Microsoft Excel दुनिया में सबसे लोकप्रिय स्प्रेडशीट एप्लिकेशन बना हुआ है। एक्सेल^(Excel) स्प्रेडशीट डेटा अक्सर संवेदनशील होता है, जिसमें व्यक्तिगत या वित्तीय डेटा होता है। जाहिर है, आप अपनी एक्सेल^(Excel) फाइलों के लिए अतिरिक्त सुरक्षा पर विचार कर सकते हैं , जैसे कि पासवर्ड।

आप एकीकृत एक्सेल^(Excel) पासवर्ड टूल या थर्ड-पार्टी एक्सेल^(Excel) पासवर्ड विकल्पों सहित कई विकल्पों का उपयोग करके किसी भी एक्सेल^(Excel) फ़ाइल को पासवर्ड से सुरक्षित कर सकते हैं ।

1. पासवर्ड एकीकृत टूल का उपयोग करके एक्सेल शीट को सुरक्षित रखें^{(1. Password Protect An Excel Sheet Using Integrated Tool)}

एक्सेल^(Excel) पासवर्ड सुरक्षा के लिए पहला विकल्प एक एकीकृत उपकरण है। संपूर्ण Microsoft Office सुइट में एक पासवर्ड सुरक्षा उपकरण है जिसका उपयोग आप अपने एक्सेल^(Excel) स्प्रेडशीट, वर्ड^(Word) दस्तावेज़, पावरपॉइंट^(PowerPoint) प्रस्तुतियों आदि को सुरक्षित करने के लिए कर सकते हैं।

एक्सेल में, File > Info. ड्रॉपडाउन मेनू से प्रोटेक्ट वर्कबुक^{(Protect Workbook)} चुनें , फिर पासवर्ड से एन्क्रिप्ट करें ।^{(Encrypt with Password)}

अब, अपने एक्सेल^(Excel) स्प्रेडशीट के लिए एक सुरक्षित पासवर्ड दर्ज करें । सुनिश्चित करें कि आपका पासवर्ड मजबूत और अद्वितीय है, ठीक^(OK) दबाएं , फिर पुष्टि करने के लिए अपना पासवर्ड दोबारा दर्ज करें।

अगली बार जब आप एक्सेल^(Excel) स्प्रेडशीट खोलने का प्रयास करेंगे, तो आपको पासवर्ड प्रविष्टि फॉर्म मिलेगा।

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Microsoft Office पासवर्ड सुरक्षा कितनी सुरक्षित है?^{(How Secure Is Microsoft Office Password Protection?)}

Microsoft Office 97-2003 ने बहुत खराब एन्क्रिप्शन मानक का उपयोग किया, जिसे RC4 के नाम से जाना जाता है । पुराने एन्क्रिप्शन एल्गोरिथम में कई कमजोरियां हैं, जो पुराने एक्सेल^(Excel) दस्तावेज़ पर पासवर्ड को क्रैक करना अविश्वसनीय रूप से आसान बनाता है।

Microsoft Office 2007-2013 ने एक उन्नत एन्क्रिप्शन एल्गोरिथम देखा, जो अधिक मजबूत AES-128 एल्गोरिथम पर स्विच कर रहा था। Office 2016-2019 AES-256 एन्क्रिप्शन एल्गोरिथम का उपयोग करता है, जो मौजूदा तकनीक का उपयोग करके एक उचित समय सीमा के भीतर अटूट है।

अतिरिक्त एक्सेल सुरक्षा^{(Extra Excel Protections)}

Microsoft Excel में कुछ अतिरिक्त सुरक्षा सुविधाएँ भी हैं:

• अंतिम के रूप में चिह्नित करें:^{(Mark as Final:)} फ़ाइल को पूर्ण के रूप में चिह्नित करता है, जो स्प्रैडशीट के अन्य उपयोगकर्ताओं को सूचित करता है कि उन्हें कोई परिवर्तन नहीं करना चाहिए। हालांकि, स्प्रैडशीट को अंतिम के रूप में चिह्नित करने से कोई अतिरिक्त पासवर्ड सुरक्षा नहीं मिलती है।
  
