची बनाने की अनुमति देता है। वे अल्पविराम द्वारा अलग किए गए संपादन फ़ील्ड में दर्ज किए गए हैं।
• संख्या^(Number) : यह विकल्प^(Option) ड्रॉप-डाउन सूची नहीं बनाता है, बल्कि यह सुनिश्चित करता है कि ड्रॉप-डाउन मेनू में प्रविष्टि एक विशिष्ट संख्यात्मक सीमा के भीतर आती है।
• टेक्स्ट: यह विकल्प^(Option) ड्रॉप-डाउन सूची नहीं बनाता है बल्कि यह सुनिश्चित करता है कि प्रविष्टि उचित टेक्स्ट प्रारूप में है।
• दिनांक: यह विकल्प^(Option) एक ड्रॉप-डाउन सूची नहीं बनाता है, बल्कि यह सुनिश्चित करता है कि दर्ज की गई तिथि मान्य है या एक निश्चित सीमा में आती है।
• कस्टम फॉर्मूला^{(Custom Formula)} है: यह विकल्प ड्रॉप-डाउन सूची नहीं बनाता है, इसके बजाय यह सुनिश्चित करता है कि चयनित सेल उपयोगकर्ता द्वारा निर्दिष्ट सूत्र का उपयोग करता है।

सूची में शामिल किए जाने वाले डेटा को दर्ज करने के बाद, सेल में ड्रॉपडाउन सूची दिखाएं विकल्प चुनें। ^{(Show dropdown list)}इस विकल्प का चयन सुनिश्चित करता है कि मान कोशिकाओं में दिखाई देते हैं।

आप यह भी चुन सकते हैं कि जब कोई व्यक्ति एक रेडियो बटन के साथ विकल्पों का चयन करके सूची में मौजूद अमान्य डेटा दर्ज करता है तो क्या करना है। आप या तो दिखाएँ चेतावनी^{(Show warning)} विकल्प या अमान्य डेटा पर इनपुट विकल्प अस्वीकार^{(Reject input)} करना चुन सकते हैं । इनपुट अस्वीकार करें^{(Reject Input)} विकल्प आपको कोई भी मान दर्ज करने की अनुमति नहीं देता है जो आपकी ड्रॉप-डाउन सूची में मौजूद नहीं है। दूसरी ओर,  चेतावनी दिखाएं^{(Show warning)} विकल्प आपको अमान्य डेटा दर्ज करने की अनुमति देता है जो आपकी सूची में नहीं है लेकिन शीट में चेतावनी संदेश प्रदर्शित करता है।

सेटिंग विंडो में अंतिम विकल्प प्रकटन है। ^{(Appearance.)}यह विकल्प उपयोगकर्ता को संकेत देता है कि वे कोशिकाओं में कौन से मूल्य या डेटा दर्ज कर सकते हैं। इस सहायक को सक्रिय करने के लिए , प्रकटन^(Appearance) फ़ील्ड के पास सत्यापन सहायता पाठ दिखाएँ विकल्प चुनें। ^{(Show validation help text)}विकल्प चुनने के बाद, वे निर्देश टाइप करें जो लोगों को यह बताना चाहते हैं कि वे सेल रेंज में कौन से मान चुन सकते हैं।

परिवर्तनों को लागू करने के लिए सहेजें^(Save) पर क्लिक करें।

Google पत्रक में ड्रॉप-डाउन सूची संपादित करें

सूची में अधिक मान जोड़ने या ड्रॉप-डाउन मेनू से आइटम निकालने के लिए नीचे दिए गए चरणों का पालन करें

डेटा^{( Data)} पर नेविगेट करें और ड्रॉप-डाउन मेनू से डेटा सत्यापन चुनें।^{( Data validation)}

कक्षों का चयन करें और प्रविष्टि में आइटम बदलें।

परिवर्तन लागू करने के लिए सहेजें^(Save) पर क्लिक करें।

बस इतना ही।

How to create and modify a drop-down list in Google Sheets

Google Sheets is a free web-based application and a popular alternative to Microsoft Excel. The tool allows to easily create, update, and modify spreadsheets. It serves as an excellent collaborative tool allowing you to add as many people as you want and edit Google Sheets with others at the same time. The online tool enables you to work jointly in real-time on a project in the same spreadsheet irrespective of wherever you are located. To collaborate on Google Sheets one has to simply click a Share button and there you are allowing your friends, colleagues, or family to edit your spreadsheet.

When working on a shared Google Spreadsheet, you may want other users to enter only restricted data within its cells. To avoid others entering wrong values within cells, you may want to add a graphical control element like the drop-down menu which is similar to a list box that would allow people to enter only those values available from a given list. Apart from that, the drop-down list serves as a smart and more efficient method to enter data.

That being said, a drop-down list or a pulldown menu is a streamlined way to ensure that people fill only the values into your cells in the exact same manner as your expecting. Like Excel,  Google Sheets allows you to easily create a drop-down menu to your Sheets. Additionally, it enables you to make partial changes to the drop-down list in case you want to modify the selection list in the cells.  In this article, we explain in detail how to create a drop-down menu in Google Sheets and modify the same.

Create a drop-down menu in Google Sheets

Launch Google Sheets

Open a new spreadsheet or open an existing spreadsheet file.

Select a cell where you want to create a drop-down list. You can also select a group of cells, an entire column, or a row.

Navigate to Sheets menu and click on the option Data.

Select Data Validation from the drop-down menu. A Data Validation window pops up with several options to customize.

The first field in the Data Validation window is the Cell range which is automatically filled based on the selected cells. You can change the range to a new value by simply clicking on a table icon in the Cell Range field.

The second field in the Data Validation window is the Criteria which has a list of various options in its own drop-down menu. The Criteria contains options like List from a range, List of items, Number, Text, and Date. 

• List from a range: This option allows you to create a list of values that have been retrieved from different sheets or the list of values from different cells on the same sheet.
• List of items: This allows us to create a  list of text values. They are entered in the edit field separated by commas.
• Number: This Option doesn’t create a drop-down list instead makes sure that the entry to the drop-down menu falls within a specific numeric range.
• Text: This Option doesn’t create a drop-down list instead makes sure that the entry is in a proper textual format.
• Date: This Option doesn’t create a drop-down list instead makes sure if the date entered is valid or comes in a certain range.
• Custom Formula is: This option does not create a drop-down list instead makes sure the selected cell uses a user-specified formula.

Once the data that is to be included in the list is entered, select the option Show dropdown list in cell. Selecting this option ensures that the values appear in the cells.

You can also choose what has to be done when someone enters an invalid data which is not present on the list by selecting the options with a radio button. You can choose to have either Show warning option or Reject input option on invalid data. The Reject Input option doesn’t allow you to enter any value which is not present on your drop-down list. On the other hand,  Show warning option allows you to enter the invalid data which is not on your list but displays the warning message in the sheet.

The last option in the setting window is the Appearance. This option gives a hint to the user on what values or data they can enter in the cells. To activate this assistant, select the option Show validation help text beside the Appearance field.  After you select the option, type the instructions that want to give people about what values they can choose within the cell range.

Click Save to apply the changes.

Edit the drop-down list in Google Sheets

To add more values to the list or remove items from the drop-down menu follow the below steps

Navigate to Data and select Data validation from the drop-down menu.

Select the cells and change the items in the entry.

Click Save to apply changes.

That’s all.

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