जब दस्तावेज़ों को संपादित करने के लिए साझा कार्यक्षेत्र की बात आती है, तो Google डॉक्स^{(Google Docs)} बिना किसी संदेह के सूची में सबसे ऊपर है। संपादन से लेकर सुरक्षा तक - Google डॉक्स^{(Google Docs)} में सब कुछ पूर्ण प्रमाण है । यदि आप इस संपादन और सहयोग उपकरण के लिए नए हैं, तो यहां कुछ Google डॉक्स युक्तियां और तरकीबें^{(Google Docs tips and tricks )} दी गई हैं जो आपको साझा कार्यक्षेत्र में बेहतर काम करने देंगी।

Google डॉक्स टिप्स और ट्रिक्स

नए और मौजूदा उपयोगकर्ताओं के लिए, यहां कुछ सबसे उपयोगी Google डॉक्स^{(Google Docs)} टिप्स, ट्रिक्स और ट्यूटोरियल हैं, जो आपको अपने दस्तावेज़ों को बेहतर ढंग से संपादित करने और लिखने में मदद करेंगे।

1] छवि संपादित करें

यदि आप उपलब्ध कई अलग-अलग छवि संपादन टूल^{(image editing tools)} से परिचित नहीं हैं , तो आप बस Google डॉक्स^{(Google Docs)} का विकल्प चुन सकते हैं , क्योंकि यह आपको विभिन्न प्रभाव जोड़ने और उसका आकार बदलने देगा। छवि को फिर से रंगना, पारदर्शिता, चमक और कंट्रास्ट को समायोजित करना संभव है। ये सभी सेटिंग्स यहां पाई जा सकती हैं: Format > Image विकल्प^(Options) । अगर आप किसी तस्वीर को क्रॉप करना चाहते हैं, तो Format > Crop Image पर जाएं ।

2] विभिन्न स्वरूपों में दस्तावेज़ डाउनलोड करें^(Download)

आप .docx, .odt , .rtf , .pdf , .txt आदि सहित विभिन्न स्वरूपों में एक ही दस्तावेज़ डाउनलोड कर सकते हैं। आपकी जानकारी के लिए, यदि आप टेक्स्ट^(TEXT) प्रारूप का चयन करते हैं, तो छवि और अन्य स्वरूपण डाउनलोड होने के बाद खो जाएंगे। यदि आप कोई दस्तावेज़ डाउनलोड करना चाहते हैं, तो File > Download इस रूप में डाउनलोड करें > प्रारूप > Selectडाउनलोड को अपने आप शुरू होने में कुछ क्षण लगेंगे।

पढ़ें: ^(Read:)Google डॉक्स दस्तावेज़ों का किसी भी भाषा में अनुवाद^{(translate Google Docs documents into any language)}  कैसे करें ।

3] समीकरण डालें

यदि आपको कुछ गणितीय समीकरण सम्मिलित करने की आवश्यकता है, तो आप Google डॉक्स^{(Google Docs)} में ऐसा कर सकते हैं । आपको इसे किसी अन्य तृतीय पक्ष वेबसाइट से कॉपी करने की भी आवश्यकता नहीं है क्योंकि एक विकल्प है जो आपको अलग-अलग समीकरण जोड़ने देगा। प्रारूप Google डॉक्स^{(Google Docs)} द्वारा दिया जाएगा , और आपको इसे पूरा करने के लिए मानों को सम्मिलित करना होगा। बीजीय समीकरण, कार्यात्मक समीकरण, अभिन्न समीकरण, और बहुत कुछ सम्मिलित करना संभव है। बस Insert > Equation पर जाएँ और सम्मिलित करने के लिए एक प्रारूप चुनें।

4] टिप्पणी डालें

मान लें कि^(Say) आपने कुछ शब्दों को एक अलग भाषा में लिखा है और आप उन लोगों के लाभ के लिए उनका अनुवाद करना चाहते हैं जो उस शब्द को नहीं समझ सकते हैं। ऐसे में आप एक टिप्पणी जोड़ सकते हैं ताकि अन्य लोग इसका अर्थ समझ सकें। यदि आप कुछ संदर्भित करना चाहते हैं तो आप एक टिप्पणी भी जोड़ सकते हैं। ऐसा करने के लिए, अपने संपादक में एक शब्द या पाठ का चयन करें और टिप्पणी^{(Comment )} बटन पर क्लिक करें। अब आप अपनी टिप्पणी लिख सकते हैं।