• वर्तमान शीट को सुरक्षित रखें:^{(Protect Current Sheet:)} जब आप किसी एक्सेल^(Excel) शीट को पासवर्ड से सुरक्षित करते हैं, तो आप अपनी कार्यपुस्तिका के भीतर एक विशिष्ट स्प्रेडशीट में सुरक्षा की एक छोटी अतिरिक्त परत जोड़ सकते हैं। एक्सेल^(Excel) फ़ाइल तक पहुंच रखने वाले लोग अभी भी स्प्रैडशीट देख सकते हैं लेकिन सही पासवर्ड के बिना कोई भी बदलाव नहीं कर सकते हैं। आप इस विकल्प के लिए किसी भिन्न पासवर्ड का भी उपयोग कर सकते हैं।

• पहुंच प्रतिबंधित करें:^{(Restrict Access:)} एक विकल्प बड़े संगठन सुरक्षा टेम्प्लेट या अन्य पहचानकर्ताओं का उपयोग करके कुछ व्यक्तियों तक पहुंच को प्रतिबंधित करने के लिए उपयोग कर सकते हैं।
  
• एक डिजिटल हस्ताक्षर जोड़ें:^{(Add a Digital Signature:)} डिजिटल हस्ताक्षर विकल्प यह सत्यापित करता है कि फ़ाइल प्रेषक और प्राप्तकर्ता के बीच अपरिवर्तित बनी हुई है, यह सुनिश्चित करते हुए कि सामग्री समान है।

आप एक्सेल^(Excel) स्प्रेडशीट पासवर्ड सुरक्षा विकल्प के साथ अतिरिक्त सुरक्षा सुविधाओं के संयोजन का उपयोग कर सकते हैं, खासकर यदि आप एक्सेल स्प्रेडशीट साझा कर रहे हैं^{(especially if you’re sharing an Excel spreadsheet)} ।

2. 7-ज़िप^{(2. 7-Zip)}

एक ही समय में कई एक्सेल^(Excel) फाइलों को एन्क्रिप्ट करने का एक बढ़िया तरीका है , फ्री आर्काइव टूल, 7-ज़िप^{( 7-Zip)} टू पासवर्ड टू प्रोटेक्ट मल्टीपल एक्सेल^(Excel) फाइल्स का इस्तेमाल करना। आप अलग-अलग एक्सेल^(Excel) फाइलों के पूरे फ़ोल्डर को एन्क्रिप्ट करने के लिए 7-ज़िप का उपयोग कर सकते हैं , पासवर्ड एक समय में एक के बजाय एक्सेल^(Excel) स्प्रेडशीट के पूरे चयन की रक्षा कर सकते हैं।

सबसे पहले, 7-ज़िप^(7-Zip) का नवीनतम संस्करण डाउनलोड और इंस्टॉल करें । एक बार^(Once) इंस्टॉल हो जाने के बाद, अपने एक्सेल^(Excel) स्प्रेडशीट वाले फोल्डर पर जाएं। अब, अपने माउस कर्सर को उन सभी फाइलों पर खींचें जिन्हें आप पासवर्ड से सुरक्षित करना चाहते हैं और उन सभी का चयन करें। वैकल्पिक रूप से, CTRL दबाए रखें और अपने माउस से अलग-अलग फ़ाइलों का चयन करने के लिए बायाँ-क्लिक करें।

अपने चयन को अंतिम रूप देने के बाद, राइट-क्लिक करें और 7-Zip > Add to Archive में जोड़ें 7-ज़िप संग्रह विकल्प खोलने के लिए चुनें। एन्क्रिप्शन^{(Encryption )} विकल्प दाईं ओर हैं। एक मजबूत और अद्वितीय पासवर्ड दर्ज करें, फिर OK दबाएं ।

