Google डॉक्स चैट आपको दस्तावेज़ों पर सहयोग करने में कैसे मदद करता है

(Google Docs)टीमों के साथ दस्तावेज़ों पर सहयोग करने के लिए Google डॉक्स चैट एक बहुत ही प्रभावी उपकरण है। यह संपादकों को संपादनों को चिह्नित करने और टिप्पणी करने की क्षमता प्रदान करता है, यह टीमों को चर्चा करने देता है

 दस्तावेज़ों का उचित शब्दांकन, और यह फ़ॉर्म भरने(filling out forms) वाले कर्मचारियों को ऐसे प्रश्न पूछने देता है जिनका उनके प्रबंधक उत्तर दे सकते हैं।

Google डॉक्स(Google Docs) चैट के लिए ये सभी बेहतरीन उपयोग तभी अच्छी तरह से काम करते हैं जब दस्तावेज़ का उपयोग करने वाले लोग यह समझते हैं कि टिप्पणी प्रणाली कैसे काम करती है।

इस लेख में, आप उन सभी टिप्पणी और सहयोग सुविधाओं के बारे में जानेंगे जो Google डॉक्स(Google Docs) के अंदर उपलब्ध हैं ।

Google डॉक्स टिप्पणी कैसे काम करती है

Google डॉक्स(Google Docs) के अंदर , आप केवल दस्तावेज़ों पर आँख बंद करके सहयोग नहीं कर रहे हैं। आप वास्तव में कई उपयोगकर्ताओं को वास्तविक समय में दस्तावेज़ तक पहुँचते हुए देख सकते हैं।

यह जिस तरह से काम करता है वह यह है कि जब भी अन्य लोग दस्तावेज़ तक पहुँचते हैं, तो आप देखेंगे कि उनका Google खाता आइकन Google डॉक्स(Google Docs) विंडो के शीर्ष पर दिखाई देता है।

जैसे ही वे अन्य उपयोगकर्ता अपने माउस कर्सर को दस्तावेज़ के अंदर रखते हैं, आप देखेंगे कि उनका Google खाता(Google Account) नाम पल भर में कर्सर के ऊपर दिखाई देता है। 

यह देखने के लिए उपयोगी है कि आपकी टीम के अन्य सदस्य दस्तावेज़ के किन क्षेत्रों पर काम कर रहे हैं। यह एक ही दस्तावेज़ में परस्पर विरोधी संपादन करने से बचने में मदद कर सकता है।

यदि आप देखते हैं कि कोई व्यक्ति किसी दस्तावेज़ के किसी अनुभाग को गलत तरीके से संपादित कर रहा है, या परिवर्तन कर रहा है जिससे आप असहमत हैं, तो आप सीधे उस व्यक्ति पर एक टिप्पणी जोड़ सकते हैं।

दस्तावेज़ के शीर्ष पर उपयोगकर्ता आइकन के दाईं ओर, आपको एक सफेद वृत्त के अंदर बात करने वाले व्यक्ति का एक आइकन दिखाई देगा। जब आप इसे चुनते हैं, तो यह एक सामान्य टिप्पणी क्षेत्र खोलता है।

बस अपनी टिप्पणी टाइप करें और एंटर दबाएं(Enter) । हर कोई जो वर्तमान में दस्तावेज़ देख रहा है, वह सामान्य टिप्पणी क्षेत्र में सभी टिप्पणियों को देख सकेगा।

आप जानते हैं कि जब किसी ने इस आइकन के शीर्ष पर दिखाई देने वाले लाल बिंदु द्वारा टिप्पणी क्षेत्र में एक नई टिप्पणी अपडेट की है।

जैसा कि प्रत्येक व्यक्ति प्रतिक्रिया करता है, नई टिप्पणी टिप्पणी थ्रेड में पिछली टिप्पणी के नीचे दिखाई देती है।

या तो कमेंट बॉक्स में नामों के दाईं ओर X(X) दबाएं , या कमेंटिंग विंडो को फिर से गायब करने के लिए कमेंटिंग आइकन चुनें।

एक नया Google डॉक्स चैट बनाना

एक नया Google डॉक्स चैट बनाने के लिए, (Google Docs)Google डॉक्स(Google Docs) दस्तावेज़ में किसी भी टेक्स्ट को हाइलाइट करें। जब आप ऐसा करते हैं, तो आपको उस हाइलाइट किए गए टेक्स्ट के दाईं ओर एक छोटा टिप्पणी आइकन दिखाई देगा। 

