क्या आपके पास कभी एक्सेल^(Excel) में डेटा के साथ एक बड़ी स्प्रेडशीट है और इससे विशिष्ट जानकारी को फ़िल्टर करने और निकालने के लिए एक आसान तरीका चाहिए? यदि आप एक्सेल^(Excel) में वीलुकअप^(VLOOKUP) का उपयोग करना सीखते हैं , तो आप इस लुकअप को केवल एक शक्तिशाली एक्सेल^(Excel) फ़ंक्शन के साथ कर सकते हैं।

एक्सेल^(Excel) में वीलुकअप^(VLOOKUP) फ़ंक्शन बहुत से लोगों को डराता है क्योंकि इसमें बहुत सारे पैरामीटर हैं और इसका उपयोग करने के कई तरीके हैं। इस लेख में आप उन सभी तरीकों के बारे में जानेंगे जिनसे आप Excel में VLOOKUP का उपयोग कर सकते हैं और फ़ंक्शन इतना शक्तिशाली क्यों है।

एक्सेल में VLOOKUP पैरामीटर्स^{(VLOOKUP Parameters In Excel)}

जब आप एक्सेल^(Excel) में किसी भी सेल में =VLOOKUP( लिखना शुरू करते हैं, तो आप सभी उपलब्ध फ़ंक्शन पैरामीटर दिखाते हुए एक पॉप-अप देखेंगे।

आइए इनमें से प्रत्येक पैरामीटर की जांच करें और उनका क्या अर्थ है।

• लुकअप_वैल्यू^{(lookup_value)} : वह मान जो आप स्प्रैडशीट से खोज रहे हैं
• table_array : उस पत्रक में कक्षों की श्रेणी जिसे आप खोजना चाहते हैं
• col_index_num : वह कॉलम जहाँ से आप अपना परिणाम निकालना चाहते हैं
• [रेंज_लुकअप]^{([range_lookup])} : मिलान मोड ( TRUE = अनुमानित, FALSE = सटीक)

ये चार पैरामीटर आपको बहुत बड़े डेटासेट के अंदर डेटा के लिए कई अलग, उपयोगी खोज करने देते हैं।

एक साधारण VLOOKUP एक्सेल उदाहरण^{(A Simple VLOOKUP Excel Example)}

VLOOKUP आपके द्वारा सीखे गए मूल एक्सेल फ़ंक्शन^{(the basic Excel functions)} में से एक नहीं है , तो आइए आरंभ करने के लिए एक सरल उदाहरण देखें।

निम्नलिखित उदाहरण के लिए, हम संयुक्त ^(United)राज्य अमेरिका^(States) के स्कूलों के लिए SAT स्कोर की एक बड़ी स्प्रेडशीट का उपयोग करेंगे । इस स्प्रेडशीट में पढ़ने, गणित और लिखने के लिए  व्यक्तिगत SAT स्कोर के साथ 450 से अधिक स्कूल हैं । साथ चलने के लिए डाउनलोड करने के लिए स्वतंत्र महसूस करें। ^(Feel)एक बाहरी कनेक्शन है जो डेटा खींचता है, इसलिए फ़ाइल खोलते समय आपको एक चेतावनी मिलेगी, लेकिन यह सुरक्षित है।

जिस स्कूल में आप रुचि रखते हैं उसे खोजने के लिए इतने बड़े डेटासेट के माध्यम से खोजने में बहुत समय लगेगा।

इसके बजाय, आप तालिका के किनारे रिक्त कक्षों में एक साधारण प्रपत्र बना सकते हैं। यह खोज करने के लिए, स्कूल^(School) के लिए केवल एक फ़ील्ड बनाएं , और पढ़ने, गणित और लेखन स्कोर के लिए तीन अतिरिक्त फ़ील्ड बनाएं।

इसके बाद, आपको इन तीन क्षेत्रों को काम करने के लिए एक्सेल में ^(Excel)VLOOKUP फ़ंक्शन का उपयोग करना होगा। पठन^(Reading) क्षेत्र में, VLOOKUP फ़ंक्शन^(VLOOKUP) इस प्रकार बनाएं:

1. टाइप =VLOOKUP(
2. स्कूल^(School) फ़ील्ड चुनें , जो इस उदाहरण में I2 है । अल्पविराम टाइप करें।
3. उन कक्षों की संपूर्ण श्रेणी का चयन करें जिनमें वह डेटा है जिसे आप देखना चाहते हैं। अल्पविराम टाइप करें।

जब आप श्रेणी का चयन करते हैं, तो आप उस कॉलम से शुरू कर सकते हैं जिसका उपयोग आप देखने के लिए कर रहे हैं (इस मामले में स्कूल का नाम कॉलम), और फिर डेटा वाले अन्य सभी कॉलम और पंक्तियों का चयन करें।