अब, आर्काइव के अंदर किसी भी ^(inside)एक्सेल^(Excel) स्प्रेडशीट को खोलने से पहले आपको एक पासवर्ड दर्ज करना होगा । लेकिन संग्रह के बाहर की स्प्रेडशीट पासवर्ड से सुरक्षित नहीं हैं। गैर-पासवर्ड संरक्षित एक्सेल^(Excel) स्प्रेडशीट (संग्रह के बाहर) का चयन करें और उन्हें हटा दें।

3. विंडोज एनक्रिप्टिंग फाइल सिस्टम^{(3. Windows Encrypting File System)}

विंडोज एनक्रिप्टिंग फाइल सिस्टम^{(Windows Encrypting File System)} ( ईएफएस^(EFS) ) व्यक्तिगत फाइलों के लिए विंडोज^(Windows) एकीकृत एन्क्रिप्शन सिस्टम है। EFS Bitlocker के विपरीत है , जिसका उपयोग आप पूर्ण डिस्क एन्क्रिप्शन के लिए करते हैं। इसके बजाय, EFS फ़ाइल-दर-फ़ाइल आधार पर कार्य करता है, जो किसी Excel स्प्रेडशीट को पासवर्ड-संरक्षित करने के लिए एकदम सही है।

अपनी फ़ाइल को एन्क्रिप्ट करने के लिए EFS का उपयोग करने के लिए, Excel स्प्रेडशीट पर राइट-क्लिक करें और गुण^(Properties) चुनें । अब, उन्नत का चयन करें, फिर ^{(Advanced, )}डेटा को सुरक्षित करने के लिए सामग्री को एन्क्रिप्ट^{(Encrypt contents to secure data)} करने के लिए बॉक्स को चेक करें । ओके^(OK) दबाएं , फिर अप्लाई करें।^(Apply.)

एन्क्रिप्शन चेतावनी^{(Encryption Warning)} दिखाई देगी । यह बताता है कि किसी एकल फ़ाइल को एन्क्रिप्ट करने से कुछ परिस्थितियों में समस्या हो सकती है और पूरे फ़ोल्डर को एन्क्रिप्ट करने से अधिक सुरक्षा मिलती है। यदि फ़ाइल बार-बार एक्सेस किए जाने वाले फ़ोल्डर में है, तो आपको हर बार किसी अन्य फ़ाइल तक पहुँचने के लिए फ़ोल्डर को अनलॉक करना होगा। इसका एक तरीका यह है कि आप अपनी टेक्स्ट फ़ाइल को एक अलग फ़ोल्डर में रखें और इसे अपने सुरक्षित फ़ोल्डर के रूप में उपयोग करें।

आपके चयन की पुष्टि करने के बाद, एन्क्रिप्टिंग फाइल सिस्टम^{(Encrypting File System)} आपसे पूछेगा कि क्या आप एन्क्रिप्शन कुंजी का बैकअप लेना चाहते हैं। यदि आप अपना डिक्रिप्शन पासवर्ड भूल जाते हैं तो आप एन्क्रिप्शन कुंजी बैकअप का उपयोग कर सकते हैं।

आपका एन्क्रिप्शन कुंजी बैकअप निर्यात करना^{(Exporting Your Encryption Key Backup)}

यदि आप अतिरिक्त सुरक्षा के लिए अपनी एन्क्रिप्शन कुंजी बैकअप निर्यात करना चुनते हैं, तो Microsoft प्रमाणपत्र निर्यात विज़ार्ड^{(Microsoft Certificate Export Wizard)} चलेगा। विज़ार्ड आपकी एन्क्रिप्शन कुंजी को किसी बाहरी मीडिया स्रोत, जैसे USB फ्लैश ड्राइव पर बनाने और निर्यात करने में आपका मार्गदर्शन करेगा।

