जब आप एक्सेल^(Excel) में वर्णानुक्रम करना चाहते हैं , चाहे वह एक कॉलम या एक पंक्ति को सॉर्ट करना हो, प्रक्रिया आमतौर पर सीधी होती है। हालाँकि, जब कई पंक्तियों या स्तंभों को वर्णानुक्रम में बदलने या अक्षरों और संख्याओं से निपटने की बात आती है, तो इस प्रक्रिया में कुछ अतिरिक्त चरणों की आवश्यकता हो सकती है।

इस लेख में आप एक्सेल^(Excel) स्प्रेडशीट में अपने डेटा को वर्णानुक्रमित करने के तरीके के बारे में जानने के लिए आवश्यक सब कुछ सीखेंगे ।

एक्सेल में क्रमबद्ध करें के साथ वर्णमाला करें

Excel में वर्णानुक्रम में आपके द्वारा उपयोग की जाने वाली विधि इस बात पर निर्भर करती है कि कितने स्तंभों या पंक्तियों में वह डेटा है जिसे आप व्यवस्थित करना चाहते हैं।

डेटा के एकल कॉलम को वर्णानुक्रम में क्रमबद्ध करना सबसे आसान है। यदि आपके पास एकाधिक कॉलम हैं और यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि सभी डेटा लाइन वर्णानुक्रमित कॉलम के साथ हैं, तो कुछ अतिरिक्त चरण हैं।

अंत में, यदि आप एकाधिक कॉलम सॉर्ट करना चाहते हैं, और डेटा में हेडर पंक्ति है या नहीं, तो ध्यान में रखने के लिए विशेष विचार हैं।

आम

यदि आपके पास डेटा का एक कॉलम है, तो एक्सेल^(Excel) में वर्णानुक्रम करने का सबसे सरल तरीका है । उदाहरण के लिए, यदि आपके पास नामों की सूची वाला कॉलम है। 

1. डेटा के कॉलम का चयन करें।

2. होम^(Home) मेनू का चयन करें, और रिबन पर संपादन समूह में ^(Editing)सॉर्ट और फ़िल्टर^{(Sort & Filter)} ड्रॉपडाउन का चयन करें।

3. आप डेटा^{(organize the data)} को किस प्रकार व्यवस्थित करना चाहते हैं, इसके आधार पर या तो A से Z^{(Sort A to Z)} क्रमित करें या Z से A क्रमित करें^{(Sort Z to A)} चुनें ।

अब, जब आप अपने द्वारा हाइलाइट किए गए कॉलम पर पीछे मुड़कर देखते हैं, तो आप देखेंगे कि आपके द्वारा चुनी गई विधि का उपयोग करके डेटा को वर्णानुक्रम में क्रमबद्ध किया गया है।

क्या होगा यदि आपके डेटा में नंबर हैं? उदाहरण के लिए, मान लें कि आपके पास प्रत्येक व्यक्ति की आयु के साथ दूसरा कॉलम है।

आप उस कॉलम को सॉर्ट करना चाहते हैं, इसलिए आप ऊपर दी गई प्रक्रिया का पालन करें और डेटा के कॉलम का चयन करें।

इस बार, जब आप रिबन पर सॉर्ट^(Sort) और फ़िल्टर^(Filter) का चयन करते हैं , तो आप देखेंगे कि सॉर्ट करने के तरीके के लिए चयन बदल गए हैं।

ये विकल्प या तो संख्याओं को सबसे छोटी संख्या से सबसे बड़ी संख्या में क्रमबद्ध करेंगे, या इसके विपरीत।

बहु-स्तंभ छँटाई

डेटा के  एकाधिक कॉलम^{(that contains multiple columns)} वाली तालिका में अलग-अलग कॉलम सॉर्ट करने में एक समस्या है ।

यदि आप केवल एक कॉलम का चयन करते हैं और उसे सॉर्ट करते हैं, तो अन्य कॉलम यथावत रहते हैं। इसका मतलब है कि आपकी स्प्रैडशीट सभी मिश्रित हो जाएगी और डेटा का कोई मतलब नहीं रह जाएगा। इसका उत्तर सभी कॉलमों को एक साथ सॉर्ट करना है।

