Google पत्रक बनाते समय जिसे अन्य लोगों को भरने की आवश्यकता होती है, एक ड्रॉपडाउन सूची डेटा-प्रविष्टि प्रक्रिया को सरल बना सकती है।

आप अपनी ड्रॉपडाउन सूची के लिए अन्य सेल से आइटम खींच सकते हैं, या आप उन्हें सीधे दर्ज कर सकते हैं। जानें कि दोनों कैसे करें, साथ ही मौजूदा ड्रॉपडाउन सूची को कैसे संशोधित करें।

^{(Create Manual Dropdown Lists)}Google पत्रक में मैन्युअल ड्रॉपडाउन सूचियां बनाएं

Google शीट^{(Google Sheets)} ड्रॉपडाउन सूची बनाने का सबसे तेज़ तरीका डेटा सत्यापन सेटिंग के अंदर आइटम सूचीबद्ध करना है।

यह करने के लिए:

1. उस सेल का चयन करें जहां आप ड्रॉपडाउन सूची बनाना चाहते हैं। मेनू से डेटा^(Data) चुनें और फिर डेटा सत्यापन^{(Data validation)} चुनें .

2. मानदंड के आगे, आइटम की सूची^{(List of items)} चुनें . 

3. इस चयन के आगे वाली फ़ील्ड में, अल्पविराम से अलग करके ड्रॉपडाउन सूची में वे आइटम टाइप करें जिन्हें आप शामिल करना चाहते हैं।

4. सहेजें^(Save) बटन का चयन करें, और आप देखेंगे कि अब आपके द्वारा चयनित सेल में एक ड्रॉपडाउन सूची है।

डेटा सत्यापन विकल्प

ध्यान देने योग्य डेटा^(Data) सत्यापन विंडो में कुछ महत्वपूर्ण सेटिंग्स हैं ।

यदि आप सेल में ड्रॉपडाउन सूची दिखाएँ का^{(Show dropdown list in cell)} चयन रद्द करते हैं , तो ड्रॉपडाउन तीर दिखाई नहीं देगा। हालाँकि, जब उपयोगकर्ता टाइप करना शुरू करता है, तो सूची आइटम दिखाई देंगे।

अमान्य डेटा^{(On invalid data)} अनुभाग में, यदि आप चेतावनी दिखाएँ^{(Show warning)} का चयन करते हैं, तो एक लाल चेतावनी संकेतक दिखाई देगा। यह एक संदेश प्रदर्शित करता है जो उपयोगकर्ता को चेतावनी देता है कि टाइप किया गया आइटम सूची में किसी भी चीज़ से मेल नहीं खाता है।

यदि आप इसके बजाय इनपुट को अस्वीकार करते हैं, तो ^{(Reject input)}Google पत्रक^{(Google Sheets)} प्रविष्टि को अस्वीकार कर देगा और इसके बजाय ड्रॉपडाउन सूची के पहले आइटम से बदल देगा।

प्रकटन^(Appearance) अनुभाग में, यदि आप सत्यापन सहायता टेक्स्ट दिखाएँ का चयन करते हैं^{(Show validation help text)} और उसके नीचे फ़ील्ड में टेक्स्ट टाइप करते हैं, तो वह टेक्स्ट तब दिखाई देगा जब उपयोगकर्ता ड्रॉपडाउन सेल का चयन करेगा।

^{(Create Dropdown)}Google पत्रक श्रेणी से ^{(Google Sheets Range)}ड्रॉपडाउन सूचियां बनाएं

Google पत्रक^{(Google Sheets)} ड्रॉपडाउन सूचियां बनाने का एक अधिक गतिशील तरीका^{(dynamic way)} सूची को भरने के लिए कक्षों की श्रेणी की सामग्री का उपयोग करना है।^{(range of cells)}

यह करने के लिए:

1. सबसे पहले^(First) , सेल की किसी भी श्रेणी में अपनी सत्यापन सूचियां बनाएं। इनका एक ही स्प्रेडशीट में होना जरूरी नहीं है। आप इन सूचियों को अन्य स्प्रेडशीट टैब में भी बना और चुन सकते हैं।

2. इसके बाद, उस सेल का चयन करें जहां आप एक ड्रॉपडाउन सूची बनाना चाहते हैं। मेनू से डेटा^(Data) चुनें और फिर डेटा सत्यापन^{(Data validation)} चुनें .