जब आप उस आइकन पर अपना माउस घुमाते हैं, तो आपको "टिप्पणी जोड़ें" टेक्स्ट दिखाई देगा।

जब आप इस आइकन का चयन करते हैं, तो यह एक टिप्पणी विंडो खोलेगा जहां आप अपने द्वारा हाइलाइट किए गए दस्तावेज़ के टेक्स्ट के बारे में अपने विचार साझा कर सकते हैं।

जब आप अपनी टिप्पणी लिखना समाप्त कर लें, तो बस टिप्पणी(Comment) बटन का चयन करें और आप देखेंगे कि टिप्पणी बॉक्स एक स्थायी टिप्पणी में बदल गया है।

कुछ विकल्प हैं जो इस तरह की टिप्पणियों के साथ जाते हैं।

टिप्पणियों का प्रबंधन

जब आप किसी टिप्पणी के दाईं ओर तीन बिंदुओं का चयन करते हैं, तो आपको तीन विकल्प दिखाई देंगे।

  • संपादित करें(Edit) : अपनी टिप्पणी में कोई भी अपडेट करें, या यदि आप चाहें तो इसका उत्तर जोड़ें।
  • हटाएं(Delete) : दस्तावेज़ से टिप्पणी और उसके हाइलाइट को हटा दें।
  • इस टिप्पणी का लिंक(Link to this comment) : एक यूआरएल(URL) लिंक प्राप्त करें जिसे आप लोगों के साथ साझा कर सकते हैं यदि आप चाहते हैं कि वे इस विशिष्ट टिप्पणी को देखें।

टिप्पणी लिंक लोगों को सटीक टिप्पणी खोजने में मदद करने के लिए बहुत प्रभावी हैं, खासकर उन दस्तावेजों के अंदर जिनमें बड़ी संख्या में टिप्पणियां हैं।

आप लिंक को IM चैट, मोबाइल SMS या ईमेल में पेस्ट कर सकते हैं। 

जब प्राप्तकर्ता लिंक का चयन करता है, तो वह उन्हें सीधे उस दस्तावेज़ पर ले जाएगा जहां टिप्पणी डाली गई थी। वे या तो टिप्पणी का जवाब दे सकते हैं या समाधान(Resolve) का चयन कर सकते हैं ।

किसी टिप्पणी को हल करने से वह टिप्पणी थ्रेड से गायब हो जाती है। ऐसा प्रतीत होता है कि टिप्पणी हटा दी गई है, लेकिन यह वास्तव में केवल दाहिने हाशिये से छिपी हुई है।

यदि आप दस्तावेज़ पर पोस्ट की गई सभी टिप्पणियों को देखना चाहते हैं, तो दस्तावेज़ के ऊपर दाईं ओर स्थित काली टिप्पणी आइकन का चयन करें।

यह आपको दस्तावेज़ में पोस्ट की गई सभी टिप्पणियों के साथ-साथ टिप्पणी के बारे में निम्नलिखित सभी जानकारी दिखाता है।

  • (Date)टिप्पणी पोस्ट करने की तिथि और समय
  • टिप्पणी के सभी उत्तर
  • कोई भी दस्तावेज़ पाठ जिसे टिप्पणी करते समय चुना गया था
  • हल की गई टिप्पणियों को फिर से खोलने के लिए एक लिंक
  • टिप्पणियों का जवाब देने के लिए एक लिंक

टिप्पणी थ्रेड में नई टिप्पणियाँ जोड़ने के लिए टिप्पणी(Comment) का चयन करें । ईमेल सेटिंग बदलने के लिए सूचनाएं(Notifications) चुनें ताकि आपको केवल तभी सूचनाएं प्राप्त हों जब कोई आपकी टिप्पणियों का जवाब दे, या कोई सूचना न हो।

संपादन और समाधान संपादन

Google डॉक्स(Google Docs) चैट किसी दस्तावेज़ को वास्तव में बनाए बिना संपादन सुझाव देने के लिए विशेष रूप से उपयोगी है। 

