जानना चाहते हैं कि Microsoft Excel में मौजूद ^{(Microsoft Excel)}स्वचालित डेटा प्रकार^{(Automatic Data Type)} सुविधा का उपयोग कैसे करें ? एक्सेल की स्वचालित डेटा प्रकार^{(Automatic Data Type)} सुविधा आपको शहरों, खाद्य पदार्थों, संगीत, जानवरों, व्यक्तियों और कई अन्य विवरणों को स्वचालित रूप से सम्मिलित करने की अनुमति देती है। आपको वेब ब्राउज़र खोलने, मैन्युअल रूप से विवरण खोजने और फिर परिणामों को अपनी एक्सेल^(Excel) शीट में कॉपी और पेस्ट करने की आवश्यकता नहीं है ।

मान लीजिए कि आप एक रासायनिक तत्व के बारे में जानकारी जोड़ना चाहते हैं, आप इस स्वचालित उपकरण का उपयोग कर सकते हैं और परमाणु द्रव्यमान, प्रतीक, परमाणु संख्या, सीएएस संख्या, समूह, इलेक्ट्रॉन आत्मीयता^{(atomic mass, symbol, atomic number, CAS number, group, electron affinity,)} आदि जैसी विभिन्न जानकारी दर्ज कर सकते हैं। इसी तरह, खाद्य पदार्थों के लिए, आप जोड़ सकते हैं कैलोरी, कोलेस्ट्रॉल, वसा, कैल्शियम, पोषण,^{(calories, cholesterol, fat, calcium, nutrition, )} आदि। और, इसी तरह।

यदि आप एक्सेल^(Excel) की इस विशेषता से अनजान थे और सोच रहे थे कि इसके साथ कैसे शुरुआत करें, तो चिंता की कोई बात नहीं है। यह ट्यूटोरियल आपको Microsoft Excel में ^{(Microsoft Excel)}स्वचालित डेटा प्रकार^{(Automatic Data Type)} सुविधा का उपयोग करने के लिए मार्गदर्शन करेगा । चलो शुरू करते हैं!

Excel में ^(Excel)स्वचालित डेटा प्रकार^{(Automatic Data Type)} सुविधा का उपयोग कैसे करें

ट्यूटोरियल शुरू करने से पहले, याद रखें कि इस सुविधा का उपयोग करने के लिए एक सक्रिय इंटरनेट कनेक्शन की आवश्यकता है। यह वेब से सभी विवरण और जानकारी प्राप्त करता है। तो, सुनिश्चित करें कि आप इंटरनेट से जुड़े हैं और फिर एक्सेल^(Excel) में स्वचालित सुविधा का उपयोग करने के लिए नीचे दिए गए चरणों का उपयोग करें :

सबसे पहले, डेटा प्रकार डालें जिसमें आप स्वचालित रूप से विवरण जोड़ना चाहते हैं। यह जानवरों, शहरों, खाद्य पदार्थों, मशहूर हस्तियों, किताबों के शीर्षक, संगीत, रासायनिक तत्वों आदि के नाम हो सकते हैं।

डेटा जोड़ने के बाद, सभी सेल का चयन करें और फिर डेटा^(Data) टैब पर जाएं। इस टैब में, आपको एक डेटा प्रकार अनुभाग मिलेगा जहां आपको ^{( Data Types)}भूगोल^(Geography) , शरीर रचना, मुद्रा, पशु, स्टॉक, पौधे, रसायन,^{(Geography, Anatomy, Currencies, Animals, Stocks, Plants, Chemistries,)} आदि सहित डेटा प्रकार विकल्पों की एक सूची दिखाई देगी । इस सूची में स्वचालित^(Automatic) सुविधा का पता लगाएँ और उस पर क्लिक करें।

जैसे ही आप स्वचालित^{( Automatic)} विकल्प पर क्लिक करते हैं , यह प्रत्येक चयनित सेल डेटा के लिए डेटा प्रकारों की पहचान करना शुरू कर देगा और प्रत्येक डेटा प्रकार से पहले संबंधित प्रतीकों को प्रदर्शित करेगा।

यदि यह किसी विशेष फ़ील्ड के लिए डेटा प्रकार का चयन करने में असमर्थ है, तो यह सेल की शुरुआत में एक प्रश्न चिह्न (?) प्रतीक दिखाएगा। इस प्रतीक पर क्लिक करें^(Click) और यह डेटा प्रकार विकल्पों की सूची के साथ दाईं ओर एक डेटा चयनकर्ता^{(Data Selector)} विंडो खोलेगा । बस^(Simply) उस डेटा प्रकार पर टैप करें जिससे वह संबंधित है और फिर सेलेक्ट^(Select) बटन पर क्लिक करें।

अब, आप एक सेल का चयन करने पर एक सूची^(list) प्रतीक देखेंगे । यह मूल रूप से एक सेल में एक विशेष विवरण स्वचालित रूप से जोड़ने के लिए डेटा सम्मिलित करें विकल्प है।^{(Insert Data)}

