एक्सेल के दो प्राथमिक कार्य हैं जो आपको विभिन्न दृष्टिकोणों से डेटा में हेरफेर करने और देखने की अनुमति देते हैं, और ऐसा करने के लिए प्रोग्राम के अधिक सरल लेकिन शक्तिशाली टूल में से एक सॉर्ट^{(Sort )} फ़ंक्शन है।

चाहे वह सरल आरोही/अवरोही प्रकार हो, समूहों में डेटा प्रदर्शित करने या पंक्ति अखंडता बनाए रखने के लिए एक से अधिक चर पर सॉर्ट करना, या अपने सारणीबद्ध डेटा को व्यवस्थित रखने के लिए सरल अल्फ़ान्यूमेरिक प्रकार, एक्सेल^(Excel) में डेटा सॉर्ट करना एक आवश्यक कौशल है।

एक्सेल^(Excel) की तुलना में सारणीबद्ध डेटा को सॉर्ट करने के लिए कुछ प्रोग्राम बेहतर अनुकूल हैं , और आपके प्रकार सरल और अपेक्षाकृत जटिल से अत्यधिक परिष्कृत तक चल सकते हैं। जबकि एक्सेल^(Excel) की छँटाई कौशल - आप सही डेटा सेट के साथ क्या कर सकते हैं और कार्यक्रम के आंतरिक कामकाज का थोड़ा ज्ञान - वास्तव में मजबूत और गहन है, आज की तकनीकी युक्ति दो बुनियादी प्रकारों पर केंद्रित है, जो निम्नानुसार है:

• एक कॉलम पर डेटा सॉर्ट करना
• एकाधिक कॉलम पर डेटा सॉर्ट करना

स्प्रैडशीट्स, निश्चित रूप से, कॉलम और पंक्तियों की कोशिकाओं, या सारणीबद्ध डेटा से बने होते हैं, जहां प्रत्येक कॉलम में तथ्यों, आंकड़ों, या श्रेणी के अनुसार किसी अन्य विवरण का तार्किक विभाजन होता है, जैसे, नाम, पता, मुद्रा, भाग संख्याएँ, और इसी तरह—स्प्रेडशीट के प्रकार के आधार पर। दूसरी ओर, पंक्तियाँ लोगों, वस्तुओं या आकृतियों को साथ-साथ या उसी उदाहरण या घटना में प्रदर्शित करती हैं।^(Rows)

स्प्रेडशीट के प्रकार और उसमें मौजूद डेटा के आधार पर, जैसे नाम, पते, फ़ोन नंबर और अन्य प्रासंगिक डेटा की एक सारणीबद्ध सूची, पंक्तियाँ अक्सर डेटाबेस रिकॉर्ड के समान होती हैं।

जब आप डेटा की पंक्तियों को सॉर्ट करते हैं, तो अनजाने में डेटा को एक पंक्ति से दूसरी पंक्ति में स्थानांतरित किए बिना, प्रत्येक पंक्ति को अपनी अखंडता बनाए रखनी चाहिए, जैसा कि आप आगे देखेंगे, जहां कई कॉलम पर डेटा सॉर्ट करना काम आता है।

एकल फ़ील्ड पर छँटाई

आप अपनी स्प्रैडशीट में रिकॉर्ड्स को पंक्तियों के आधार पर सॉर्ट कर सकते हैं, और आप रिकॉर्ड्स के भीतर के सेल को कॉलम के आधार पर सॉर्ट कर सकते हैं। बेशक, आप आरोही या अवरोही क्रम निर्दिष्ट कर सकते हैं। डिफ़ॉल्ट रूप से, आरोही/अल्फ़ान्यूमेरिक रूप से, प्रोग्राम ए^{(A )} से ज़ेड^{(Z )} तक टेक्स्ट को व्यवस्थित करता है और संख्याओं को सबसे छोटे से सबसे बड़े तक व्यवस्थित करता है। अवरोही क्रम के साथ छँटाई करना, निश्चित रूप से, पुराने को Z से A में उलट देता है , या इसलिए कि बड़ी संख्या शीर्ष पर शुरू होती है।

जैसा कि एक्सेल^(Excel) में कई कार्यों के साथ होता है , सरल सॉर्ट करने के कुछ तरीके हैं; हालांकि, इस प्रकार के लिए आपको जो कुछ भी चाहिए वह दाएं माउस बटन फ्लाईआउट-मेनू पर रहता है, जैसा कि नीचे दिखाया गया है।