पहले पृष्ठ से व्यक्तिगत सूचना विनिमय^{(Personal Information Exchange)} का चयन करें , और सभी विस्तारित गुणों को निर्यात^{(Export all extended properties)} करें चेक करें । अगले पृष्ठ पर, आपको अपनी फ़ाइलों की सुरक्षा के लिए एक सुरक्षित और अद्वितीय पासवर्ड दर्ज करना होगा। ^{( input a secure and unique password)}एन्क्रिप्शन प्रकार को AES256-SHA256^{(AES256-SHA256)} ( extremely strong encryption! ) पर स्विच करें , फिर अपनी एन्क्रिप्शन कुंजी बैकअप को एक फ़ाइल नाम दें। प्रक्रिया को पूरा करने के लिए समाप्त^(Finish) दबाएं ।

एक बार प्रक्रिया पूरी हो जाने के बाद, आपको नोटपैड^(Notepad) टेक्स्ट फ़ाइल आइकन पर एक छोटा लॉक आइकन दिखाई देगा, जो इसकी एन्क्रिप्शन स्थिति को दर्शाता है।

4. एक्सक्रिप्ट^{(4. AxCrypt)}

एक्सेल^(Excel) शीट्स को सुरक्षित रखने के लिए पासवर्ड के लिए एक और आसान टूल एक्सक्रिप्ट^{( AxCrypt)} है , जो एक आसान लेकिन शक्तिशाली एन्क्रिप्शन टूल है।

एक्सक्रिप्ट^(AxCrypt) डाउनलोड और इंस्टॉल करें । पहली बार जब आप AxCrypt चलाते हैं, तो आपको सेटअप के माध्यम से चलना होगा। महत्वपूर्ण रूप से, आपको साइन-अप प्रक्रिया के दौरान एक वास्तविक ईमेल पता प्रदान करना होगा, अन्यथा आपको अपना निःशुल्क AxCrypt लाइसेंस प्राप्त नहीं होगा। कोड प्राप्त करने के बाद, जारी रखने से पहले इसे एक्सक्रिप्ट^(AxCrypt) में कॉपी और पेस्ट करें ।

आपको एक मजबूत और अद्वितीय AxCrypt पासवर्ड बनाने की भी आवश्यकता है। AxCrypt पासवर्ड आपके एक्सेल^(Excel) स्प्रेडशीट के लिए एन्क्रिप्शन और डिक्रिप्शन कुंजी के रूप में कार्य करता है । एक्सक्रिप्ट^(AxCrypt) चेतावनी पर ध्यान दें । अपने पासवर्ड को पुनर्स्थापित करने से केवल फाइलों से जुड़े खाते तक पहुंच की अनुमति होगी। यह आपको पुराने पासवर्ड से सुरक्षित फाइलों को डिक्रिप्ट करने की अनुमति नहीं देगा।

जब आप तैयार हों, तो एक्सेल^(Excel) स्प्रेडशीट फ़ाइल को एक्सक्रिप्ट^(AxCrypt) विंडो में ड्रैग और ड्रॉप करें। यदि आप AxCrypt में साइन इन हैं , तो यह आपकी फ़ाइलों को स्वचालित रूप से एन्क्रिप्ट कर देगा। इसी तरह, यदि आप AxCrypt में लॉग इन हैं और फ़ाइल खोलने का प्रयास करते हैं, तो यह पासवर्ड संकेत नहीं देगा। यदि आप AxCrypt को बंद करते हैं (जो आपको लॉग आउट भी करता है), तो जब आप स्प्रेडशीट खोलने का प्रयास करेंगे तो आपको एक पासवर्ड संकेत प्राप्त होगा।

AxCrypt एक मुफ्त एन्क्रिप्शन उपकरण है, यही वजह है कि यह हमारी सर्वश्रेष्ठ विंडोज फ्रीवेयर प्रोग्राम की सूची में शामिल है^{( list of the best Windows freeware programs)} ।

एक्सेल स्प्रेडशीट को पासवर्ड प्रोटेक्ट करने का सबसे अच्छा तरीका क्या है?^{(What’s The Best Way To Password Protect An Excel Spreadsheet?)}

