टेक्स्ट आधारित डेटा फ़ाइलें आज दुनिया में डेटा संग्रहीत करने के सबसे सामान्य तरीकों में से एक हैं। ऐसा इसलिए है क्योंकि टेक्स्ट फ़ाइलें, सामान्य रूप से, अंतिम स्थान का उपभोग करती हैं और उन्हें स्टोर करना आसान होता है। शुक्र है, Microsoft Excel में ^{(Microsoft Excel)}CSV (अल्पविराम से अलग किए गए मान) या TSV (टैब से अलग किए गए मान) फ़ाइलों को सम्मिलित करना बहुत आसान है ।

यदि आप एक्सेल^(Excel) वर्कशीट में सीएसवी^(CSV) या टीएसवी^(TSV) सम्मिलित करना चाहते हैं , तो आपको केवल विशेष रूप से यह जानना होगा कि फ़ाइल में डेटा कैसे अलग किया जाता है। आपको आवश्यक रूप से डेटा के बारे में विवरण जानने की आवश्यकता नहीं है, जब तक कि आप उन मानों को स्ट्रिंग्स, संख्याओं, प्रतिशत और अधिक में पुन: स्वरूपित नहीं करना चाहते।

इस लेख में आप सीखेंगे कि अपने एक्सेल वर्कशीट में ^(Excel)CSV या TSV फाइल कैसे डालें और खुद को कुछ समय बचाने के लिए आयात करने की प्रक्रिया में उस डेटा को कैसे रिफॉर्मेट करें।

एक्सेल वर्कशीट^{(Excel Worksheet)} में CSV फाइल^{(A CSV File Into)} कैसे डालें?

इससे पहले कि आप अपने एक्सेल वर्कशीट में एक ^(Excel)सीएसवी^(CSV) फ़ाइल सम्मिलित कर सकें , आपको यह पुष्टि करने की आवश्यकता है कि डेटा फ़ाइल वास्तव में अल्पविराम से अलग है (जिसे "अल्पविराम-सीमांकित" भी कहा जाता है)।

सत्यापित करें कि यह अल्पविराम से अलग की गई फ़ाइल है

ऐसा करने के लिए, विंडो एक्सप्लोरर^{(Window Explorer)} खोलें और उस निर्देशिका पर नेविगेट करें जहां फ़ाइल संग्रहीत है। दृश्य^(View) मेनू का चयन करें और सुनिश्चित करें कि पूर्वावलोकन फलक^{(Preview pane)} चयनित है।

फिर, उस फ़ाइल का चयन करें जिसमें आपको लगता है कि अल्पविराम से अलग किया गया डेटा है। आपको टेक्स्ट फ़ाइल में डेटा के प्रत्येक भाग के बीच अल्पविराम दिखाई देना चाहिए।

नीचे दिया गया उदाहरण एक सरकारी डेटासेट से आता है जिसमें 2010 SAT कॉलेज बोर्ड^{(SAT College Board)} के छात्र स्कोर परिणाम हैं।

जैसा कि आप देख सकते हैं, पहली पंक्ति हैडर लाइन है। प्रत्येक फ़ील्ड को अल्पविराम द्वारा अलग किया जाता है। उसके बाद की हर दूसरी पंक्ति डेटा की एक पंक्ति होती है, जिसमें प्रत्येक डेटा बिंदु अल्पविराम से अलग होता है।

यह एक उदाहरण है कि अल्पविराम से अलग किए गए मानों वाली फ़ाइल कैसी दिखती है। अब जब आपने अपने स्रोत डेटा के स्वरूपण की पुष्टि कर ली है, तो आप इसे अपने एक्सेल^(Excel) वर्कशीट में डालने के लिए तैयार हैं।

अपनी वर्कशीट में एक CSV फ़ाइल डालें^{(Insert A CSV File Into Your Worksheet)}

अपने एक्सेल^(Excel) वर्कशीट में सोर्स सीएसवी^(CSV) डेटा फाइल डालने के लिए , एक खाली वर्कशीट खोलें। 

1. मेनू से डेटा^(Data) चुनें
2. रिबन पर डेटा प्राप्त करें^(Get) और रूपांतरित^{(Transform Data)} करें समूह से डेटा प्राप्त^{(Get Data)} करें का चयन करें
3. फ़ाइल से^{(From File)} चुनें
4. From Text/CSV चुनें

नोट: एक विकल्प के रूप में, आप सीधे रिबन पर From Text/CSV

इससे फाइल ब्राउजर खुल जाएगा। उस स्थान पर ब्राउज़^(Browse) करें जहां आपने CSV फ़ाइल संग्रहीत की है, उसे चुनें और आयात^(Import) करें चुनें .