आइए इसे नाम और आयु उदाहरण स्प्रेडशीट के साथ फिर से करें।

1. इस बार किसी एक कॉलम को चुनने की बजाय पूरी टेबल को सेलेक्ट करें।

2. होम^(Home) मेनू में, सॉर्ट करें और फ़िल्टर करें^{(Sort & Filter)} का चयन करें , और पहले की तरह, अपनी सॉर्ट वरीयता चुनें।

अब, आप देखेंगे कि आपकी एक्सेल^(Excel) स्प्रैडशीट में न केवल नामों को वर्णानुक्रम में क्रमबद्ध किया गया है, बल्कि दूसरे कॉलम से संबंधित आयु को उनके साथ क्रमबद्ध किया गया है। वे युग सही नाम के साथ रहे।

यह न केवल एक्सेल^(Excel) में दो कॉलम वाली स्प्रेडशीट के साथ काम करता है , बल्कि यह काम करेगा कि आपकी स्प्रैडशीट कितनी बड़ी है, जब तक आप सॉर्ट करने से पहले शीट में सभी डेटा का चयन करते हैं।

यदि आप चाहें, तो आप एक से अधिक कॉलमों को एक में भी सॉर्ट^{(sort multiple columns into one)} कर सकते हैं , और उसके बाद उस एकल कॉलम को सॉर्ट कर सकते हैं।

कस्टम सॉर्ट

आप देखेंगे कि सॉर्ट^(Sort) और फ़िल्टर^(Filter) ड्रॉपडाउन मेनू में एक और विकल्प कस्टम सॉर्ट^{(Custom Sort)} है ।

यह कैसे काम करता है यह देखने के लिए, आइए एक उदाहरण के रूप में एक बहुत बड़ी स्प्रेडशीट लें। इस उदाहरण में स्प्रेडशीट न्यूयॉर्क^{(New York)} राज्य के उच्च विद्यालयों के लिए SAT स्कोर की एक सूची है । 

1. स्प्रैडशीट में डेटा की संपूर्ण तालिका का चयन करें, होम^(Home) मेनू का चयन करें, सॉर्ट करें और फ़िल्टर करें^{(Sort & Filter)} का चयन करें , और कस्टम सॉर्ट^{(Custom Sort)} का चयन करें ।

2. आपको एक नया पॉप-अप दिखाई देगा जहां आप चुन सकते हैं कि प्रत्येक कॉलम को विशेष रूप से कैसे क्रमबद्ध किया जाता है। उस कॉलम का चयन करें जिसे आप सॉर्ट करना चाहते हैं, चुनें कि आप इसे कैसे सॉर्ट करना चाहते हैं, और फिर चुनें कि आप इसे कैसे सॉर्ट करना चाहते हैं (ए से जेड, जेड से ए, या कस्टम^(Custom) )।

आप देखेंगे कि कुछ दिलचस्प सॉर्ट ऑन^{(Sort On)} विकल्प हैं। ये:

• सेल मान^{(Cell Values)} : वर्णानुक्रम में क्रमबद्ध करें, या संख्याओं के मामले में, निम्न से उच्च या उच्च से निम्न
• सेल रंग^{(Cell Color)} : सेल रंग द्वारा समूहीकृत डेटा व्यवस्थित करें
• फ़ॉन्ट रंग^{(Font Color)} : फ़ॉन्ट रंग द्वारा समूहीकृत डेटा व्यवस्थित करें
• सशर्त स्वरूपण चिह्न^{(Conditional Formatting Icon)} : सेल में आइकन द्वारा उसके सशर्त स्वरूपण तर्क से डेटा व्यवस्थित करें

यह आपके द्वारा चुने गए पहले कॉलम के अनुसार डेटा की संपूर्ण तालिका को सॉर्ट करेगा। लेकिन आप एक सेकेंडरी सॉर्ट भी कर सकते हैं (एक बार जब पहला चयनित कॉलम सॉर्ट हो जाता है)।

बस स्तर जोड़ें^{(Add Level)} चुनें । दिखाई देने वाली नई फ़ील्ड से, वांछित के रूप में कॉलम^(Column) , सॉर्ट^(Sort) ऑन, और ऑर्डर ड्रॉपडाउन फिर से चुनें।^(Order)

ठीक^(OK) का चयन करें और आप देखेंगे कि आपकी पूरी तालिका अब कई स्तंभों द्वारा क्रमबद्ध है। 

यह पहले आपके द्वारा चुने गए प्रारंभिक कॉलम, फिर दूसरे, तीसरे, आदि के आधार पर छाँटेगा।

