माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल उपयोगकर्ताओं को मैक्रोज़ और ^{(Microsoft Excel)}विजुअल बेसिक^{(Visual Basic)} फॉर एप्लिकेशन^{(Applications)} ( वीबीए^(VBA) ) स्क्रिप्टिंग का उपयोग करके सुविधाओं और आदेशों को स्वचालित करने में सक्षम बनाता है । वीबीए प्रोग्रामिंग भाषा है जो एक्सेल^{(VBA is the programming language Excel)} मैक्रोज़ बनाने के लिए उपयोग करता है। यह विशिष्ट परिस्थितियों के आधार पर स्वचालित कमांड को भी निष्पादित करेगा।

मैक्रो प्री-रिकॉर्डेड कमांड की एक श्रृंखला है। जब कोई विशिष्ट आदेश दिया जाता है तो वे स्वचालित रूप से चलते हैं। यदि आपके पास Microsoft Excel में ऐसे कार्य हैं जो आप बार-बार करते हैं, जैसे लेखांकन, परियोजना प्रबंधन, या पेरोल, तो इन प्रक्रियाओं को स्वचालित करने से बहुत समय की बचत हो सकती है।

एक्सेल^(Excel) में रिबन पर ^(Ribbon)डेवलपर^(Developer) टैब के तहत , उपयोगकर्ता माउस क्लिक और कीस्ट्रोक (मैक्रोज़) रिकॉर्ड कर सकते हैं। हालाँकि, कुछ फ़ंक्शंस के लिए मैक्रोज़ की तुलना में अधिक गहन स्क्रिप्टिंग की आवश्यकता होती है। यह वह जगह है जहाँ VBA स्क्रिप्टिंग एक बहुत बड़ा लाभ बन जाता है। यह उपयोगकर्ताओं को अधिक जटिल स्क्रिप्ट बनाने की अनुमति देता है।

इस लेख में, हम निम्नलिखित की व्याख्या करेंगे:

• स्क्रिप्ट और मैक्रो को सक्षम करना
• एक्सेल में मैक्रो कैसे बनाएं
• मैक्रो का विशिष्ट उदाहरण
• वीबीए के बारे में अधिक जानें
• VBA के साथ आरंभ करने के लिए एक बटन^(Button) बनाएं
• ^{(Add Code)}बटन की कार्यक्षमता^{(Button Functionality)} देने के लिए कोड जोड़ें
• काम किया?

स्क्रिप्ट और मैक्रो को सक्षम करना^{(Enabling Scripts & Macros)}

इससे पहले कि आप एक्सेल^(Excel) में मैक्रोज़ या वीबीए^(VBA) स्क्रिप्ट बना सकें, आपको रिबन^(Ribbon) मेनू पर डेवलपर^{(Developer )} टैब को सक्षम करना होगा । डेवलपर^(Developer) टैब डिफ़ॉल्ट रूप से सक्षम नहीं है । इसे सक्षम करने के लिए:

• एक एक्सेल वर्कशीट खोलें।
• फ़ाइल^{(File )} > विकल्प^{( Options )} > रिबन अनुकूलित^{( Customize Ribbon.)} करें पर क्लिक करें।

• डेवलपर^(Developer) के आगे वाले बॉक्स में सही का निशान लगाएं .

• रिबन^(Ribbon) मेनू से डेवलपर^(Developer) टैब पर क्लिक करें ।

• इसके बाद, मैक्रो सिक्योरिटी^{(Macro Security)} पर क्लिक करें और सभी मैक्रोज़ को सक्षम करें के बगल में स्थित बॉक्स पर टिक करें (अनुशंसित नहीं; संभावित खतरनाक कोड चल सकता है)। ^{(Enable all macros (not recommended; potentially dangerous code can run). )}
• फिर ओके पर क्लिक करें।^{( OK.)}

मैक्रोज़ के डिफ़ॉल्ट रूप से चालू नहीं होने और चेतावनी के साथ आने का कारण यह है कि वे कंप्यूटर कोड हैं जिनमें मैलवेयर हो सकता है।