यह डेटा आयात विज़ार्ड खोलेगा। एक्सेल^(Excel) आने वाले डेटा का विश्लेषण करता है और पहली 200 पंक्तियों के आधार पर इनपुट डेटा फ़ाइल के प्रारूप के अनुसार सभी ड्रॉपडाउन बॉक्स सेट करता है। 

आप निम्न में से किसी भी सेटिंग को बदलकर इस विश्लेषण को समायोजित कर सकते हैं:

• फ़ाइल की उत्पत्ति : यदि फ़ाइल ^{(File Origin)}ASCII या UNICODE जैसे किसी अन्य डेटा प्रकार की है , तो आप उसे यहाँ बदल सकते हैं।
• सीमांकक^(Delimiter) : यदि अर्धविराम या रिक्त स्थान का उपयोग वैकल्पिक सीमांकक के रूप में किया जाता है, तो आप उसे यहां चुन सकते हैं।
• डेटा प्रकार का पता लगाना : आप ^{(Data Type Detection)}एक्सेल^(Excel) को केवल पहली 200 पंक्तियों के बजाय संपूर्ण डेटासेट के आधार पर विश्लेषण करने के लिए बाध्य कर सकते हैं।

जब आप डेटा आयात करने के लिए तैयार हों, तो इस विंडो के निचले भाग में लोड का चयन करें। ^(Load)यह संपूर्ण डेटासेट को आपके रिक्त एक्सेल^(Excel) वर्कशीट में लाएगा ।

एक बार जब आपके पास एक्सेल^(Excel) वर्कशीट में वह डेटा हो, तो आप उस डेटा, समूह पंक्तियों और स्तंभों^{(group rows and columns)} को पुनर्व्यवस्थित कर सकते हैं , या डेटा पर एक्सेल फ़ंक्शन^{(Excel functions)} कर सकते हैं।

अन्य एक्सेल^(Excel) तत्वों में CSV फ़ाइल^{(CSV File Into)} आयात करें

एक वर्कशीट वह सब नहीं है जिसमें आप सीएसवी^(CSV) डेटा आयात कर सकते हैं। आखिरी विंडो में, अगर आप लोड करने के बजाय लोड ^(Load)टू^{(Load To)} का चयन करते हैं, तो आपको अन्य विकल्पों की एक सूची दिखाई देगी।

इस विंडो में विकल्पों में शामिल हैं:

• तालिका^(Table) : यह डिफ़ॉल्ट सेटिंग है जो डेटा को रिक्त या मौजूदा वर्कशीट में आयात करती है
• पिवोटटेबल रिपोर्ट^{(PivotTable Report)} : डेटा को एक पिवट टेबल रिपोर्ट^{(Pivot Table report)} में लाएं जिससे आप आने वाले डेटा सेट को सारांशित कर सकें
• PivotChart : डेटा को सारांशित चार्ट में प्रदर्शित करें, जैसे कि बार ग्राफ या पाई चार्ट
• केवल कनेक्शन बनाएँ^{(Only Create Connection)} : बाहरी डेटा फ़ाइल से एक कनेक्शन बनाता है, जिसका उपयोग आप बाद में एकाधिक कार्यपत्रकों पर तालिकाएँ या रिपोर्ट बनाने के लिए कर सकते हैं

PivotChart विकल्प बहुत शक्तिशाली है । यह आपको तालिका में डेटा संग्रहीत करने और फिर चार्ट या ग्राफ़ बनाने के लिए फ़ील्ड चुनने के चरणों को छोड़ देता है। 

डेटा आयात प्रक्रिया के भाग के रूप में, आप एक ही चरण में उन ग्राफ़िक्स को बनाने के लिए फ़ील्ड, फ़िल्टर, लेजेंड और अक्ष डेटा चुन सकते हैं।

जैसा कि आप देख सकते हैं, जब एक्सेल^(Excel) वर्कशीट में CSV डालने की बात आती है तो बहुत लचीलापन होता है ।

एक्सेल वर्कशीट^{(Excel Worksheet)} में TSV फाइल^{(A TSV File Into)} कैसे डालें

क्या होगा यदि आपकी आने वाली फ़ाइल अल्पविराम के बजाय टैब सीमांकित है? 

