यदि आप Excel^(Excel) के पुराने संस्करणों का उपयोग करने के आदी हैं, तो Excel 2007 , 2010 और 2013 में सशर्त स्वरूपण विकल्प आपको विस्मित कर देंगे। तो आप सशर्त स्वरूपण का उपयोग करके परेशान क्यों होना चाहेंगे? खैर, यहाँ कुछ कारण दिए गए हैं कि मुझे एक्सेल^(Excel) की इस सुविधा का उपयोग करना क्यों पसंद है :

1. अपने डेटा को और अधिक आकर्षक बनाने के लिए।

2. अपनी स्प्रैडशीट को एक नज़र में समझने में आसान बनाने के लिए.

3. समस्या समाधान में सहायता के लिए कुछ विशेष प्रकार की संख्याओं की पहचान करना।

4. आपके डेटा से निष्कर्ष निकालने में आपकी सहायता करने के लिए।

5. हरे और लाल रंग का उपयोग करके उपयोगकर्ता को "अच्छा" या "बुरा" क्या है, यह स्पष्ट रूप से प्रदर्शित करने के लिए।

अब, आप अपने स्वयं के मानदंड के आधार पर प्रत्येक सेल को एक श्रेणी में प्रारूपित करने के लिए सशर्त स्वरूपण का उपयोग कर सकते हैं (और चुनने के लिए बहुत सारे स्वरूपण विकल्प हैं)। उदाहरण के लिए, यदि आपके पास एक लाभ पत्रक है और आप $200 से अधिक के सभी लाभों को हरे रंग के रूप में रंगना चाहते हैं और सभी लाभ $200 से कम के पीले रंग के रूप में और सभी हानियों को लाल रंग के रूप में रंगना चाहते हैं, तो आप अपने लिए सभी कार्य शीघ्रता से करने के लिए सशर्त स्वरूपण का उपयोग कर सकते हैं .

एक्सेल में सशर्त स्वरूपण

सशर्त स्वरूपण आपको महत्वपूर्ण मात्रा में डेटा को जल्दी और आसानी से प्रारूपित करने में सक्षम बनाता है - जबकि अभी भी विभिन्न प्रकार के डेटा को अलग करने में सक्षम है। आप स्वरूपण विकल्पों के लिए नियम बना सकते हैं जो Microsoft Excel को आपके लिए स्वतः स्वरूपित करने की अनुमति देगा। आपको वास्तव में केवल तीन सरल चरणों का पालन करना है।

चरण 1:^{(Step 1:)} उन कक्षों का चयन करें जिन्हें आप प्रारूपित करना चाहते हैं।

चरण 2: ^{(Step 2:)}होम^(Home) मेनू, शैलियाँ^(Styles) अनुभाग के अंतर्गत सशर्त स्वरूपण^{(Conditional Formatting)} बटन पर क्लिक करें ।

चरण 3:^{(Step 3:)} अपने नियमों का चयन करें। शीर्ष पर हाइलाइट सेल नियम^{(Highlight Cells Rules)} और Top/Bottom Rules  हैं जो आपको मूल्यों के साथ तुलना करने देते हैं। इस उदाहरण के लिए, हमने तीन नियम लागू किए। पहला यह था कि $200 से अधिक का कोई भी मूल्य हरा था।

यह ध्यान देने योग्य है कि किसी डेटासेट की तुलना किसी अन्य डेटासेट से करने के लिए केवल हाइलाइट सेल नियम अनुभाग का उपयोग किया जा सकता है। ^{(Highlight Cells Rules)}बाकी सब कुछ सिर्फ एक डेटासेट का उपयोग करेगा जिसे आपने हाइलाइट किया है और एक दूसरे के खिलाफ मूल्यों की तुलना करें। उदाहरण के लिए, ग्रेटर थान^{(Greater Than)} नियम का उपयोग करते समय, मैं किसी विशिष्ट संख्या के विरुद्ध A1 से A20 तक के मानों की तुलना कर सकता हूं या मैं A1 से ^(A20)A20 की तुलना B1 से B20 से कर सकता हूं ।

दूसरे और तीसरे नियमों के लिए भी यही तर्क लागू किया गया था। दूसरा नियम यह था कि $0 और $200 के बीच कुछ भी पीला स्वरूपित किया गया था। तीसरा नियम यह था कि $0 से कम की किसी भी चीज़ को लाल रंग में स्वरूपित किया गया था। यहां बताया गया है कि तैयार स्प्रैडशीट का एक भाग कैसा दिखता है।