नोट^(Note) : एक्सेल में ^(Excel)VLOOKUP फ़ंक्शन केवल खोज कॉलम के दाईं ओर के सेल के माध्यम से खोज कर सकता है। इस उदाहरण में, स्कूल के नाम का कॉलम आपके द्वारा खोजे जा रहे डेटा के बाईं ओर होना चाहिए।

1. इसके बाद, रीडिंग^(Reading) स्कोर को पुनः प्राप्त करने के लिए , आपको सबसे बाएं चयनित कॉलम से तीसरे कॉलम का चयन करना होगा। तो, एक 3 टाइप करें और फिर दूसरा कॉमा टाइप करें।
2. अंत में, सटीक मिलान के लिए FALSE टाइप करें , और फ़ंक्शन को a से बंद करें⁽⁾⁾ ।

आपका अंतिम VLOOKUP फ़ंक्शन कुछ इस तरह दिखना चाहिए:

=VLOOKUP(I2,B2:G461,3,FALSE)

जब आप पहली बार एंटर^(Enter) दबाते हैं और फंक्शन खत्म करते हैं, तो आप देखेंगे कि रीडिंग^(Reading) फील्ड में एक #N/A होगा ।

ऐसा इसलिए है क्योंकि स्कूल^(School) फ़ील्ड खाली है और VLOOKUP फ़ंक्शन को खोजने के लिए कुछ भी नहीं है। हालाँकि, यदि आप किसी ऐसे हाई स्कूल का नाम दर्ज करते हैं जिसे आप देखना चाहते हैं, तो आपको रीडिंग^(Reading) स्कोर के लिए उस पंक्ति से सही परिणाम दिखाई देंगे।

VLOOKUP होने के मामले से कैसे निपटें- संवेदनशील^{(How To Deal With VLOOKUP Being Case- Sensitive)}

आप देख सकते हैं कि यदि आप उसी मामले में स्कूल का नाम नहीं लिखते हैं जैसे कि यह डेटासेट में कैसे सूचीबद्ध है, तो आपको कोई परिणाम नहीं दिखाई देगा।

ऐसा इसलिए है क्योंकि VLOOKUP फ़ंक्शन केस संवेदी है। यह कष्टप्रद हो सकता है, विशेष रूप से एक बहुत बड़े डेटासेट के लिए जहां आप जिस कॉलम के माध्यम से खोज रहे हैं वह इस बात से असंगत है कि चीजों को कैसे कैपिटल किया जाता है।

इससे निजात पाने के लिए, आप जो खोज रहे हैं उसे परिणाम देखने से पहले लोअरकेस पर स्विच करने के लिए बाध्य कर सकते हैं। ऐसा करने के लिए, आप जो कॉलम खोज रहे हैं, उसके बगल में एक नया कॉलम बनाएं। फ़ंक्शन टाइप करें:

=TRIM(LOWER(B2))

यह स्कूल के नाम को छोटा कर देगा और किसी भी बाहरी वर्ण (रिक्त स्थान) को हटा देगा जो नाम के बाईं या दाईं ओर हो सकता है।

Shift कुंजी दबाए रखें और माउस कर्सर को पहली सेल के निचले दाएं कोने पर तब तक रखें जब तक कि यह दो क्षैतिज रेखाओं में न बदल जाए। पूरे कॉलम को ऑटोफिल करने के लिए माउस को डबल क्लिक करें।^(Double)

अंत में, चूंकि VLOOKUP इन कक्षों में पाठ के बजाय सूत्र का उपयोग करने का प्रयास करेगा, आपको उन सभी को केवल मानों में बदलने की आवश्यकता है। ऐसा करने के लिए, पूरे कॉलम को कॉपी करें, पहले सेल में राइट क्लिक करें और केवल वैल्यू पेस्ट करें।

अब जब इस नए कॉलम में आपका सारा डेटा साफ हो गया है, तो B2 के बजाय C2 पर लुकअप रेंज^{(the lookup range)} शुरू करके पिछले वाले के बजाय इस नए कॉलम का उपयोग करने के लिए Excel में अपने ^(Excel)VLOOKUP फ़ंक्शन को थोड़ा संशोधित करें।

=VLOOKUP(I2,C2:G461,3,FALSE)

अब आप देखेंगे कि यदि आप हमेशा अपनी खोज को छोटे अक्षरों में टाइप करते हैं, तो आपको हमेशा एक अच्छा खोज परिणाम प्राप्त होगा।

यह इस तथ्य को दूर करने के लिए एक आसान एक्सेल टिप है कि ^{(handy Excel tip)}VLOOKUP केस सेंसिटिव है।

VLOOKUP अनुमानित मैच

जबकि इस लेख के पहले खंड में वर्णित सटीक मिलान लुकअप^(LOOKUP) उदाहरण बहुत सीधा है, अनुमानित मिलान थोड़ा अधिक जटिल है।