प्रक्रिया ज्यादातर पिछले अनुभाग की तरह ही है, लेकिन आप टैब का चयन करने के लिए ^(Tab)डेलीमीटर^(Delimiter) ड्रॉपडाउन बॉक्स का उपयोग करना चाहेंगे ।

साथ ही, याद रखें कि जब आप डेटा फ़ाइल के लिए ब्राउज़ कर रहे होते हैं, तो Excel स्वचालित रूप से यह मान लेता है कि आप एक *.csv फ़ाइल ढूंढ रहे हैं। तो फ़ाइल ब्राउज़र विंडो में, *.tsv प्रकार फ़ाइल देखने के लिए फ़ाइल प्रकार को All Files (*.*)

एक बार जब आप सही सीमांकक चुन लेते हैं, तो किसी भी एक्सेल^(Excel) वर्कशीट, पिवोट चार्ट^(PivotChart) या पिवट रिपोर्ट^{(Pivot Report)} में डेटा आयात करना ठीक उसी तरह काम करता है।

ट्रांसफॉर्म डेटा कैसे काम करता है

डेटा आयात^{(Import Data)} करें विंडो में, यदि आप लोड^(Load) का चयन करने के बजाय डेटा ट्रांसफ़ॉर्म करें का चयन करते हैं, तो यह ^{(Transform Data)}Power Query Editor विंडो खोलेगा ।

यह विंडो आपको इस बात की जानकारी देती है कि Excel अपने द्वारा आयात किए जा रहे डेटा को स्वचालित रूप से कैसे परिवर्तित करता है। यह वह जगह भी है जहां आप सुधार कर सकते हैं कि आयात के दौरान वह डेटा कैसे परिवर्तित हो जाता है।

यदि आप इस संपादक में एक कॉलम का चयन करते हैं, तो आप रिबन में ट्रांसफ़ॉर्म^(Transform) सेक्शन  के अंतर्गत कल्पित डेटा प्रकार देखेंगे ।

नीचे दिए गए उदाहरण में, आप देख सकते हैं कि एक्सेल ने मान लिया था कि आप उस कॉलम के डेटा को एक पूर्ण ^(Excel)संख्या^(Number) प्रारूप में बदलना चाहते हैं ।

आप डेटा प्रकार के आगे नीचे तीर का चयन करके और अपनी पसंद के डेटा प्रकार का चयन करके इसे बदल सकते हैं।

आप इस संपादक में कॉलम का चयन करके और उसे उस स्थान पर खींचकर भी पुन: व्यवस्थित कर सकते हैं जहां आप इसे अपनी कार्यपत्रक में जाना चाहते हैं।

यदि आपकी आने वाली डेटा फ़ाइल में हेडर पंक्ति नहीं है, तो आप पहली पंक्ति के रूप में हेडर^{(Use First Row as Headers)} का उपयोग करने के लिए हेडर के रूप में पहली पंक्ति का^{(Use Headers as First Row)} उपयोग कर सकते हैं ।

आम तौर पर, आपको कभी भी Power Query Editor का उपयोग नहीं करना चाहिए , क्योंकि एक्सेल^(Excel) आने वाली डेटा फ़ाइलों का विश्लेषण करने में बहुत अच्छा है। 

हालाँकि, यदि वे डेटा फ़ाइलें डेटा को स्वरूपित करने के तरीके में असंगत हैं या आप अपने कार्यपत्रक में डेटा के प्रकट होने के तरीके को पुनर्व्यवस्थित करना चाहते हैं, तो Power Query Editor आपको ऐसा करने देता है।

क्या आपका डेटा MySQL डेटाबेस में है? उस डेटा को लाने के लिए एक्सेल को MySQL से कनेक्ट करना ^{(connect Excel to MySQL)}सीखें । ^(Learn)यदि आपका डेटा पहले से ही किसी अन्य एक्सेल फाइल में है, तो ^(Excel)कई एक्सेल फाइलों में डेटा को एक फाइल में मर्ज^{(merge data in multiple Excel files)} करने के भी तरीके हैं ।

How To Insert CSV or TSV Into An Excel Worksheet

Text based data files are one of the most common methods of storing data іn the world today. This is because text files, in general, сonsume the last space and they’re easiеst to store. Thаnkfully, it’s very easy to insert either CSV (cоmmа separated values) or TSV (tab separated values) files into Microsoft Excel.

If you want to insert CSV or TSV into an Excel worksheet, you only need to know specifically how the data in the file is separated. You don’t necessarily have to know the details about the data, unless you want to reformat those values into strings, numbers, percentages and more.