5] थिसॉरस का प्रयोग करें

थिसॉरस^(Thesaurus) उपयोगकर्ताओं को अधिक शब्द सीखने, समानार्थी शब्द खोजने आदि में मदद करता है। Google डॉक्स का उपयोग करते समय किसी तीसरे पक्ष की वेबसाइट या टूल का उपयोग करने के बजाय , आप Google डॉक्स ^{(Google Docs)}के^{(Google Docs)} इनबिल्ट थिसॉरस का उपयोग कर सकते हैं । इसका उपयोग करने के लिए, किसी भी शब्द पर राइट-क्लिक करें और "शब्द" परिभाषित करें चुनें। ^(Define)आप ऊपर बताई गई हर चीज को अपने दाहिने हाथ में पा सकते हैं। फिर आप सूची से किसी भी शब्द का चयन कर सकते हैं, और उस विशेष शब्द के उपयोग की जांच कर सकते हैं।

पढ़ें: वर्डवेब: विंडोज के लिए फ्री डिक्शनरी और थिसॉरस सॉफ्टवेयर।^{(WordWeb: Free Dictionary & Thesaurus Software for Windows.)}

6] कुछ वर्णों को प्रतीकों से बदलें^(Replace)

ऐसे कई प्रतीक हैं जो आपके कीबोर्ड पर उपलब्ध नहीं हैं। उदाहरण के लिए, कॉपीराइट साइन या ट्रेडमार्क साइन बिल्कुल भी उपलब्ध नहीं हैं। यदि आप उन प्रतीकों का उपयोग करना चाहते हैं, तो यहां कुछ युक्तियां दी गई हैं। आप कॉपीराइट साइन प्राप्त करने के लिए (सी) का उपयोग कर सकते हैं, (आर) पंजीकृत ट्रेडमार्क साइन प्राप्त करने के लिए और इसी तरह। ये सभी Google डॉक्स^{(Google Docs)} में पूर्वनिर्धारित हैं । इसलिए यदि आप प्रतिस्थापन में और शॉर्टकट जोड़ना चाहते हैं, तो यहां एक सरल ट्रिक है। Tools > Preferences पर जाएं । यहां आप स्वचालित प्रतिस्थापन^{(Automatic substitution)} नामक एक विकल्प पा सकते हैं । सुनिश्चित करें कि यह चेक किया गया है। उसके बाद, आप प्रतिस्थापन का चयन कर सकते हैं या उन्हें तदनुसार सेट कर सकते हैं।

पढ़ें^(Read) : गूगल शीट्स टिप्स एंड ट्रिक्स ।

7] संशोधन इतिहास दिखाएं

यदि एक से अधिक व्यक्ति एक दस्तावेज़ का संपादन कर रहे हैं, तो संघर्ष की संभावना अधिक है। इसके अलावा, यदि आप अपनी संपादन टाइमलाइन की जांच करना चाहते हैं, तो आप संशोधन इतिहास पैनल खोल सकते हैं। यहां, आप टीम के विभिन्न सदस्यों द्वारा किए गए सभी संपादन पा सकते हैं। छवि जोड़ने या टेक्स्ट को बोल्ड करने से - सब कुछ Google डॉक्स^{(Google Docs)} में रिकॉर्ड हो जाता है । फ़ाइल खोलें > संशोधन इतिहास Open File > ShowCtrl + Alt + Shift + H. दबा सकते हैं । डिफ़ॉल्ट रूप से, संशोधन पैनल महत्वपूर्ण परिवर्तन दिखाता है। हालाँकि, यदि आप विस्तृत संशोधनों की जाँच करना चाहते हैं, तो अधिक विस्तृत संशोधन दिखाएँ^{(Show more detailed revisions)} नामक विकल्प पर क्लिक करें ।