3. इस बार, मानदंड^(Criteria) ड्रॉपडाउन सूची से किसी श्रेणी^{(List from a range)} से सूची का चयन करें। फिर, श्रेणी चयन विंडो खोलने के लिए छोटे ग्रिड चयन चिह्न का चयन करें।

4. उस श्रेणी का चयन करें जिसे आप अपनी सूची के रूप में उपयोग करना चाहते हैं, और आप डेटा श्रेणी का चयन करें^{(Select a data range)} फ़ील्ड में श्रेणी टेक्स्ट दिखाई देंगे ।

5. चयन विंडो को बंद करने और सत्यापन विंडो पर लौटने के लिए ठीक चुनें। ^(OK)बाकी ड्रॉपडाउन विकल्पों को कॉन्फ़िगर करें जो आप चाहते हैं और फिर समाप्त करने के लिए सहेजें बटन का चयन करें।^(Save)

6. अब, आप देखेंगे कि आपके द्वारा चयनित सेल में श्रेणी डेटा ड्रॉपडाउन सूची आइटम के रूप में दिखाई देगा।

7. किसी भी अन्य कॉलम के लिए भी यही प्रक्रिया जारी रखें, जिसे आप डायनेमिक ड्रॉपडाउन सूची के रूप में जोड़ना चाहते हैं।

अपने डेटा के स्रोत के रूप में श्रेणियों का उपयोग करना आपकी स्प्रैडशीट को मैन्युअल रूप से देखे बिना और आपके द्वारा बनाई गई प्रत्येक ड्रॉपडाउन सूची को अपडेट किए बिना अपडेट रखने का एक शानदार तरीका है।

Google पत्रक ड्रॉपडाउन^{(Google Sheets Dropdown)} सूची के बारे में रोचक तथ्य

^{(Google Sheets)}श्रेणियों से जुड़ी Google शीट ड्रॉपडाउन सूचियां सबसे उपयोगी हैं क्योंकि वे आपकी स्प्रेडशीट के समग्र रखरखाव को नाटकीय रूप से कम कर देती हैं।

एक रेंज चेंज के साथ कई सेल अपडेट करें^{(Update Multiple Cells with One Range Change)}

यह विशेष रूप से सच है यदि आपके पास एक ही श्रेणी के आइटम से डेटा खींचने वाले कई सेल हैं। यदि आप उन सूची आइटम को अपडेट या बदलना चाहते हैं, तो आपको केवल एक ही श्रेणी में परिवर्तन करना होगा।

यहां तक ​​​​कि अगर उन सूची वस्तुओं के साथ सैकड़ों सेल हैं, तो एक बार रेंज को अपडेट करने से उन सभी ड्रॉपडाउन सेल को तुरंत अपडेट कर दिया जाएगा।

समय बचाने के लिए मान्य सेल की प्रतिलिपि बनाना^{(Copying Validated Cells to Save Time)}

आप मान्य ड्रॉपडाउन सेल^{(copying validated dropdown cells)} को किसी अन्य सेल में कॉपी करके भी समय बचा सकते हैं। यह सत्यापन स्क्रीन के माध्यम से फिर से कदम उठाने की प्रक्रिया के माध्यम से कदम उठाने के समय को बचाता है।

मान्य सेल की प्रतिलिपि बनाना विशेष रूप से चयन सूचियों जैसे दिन, महीने, समय और अन्य मानक डेटासेट के लिए उपयोगी है।

जल्दी से सेल सत्यापन हटाएं^{(Quickly Remove Cell Validation)}

मान लीजिए कि^(Suppose) आप किसी सेल में सूची आइटम शामिल नहीं करना चाहते हैं। आप सेल पर राइट-क्लिक करके, सत्यापन^(Validation) का चयन करके और फिर डेटा सत्यापन विंडो में सत्यापन निकालें^{(Remove validation)} का चयन करके उन्हें तुरंत हटा सकते हैं।

आप देखेंगे कि ड्रॉपडाउन तीर सेल से गायब हो जाता है, और सभी ड्रॉपडाउन आइटम गायब हो जाते हैं। सेल सिर्फ एक और सामान्य स्प्रेडशीट सेल बन जाएगा।