In this article you’ll learn how to insert either a CSV or TSV file into your Excel worksheet and how to reformat that data in the process of importing, to save yourself some time.

How To Insert A CSV File Into An Excel Worksheet

Before you can insert a CSV file into your Excel worksheet, you need to confirm that the data file is actually comma separated (also known as “comma-delimited”).

Verify It’s A Comma Separated File

To do this, open Window Explorer and navigate to the directory where the file is stored. Select the View menu and make sure the Preview pane is selected.

Then, select the file that you believe contains comma separated data. You should see a comma between each piece of data in the text file.

The example below comes from a government dataset containing 2010 SAT College Board student score results.

As you can see, the first line is the header line. Each field is separated by a comma. Every other line after that is a line of data, with each data point separated by a comma.

This is an example of what a file with comma separated values looks like. Now that you’ve confirmed the formatting of your source data, you’re ready to insert it into your Excel worksheet.

Insert A CSV File Into Your Worksheet

To insert the source CSV data file into your Excel worksheet, open a blank worksheet. 

1. Select Data from the menu
2. Select Get Data from the Get & Transform Data group on the ribbon
3. Select From File
4. Select From Text/CSV

Note: As an alternative, you could also select From Text/CSV directly on the ribbon.

This will open the file browser. Browse to where you’ve stored the CSV file, select it, and select Import.

This will open the data import wizard. Excel analyzes the incoming data and sets all of the dropdown boxes according to the format of the input data file, based on the first 200 rows. 

You can adjust this analysis by changing any of the following settings:

• File Origin: If the file is of another data type like ASCII or UNICODE, you can change that here.
• Delimiter: If semicolons or spaces are used as an alternative delimiter, you can select that here.
• Data Type Detection: You can force Excel to analyze based on the entire dataset rather than just the first 200 rows.

When  you’re ready to import the data, select Load at the bottom of this window. This will bring the entire dataset into your blank Excel worksheet.

Once you have that data in an Excel worksheet, you can then reorganize that data, group rows and columns, or perform Excel functions on the data.

Import CSV File Into Other Excel Elements

A worksheet isn’t all you can import CSV data into. In the last window, if you select Load To instead of Load, you’ll see a list of other options.

Options in this window include:

• Table: This is the default setting that imports the data into a blank or existing worksheet
• PivotTable Report: Bring data into a Pivot Table report that lets you summarize the incoming data set
• PivotChart: Display the data in a summarized chart, like a bar graph or pie chart
• Only Create Connection: Creates a connection to the external data file, which you can use later to create tables or reports on multiple worksheets

The PivotChart option is very powerful. It lets you skip over the steps of storing the data in a table and then selecting fields to create charts or graphs. 

As part of the data import process, you can choose the fields, filters, legends, and axis data to create those graphics in a single step.

As you can see, there’s a lot of flexibility when it comes to inserting CSV into an Excel worksheet.

How To Insert A TSV File Into An Excel Worksheet

What if your incoming file is tab delimited instead of comma delimited? 

The process is mostly the same as in the previous section, but you’ll want to use the Delimiter dropdown box to select Tab.

Also, remember that when you’re browsing for the data file, Excel automatically assumes you’re looking for a *.csv file. So in the file browser window, remember to change the file type to All Files (*.*) to see the *.tsv type file.

Once you’ve selected the correct delimiter, importing data into any Excel worksheet, PivotChart, or Pivot Report works exactly the same way.

How Transform Data Works

In the Import Data window, if you select Transform Data instead of selecting Load, it’ll open the Power Query Editor window.

This window gives you insight into how Excel automatically converts the data that it’s importing. This is also where you can tweak how that data gets converted during the import.

If you select a column in this editor, you’ll see the assumed data type under the Transform section in the ribbon. 

In the example below, you can see that Excel assumed you’d want to convert the data in that column into a Whole Number format.

You can change this by selecting the down arrow next to the data type and selecting the data type you prefer.

You can also reorder columns in this editor by selecting a column and dragging it to the position where you want it to go in your worksheet.

If your incoming data file doesn’t have a header row, you can change Use First Row as Headers to Use Headers as First Row.

Normally, you should never have to use the Power Query Editor, since Excel is pretty good at analyzing incoming data files. 

However, if those data files are inconsistent in how the data is formatted or you want to reorganize how the data appears in your worksheet, then the Power Query Editor lets you do that.

Is your data in a MySQL database? Learn how to connect Excel to MySQL to bring in that data. If your data is already in another Excel file, there are also ways to merge data in multiple Excel files into one file.

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