डेटा डालें^{( Insert Data)} विकल्प पर क्लिक करें और विभिन्न संबंधित क्षेत्रों की एक सूची खुल जाएगी। उदाहरण के लिए, किसी शहर, देश या स्थान के लिए, आप जनसंख्या, भूमि क्षेत्र, आयु के आधार पर समूहीकृत जनसंख्या, राजधानी शहर, अपराध की दर, छवि,^{(population, land area, population grouped by age, capital city, rate of crime, image,)} और बहुत कुछ जैसे फ़ील्ड जोड़ सकते हैं।

उस जानकारी पर क्लिक करें^(Click) जिसे आप जोड़ना चाहते हैं और यह स्वचालित रूप से प्राप्त होगी और संबंधित मान को सेल में दर्ज करेगी।

आप बार-बार डेटा सम्मिलित करें^{( Insert Data)} विकल्प का उपयोग करके प्रत्येक सेल में एकाधिक डेटा फ़ील्ड जोड़ सकते हैं ।

अब, कई विवरण समय के साथ अद्यतन होते रहते हैं, जैसे, जनसंख्या। इसलिए^(Hence) , आपके द्वारा अपनी शीट में उपयोग किए गए विवरणों को अपडेट करते रहना आवश्यक हो जाता है।

मानों को अपडेट करने के लिए, डेटा^(Data) टैब पर जाएं और आपको एक प्रश्न और कनेक्शन^{( Querries & Connections)} अनुभाग मिलेगा। इस सेक्शन से, रिफ्रेश ऑल^{(Refresh All)} बटन पर क्लिक करें और यदि कोई बदलाव हुआ है, तो यह विवरण अपडेट कर देगा।

यदि आप किसी चयनित डेटा आइटम के मूल्यों को अपडेट करना चाहते हैं, तो रिफ्रेश ऑल^{(Refresh All)} ड्रॉप बटन पर टैप करें और फिर रिफ्रेश^(Refresh) विकल्प पर क्लिक करें।

यह मार्गदर्शिका आपको Microsoft Excel में ^{(Microsoft Excel)}स्वचालित डेटा प्रकार^{( Automatic Data Type)} सुविधा का उपयोग करने के चरण दिखाती है । इसका उपयोग करें और वेब ब्राउज़र की आवश्यकता के बिना स्वचालित रूप से कई प्रकार के डेटा में विवरण जोड़ें।

संबंधित पढ़ें: ^{(Related Read:)} एक्सेल में इंसर्ट डेटा फ्रॉम पिक्चर फीचर का उपयोग कैसे करें।^{(How to use Insert Data from Picture feature in Excel.)}

How to use Automatic Data Type feature in Excel

Want to know how to use the Automatic Data Type feature present in Microsoft Excel? Excel’s Automatic Data Type feature allows you to insert details of cities, food items, music, animals, persons, and many more automatically. You don’t need to open a web browser, search for details manually, and then copy and paste results to your Excel sheet.

Let’s say you want to add information about a chemical element, you can use this Automatic tool and enter various information like atomic mass, symbol, atomic number, CAS number, group, electron affinity, etc. Similarly, for food items, you can add calories, cholesterol, fat, calcium, nutrition, etc. And, so on.

If you were unaware of this feature of Excel and wondering how to get started with it, no worries. This tutorial will guide you to use the Automatic Data Type feature in Microsoft Excel. Let’s start!

How to use Automatic Data Type feature in Excel

Before I start with the tutorial, do remember that an active internet connection is required to use this feature. It fetches all the details and information from the web. So, make sure you are connected to the internet and then use the below steps to use the Automatic feature in Excel:

Firstly, insert data types to which you want to add details automatically. It can be names of animals, cities, food items, celebrities, book titles, music, chemical elements, and more.

After adding data, select all the cells and then go to the Data tab. In this tab, you will find a Data Types section where you will see a list of data type options including Geography, Anatomy, Currencies, Animals, Stocks, Plants, Chemistries, etc. Locate the Automatic feature in this list and click on it.

As you click on the Automatic option, it will start identifying data types for each selected cell data and display related symbols before each data type.

In case it is unable to select a data type for a particular field, it will show a question mark (?) symbol at the start of the cell. Click on this symbol and it will open up a Data Selector window at the right with a list of data type options. Simply tap on the data type it belongs to and then click on the Select button.

Now, you will see a list symbol on selecting a cell. This is basically the Insert Data option to automatically add a particular detail to a cell.

Click on the Insert Data option and a list of various related fields will open up. For example, for a city, country, or location, you can add fields like population, land area, population grouped by age, capital city, rate of crime, image, and many more.

Click on the information you want to add and it will automatically fetch and enter the respective value to the cell.

You can add multiple data fields to each cell by using the Insert Data option repeatedly.

Now, many of the details keep updating over time, e.g., population. Hence, it becomes necessary to keep updating the details you have used in your sheet.

To update the values, go to the Data tab and you will find a Querries & Connections section. From this section, click on the Refresh All button and it will update the details, if there has been any change.

In case you want to update values of a selected data item, tap on Refresh All drop button and then click on the Refresh option.

This guide shows you steps to use the Automatic Data Type feature in Microsoft Excel. Use it and automatically add details to several types of data without needing a web browser.

Related Read: How to use Insert Data from Picture feature in Excel.

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