नोट^(Note) : आपने देखा होगा कि ऊपर ड्रॉपडाउन में कॉलम सॉर्ट विकल्पों में अक्षरों के बजाय हेडर नाम शामिल थे। ऐसा इसलिए है क्योंकि मेरे डेटा के बगल में स्थित चेकबॉक्स में सॉर्ट विंडो में हेडर हैं। ^{(My data has headers)}यदि आपकी स्प्रैडशीट में हेडर हैं, तो इसे चुनना सुनिश्चित करें।

फ़िल्टर के साथ एक्सेल में वर्णानुक्रमित करें

होम मेनू में ^(Home)सॉर्ट^(Sort) और फ़िल्टर^(Filter) ड्रॉपडाउन का उपयोग करते समय , आपने देखा होगा कि फ़िल्टर^(Filter) विकल्प भी है।

यदि आप इसे चुनते हैं, तो आप देखेंगे कि प्रत्येक कॉलम के शीर्ष पर ड्रॉपडाउन तीर दिखाई देते हैं। जब आप उन स्तंभों में से किसी एक के शीर्ष पर स्थित किसी एक तीर का चयन करते हैं, तो आपको विकल्पों की एक लंबी सूची दिखाई देगी।

यहां बताया गया है कि इनमें से प्रत्येक विकल्प कैसे काम करता है:

• A से Z तक^{(Sort A to Z)} क्रमित करें या Z से A तक^{(Sort Z to A)} क्रमित करें: इस कॉलम का उपयोग करके शीट को वर्णानुक्रम में किसी भी दिशा में क्रमबद्ध करें।
• रंग के आधार पर छाँटें^{(Sort by Color)} : यह वही बहु-स्तंभ सॉर्ट विंडो लाएगा जैसा कि ऊपर के अंतिम भाग में है।

नीचे दिए गए अन्य फ़िल्टरिंग विकल्प आपको एक्सेल^(Excel) में वर्णानुक्रम में मदद नहीं करेंगे , लेकिन डेटा को फ़िल्टर करने के लिए बहुत सारे विकल्प हैं जिनकी आपको परवाह नहीं है। जब आप टेक्स्ट फ़िल्टर^{(Text Filters)} चुनते हैं, तो आप केवल शीट में डेटा प्रदर्शित करना चुन सकते हैं जो:

• ^(Equals)एक विशिष्ट मान के बराबर होता है
• ^{(Does Not Equal)}एक विशिष्ट मूल्य के बराबर नहीं है
• ^{(Begins With)}एक शब्द या संख्या से शुरू होता है
• ^{(Ends With)}एक शब्द या संख्या के साथ समाप्त होता है
• ^(Contains)एक शब्द या संख्या शामिल है
• इसमें^{(Does Not Contain)} कोई शब्द या संख्या नहीं है
• कस्टम फ़िल्टर^{(Custom Filter)} आपको एकाधिक फ़िल्टर का उपयोग करने के लिए उपरोक्त किसी भी फ़िल्टर को संयोजित करने देता है

जैसा कि आप देख सकते हैं, एक्सेल^(Excel) में वर्णानुक्रम (या क्रम संख्या) करने के कई तरीके हैं । आपके द्वारा चुना गया विकल्प वास्तव में इस बात पर निर्भर करता है कि आप कितना डेटा सॉर्ट करना चाहते हैं, कितनी बड़ी तालिका है जिसे आप सॉर्ट करना चाहते हैं, और क्या आप केवल एक कॉलम या पंक्ति, या एकाधिक वाले द्वारा सॉर्ट करना चाहते हैं।

Excel के लिए विभिन्न युक्तियों और युक्तियों के बारे में अधिक जानें, और Excel ^{(tips and tricks for Excel)}में^(Excel) अपनी पंक्तियों और स्तंभों को क्रमबद्ध करने के लिए आपके द्वारा जानी जाने वाली अन्य तकनीकों को साझा करें ।

How to Alphabetize In Excel

When you want to alphabetize in Excel, whether it’s to sort a column or a row, the process is usually straightforward. However, when іt comes to alphabetizing multiple rows or cоlumns, or dealing with letterѕ аnd numbers, the process may require a few extra steps.

In this article you’ll learn everything you need to know about how to alphabetize your data in an Excel spreadsheet.

Alphabetize In Excel With Sort

The method you use to alphabetize in Excel depends on how many columns or rows contain the data that you want to organize.