यदि आपको ये फ़ॉर्मेटिंग विकल्प पसंद नहीं हैं, तो एक्सेल^(Excel) में कई अलग-अलग नए कंडीशनल फ़ॉर्मेटिंग^{(Conditional Formatting)} विकल्प हैं जिनका आप उपयोग कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, आप रंगीन तीर ( आइकन सेट ), दूसरे उदाहरण ( ^{(Icon Sets)}डेटा बार्स^{(Data Bars)} ) की तरह बार चार्ट , या यहां तक ​​कि अंतिम उदाहरण ( रंग स्केल^{(Color Scales)} ) जैसे स्वचालित रूप से चयनित रंगों की एक श्रृंखला जैसे आइकन सम्मिलित कर सकते हैं। ये तीन विकल्प केवल एक ही डेटासेट के मानों की तुलना करते हैं। यदि आप A1 से A20 चुनते हैं , तो यह केवल उन मानों की एक दूसरे से तुलना करेगा।

यदि आप बाद में निर्णय लेते हैं कि आप अपने कक्षों को सशर्त स्वरूपित नहीं करना चाहते हैं, तो आपको केवल स्वरूपण साफ़ करना होगा। ऐसा करने के लिए, सशर्त स्वरूपण^{(Conditional Formatting)} बटन का चयन करें और नियम साफ़^{(Clear Rules)} करें चुनें । फिर, चुनें कि क्या आप केवल चयनित कक्षों से या संपूर्ण कार्यपत्रक से नियमों को साफ़ करना चाहते हैं।

साथ ही, यदि आपने कई नियम बनाए हैं, तो आप भूल सकते हैं कि आपने किन कक्षों पर कौन से नियम लागू किए हैं। चूंकि आप सेल के एक ही सेट पर कई नियम लागू कर सकते हैं, यह काफी भ्रमित करने वाला हो सकता है, खासकर अगर किसी और ने स्प्रेडशीट बनाई हो। सभी नियम देखने के लिए, सशर्त स्वरूपण^{(Conditional Formatting)} बटन पर क्लिक करें और फिर नियम प्रबंधित करें पर क्लिक करें।^{(Manage Rules.)}

जब आपने कक्षों की समान श्रेणी पर एक से अधिक नियम लागू किए हों, तो नियमों का मूल्यांकन उच्च वरीयता से निम्न वरीयता के क्रम में किया जाता है। डिफ़ॉल्ट रूप से, जोड़े गए नवीनतम नियम की प्राथमिकता अधिक होगी। आप नियम पर क्लिक करके और फिर ऑर्डर बदलने के लिए ऊपर और नीचे तीर बटन का उपयोग करके इसे बदल सकते हैं। साथ ही, आप सबसे ऊपर ड्रॉपडाउन पर क्लिक कर सकते हैं और कार्यपुस्तिका में केवल वर्तमान चयन या प्रत्येक शीट के लिए नियम देख सकते हैं।

स्टॉप इफ ट्रू^{(Stop If True)} नामक एक चेकबॉक्स भी है , जिसके बारे में मैं यहां विस्तार से नहीं बताऊंगा क्योंकि यह काफी जटिल है। हालाँकि, आप Microsoft^(Microsoft) की इस पोस्ट को पढ़ सकते हैं जो इसे बहुत विस्तार से समझाती है।

नया सशर्त स्वरूपण विकल्प एक्सेल 2010^{(New Conditional Formatting Options Excel 2010)}

जब सशर्त स्वरूपण की^{(Conditional Formatting)} बात आती है तो Excel 2010 में लगभग सब कुछ समान होता है जिसे Excel 2007 में शामिल किया गया था । हालाँकि, एक नई विशेषता है जो वास्तव में इसे और अधिक शक्तिशाली बनाती है।

पहले मैंने उल्लेख किया था कि हाइलाइट सेल नियम^{(Highlight Cells Rules)} अनुभाग आपको डेटा के एक सेट की तुलना उसी स्प्रेडशीट पर डेटा के दूसरे सेट से करने देता है। 2010 में, अब आप उसी कार्यपुस्तिका में किसी अन्य कार्यपत्रक को संदर्भित कर सकते हैं। यदि आप Excel 2007 में ऐसा करने का प्रयास करते हैं , तो यह आपको किसी अन्य कार्यपत्रक से डेटा का चयन करने देगा, लेकिन अंत में ठीक क्लिक करने का प्रयास करने पर आपको एक त्रुटि संदेश देगा।