पुराने दिनों में, किसी एक्सेल^(Excel) फ़ाइल या शीट को पासवर्ड से सुरक्षित रखने के लिए Microsoft Office की एकीकृत पासवर्ड सुरक्षा का उपयोग करना जोखिम भरा था। एन्क्रिप्शन एल्गोरिथम पर्याप्त मजबूत नहीं था और इसमें कई कमजोरियां थीं, जिससे यह अनुपयोगी हो गया। चूंकि माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस^{(Microsoft Office)} अब एईएस-256^(AES-256) का उपयोग करता है, आप निश्चिंत हो सकते हैं कि आपकी एक्सेल^(Excel) स्प्रेडशीट पर पासवर्ड सुरक्षा भरोसेमंद है और वर्तमान तकनीक का उपयोग करके तोड़ना असंभव है।

चूंकि एकीकृत पासवर्ड सुरक्षा एक समय में केवल एक फ़ाइल को संभालती है, आप 7-ज़िप एन्क्रिप्शन विकल्प पर भी विचार कर सकते हैं। यदि आप एक्सेल^(Excel) स्प्रेडशीट की एक बड़ी मात्रा के साथ काम कर रहे हैं जिसे आप सुरक्षित रखना चाहते हैं, तो पासवर्ड उन सभी को एक संग्रह में सुरक्षित रखता है (एक मजबूत और अद्वितीय पासवर्ड के साथ!) एक आसान विकल्प है जो एईएस -256^(AES-256) का भी उपयोग करता है ।

एक मजबूत और अद्वितीय पासवर्ड के बारे में सोच रहे हैं? पासवर्ड बनाने के ये आसान तरीके आपको हमेशा याद रहेंगे^{( to create a password you’ll always remember)} ।

How to Securely Password Protect an Excel File

Microsoft Excel remains the most popular spreadsheet application in the world. Excel spreadsheet data is often sensitive, containing personal or financial data. Understandably, you might consider additional protection for your Excel fileѕ, such as a password.

You can password protect any Excel file using several options, including the integrated Excel password tool or third-party Excel password options.

1. Password Protect An Excel Sheet Using Integrated Tool

The first option for Excel password protection is an integrated tool. The entire Microsoft Office suite has a password protection tool you can use to secure your Excel spreadsheets, Word documents, PowerPoint presentations, and so on.

In Excel, head to File > Info. Select Protect Workbook, then Encrypt with Password from the dropdown menu.

Now, enter a secure password for your Excel spreadsheet. Ensure your password is strong and unique, press OK, then re-enter your password to confirm.

Next time you attempt to open the Excel spreadsheet, you’ll meet the password entry form.

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How Secure Is Microsoft Office Password Protection?

Microsoft Office 97-2003 used a very poor encryption standard, known as RC4. The older encryption algorithm has numerous vulnerabilities, which makes cracking the password on an older Excel document incredibly easy.

Microsoft Office 2007-2013 saw an upgraded encryption algorithm, switching to the much stronger AES-128 algorithm. Office 2016-2019 uses the AES-256 encryption algorithm, which is unbreakable within a reasonable timeframe using existing technology.

Extra Excel Protections

Microsoft Excel has a few extra security features, too:

• Mark as Final: Marks the file as complete, which informs other users of the spreadsheet that they should not make any changes. However, marking a spreadsheet as final does not provide any additional password protection.
  
• Protect Current Sheet: You can add a small additional layer of protection to a specific spreadsheet within your workbook when you password protect an Excel sheet. People with access to the Excel file can still see the spreadsheet but cannot make any changes without the correct password. You can use a different password for this option, too.

• Restrict Access: An option large organizations can use to restrict access to certain individuals using security templates or other identifiers.
  
• Add a Digital Signature: The digital signature option verifies that the file remains untampered between the sender and recipient, ensuring the content is the same.

You might use a combination of additional security features alongside the Excel spreadsheet password protection option, especially if you’re sharing an Excel spreadsheet.