8] ऐड-ऑन स्थापित करें

ऐड-ऑन^(Add-ons) हमेशा उपयोगकर्ताओं को किसी भी सेवा या सॉफ़्टवेयर की कार्यक्षमता को समृद्ध करके उसका अधिक से अधिक लाभ उठाने में मदद करते हैं। Google डॉक्स ऐड-ऑन का भी समर्थन करता है, जिसे सीधे ^{(Google Docs)}ऐड-ऑन^{(Add-ons )} टैब > ऐड-ऑन प्राप्त करें से इंस्टॉल किया जा सकता है । कुछ बेहतरीन Google डॉक्स ऐड-ऑन हैं जी ( गणित^(Math) ), टेम्प्लेट गैलरी^{(Template Gallery)} , सामग्री तालिका , ^(Table)वाक् पहचान^{(Speech Recognition)} , शैलियाँ^(Styles) , आदि।

9] बिना फॉर्मेटिंग के पेस्ट करें

आइए मान लें कि आप किसी अन्य संसाधन से सामग्री की प्रतिलिपि बना रहे हैं। जब आप इसे पेस्ट करते हैं, तो आपको ^(Whe)Google डॉक्स^{(Google Docs)} में सभी लिंक, स्वरूपण, शीर्षक टैग आदि मिल जाएंगे । यदि आप फ़ॉर्मेटिंग नहीं चाहते हैं, तो Google डॉक्स में रिक्त स्थान पर राइट-क्लिक करें और ^{(Google Docs)}बिना फ़ॉर्मेटिंग के पेस्ट^{(Paste without formatting.)} करें चुनें । पॉपअप पर ओके^{(OK )} पर   क्लिक करें और फिर पेस्ट करने के लिए Ctrl + Vसभी स्वरूपण चला जाएगा।

10] वेबसाइट में दस्तावेज़ एम्बेड करें

कई बार आपको वेब पर दस्तावेज़ प्रकाशित करने की आवश्यकता हो सकती है। आप ईमेल का उपयोग करके किसी को आमंत्रित कर सकते हैं, सहयोगियों को जोड़ सकते हैं, लिंक साझा कर सकते हैं और पूरे दस्तावेज़ को एक वेबसाइट में एम्बेड कर सकते हैं। ऐसा करने के लिए File > Publishसामग्री और सेटिंग्स प्रकाशित करें^{(Publish content and settings)} का विस्तार करें> प्रकाशन प्रारंभ^{(Start Publishing)} करें पर क्लिक करें > पॉपअप विंडो पर सकारात्मक विकल्प चुनें> एम्बेड टैब पर जाएं> आईफ्रेम कोड की प्रतिलिपि बनाएँ> इसे वेबपृष्ठ के ^{(Embed )}HTML अनुभाग में पेस्ट करें । दस्तावेज़ वेब पेज में एम्बेड करने के बाद किसी को भी दिखाई देगा।

11] दस्तावेज़ का अनुवाद करें

Google डॉक्स^{(Google Docs)} आपको मूल पृष्ठ को छोड़े बिना दस्तावेज़ों का अनुवाद करने देता है। Tools > Translate डॉक्यूमेंट के तहत एक इन-बिल्ट विकल्प के साथ आता  है जिससे आप अपने डॉक्यूमेंट को एक भाषा से दूसरी भाषा में ट्रांसलेट कर सकते हैं। हालांकि यह एक पेशेवर की तरह अनुवाद नहीं कर सकता है, आप एक विदेशी भाषा के दस्तावेज़ के अवलोकन को समझ सकते हैं। Google डॉक्स दस्तावेज़ अनुवाद^{(Google Docs document translation)} के बारे में अधिक जानने के लिए  , इस विस्तृत मार्गदर्शिका को पढ़ें।