एक्सेल 2010^{(Excel 2010)} में , अब आप इसे कर सकते हैं, लेकिन यह थोड़ा मुश्किल है इसलिए मैं इसे चरण दर चरण समझाऊंगा। मान लें कि मेरे पास दो कार्यपत्रक हैं और प्रत्येक शीट पर मेरे पास लाभ जैसी किसी चीज़ के लिए B2 से B12 तक का डेटा है। ^(B12)यदि मैं यह देखना चाहता हूं कि शीट 1 से B2 से B12 में कौन से मान शीट^(B12) 2 के B2 से B12 मानों से अधिक हैं, तो मैं पहले शीट 1 में B2 से B12 मानों का चयन करूंगा और फिर हाइलाइट सेल नियमों के तहत ग्रेट थान पर क्लिक करूंगा।^{(Great Than)}

अब सेल रेफरेंस बटन पर क्लिक करें जो मैंने ऊपर दिखाया है। बॉक्स बदल जाएगा और कर्सर आइकन एक सफेद क्रॉस बन जाएगा। अब आगे बढ़ें और शीट 2 पर क्लिक करें और  केवल^(ONLY)  सेल बी 2 चुनें।  B2 से B12 की संपूर्ण श्रेणी का चयन^(NOT) न करें^(B12) ।

आप देखेंगे कि अब बॉक्स का मान =Sheet2!$B$2 है। हमें इसे बदलने की आवश्यकता होगी =Sheet2!$B2 । $  से छुटकारा पाएं । यह कॉलम को स्थिर रखेगा, लेकिन पंक्ति संख्या को स्वचालित रूप से बदलने की अनुमति देगा। किसी भी कारण से, यह आपको संपूर्ण श्रेणी का चयन करने की अनुमति नहीं देगा।

सेल रेफरेंस बटन पर फिर से क्लिक^(Click) करें और फिर ओके पर क्लिक करें। अब शीट 1 में वे मान जो शीट 2 से बड़े हैं, आपके द्वारा चुने गए स्वरूपण विकल्पों के अनुसार स्वरूपित किए जाएंगे।

उम्मीद है^(Hopefully) , यह सब समझ में आता है! एक्सेल 2013^{(Excel 2013)} को देखते समय , सशर्त स्वरूपण की बात आती है तो कोई नई सुविधा नहीं लगती है। अंतिम टिप के रूप में, यदि आपको लगता है कि डिफ़ॉल्ट नियम उस चीज़ से मेल नहीं खाते हैं जिसे आप पूरा करने का प्रयास कर रहे हैं, तो आप  नया नियम^{(New Rule)} विकल्प पर क्लिक कर सकते हैं और शुरुआत से शुरू कर सकते हैं। एक नया नियम बनाने के बारे में सबसे अच्छी बात यह है कि आप यह निर्धारित करने के लिए एक सूत्र का उपयोग कर सकते हैं कि कौन से कक्षों को प्रारूपित करना है, जो बहुत शक्तिशाली है।

हालांकि सशर्त स्वरूपण सतह पर अपेक्षाकृत आसान और सरल दिखता है, यह आपके डेटा और आपकी आवश्यकताओं के आधार पर काफी जटिल हो सकता है। यदि आपके कोई प्रश्न हैं, तो बेझिझक एक टिप्पणी पोस्ट करें। आनंद लेना!

Format Cells using Conditional Formatting in Excel

If you are used to using older verѕions of Excel, the conditionаl formatting optiоns in Excel 2007, 2010, and 2013 will amaze you. So why would you want to bother using conditіonal formatting? Well, here are а couple of reasons why I love using thiѕ feature of Excel:

1. To make your data more visually appealing.

2. To make your spreadsheets easier to understand at a glance.

3. To identify certain types of numbers for help in problem solving.

4. To assist you in drawing conclusions from your data.

5. To visually display to the user what is “good” or “bad” by using green and red.

Now, you can use conditional formatting to format every cell in a range based on your own criteria (and there are a lot of formatting options to choose from). For example, if you have a profit sheet and you want to color code all profits greater than $200 as green and all profits less than $200 as yellow and all losses as red, then you can use conditional formatting to quickly do all the work for you.