2. 7-Zip

A great method for encrypting multiple Excel files at the same time is to use the free archive tool, 7-Zip to password protect multiple Excel files. You can use 7-Zip to encrypt a whole folder of individual Excel files, password protecting an entire selection of Excel spreadsheets rather than one at a time.

First, download and install the latest version of 7-Zip. Once installed, head to the folder containing your Excel spreadsheets. Now, drag your mouse cursor over the files you want to password protect to select them all. Alternatively, hold CTRL and left click to select individual files with your mouse.

After finalizing your selection, right-click and select 7-Zip > Add to Archive to open the 7-Zip archive options. Encryption options are on the right. Enter a strong and unique password, then press OK.

Now, you must enter a password before opening any of the Excel spreadsheets inside the archive. But the spreadsheets outside the archive are not password protected. Select the non-password protected Excel spreadsheets (outside the archive) and delete them.

3. Windows Encrypting File System

The Windows Encrypting File System (EFS) is Windows integrated encryption system for individual files. EFS is unlike Bitlocker, which you use for full disk encryption. Instead, EFS works on a file-by-file basis, perfect for password-protecting an Excel spreadsheet.

To use EFS to encrypt your file, right-click the Excel spreadsheet and select Properties. Now, select Advanced, then check the box to Encrypt contents to secure data. Press OK, then Apply.

The Encryption Warning will appear. It explains that encrypting a single file can cause an issue under certain circumstances and that encrypting the entire folder offers more protection. If the file is in a frequently accessed folder, you’ll have to unlock the folder each time you want to access any other file. One way around this is to place your text file in a separate folder and use this as your secure folder.

After confirming your selection, the Encrypting File System will ask you if you want to take a backup of the encryption key. You can use the encryption key backup if you forget your decryption password.

Exporting Your Encryption Key Backup

If you choose to export your encryption key backup for additional security, the Microsoft Certificate Export Wizard will run. The wizard will guide you through the creation and export of your encryption key to an external media source, such as a USB flash drive.

Select Personal Information Exchange from the first page, and check Export all extended properties. On the next page, you must input a secure and unique password to password protect your files. Switch the encryption type to AES256-SHA256 (extremely strong encryption!), then give your encryption key backup a filename. Press Finish to complete the process.

Once the process is complete, you’ll see a small lock icon on the Notepad text file icon, indicating its encryption status.

4. AxCrypt

Another handy tool for password protecting Excel sheets is AxCrypt, a handy yet powerful encryption tool.

Download and install AxCrypt. The first time you run AxCrypt, you’ll have to run through the setup. Importantly, you must provide a real email address during the sign-up process, or else you won’t receive your free AxCrypt license. After receiving the code, copy and paste it into AxCrypt before continuing.

You also need to create a strong and unique AxCrypt password. The AxCrypt password acts as the encryption and decryption key for your Excel spreadsheets. Take heed of the AxCrypt warning. Restoring your password will only allow access to the account associated with the files. It will not allow you to decrypt files secured with an old password.

When you’re ready, drag and drop an Excel spreadsheet file into the AxCrypt window. If you are signed into AxCrypt, it will encrypt your files automatically. Similarly, if you are logged into AxCrypt and attempt to open a file, it will not present a password prompt. If you close AxCrypt (which also logs you out), you will receive a password prompt when you attempt to open the spreadsheet.

AxCrypt is a free encryption tool, which is why it features in our list of the best Windows freeware programs.

What’s The Best Way To Password Protect An Excel Spreadsheet?

In the old days, using Microsoft Office’s integrated password protection to password protect an Excel file or sheet was risky. The encryption algorithm was not strong enough and had multiple vulnerabilities, rendering it unusable. As Microsoft Office now uses AES-256, you can rest assured that the password protection on your Excel spreadsheet is trustworthy and impossible to break using current technology.

As the integrated password protection only handles one file at a time, you might also consider the 7-Zip encryption option. If you are dealing with a large volume of Excel spreadsheets that you want to protect, password protecting all of them in a single archive (with a strong and unique password!) is a handy option that also uses AES-256.

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