1. कॉलम में उस फ़ील्ड पर राइट-क्लिक करें^{(Right-click)} , जिस पर आप पॉपअप मेनू खोलने के लिए स्प्रेडशीट को सॉर्ट करना चाहते हैं।
2. ^(Scroll) फ़्लायआउट मेनू खोलने के लिए नीचे स्क्रॉल करें और कर्सर को सॉर्ट करें पर होवर करें।^(Sort)
3. आरोही के लिए A से Z पर ^{(Sort A to Z)}सॉर्ट करें या Z से A^{(Sort Z to A )} अवरोही क्रम में सॉर्ट करें पर क्लिक करें ( ध्यान दें^(Note) कि एक्सेल^(Excel) पंक्ति 1 में सेल में डेटा को सॉर्ट में शामिल नहीं करता है; प्रोग्राम मानता है कि यह पंक्ति आपके कॉलम लेबल, या हेडर रखती है।)

यह सरल सॉर्ट कई प्रकार के डेटा के लिए काम करता है, सिवाय इसके कि जब आपकी पंक्तियों और स्तंभों में समान, या डुप्लिकेट, डेटा हो। इन उदाहरणों में, आपको आगे आने वाले दो या दो से अधिक स्तंभों को क्रमबद्ध करना होगा।

एकाधिक फ़ील्ड पर रिकॉर्ड सॉर्ट करना

आपके डेटा की जटिलता के आधार पर, आपको एक से अधिक कॉलम को सॉर्ट करने की आवश्यकता हो सकती है। शायद सबसे अच्छा उदाहरण डेटाबेस को अंतिम नाम के क्रम में वर्णानुक्रम में क्रमबद्ध करना है। मान लें कि आपके डेटा में समान उपनाम वाले कई लोग हैं। इन उदाहरणों में, आप यह सुनिश्चित करना चाहेंगे कि लिंडा जॉनसन लिडा जॉनसन^{(Lydia Johnson)} से पहले आए , और चेरी एंडरसन^{(Cherri Anderson)} चार्ल्स एंडरसन के बाद प्रदर्शित हों ... आपको विचार मिलता है।

आप इस तरह से सॉर्ट करें^(Sort) संवाद बॉक्स से कई मानदंडों के साथ कस्टम खोज सेट कर सकते हैं ।

1. डेटा के पहले कॉलम में एक सेल पर क्लिक करें^(Click) जिसे आप सॉर्ट करना चाहते हैं।
2. डेटा^(Data) रिबन को खोलने के लिए टाइटल बार के ठीक नीचे डेटा^{(Data )} पर क्लिक करें । (रिबन, निश्चित रूप से, एप्लिकेशन विंडो के शीर्ष पर प्रासंगिक टैब की पंक्ति है।)
3. सॉर्ट करें और फ़िल्टर करें^{(Sort & Filter)} अनुभाग में, सॉर्ट करें संवाद बॉक्स खोलने के लिए सॉर्ट करें बटन क्लिक करें.^{(Sort )}

• ड्रॉप-डाउन के आधार पर क्रमित^{(Sort by)} करें पर क्लिक करें और क्रमित करने के लिए पहला स्तंभ नाम चुनें. (ध्यान दें कि एक्सेल कॉलम की पंक्ति 1 में सामग्री प्रदर्शित करता है, जिसमें इस मामले में कॉलम लेबल होते हैं। आप ^(Excel)माई डेटा में हेडर^{(My data has headers)} चेकबॉक्स को अनचेक करके इस विकल्प को बंद कर सकते हैं ।)
• सॉर्ट क्रम में एक और कॉलम जोड़ने के लिए स्तर जोड़ें^{(Add Level )} पर क्लिक करें ।
• फिर^{(Then by)} ड्रॉप-डाउन पर क्लिक करें और सॉर्ट करने के लिए अगला कॉलम चुनें।
• अपने प्रकार के मापदंडों को कॉन्फ़िगर करने के लिए आवश्यकतानुसार चरण 6 और 7^{(Steps 6 and 7)} दोहराएं ।