Google पत्रक में डबल ड्रॉपडाउन सूचियों^{(Double Dropdown Lists)} का उपयोग करना

Google पत्रक^{(Google Sheets)} ड्रॉपडाउन सूचियों का उपयोग करने का एक और उपयोगी तरीका पत्रक के बीच जानकारी पास करना है^{(pass information between sheets)} । आप इस तकनीक का उपयोग लोगों के बीच सूचना प्रसारित करने के लिए भी कर सकते हैं।

उदाहरण के लिए, यदि आपके पास एक मूल शीट है जिसमें एक टीम द्वारा पूर्ण किए गए कार्यों की सूची है, तो आप उन पूर्ण कार्यों के आधार पर दूसरी स्प्रेडशीट को आधार बना सकते हैं।

हो सकता है कि आप उसी गतिशील ड्रॉपडाउन सूचियों के आधार पर उस पहली सूची को बनाना चाहें या नहीं बनाना चाहें जैसा कि पिछले अनुभाग में वर्णित है।

किसी भी तरह से, शीट पर उस सेल का चयन करें जिसे आप पूर्ण किए गए कार्यों को एक अन्य ड्रॉपडाउन सूची के रूप में भेजना चाहते हैं, और अंतिम अनुभाग में वर्णित सत्यापन विंडो खोलें। जब आप डेटा श्रेणी का चयन करते हैं, तो इस स्रोत कार्य स्प्रैडशीट पर स्विच करें और कार्यों के संपूर्ण स्तंभ (रिक्त कक्षों सहित) का चयन करें।

अब, गंतव्य स्प्रैडशीट पर, आप देखेंगे कि कार्य कॉलम से डेटा खींच लिया गया है। इसका अर्थ है कि आपकी दूसरी टीम पहली टीम से पूर्ण किए गए कार्यों के आधार पर अपने स्वयं के प्रोजेक्ट कार्य कर सकती है।

पहली टीम नए पूर्ण किए गए कार्यों को मूल स्रोत स्प्रेडशीट में जोड़ना जारी रख सकती है।

चूंकि आपने स्रोत श्रेणी में रिक्त कक्षों को शामिल किया है, इसलिए वे नए अद्वितीय कार्य दूसरी टीम की ड्रॉपडाउन सूची में दिखाई देंगे। 

ध्यान रखें कि दूसरी ड्रॉपडाउन सूची में केवल अनन्य कार्य ही दिखाई देंगे. यह स्रोत से विशिष्ट पंक्ति आइटम पास करने का सबसे अच्छा तरीका नहीं है, लेकिन यह दूसरी टीम के लिए अन्य लोगों द्वारा स्प्रैडशीट में जोड़े गए सभी अद्वितीय आइटम देखने का एक शानदार तरीका है।

आप Google पत्रक ड्रॉपडाउन^(Dropdown) सूचियों का उपयोग कैसे करेंगे ?^(Will)

जैसा कि आप देख सकते हैं, Google पत्रक^{(Google Sheets)} कई तरीके प्रदान करता है जिससे आप ड्रॉपडाउन सूचियों को भरने के लिए अन्य कक्षों से जानकारी प्राप्त कर सकते हैं। या, यदि आपकी डेटा प्रविष्टि की जरूरतें काफी सरल हैं, तो आप अल्पविराम से अलग किए गए ड्रॉपडाउन सूची आइटम में मैन्युअल रूप से प्रवेश कर सकते हैं। 

किसी भी तरह से, आपको अपनी किसी भी स्प्रैडशीट के लिए यथासंभव आसान और सरल डेटा प्रविष्टि करने में सक्षम होना चाहिए।

How to Use Google Sheets Drop Down Lists

When creating Google Sheets that other people need to fill out, a dropdown list can simplify the dаtа-entry рrocess.

You can pull the items for your dropdown list from another range of cells, or you can enter them directly. Learn how to do both, as well as how to modify an existing dropdown list.

Create Manual Dropdown Lists in Google Sheets

The fastest way to create a Google Sheets dropdown list is by listing the items inside the data validation settings.