Conditional Formatting in Excel

Conditional formatting enables you to format significant amounts of data quickly and easily – while still being able to distinguish different types of data. You can create rules for the formatting options that will allow Microsoft Excel to auto-format for you. You really only have to follow three simple steps.

Step 1: Select the cells you want to format.

Step 2: Click the Conditional Formatting button under the Home menu, Styles section.

Step 3: Select your rules. There are Highlight Cells Rules and Top/Bottom Rules at the top that let you do comparisons with values. For this example, we imposed three rules. The first was that any value greater than $200 was green.

It’s worth noting that only the Highlight Cells Rules section can also be used to compare a dataset to another dataset. Everything else will just use the one dataset that you have highlighted and compare the values against each other. For example, when using the Greater Than rule, I can compare values from A1 to A20 against a specific number or I can compare A1 to A20 against B1 to B20.

The same logic was applied to the second and third rules. The second rule was that anything between $0 and $200 was formatted yellow. The third rule was that anything less than $0 was formatted red. Here is what a portion of the finished spreadsheet looks like.

If you do not like these formatting options, Excel has many different new Conditional Formatting options that you can use from. For example, you can insert icons like colored arrows (Icon Sets), bar charts like in the second example (Data Bars), or even a range of automatically selected colors like in the last example (Color Scales). These three options only compare values from the same dataset. If you select A1 to A20, it’ll only compare those values against each other.

If you later decide that you don’t want your cells to be conditionally formatted, all you have to do is clear the formatting. To do this, select the Conditional Formatting button and select Clear Rules. Then, select whether you want to clear the rules from only the selected cells or from the entire worksheet.

Also, if you have created several rules, you might forget what rules you have applied to what cells. Since you can apply many rules to the same set of cells, it can become quite confusing especially if someone else created the spreadsheet. To see all the rules, click on the Conditional Formatting button and then click on Manage Rules.

When you have more than one rule applied to the same range of cells, the rules are evaluated in order from higher precedence to lower precedence. By default, the newest rule added will have the higher precedence. You can change that by clicking on the rule and then using the up and down arrow buttons to change the order. Also, you can click the dropdown at the very top and see the rules for only the current selection or for each sheet in the workbook.

There is also a checkbox called Stop If True, which I won’t go into detail here because it’s quite complicated. However, you can read this post from Microsoft that explain it in great detail.

New Conditional Formatting Options Excel 2010

Just about everything is the same in Excel 2010 when it comes to Conditional Formatting that was included in Excel 2007. However, there is one new feature that really makes it much more powerful.

Earlier I had mentioned that the Highlight Cells Rules section lets you compare one set of data to another set of data on the same spreadsheet. In 2010, you can now reference another worksheet in the same workbook. If you try to do this in Excel 2007, it will let you select the data from another worksheet, but will give you an error message when you try to click OK at the end.

In Excel 2010, you can now do this, but it’s a bit tricky so I’m going to explain it step by step. Let’s say I have two worksheets and on each sheet I have data from B2 to B12 for something like profit. If I want to see which values in B2 to B12 from sheet 1 are greater than the B2 to B12 values of sheet 2, I would first select the B2 to B12 values in sheet 1 and then click on Great Than under Highlight Cells Rules.

Now click on the cell reference button that I have shown above. The box will change and the cursor icon will become a white cross. Now go ahead and click on sheet 2 and select ONLY cell B2. Do NOT select the entire range of B2 to B12.

You’ll see that the box now has a value of =Sheet2!$B$2. We’re going to need to change this to =Sheet2!$B2. Basically, just get rid of the $ that comes before the 2. This will keep the column fixed, but allow the row number to change automatically. For whatever reason, it won’t just let you select the entire range.

Click the cell reference button again and then click OK. Now the values in sheet 1 that are greater than sheet 2 will be formatted according to the formatting options you chose.

Hopefully, that all makes sense! When looking at Excel 2013, there doesn’t seem to be any new features when it comes to conditional formatting. As a last tip, if you feel that the default rules don’t match what you are trying to accomplish, you can click the New Rule option and start from scratch. What’s great about creating a new rule is that you can use a formula to determine which cells to format, which is very powerful.

Even though conditional formatting looks relatively easy and simple on the surface, it can become quite complex depending on your data and your needs. If you have any questions, feel free to post a comment. Enjoy!

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