क्रमबद्ध करें^(Sort) संवाद बॉक्स में चारों ओर क्लिक करने से आपके प्रकारों को संशोधित करने के लिए कई अलग-अलग विकल्पों का पता चलता है, हालांकि उनमें से कुछ, जब तक आप यह नहीं जानते कि प्रत्येक आपके प्रकार को कैसे प्रभावित करता है, सबसे अधिक अवांछित परिणाम उत्पन्न होंगे।

• ठीक^(OK) क्लिक करें ।
• यदि आपको एक क्रमबद्ध चेतावनी^{(Sort Warning)} संवाद बॉक्स मिलता है, तो चयन का विस्तार करें^{(Expand the selection)} चुनें और फिर क्रमबद्ध करें पर क्लिक करें।^(Sort.)

इसके अलावा, जब आप एक कॉलम चुनते हैं, तो एक्सेल^(Excel) उस कॉलम में सेल्स की सामग्री का विश्लेषण करता है और शिक्षित अनुमान लगाता है कि किस मान को सॉर्ट ऑन^{(Sort on)} और ऑर्डर^(Order) फ़ील्ड को पॉप्युलेट करना चाहिए। जब तक आपके पास इन्हें बदलने का कोई विशिष्ट (और तार्किक) कारण न हो, तब तक ऐसा न करें। (जब तक आप प्रयोग नहीं कर रहे हैं, निश्चित रूप से। मैं हमेशा इसे प्रोत्साहित करता हूं- और एक्सेल की पूर्ववत^(Undo) सुविधा अद्भुत रूप से काम करती है।)

जैसा कि मुझे यकीन है कि आप कल्पना कर सकते हैं, यह सिर्फ शुरुआत है कि आप एक्सेल^(Excel) में डेटा कैसे सॉर्ट कर सकते हैं । हालांकि, यह याद रखना महत्वपूर्ण है कि जब तक आप सावधान नहीं हैं, गलत पैरामीटर का उपयोग करने से आपके डेटा का मिलान हो सकता है और स्प्रैडशीट में इसकी स्थिति पूरी तरह से बदल सकती है। सॉर्ट^(Sort) करना तेज़ और सेटअप करने में आसान है। अच्छी खबर यह है कि पूर्ववत^(Undo) भी तेज है। पूर्ववत^(Undo) करने से डरो मत^(Don) और पुनः प्रयास करें। और फिर।

Basic One-Column and Multi-Column Data Sorting in Excel Spreadsheets

Two of Excel’s primary functions are to allow you to manipulate and view dаta from different perspeсtives, and one of the program’ѕ more simple but powerful tools for doing so is the Sort function.

Whether it’s simple ascending/descending sorts, sorting on more than one variable to display data in groups or to maintain row integrity, or simple alphanumeric sorts to keep your tabular data orderly, sorting data in Excel is an essential skill.

Few programs are better suited for sorting tabular data than Excel, and your sorts can run from the simple and relatively uncomplicated to the highly sophisticated. While Excel’s sorting prowess—what you can do with the right data set and a little knowledge of the inner workings of the program—is indeed robust and in-depth, today’s tech tip focuses on two basic types of sorts, as follows:

• Sorting data on a single column
• Sorting data on multiple columns

Spreadsheets are, of course, made up of columns and rows of cells, or tabular data, where each column comprises a logical division of facts, figures, or any other details by category, such as, say, names, addresses, currency, parts numbers, and so on—depending on the type of spreadsheet. Rows, on the other hand, display people, objects, or figures side-by-side or in the same instance or occurrence.

Depending on the type of spreadsheet and the data it contains, such as a tabular list of names, addresses, phone numbers, and other pertinent data, rows are frequently similar to database records.

When you sort rows of data, each row must maintain its integrity, without inadvertently moving data from one row to another, which, as you’ll see further down, is where sorting data on multiple columns comes in handy.

Sorting on a Single Field

You can sort the records in your spreadsheet by rows, and you can sort the cells within records by columns. You can, of course, specify ascending or descending sort orders. By default, ascending / alphanumerically, the program arranges text from A to Z and numbers from smallest to largest. Sorting with a descending sort order, of course, reverses the older from Z to A, or so that larger numbers start at the top.

As with many functions in Excel, there are a few ways to perform a simple sort; everything you need for this type of sort, though, resides on the right mouse button flyout-menu, as shown below.