Sorting a single column of data alphabetically is the easiest. If you have multiple columns and want to make sure all of the data lines up with the alphabetized column, there are a few extra steps.

Finally, there are special considerations to take in mind if you want to sort multiple columns, and whether the data has a header row or not.

General

The simplest method to alphabetize in Excel is if you have one column of data. For example, if you have a column with a list of names. 

1. Select the column of data.

2. Select the Home menu, and select the Sort & Filter dropdown in the Editing group on the ribbon.

3. Select either Sort A to Z or Sort Z to A depending how you’d like to organize the data.

Now, when you look back at the column you highlighted, you’ll see that the data there has been sorted alphabetically using the method you chose.

What if your data has numbers? For example, let’s say you have a second column with the ages of each person.

You want to sort that column, so you follow the same procedure as above and select the column of data.

This time, when you select Sort & Filter on the ribbon, you’ll see that the selections for how to sort have changed.

These options will either sort the numbers from the smallest number to the largest, or the other way around.

Multi-Column Sorting

There is one problem with sorting columns individually in a table that contains multiple columns of data. 

If you only select one column and sort it, the other columns stay in place. This means your spreadsheet would get all mixed up and the data would no longer make sense. The answer to this is to sort all of the columns at once.

Let’s do this again with the name and age example spreadsheet.

1. This time, instead of selecting a single column, select the entire table.

2. In the Home menu, select Sort & Filter, and just as before, select your sort preference.

Now, you’ll see that not only have the names been sorted alphabetically in your Excel spreadsheet, but the associated ages from the second column sorted along with them. Those ages stayed with the correct name.

This works not only with a two column spreadsheet in Excel, but it’ll work regardless how large your spreadsheet is, so long as you select all of the data in the sheet before sorting.

If you wanted to, you could also sort multiple columns into one, and then sort that single column instead.

Custom Sort

You’ll notice another option in the Sort & Filter dropdown menu is the Custom Sort.

To see how this works, let’s take a much larger spreadsheet as an example. The spreadsheet in this example is a list of SAT scores for high schools in the state of New York. 

1. Select the entire table of data in the spreadsheet, select the Home menu, select Sort & Filter, and select Custom Sort.

2. You’ll see a new pop-up appear where you can select how each column is specifically sorted. Select the column you want to sort by, select how you want to sort it, and then select how you want to sort it (A to Z, Z to A, or Custom).

You’ll notice there are some interesting Sort On choices. These are:

• Cell Values: Sort alphabetically, or in the case of numbers, from low to high or high to low
• Cell Color: Organize data grouped by cell color
• Font Color: Organize data grouped by font color
• Conditional Formatting Icon: Organize data by the icon in the cell from its conditional formatting logic

This will sort the entire table of data by the first column you’ve selected. But you can also do a secondary sort (once the first selected column is sorted).

Just select Add Level. From the new fields that appear, select the Column, Sort On, and Order dropdowns again as desired.

Select OK and you’ll see your entire table is now sorted by multiple columns. 

It’ll sort first by the initial column you selected, then the second, the third, and so on.

Note: You might have noticed that the column sort options in the dropdown above included the header names rather than letters. This is because the checkbox next to My data has headers in the sort window is selected. If your spreadsheet does have headers, make sure to select this.

Alphabetize In Excel With Filter

While using the Sort & Filter dropdown in the Home menu, you might have noticed there’s also a Filter option.

If you select this, you’ll notice dropdown arrows appear at the top of each column. When you select one of the arrows at the top of any of those columns, you’ll see a long list of options.

Here is how each of these options works:

• Sort A to Z or Sort Z to A: Sort the sheet using this column alphabetically in either direction.
• Sort by Color: This will bring up the same multi-column sort window as in the last section above.

The other filtering options at the bottom won’t help you to alphabetize in Excel, but there are lots of options to filter out data you don’t care about. When you select Text Filters, you can choose to only display data in the sheet that:

• Equals a specific value
• Does Not Equal a specific value
• Begins With a word or number
• Ends With a word or number
• Contains a word or number
• Does Not Contain a word or number
• Custom Filter lets you combine any of the filters above to use multiple filters

As you can see, there are a lot of ways to alphabetize (or order numbers) in Excel. The option you choose really depends how much data you want to sort, how large the table is that you want to sort, and whether you want to sort by only one column or row, or multiple ones.

Learn more about different tips and tricks for Excel, and share any other techniques you know about to sort your rows and columns in Excel.

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