12] वॉयस टाइपिंग

कभी-कभी, आपको लेख लिखने का मन नहीं कर सकता है, लेकिन आपको इसे किसी भी तरह जल्द से जल्द पूरा करना होगा। उन स्थितियों में, वॉयस टाइपिंग आपके लिए एक उपयोगी उपकरण हो सकता है। चूंकि यह एक इन-बिल्ट विकल्प है, इसलिए आपको  काम पूरा करने के लिए Google डॉक्स ऐड-ऑन स्थापित करने^{(install a Google Docs add-on)} की आवश्यकता नहीं  है। आरंभ करने के लिए, सुनिश्चित करें कि आपके कंप्यूटर में एक माइक्रोफ़ोन प्लग किया गया है। यदि ऐसा है, तो Google डॉक्स^{(Google Docs)} खोलें और  Tools > Voice टाइपिंग पर जाएं। Ctrl+Shift+S दबाकर ट्रिगर किया जा सकता है  ।

13] हस्तलिखित हस्ताक्षर डालें

हस्तलिखित हस्ताक्षर जोड़ने से आपके दस्तावेज़ में एक पेशेवर स्पर्श जुड़ जाता है और कई बार इसकी आवश्यकता भी पड़ सकती है। अच्छी खबर यह है कि हस्तलिखित हस्ताक्षर बनाने के लिए आप Google ड्रॉइंग^{(Google Drawing)} में स्क्रिबल विकल्प की मदद ले सकते हैं । यह अधिक समय लेने वाला नहीं है, लेकिन उन लोगों के लिए मुश्किल है जो माउस आंदोलन के साथ सहज नहीं हैं। Google डॉक्स में हस्तलिखित हस्ताक्षर जोड़ने के बारे में^{(about adding handwritten signatures in Google Docs)} अधिक जानने के लिए  , इस लेख पर एक नज़र डालें।

14] उद्धरण जोड़ें

आपको अक्सर एक संदर्भ सम्मिलित करना पड़ सकता है या आपके द्वारा अपने दस्तावेज़ में शामिल किए गए कथन के मूल लेखक को क्रेडिट करना पड़ सकता है। Google डॉक्स^{(Google Docs)} में अंतर्निर्मित विकल्पों की सहायता से उद्धरण या संदर्भ जोड़ना काफी आसान है। आप  Tools > Citations पर जा सकते हैं  और अपनी आवश्यकताओं के अनुसार एक अनुकूलित संदर्भ बना सकते हैं। अधिक जानकारी के लिए, आप  Google डॉक्स में संदर्भ बनाने और सम्मिलित करने^{(create and insert a reference in Google Docs)} का तरीका जानने के लिए इस विस्तृत मार्गदर्शिका का अनुसरण कर सकते हैं ।

कई अन्य चीजें हैं जो Google डॉक्स का उपयोग करके की जा सकती हैं। हमें बताएं कि क्या हमने कुछ महत्वपूर्ण याद किया है।^{(There are many other things that can be done using Google Docs. Let us know if we missed something important.)}

आगे पढ़ें^{(Read next)} : गूगल डॉक्स बनाम माइक्रोसॉफ्ट वर्ड ऑनलाइन ।

Google Docs Tips and Tricks everyone should know

When it сomes to a shared workspace to edit documents, Google Docs tops the list without any doubt. From editing to security – everything is full proof in Google Docs. If you are new to this editing & collaboration tool, here are some Google Docs tips and tricks that will let you work better in a shared workspace.

Google Docs Tips and Tricks

For new & existing users, here are some of the most useful Google Docs tips, tricks & tutorials, that will help you better edit & write your documents.

1] Edit Image

If you are not familiar with the many different image editing tools available, you can simply opt for Google Docs, as it will let you add various effects and resize it. It is possible to recolor an image, adjust transparency, brightness, and contrast. All these settings can be found at here: Format > Image Options. If you want to crop a picture, go to Format > Crop Image.

2] Download document in different formats

You can download a single document in different formats including .docx, .odt, .rtf, .pdf, .txt etc. For your information, if you select TEXT format, the image, and other formattings will be lost after downloading. If you want to download a document, go to File > Download as > Select format. It will take a few moments for the download to start automatically.

Read: How to translate Google Docs documents into any language.

3] Insert equation

If you need to insert some mathematical equations, you can do so in Google Docs. You do not even have to copy it from any other third party website since there is an option that will let you add different equations. The format will be given by Google Docs, and you have to insert the values to complete it. It is possible to insert an algebraic equation, functional equation, integral equation, and more. Just go to Insert > Equation and select one format to insert.