अनुमानित मिलान का सबसे अच्छा उपयोग संख्या श्रेणियों के माध्यम से खोजने के लिए किया जाता है। इसे सही ढंग से करने के लिए खोज श्रेणी को ठीक से क्रमबद्ध करने की आवश्यकता है। इसका सबसे अच्छा उदाहरण एक अक्षर ग्रेड की खोज करने के लिए एक VLOOKUP फ़ंक्शन है जो एक संख्या ग्रेड से मेल खाता है।

यदि किसी शिक्षक के पास अंतिम औसत कॉलम के साथ पूरे वर्ष के छात्र होमवर्क ग्रेड की एक लंबी सूची है, तो यह अच्छा होगा कि उस अंतिम ग्रेड के अनुरूप अक्षर ग्रेड स्वचालित रूप से आ जाए।

यह VLOOKUP फ़ंक्शन के साथ संभव है। इसके लिए केवल दाईं ओर एक लुकअप तालिका की आवश्यकता होती है जिसमें प्रत्येक संख्यात्मक स्कोर श्रेणी के लिए उपयुक्त अक्षर ग्रेड होता है।

अब, VLOOKUP फ़ंक्शन और एक अनुमानित मिलान का उपयोग करके, आप सही संख्यात्मक श्रेणी के अनुरूप उचित अक्षर ग्रेड पा सकते हैं।

इस VLOOKUP फ़ंक्शन में:

• लुकअप_वैल्यू^{(lookup_value)} : F2, अंतिम औसत ग्रेड
• table_array : I2:J8, अक्षर ग्रेड लुकअप रेंज
• index_column : 2, लुकअप टेबल में दूसरा कॉलम
• [range_lookup] : TRUE, अनुमानित मिलान

एक बार जब आप G2 में VLOOKUP फ़ंक्शन समाप्त कर लेते हैं और Enter दबाते हैं, तो आप पिछले अनुभाग में वर्णित समान दृष्टिकोण का उपयोग करके शेष कक्षों को भर सकते हैं। आप देखेंगे कि सभी अक्षर ग्रेड ठीक से भरे हुए हैं।

ध्यान दें कि एक्सेल में ^(Excel)VLOOKUP फ़ंक्शन ग्रेड श्रेणी के निचले सिरे से निर्दिष्ट अक्षर स्कोर के साथ अगले अक्षर स्कोर की श्रेणी के शीर्ष पर खोज करता है।

तो, "सी" को निचली श्रेणी (75) को सौंपा गया अक्षर होना चाहिए, और बी को अपनी अक्षर सीमा के नीचे (न्यूनतम) को सौंपा जाना चाहिए। VLOOKUP 60 (डी) के परिणाम को 60 से 75 के बीच किसी भी चीज़ के लिए निकटतम अनुमानित मान के रूप में "ढूंढेगा"।

^(VLOOKUP)एक्सेल^(Excel) में VLOOKUP एक ​​बहुत ही शक्तिशाली फ़ंक्शन है जो लंबे समय से उपलब्ध है। यह किसी Excel कार्यपुस्तिका में कहीं भी मेल खाने वाले मानों को खोजने^{(finding matching values anywhere in an Excel workbook)} के लिए भी उपयोगी है ।

हालाँकि, ध्यान रखें कि Microsoft उपयोगकर्ता जिनके पास मासिक Office 365 सदस्यता है, उनके पास अब एक नए XLOOKUP फ़ंक्शन तक पहुँच है। इस फ़ंक्शन में अधिक पैरामीटर और अतिरिक्त लचीलापन है। अर्ध-वार्षिक सदस्यता वाले उपयोगकर्ताओं को जुलाई 2020^{(July 2020)} में अपडेट के रोल आउट होने का इंतजार करना होगा ।

How to Use VLOOKUP in Excel

Have you ever had a large spreadsheet with data in Excel and need an easy way to filter and extract specifіc information from it? Іf you lеarn how to usе VLOOKUP in Excel, you can do this lookup with just a singlе, рowerful Excel function.

The VLOOKUP function in Excel scares a lot of people because it has a lot of parameters and there are multiple ways to use it. In this article you’ll learn all of the ways you can use VLOOKUP in Excel and why the function is so powerful.

VLOOKUP Parameters In Excel

When you start typing =VLOOKUP( into any cell in Excel, you’ll see a pop-up showing all of the available function parameters.

Let’s examine each of these parameters and what they mean.

• lookup_value: The value you’re looking for from the spreadsheet
• table_array: The range of cells in the sheet you want to search through
• col_index_num: The column where you want to pull your result from
• [range_lookup]: Match mode (TRUE = approximate, FALSE = exact)

These four parameters let you do a lot of different, useful searches for data inside of very large datasets.

