यह हमेशा एक भयानक त्रासदी होती है जब कोई व्यक्ति कुछ महत्वपूर्ण खो देता है जिस पर वे काम कर रहे थे क्योंकि उन्होंने अपने दस्तावेज़ को ठीक से सहेजा नहीं था। एक्सेल^(Excel) और वर्ड^(Word) उपयोगकर्ताओं के बारे में जितना आप सोचते हैं उससे कहीं अधिक बार ऐसा होता है !

सौभाग्य से, Microsoft ने पिछले कुछ संस्करणों में बहुत सी सुविधाएँ जोड़ी हैं जो क्रैश, पावर आउटेज, आकस्मिक विलोपन आदि के कारण डेटा खोने की संभावना को कम करने में मदद करती हैं। एक सुविधा को ऑटो रिकवर^{(AutoRecover)} कहा जाता है और दूसरी, कम-सामान्य रूप से ज्ञात सुविधा, ऑटो बैकअप^(AutoBackup) कहा जाता है ।

इस लेख में, मैं बात करूंगा कि दोनों विकल्पों को कैसे कॉन्फ़िगर किया जाए ताकि आपका डेटा यथासंभव सुरक्षित रहे। मैं यह भी उल्लेख करना चाहूंगा कि Office के नवीनतम संस्करण आपको दस्तावेज़ों को सीधे OneDrive में सहेजने की अनुमति देते हैं , जो कि विचार करने के लिए एक अच्छा विकल्प है क्योंकि आप अभी भी अपने काम तक पहुँचने में सक्षम होंगे, भले ही आपकी हार्ड ड्राइव विफल हो जाए।

एक्सेल ऑटो रिकवर

स्वतः पुनर्प्राप्ति^{(Auto Recover)} सुविधा डिफ़ॉल्ट रूप से चालू होती है और मूल रूप से आपके दस्तावेज़ को एक निर्धारित समय अंतराल के बाद एक अस्थायी स्थान पर स्वचालित रूप से सहेजती है । स्वतः पुनर्प्राप्ति^{(AutoRecover)} सेटिंग्स देखने के लिए , फ़ाइल^(File) और फिर विकल्प^(Options) पर क्लिक करें ।

बाएं हाथ के मेनू में सेव^(Save) पर क्लिक करें और आपको सेव वर्कबुक के तहत ^{( Save Workbooks)}ऑटो रिकवर^{(AutoRecover)} विकल्प दिखाई देगा ।

डिफ़ॉल्ट रूप से, स्वतः पुनर्प्राप्ति^{(AutoRecover)} जानकारी हर 10 मिनट में सहेजी जाती है। अंतराल के अलावा, डेटा सहेजे जाने से पहले एक्सेल^(Excel) को 30 सेकंड के लिए निष्क्रिय होना होगा। साथ ही, स्वतः सहेजी गई जानकारी यहाँ सूचीबद्ध स्वतः पुनर्प्राप्ति फ़ाइल स्थान में सहेजी जाती है। ^{(AutoRecover file location)}तो यह कैसे काम करता है? मूल रूप^(Basically) से, मान लें कि आपके पास नीचे की तरह एक वर्कशीट है और आपने इसे सहेज लिया है।

अब मान लें कि मैं निम्नलिखित डेटा को एक्सेल^(Excel) स्प्रेडशीट में जोड़ता हूं और अपने दस्तावेज़ को सहेजे बिना लगभग 10 मिनट प्रतीक्षा करता हूं। चूंकि स्वत: पुनर्प्राप्ति^{(AutoRecover)} अंतराल 10 मिनट के लिए सेट है, इसलिए आपको डेटा को सहेजे जाने के लिए कम से कम इतना लंबा इंतजार करना होगा।

मेरे मामले में, मैंने कार्य प्रबंधक खोलकर और एक्सेल^(Excel) प्रक्रिया को मारकर एक्सेल क्रैश का अनुकरण किया। ^(Excel)उसके बाद, मैंने एक्सेल को फिर से खोल दिया और तुरंत ^(Excel)शो रिकवर्ड फाइल्स^{(Show Recovered Files)} नामक एक विकल्प देखा ।

यदि आप उस पर क्लिक करते हैं, तो यह एक्सेल^(Excel) फाइलों की एक सूची लाएगा जिन्हें पुनर्प्राप्त किया जा सकता है। मेरे मामले में, इसकी मूल फ़ाइल थी, जिसमें केवल A1 और A2 में डेटा था, और इसमें स्वतः पुनर्प्राप्त^{(AutoRecovered)} फ़ाइल भी थी, जिसमें वह डेटा शामिल था जिसे मैंने डिस्क पर सहेजा नहीं था।

सूची में किसी भी आइटम पर क्लिक करने से एक्सेल^(Excel) का एक और उदाहरण खुल जाएगा जो उस विशेष फ़ाइल में डेटा दिखा रहा है। कुल मिलाकर, यह उस समय के लिए वास्तव में उपयोगी सुविधा है जब आपने अपना सारा काम सहेजा नहीं था, लेकिन एक्सेल^(Excel) अप्रत्याशित रूप से समाप्त हो जाता है।