1. Right-click a field in the column upon which you want to sort the spreadsheet to open the popup menu.
2. Scroll down and hover the cursor over Sort to open the flyout menu.
3. Click Sort A to Z for ascending or Sort Z to A descending (Note that Excel does not include the data in cells in row 1 in the sort; the program assumes that this row holds your column labels, or headers.).

This simple sort works for many types of data, except when your rows and columns have identical, or duplicate, data. In these instances, you must sort on two or more columns, coming up next.

Sorting Records on Multiple Fields

Depending on the complexity of your data, you may need to sort on more than one column. Perhaps the best example is sorting a database alphabetically in last-name order. Say that your data has several people with the same last names. In these instances, you’ll want to make sure that Linda Johnson comes before Lydia Johnson, and Cherri Anderson displays after Charles Anderson…You get the idea.

You can set up custom searches with multiple criteria from the Sort dialog box, like this.

1. Click a cell in the first column of data you want to sort.
2. Click Data just beneath the title bar to open the Data ribbon. (The ribbon is, of course, the row of contextual tabs across the top of the application window.)
3. In the Sort & Filter section, click the Sort button to open the Sort dialog box.

• Click the Sort by drop-down and choose the first column name to sort on. (Note that Excel displays the content in row 1 of the column, which in this case holds the column labels. You can turn this option off by unchecking the My data has headers checkbox.)
• Click Add Level to add another column to the sort order.
• Click the Then by drop-down and choose the next column to sort on.
• Repeat Steps 6 and 7 as needed to configure the parameters of your sort.

Clicking around in the Sort dialog box reveals several different options for modifying your sorts, though some of them, unless you know exactly how each one affects your sort, will most likely produce unwanted results.

• Click OK.
• If you get a Sort Warning dialog box, select Expand the selection and then click Sort.

Besides, when you choose a column, Excel analyzes the contents of the cells in that column and makes educated guesses as to what values should populate the Sort on and Order fields. Unless you have a specific (and logical) reason for changing these, don’t. (Unless you’re experimenting, of course. I always encourage that—and Excel’s Undo feature works marvelously.)

As I’m sure you can imagine, this is just the beginning of how you can sort data in Excel. It’s important to remember, though, that unless you’re careful, using the wrong parameters can juxtapose your data and completely change its position in the spreadsheet. Sort is fast and easy to setup. The good news is that Undo is fast, too. Don’t be afraid to Undo and try again. And again.

Related posts

• मुद्रण के लिए एक्सेल में अपने वर्कशीट डेटा को केंद्र में रखें

• एकाधिक एक्सेल फाइलों में डेटा कैसे मर्ज करें

• एक्सेल में ब्लैंक लाइन्स को कैसे डिलीट करें

• एक्सेल के स्पीक सेल फीचर का उपयोग कैसे करें

• वर्ड डॉक में एक्सेल वर्कशीट कैसे डालें

• VLOOKUP जैसे एक्सेल फ़ार्मुलों में #N/A त्रुटियाँ कैसे ठीक करें

• एक्सेल में मल्टीपल लिंक्ड ड्रॉप डाउन लिस्ट कैसे बनाएं?

• एक्सेल वर्कशीट में CSV या TSV कैसे डालें?

• एक्सेल में कैसे सर्च करें

• एक्सेल को MySQL से कनेक्ट करना

• आउटलुक डेटा फ़ाइल तक नहीं पहुंचा जा सकता: कोशिश करने के लिए 4 सुधार

• एक्सेल में डिपेंडेंट्स को कैसे ट्रेस करें

• एक्सेल में चेक मार्क का उपयोग करने के 4 तरीके

• एक्सेल में वीबीए मैक्रो या स्क्रिप्ट कैसे बनाएं?

• एक्सेल में इफ और नेस्टेड इफ स्टेटमेंट का उपयोग कैसे करें

• माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल ऑनलाइन और डेस्कटॉप के लिए एक्सेल के बीच अंतर

• फ्लेक्सिबल ड्रॉपडाउन के लिए एक्सेल में डायनामिक रेंज नेम्स का उपयोग करें

• एक्सेल में एब्सोल्यूट रेफरेंस का उपयोग कैसे करें

• एक्सेल में सेल को विभाजित करने के 3 तरीके

• एमएस एक्सेल के लिए एक उन्नत वीबीए गाइड