A Simple VLOOKUP Excel Example

VLOOKUP isn’t one of the basic Excel functions you might have learned, so let’s look at a simple example to get started.

For the following example, we’ll use a large spreadsheet of SAT scores for schools in the United States. This spreadsheet contains over 450 schools along with individual SAT scores for reading, math, and writing. Feel free to download to follow along. There is an external connection that pulls the data, so you’ll get a warning when opening the file, but it’s safe.

It would be very time consuming to search through such a large dataset to find the school that you’re interested in.

Instead, you can create a simple form in the blank cells on the side of the table. To conduct this search, just make one field for School, and three additional fields for reading, math, and writing scores.

Next, you’ll need to use the VLOOKUP function in Excel to make these three fields work. In the Reading field, create the VLOOKUP function as follows:

1. Type =VLOOKUP(
2. Select the School field, which in this example is I2. Type a comma.
3. Select the entire range of cells that contain the data you want to look up. Type a comma.

When you select the range, you can start from the column you’re using to look up (in this case the school name column), and then select all of the other columns and rows that contain the data.

Note: The VLOOKUP function in Excel can only search through cells to the right of the search column. In this example, the school name column needs to be to the left of the data you’re looking up.

1. Next, to retrieve the Reading score, you’ll need to select the 3rd column from the leftmost selected column. So, type a 3 and then type another comma.
2. Finally, type FALSE for an exact match, and close the function with a ).

Your final VLOOKUP function should look something like this:

=VLOOKUP(I2,B2:G461,3,FALSE)

When you first press Enter and finish the function, you’ll notice the Reading field will contain an #N/A.

This is because the School field is blank and there is nothing for the VLOOKUP function to find. However, if you enter the name of any high school you want to look up, you’ll see the correct results from that row for the Reading score.

How To Deal With VLOOKUP Being Case- Sensitive

You may notice that if you don’t type the name of the school in the same case as how it’s listed in the dataset, you will not see any results.

This is because the VLOOKUP function is case sensitive. This can be annoying, especially for a very large dataset where the column you’re searching through is inconsistent with how things are capitalized.

To get around this, you can force what you’re searching for to switch to lowercase before looking up the results. To do this, create a new column next to the column you’re searching. Type the function:

=TRIM(LOWER(B2))

This will lowercase the school name and remove any extraneous characters (spaces) that might be on the left or right side of the name.

Hold down the Shift key and place the mouse cursor over the lower right corner of the first cell until it changes to two horizontal lines. Double click the mouse to autofill the entire column.

Finally, since VLOOKUP will try to use the formula rather than the text in these cells, you need to convert them all to values only.  To do this, copy the entire column, right click in the first cell, and paste values only.

Now that all of your data is cleaned up in this new column, slightly modify your VLOOKUP function in Excel to use this new column instead of the previous one by starting the lookup range at C2 instead of B2.

=VLOOKUP(I2,C2:G461,3,FALSE)

Now you’ll notice that if you always type your search in lower case, you’ll always get a good search result.

This is a handy Excel tip to overcome the fact that VLOOKUP is case sensitive.

VLOOKUP Approximate Match

While the exact match LOOKUP example described in the first section of this article is pretty straightforward, the approximate match is a little more complex.

The approximate match is best used to search through number ranges. To do this correctly the search range needs to be properly sorted. The best example of this is a VLOOKUP function to search for a letter grade that corresponds to a number grade.

If a teacher has a long list of student homework grades from throughout the year with a final averaged column, it would be nice to have the letter grade corresponding to that final grade come up automatically.

This is possible with the VLOOKUP function. All that’s required is a lookup table off to the right that contains the appropriate letter grade for each numerical score range.

Now, using the VLOOKUP function and an approximate match, you can find the proper letter grade corresponding to the correct numeric range.

In this VLOOKUP function:

• lookup_value: F2, the final averaged grade
• table_array: I2:J8, The letter grade lookup range
• index_column: 2, the second column in the lookup table
• [range_lookup]: TRUE, approximate match

Once you finish the VLOOKUP function in G2 and press Enter, you can fill in the rest of the cells using the same approach described in the last section. You’ll see all of the letter grades properly filled in.

Note that the VLOOKUP function in Excel searches from the bottom end of the grade range with the assigned letter score to the top of the range of the next letter score.

So, “C” needs to be the letter assigned to the lower range (75), and B is assigned to the bottom (minimum) of its own letter range. VLOOKUP will “find” the result for 60 (D) as the closest approximate value for anything between 60 to 75.

VLOOKUP in Excel is a very powerful function that has been available for a long time. It is also useful for finding matching values anywhere in an Excel workbook.

Keep in mind, however, that Microsoft users who have a monthly Office 365 subscription now have access to a newer XLOOKUP function. This function has more parameters and additional flexibility. Users with a semi-annual subscription will need to wait for the update to roll out in July 2020.

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