4] Insert comment

Say you have written some words in a different language and you want to translate them for the benefit of those who may not understand that term. In such a scenario, you can add a comment so that other people can understand its meaning. You can also add a comment if you wish to reference something. To do so, select a word or text in your editor and click on the Comment button. Now you can write down your comment.

5] Use Thesaurus

Thesaurus helps users learn more words, find synonyms, etc. Instead of using any third party websites or tools while using Google Docs, you can use the inbuilt thesaurus of Google Docs. To use it, right-click on any word and select Define “word.” You can find everything mentioned above on your right-hand side. You can then select any word right from the list, and check the usage of that particular word.

Read: WordWeb: Free Dictionary & Thesaurus Software for Windows.

6] Replace certain characters with symbols

There are many symbols that are not available on your keyboard. For example, the copyright sign or the trademark sign are not available at all. If you want to use those symbols, here are few tips. You can use (c) to get the copyright sign, (r) to get the registered trademark sign and so on. All these are predefined in Google Docs. So if you want to add more shortcuts to replacements, here is a simple trick. Go to Tools > Preferences. Here you can find an option called Automatic substitution. Make sure this is checked. After that, you can select the replacements or set them accordingly.

Read: Google Sheets Tips and Tricks.

7] Show revision history

If more than one person is editing a single document, there is a high chance of conflicts. Moreover, if you want to check your editing timeline, you can open the revision history panel. Here, you can find all the edits done by different members of the team. From adding an image or making text bold – everything gets recorded in Google Docs. Open File > Show revision history. Alternatively, you can press Ctrl + Alt + Shift + H. By default, the revision panel shows the significant changes. However, if you want to check the detailed revisions, click on the option called Show more detailed revisions.

8] Install add-ons

Add-ons always help users get more out of any service or software by enriching its functionality. Google Docs also does support add-ons, whcih can be installed right from the Add-ons tab > Get add-ons. Some of the best Google Docs add-ons are g(Math), Template Gallery, Table of contents, Speech Recognition, Styles, etc.

9] Paste without formatting

Let’s assume that you are copying content from another resource. Whe you paste it, you will get all the links, formatting, heading tags, etc.  into Google Docs. If you do not want to want the formatting, right-click on empty space in Google Docs and select Paste without formatting.  Click OK on the popup and then press Ctrl + V to paste. All the formatting will be gone.

10] Embed document into website

There are times you may need to publish a document to the web. You can invite someone using an email, add collaborators, share the link and embed the whole document into a website. To do this go to File > Publish to the web > expand Publish content and settings > click on Start Publishing > select the affirmative option on the popup window > go to Embed tab > copy the iframe code > paste it into a webpage’s HTML section. The document will be visible to anyone after embedding it into the web page.

11] Translate document

Google Docs lets you translate documents without leaving the original page. It comes with an in-built option under Tools > Translate document that lets you translate your document from one language to another. Although it might not translate like a professional, you can understand the overview of a foreign language document. To learn more about Google Docs document translation, read this detailed guide.

12] Voice typing

At times, you might not feel like writing an article, but you have to complete it anyhow as soon as possible. In those situations, voice typing can be a handy tool for you. As it is an in-built option, you do not have to install a Google Docs add-on to get the job done. To get started, make sure that a microphone is plugged into your computer. If so, open the Google Docs and go to Tools > Voice typing. The same can be triggered by pressing Ctrl+Shift+S.

13] Insert handwritten signature

Adding a handwritten signature adds a professional touch to your document and also might be required at times. The good news is that you can take the help of the Scribble option in Google Drawing to create a handwritten signature. It is not much time-consuming but tricky for those who are not comfortable with mouse movement. To learn more about adding handwritten signatures in Google Docs, take a look at this article.

14] Add citations

You may often have to insert a reference or credit the original author of a piece of statement you have included in your document. In Google Docs, it is quite easy to add citations or references with the help of in-built options. You can go to Tools > Citations and create a customized reference according to your requirements. For more information, you can follow this detailed guide to learn how to create and insert a reference in Google Docs.

There are many other things that can be done using Google Docs. Let us know if we missed something important.

Read next: Google Docs vs. Microsoft Word Online.

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