डिफ़ॉल्ट रूप से, Google डॉक्स(Google Docs) आपको किसी दस्तावेज़ में संपादन करने देता है और संपादन तुरंत प्रभावी हो जाते हैं। संपादन मोड को केवल सुझाए गए परिवर्तनों में बदलने के लिए , दस्तावेज़ के शीर्ष दाईं ओर संपादन शब्द के दाईं ओर स्थित ड्रॉपडाउन तीर का चयन करें।(Editing)

ड्रॉपडाउन सूची से सुझाव(Suggesting) का चयन करें ।

जैसे ही आप दस्तावेज़ में संपादन करते हैं, दस्तावेज़ में टेक्स्ट को उसके आगे प्रदर्शित प्रतिस्थापन टेक्स्ट के साथ क्रॉस आउट कर दिया जाता है। प्रत्येक संपादन किए गए संपादन के विवरण के साथ दाईं ओर एक नई टिप्पणी खोलता है।

इस सुविधा का उद्देश्य यह है कि एक अंतिम संपादक या मूल लेखक संपादन के माध्यम से जा सकता है और उस संपादन टिप्पणी के लिए चेकमार्क का चयन करके व्यक्तिगत रूप से परिवर्तनों को स्वीकार कर सकता है।

हालांकि, यदि आप टिप्पणियों को व्यक्तिगत रूप से हल नहीं करना चाहते हैं, तो उन सभी को एक साथ हल करने के लिए एक उपयोगी ट्रिक है।

ऐसा करने के लिए, टूल्स(Tools) मेनू का चयन करें और सुझाए गए संपादनों की समीक्षा करें(Review suggested edits) चुनें ।

यह दस्तावेज़ के ऊपरी दाएँ भाग में एक छोटी सी विंडो खोलेगा। आप दस्तावेज़ में प्रत्येक संपादन टिप्पणी को स्क्रॉल करने के लिए ऊपर या नीचे तीर का चयन कर सकते हैं। आप अलग-अलग संपादनों को स्वीकार(Accept) या अस्वीकार कर सकते हैं।(Reject)

यदि आप उन सभी को स्वीकार या अस्वीकार करना चाहते हैं, तो स्वीकार करें(Accept) या अस्वीकार करें(Reject) बटन   के दाईं ओर स्थित ड्रॉपडाउन तीर का चयन करें।

आप सभी संपादनों को स्वीकृत करने के लिए सभी को स्वीकार करें का चयन कर सकते हैं। (Accept All)यह सुझाए गए संपादनों का उपयोग करके संपूर्ण दस्तावेज़ को अपडेट कर देगा, और सभी संबद्ध टिप्पणियों का समाधान कर देगा।

Google डॉक्स में टिप्पणियों को हल करने के(resolving comments in Google Docs) बारे में और जानें ।

टिप्पणी करने से सहयोग में मदद मिलती है

Google डॉक्स(Google Docs) जैसे क्लाउड आधारित वर्ड प्रोसेसर का उपयोग करने से दस्तावेज़ों पर सहयोग(collaborating on documents) करना बहुत आसान  हो जाता है।

टिप्पणी प्रणाली इस तरह से स्थापित की गई है जिससे टीम के बीच दस्तावेज़ परिवर्तनों पर चर्चा करना सुविधाजनक और आसान हो जाता है। एक बार जब सभी को इसकी आदत हो जाएगी कि Google डॉक्स(Google Docs) चैट सिस्टम कैसे काम करता है, तो आप पाएंगे कि दस्तावेज़ों पर एक साथ काम करते समय आपकी टीम बहुत अधिक कुशल है। 



Vicky Krishnan

About the author

मैं 10 से अधिक वर्षों के अनुभव के साथ एक कंप्यूटर पेशेवर हूं। अपने खाली समय में, मुझे ऑफिस डेस्क पर मदद करना और बच्चों को इंटरनेट का उपयोग करना सिखाना पसंद है। मेरे कौशल में बहुत सी चीजें शामिल हैं, लेकिन सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि मुझे पता है कि लोगों को समस्याओं को हल करने में कैसे मदद करनी है। अगर आपको किसी ऐसे व्यक्ति की ज़रूरत है जो आपकी किसी अत्यावश्यक चीज़ में मदद कर सके या बस कुछ बुनियादी सुझाव चाहते हों, तो कृपया मुझसे संपर्क करें!


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