इस सुविधा का मुख्य पहलू यह है कि स्वतः पुनर्प्राप्ति^{(AutoRecover)} डेटा आपकी फ़ाइल के समान हार्ड ड्राइव पर संग्रहीत होता है, इसलिए यदि आपकी हार्ड ड्राइव को कुछ होता है, तो सब कुछ समाप्त हो जाएगा। आप उपरोक्त सेटिंग्स में स्थान को एक अलग हार्ड ड्राइव या यहां तक ​​कि नेटवर्क स्थान में बदल सकते हैं, जिसकी मैं अत्यधिक अनुशंसा करता हूं।

ध्यान दें कि निम्नलिखित परिस्थितियों में स्वत: पुनर्प्राप्ति जानकारी भी ^{(AutoRecover)}एक्सेल^(Excel) द्वारा स्वचालित रूप से हटा दी जाती है:

1. आप फ़ाइल को मैन्युअल रूप से या फ़ाइल^(File) - इस रूप में सहेजें^{(Save As)} का उपयोग करके सहेजते हैं ।
2. आप फ़ाइल को बंद कर देते हैं या एक्सेल^(Excel) छोड़ देते हैं (चाहे आप फ़ाइल को सहेजते हैं या नहीं)
3. आप स्वतः पुनर्प्राप्ति^{(AutoRecover)} को पूरी तरह से या केवल कार्यपुस्तिका के लिए बंद कर देते हैं

तो मूल रूप से, जब भी आप फ़ाइल को सहेजते हैं, तो यह स्वतः पुनर्प्राप्ति^{(AutoRecover)} डेटा से छुटकारा पाता है। इसके अतिरिक्त, यदि आप मैन्युअल रूप से Excel से बाहर निकलते हैं और डेटा को सहेजना नहीं चुनते हैं, तो यह ^(Excel)स्वतः पुनर्प्राप्ति^{(AutoRecover)} डेटा हटा देगा । इस सुविधा का उपयोग करते समय बस^(Just) इसे ध्यान में रखें। यदि आप एक भारी एक्सेल^(Excel) उपयोगकर्ता हैं, तो मैं ऑटो रिकवर^{(AutoRecover)} अंतराल को 10 के बजाय 2 या 3 मिनट की तरह सेट करने का सुझाव दूंगा।

ऑटो बैकअप

एक और विशेषता जिसके बारे में बहुत से लोग वास्तव में नहीं जानते हैं वह है AutoBackup । इसका उपयोग करने के लिए, आपको सबसे पहले अपनी फाइल को सेव करना होगा और सेव डायलॉग^(Save) बॉक्स में जाना होगा। यदि आपके पास पहले से सहेजा गया एक्सेल^(Excel) दस्तावेज़ है, तो फ़ाइल^(File) पर जाएँ और फिर इस रूप में सहेजें^{(Save As)} और एक स्थान चुनें। जब आप ऐसा करते हैं, तो यह इस रूप में सहेजें^{(Save As)} संवाद लाएगा।

संवाद में, सहेजें^(Save) बटन के बाईं ओर स्थित टूल^(Tools) बटन पर क्लिक करें। आपको कुछ विकल्प दिखाई देंगे, जिनमें से एक सामान्य विकल्प^{(General Options)} है । जब आप उस पर क्लिक करेंगे तो कुछ और विकल्पों के साथ एक छोटी सी विंडो दिखाई देगी।

आगे बढ़ें और हमेशा बैकअप बनाएं^{(Always create backup)} बॉक्स को चेक करें। ठीक क्लिक करें^{(Click OK)} और अब जब आप फ़ाइल को सहेजते हैं, तो एक एक्सेल^(Excel) बैकअप फ़ाइल भी एक .XLK एक्सटेंशन के साथ बनाई जाएगी। ध्यान दें कि जब आप पहली बार ऐसा करते हैं, तो फ़ाइलें बिल्कुल वैसी ही होंगी। यदि आप मूल फ़ाइल में संपादन करते हैं और फिर उसे सहेजते हैं, तो बैकअप फ़ाइल अभी भी वही रहेगी (मूल डेटा)। तीसरी बार जब आप इसे सहेजते हैं, हालांकि, बैकअप फ़ाइल को दूसरी बचत तक की जानकारी के साथ अपडेट किया जाएगा।

मूल रूप से, बैकअप फ़ाइल हमेशा वर्तमान संस्करण के पीछे एक संस्करण होती है। इसलिए यदि आपने कई परिवर्तन किए हैं, अपनी फ़ाइल सहेजी है और फिर उस संस्करण पर वापस जाना चाहते हैं जिसमें वे परिवर्तन नहीं हैं, तो आप बस बैकअप फ़ाइल खोल सकते हैं।

