एक्सेल वर्कशीट में ग्रुप रो और कॉलम

एक्सेल (Excel)ऑफिस(Office) सूट में उन अनुप्रयोगों में से एक है जो कार्यस्थल और घर या घर कार्यालय में समान रूप से उपयोगी है। एक्सेल(Excel) बड़ी मात्रा में जानकारी संग्रहीत करने में सक्षम है; कभी-कभी वह जानकारी इतनी बोझिल हो जाती है कि जैसे-जैसे फ़ाइल बढ़ती है , एक्सेल(Excel) वर्कशीट में संग्रहीत डेटा का उपयोग करना समय के साथ परेशानी का सबब बन जाता है।

व्यावसायिक सेटिंग्स में अधिक बार उपयोग किया जाता है, घरेलू उपयोगकर्ता अक्सर इस बात से अनजान होते हैं कि आप किसी एक्सेल(Excel) वर्कशीट में दोनों पंक्तियों और स्तंभों को समूहबद्ध और संक्षिप्त कर सकते हैं, जब तक कि इसकी आवश्यकता न हो। यह विशेष रूप से तब उपयोगी होता है जब आप जानकारी को सारांशित करने के लिए स्प्रेडशीट में सूत्रों का उपयोग करते हैं और आप ज्यादातर समय केवल उन्हीं सारांशों में रुचि रखते हैं।

एक्सेल वर्कशीट(Excel Worksheet) में पंक्तियों(Rows) और स्तंभों(Columns) को समूहीकृत करना

मान लीजिए कि(Suppose) आपके पास एक एक्सेल(Excel) वर्कशीट है जो नीचे दी गई तस्वीर की तरह दिखती है। ध्यान दें(Notice) कि ऐसे कई सेल हैं जिनमें डेटा होता है और डेटा के प्रत्येक सेट को एक अलग सेल (B6, B13 और B20 ) में सारांशित किया जाता है।

विभिन्न प्रकार के डेटा के साथ एक एक्सेल वर्कशीट

आपको जो परेशानी हो रही है वह यह है कि कोशिकाओं में डेटा (B1 से B5, B8 से B12 और B15 से B19 ) नियमित रूप से आपके लिए उपयोगी नहीं हैं; आप केवल डेटा के प्रत्येक सेट के लिए क्रमशः कुल, औसत और अधिकतम मानों की परवाह करते हैं।

एक्सेल के ग्रुप(Group) फ़ंक्शन का उपयोग करके, आप इन डेटा को अलग-अलग समूहित कर सकते हैं और उन्हें दृश्य से बाहर कर सकते हैं। जब आपको डेटा देखने या संपादित करने की आवश्यकता हो, तो आप समूहों का विस्तार कर सकते हैं और उनके साथ फिर से काम कर सकते हैं।

एक उदाहरण के रूप में, आइए पंक्तियों को 8 से 12 तक एक साथ समूहित करें, उन्हें संक्षिप्त करें, और पंक्ति 13 में केवल औसत(Average) को ही दृश्यमान छोड़ दें। अपने माउस से 8 से 12 पंक्तियों का चयन करके प्रारंभ करें। रिबन(Ribbon) पर डेटा(Data) टैब पर क्लिक करें और (Click)आउटलाइन(Outline) लेबल वाले रिबन(Ribbon) के एक भाग का पता लगाएं । समूह(Group) लेबल वाले बटन पर क्लिक करें और मेनू से समूह(Group) चुनें।

समूह का चयन करें और फिर एक्सेल में समूह विकल्प पर क्लिक करें

आप तुरंत एक्सेल(Excel) वर्कशीट में एक बदलाव देखेंगे जो आपने पहले कभी नहीं देखा होगा। पंक्तियों 8 से 12 के आगे, इन पंक्तियों को बाईं ओर जोड़ने वाली एक रेखा है और पंक्ति 13 के आगे एक ऋण चिह्न है। यह दर्शाता है कि कक्ष 8 से 12 एक समूह का हिस्सा हैं जो वर्तमान में विस्तारित है।

एक्सेल वर्कशीट में समूह पंक्तियाँ

यदि आप पंक्ति 13 के आगे ऋण चिह्न पर क्लिक करते हैं, तो पंक्ति 8 से 12 तक गिर जाएगी और ऋण चिह्न धन चिह्न में बदल जाएगा। यह यह भी दर्शाता है कि पंक्तियाँ 8 से 12 तक एक समूह का हिस्सा हैं और यह कि समूह वर्तमान में ढह गया है।

धन चिह्न पर क्लिक करने से समूह फिर से विस्तृत हो जाएगा। साथ ही, ध्यान दें कि जब संक्षिप्त किया जाता है, तो वर्कशीट में पंक्तियाँ पंक्ति 7 से पंक्ति 13 तक जाती हैं, यह एक निश्चित संकेत है कि वर्कशीट में कुछ पंक्तियों को समूहीकृत किया गया है और वर्तमान में ढह गई हैं।

एक्सेल वर्कशीट में संक्षिप्त पंक्तियाँ

यदि हम पंक्तियों 1 से 5 और पंक्तियों 15 से 19 के लिए भी ऐसा ही करते हैं, तो हम देखते हैं कि जब इन पंक्तियों को समूहीकृत और संक्षिप्त किया जाता है, तो मूल डेटा को देखने से छिपा दिया जाता है, जिससे महत्वपूर्ण सेल अधिक आसानी से मिल जाते हैं। ध्यान दें(Notice) कि वर्कशीट के बाएं हाथ के गटर में तीन प्लस चिह्न इंगित करते हैं कि वर्तमान में पंक्तियों के तीन संक्षिप्त समूह हैं।

एक्सेल में एकाधिक संक्षिप्त पंक्ति समूह

Excel में कक्षों को समूहबद्ध और संक्षिप्त करना पंक्तियों तक सीमित नहीं है; आप कॉलम को समूहबद्ध और संक्षिप्त भी कर सकते हैं। डेटा को बेहतर ढंग से व्यवस्थित करने के लिए समूहों के भीतर समूह बनाना भी संभव है, जिसके साथ फूला हुआ एक्सेल(Excel) वर्कशीट में काम करना मुश्किल हो गया है।



Vicky Krishnan

About the author

मैं 10 से अधिक वर्षों के अनुभव के साथ एक कंप्यूटर पेशेवर हूं। अपने खाली समय में, मुझे ऑफिस डेस्क पर मदद करना और बच्चों को इंटरनेट का उपयोग करना सिखाना पसंद है। मेरे कौशल में बहुत सी चीजें शामिल हैं, लेकिन सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि मुझे पता है कि लोगों को समस्याओं को हल करने में कैसे मदद करनी है। अगर आपको किसी ऐसे व्यक्ति की ज़रूरत है जो आपकी किसी अत्यावश्यक चीज़ में मदद कर सके या बस कुछ बुनियादी सुझाव चाहते हों, तो कृपया मुझसे संपर्क करें!


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