To do this:

1. Select the cell where you want to create a dropdown list. Select Data from the menu, and then select Data validation.

2. Next to Criteria, select List of items. 

3. In the field next to this selection, type out the items you want to include in the dropdown list, separated by commas.

4. Select the Save button, and you’ll see that the cell you selected now has a dropdown list.

Data Validation Options

There are a few important settings in the Data validation window to note.

If you deselect Show dropdown list in cell, the dropdown arrow will not appear. However, when the user starts typing, the list items will appear.

In the On invalid data section, if you select Show warning, a red warning indicator will appear. This displays a message warning the user that the typed item doesn’t match anything in the list.

If you select Reject input instead, Google Sheets will reject the entry and replace it with the first item of the dropdown list instead.

In the Appearance section, if you select Show validation help text and type text into the field below it, that text will appear when the user selects the dropdown cell.

Create Dropdown Lists from a Google Sheets Range

A more dynamic way to create Google Sheets dropdown lists is to use the contents of a range of cells to fill the list.

To do this:

1. First, create your validation lists in any range of cells. These don’t have to be in the same spreadsheet. You can create and select these lists in other spreadsheet tabs as well.

2. Next, select the cell where you want to create a dropdown list. Select Data from the menu, and then select Data validation.

3. This time, select List from a range from the Criteria dropdown list. Then, select the small grid selection icon to open the range selection window.

4. Select the range you want to use as your list, and you’ll see the range text appear in the Select a data range field.

5. Select OK to close out the selection window and return to the validation window. Configure the rest of the dropdown options you’d like and then select the Save button to finish.

6. Now, you’ll see the range data appear as the dropdown list items in the cell you selected.

7. Continue this same process for any other columns you’d like to add as a dynamic dropdown list.

Using ranges as the source of your data is a great way to keep your spreadsheets updated without having to manually go through and update every dropdown list you’ve created.

Interesting Facts About Google Sheets Dropdown Lists

Google Sheets dropdown lists connected to ranges are the most useful because they dramatically reduce the overall maintenance of your spreadsheet.

Update Multiple Cells with One Range Change

This is especially true if you have many cells drawing data from a single range of items. If you want to update or change those list items, you’ll only have to make the change in a single range.

Even if there are hundreds of cells with those list items, updating the range once will update all of those dropdown cells instantly.

Copying Validated Cells to Save Time

You can also save time by copying validated dropdown cells to any other cells. This saves the time of having to step through the process of stepping through the validation screens again.

Copying validated cells is especially useful for selection lists like days, months, time, and other standard datasets.

Quickly Remove Cell Validation

Suppose you don’t want the list items included with any cell. You can quickly remove them by right-clicking the cell, selecting Validation, and then selecting Remove validation in the Data validation window.

You’ll see the dropdown arrow disappear from the cell, and all of the dropdown items disappear. The cell will become just another normal spreadsheet cell.

Using Double Dropdown Lists in Google Sheets

One more useful way to use Google Sheets dropdown lists is to pass information between sheets. You can also use this technique to relay information between people.

For example, if you have an original sheet that contains a list of tasks completed by one team, you can base a second spreadsheet on those completed tasks.

You may or may not want to create that first list based on the same dynamic dropdown lists as described in the last section.

Either way, select the cell on the sheet you want to send the completed tasks to as another dropdown list, and open the validation window as described in the last section. When you select the data range, switch to this source task spreadsheet and select the entire column of tasks (including blank cells).

Now, on the destination spreadsheet, you’ll see that the data from the tasks column is pulled in. This means your second team can perform their own project tasks based on completed tasks from the first team.

The first team can continue adding newly completed tasks to the original source spreadsheet.

Since you included the blank cells in the source range, those new unique tasks will appear in the second team’s dropdown list. 

Keep in mind that only unique tasks will appear in the second dropdown list. It isn’t the best way to pass specific row items from the source, but it is a great way for a second team to see all unique items added to a spreadsheet by other people.

How Will You Use Google Sheets Dropdown Lists?

As you can see, Google Sheets offers many ways you can pull information from other cells to fill out dropdown lists. Or, if your data entry needs are fairly simple, you can stick to manually entering in dropdown list items separated by commas. 

Either way, you should be able to make data entry for any of your spreadsheets as easy and simple as possible.

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