फ़ाइल मूल फ़ाइल के समान स्थान पर सहेजी गई है और ऐसा लगता है कि इसे बदलने का कोई तरीका नहीं है। यह सुविधा आपके दस्तावेज़ में बहुत अधिक सुरक्षा नहीं जोड़ती है, लेकिन कुछ परिस्थितियों में यह अच्छी है।

एक्सेल^(Excel) में इन बैकअप और रिकवरी सुविधाओं को सक्षम करने से आप महत्वपूर्ण डेटा खोने से बचा सकते हैं। यदि आपका कंप्यूटर विनाशकारी रूप से विफल हो जाता है, तो अतिरिक्त सुरक्षा जाल के रूप में क्लाउड स्टोरेज (जैसे OneDrive ) का उपयोग करना हमेशा एक अच्छा विकल्प होता है। यदि आपके कोई प्रश्न हैं, तो बेझिझक टिप्पणी करें। आनंद लेना!

How to Use Excel AutoRecover and AutoBackup Features

It’s always a terrible tragedy when someone loses something impоrtant they were working on because theу didn’t ѕave their document рropеrly. This hapрens more оften than you would think to Excel and Word users!

Luckily, Microsoft has added a lot of features in the last couple of versions that help reduce the chances of losing data due to crashes, power outages, accidental deletions, etc. One feature is called AutoRecover and the second, less-commonly known feature, is called AutoBackup.

In this article, I’ll talk about how to configure both options so that your data is as safe as possible. I would also like to mention that the latest versions of Office allow you to save documents directly to OneDrive, which is a good option to consider because you’ll still be able to access your work even if your hard drive fails.

Excel AutoRecover

The Auto Recover feature is turned on by default and basically saves your document automatically into a temporary location after a set time interval. To view the AutoRecover settings, click on File and then Options.

Click on Save in the left-hand menu and you’ll see the AutoRecover option under Save Workbooks.

By default, AutoRecover information is saved every 10 minutes. In addition to the interval, Excel has to be idle for 30 seconds before the data will be saved. Also, the autosaved information is saved in the AutoRecover file location listed here. So how does it work? Basically, let’s say you have a worksheet like the one below and you have it saved.

Now let’s say I add the following data to the Excel spreadsheet and wait about 10 minutes without saving my document. Since the AutoRecover interval is set for 10 minutes, you need to wait at least that long for the data to be saved.

In my case, I simulated an Excel crash by opening the task manager and killing the Excel process. After that, I reopened Excel and immediately saw an option called Show Recovered Files.

If you click on that, it will bring up a list of Excel files that can be recovered. In my case, it had the original file, which had data in just A1 and A2, and it also had the AutoRecovered file, which included the data that I had not saved to disk.

Clicking on any of the items in the list will open another instance of Excel showing the data in that particular file. Overall, this is a really useful feature for those times when you didn’t save all your work, but Excel ends unexpectedly.

The major downside to this feature is that the AutoRecover data is stored on the same hard drive as your file, so if something happens to your hard drive, everything will be gone. You can change the location in the settings above to a separate hard drive or even to a network location, which I highly recommend.

Note that AutoRecover information is also deleted automatically by Excel in the following circumstances:

1. You save the file manually or by using File – Save As.
2. You close the file or quit Excel (whether you save the file or not)
3. You turn off AutoRecover completely or for just the workbook

So basically, whenever you save the file, it gets rid of the AutoRecover data. In addition, if you manually quit Excel and choose not to save the data, it will delete the AutoRecover data. Just keep that in mind when using this feature. If you are a heavy Excel user, I would suggest setting the AutoRecover interval to something like 2 or 3 minutes instead of 10.

AutoBackup

Another feature that not many people really know about it is AutoBackup. To use it, you have to first go and save your file to get to the Save dialog box. If you already have a saved Excel document, go to File and then Save As and choose a location. When you do this, it’ll bring up the Save As dialog.

In the dialog, click on the Tools button that is to the left of the Save button. You’ll see a couple of options, one of which is General Options. When you click on that, a small window will appear with some more options.

Go ahead and check the Always create backup box. Click OK and now when you save the file, an Excel backup file will also be created with a .XLK extension. Note that the first time you do this, the files will be exactly the same. If you make edits to the original file and then save it again, the backup file will still remain the same (the original data). The third time you save it, however, the backup file will be updated with information up to the second save.

Basically, the backup file is always one version behind the current version. So if you made a bunch of changes, saved your file and then wanted to go back to the version that didn’t have those changes, you could just open the backup file.

The file is saved in the same location as the original file and there doesn’t seem to be a way to change that. This feature doesn’t add a whole lot of safety to your document, but it’s good in certain circumstances.

Enabling these backup and recovery features in Excel will hopefully save you from losing important data. It’s always a good option to use cloud storage (like OneDrive) as an extra safety net in case your computer catastrophically fails. If you have any questions, feel free to comment. Enjoy!

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