सुनिश्चित करें^(Make) कि दस्तावेज़ एक विश्वसनीय स्रोत से है यदि आप Excel और अन्य Microsoft प्रोग्राम में किसी साझा प्रोजेक्ट पर काम कर रहे हैं।

जब आप अपनी स्क्रिप्ट और मैक्रोज़ का उपयोग कर लें, तो संभावित रूप से दुर्भावनापूर्ण कोड को अन्य दस्तावेज़ों को संक्रमित करने से रोकने के लिए सभी मैक्रोज़ को अक्षम कर दें।

एक्सेल में मैक्रो बनाएं^{(Create a Macro in Excel)}

मैक्रो रिकॉर्ड करते समय  एक्सेल^(Excel) में आपके द्वारा की जाने वाली सभी क्रियाएं इसमें जोड़ दी जाती हैं।

• डेवलपर टैब से, रिकॉर्ड मैक्रो^{(Record Macro)} पर क्लिक करें ।

• एक मैक्रो नाम^{(Macro name)} , एक शॉर्टकट कुंजी^{(Shortcut key)} , और एक विवरण दर्ज करें। ^{(Description. )}मैक्रो^(Macro) नाम एक अक्षर से शुरू होने चाहिए और उनमें कोई स्थान नहीं होना चाहिए। शॉर्टकट कुंजी एक अक्षर होना चाहिए।

तय करें कि आप निम्नलिखित विकल्पों में से मैक्रो को कहाँ स्टोर करना चाहते हैं:

• व्यक्तिगत मैक्रो कार्यपुस्तिका : यह किसी भी ^{(Personal Macro Workbook)}एक्सेल^(Excel) दस्तावेज़ के साथ उपयोग किए जाने के लिए संग्रहीत मैक्रोज़ के साथ एक छिपा हुआ एक्सेल^(Excel) दस्तावेज़ बनाएगा ।
• नई कार्यपुस्तिका^{(New Workbook)} : बनाए गए मैक्रोज़ को संग्रहीत करने के लिए एक नया एक्सेल दस्तावेज़ बनाएगा।^(Excel)
• यह कार्यपुस्तिका^{(This Workbook)} : यह केवल उस दस्तावेज़ पर लागू होगी जिसे आप वर्तमान में संपादित कर रहे हैं।

जब हो जाए, तो ओके^(OK) पर क्लिक करें । 

• उन कार्यों के माध्यम से चलाएं^(Run) जिन्हें आप स्वचालित करना चाहते हैं। जब आप समाप्त कर लें, तो स्टॉप रिकॉर्डिंग^{(Stop Recording)} पर क्लिक करें । 
• जब आप अपने मैक्रो तक पहुंचना चाहते हैं, तो अपने द्वारा दिए गए कीबोर्ड शॉर्टकट का उपयोग करें।

मैक्रो का विशिष्ट उदाहरण^{(Specific Example Of a Macro)}

आइए ग्राहकों के लिए एक सरल स्प्रैडशीट के साथ प्रारंभ करें और उन पर कितना बकाया है। हम वर्कशीट को फॉर्मेट करने के लिए मैक्रो बनाकर शुरू करेंगे।

आइए मान लें कि आप तय करते हैं कि सभी स्प्रैडशीट्स को एक अलग प्रारूप का उपयोग करना चाहिए जैसे कि पहले और अंतिम नाम को अलग-अलग कॉलम में रखना। 

आप इसे मैन्युअल रूप से बदल सकते हैं। या आप मैक्रो का उपयोग करके एक प्रोग्राम बना सकते हैं ताकि इसे स्वचालित रूप से आपके लिए सही तरीके से प्रारूपित किया जा सके।

मैक्रो रिकॉर्ड करें^{(Record The Macro)}

• रिकॉर्ड मैक्रो^{(Record Macro)} पर क्लिक करें । चलिए इसे Format_Customer_Data कहते हैं और ^{(Format_Customer_Data)}OK पर क्लिक करते हैं । 
• हम जो स्वरूपण चाहते हैं उसे प्राप्त करने के लिए, हम पहले कॉलम का नाम बदलकर First Name कर देंगे । 
• फिर A के आगे एक कॉलम डालें और इसे Last Name कहें । 
• पहले कॉलम में सभी नामों को हाइलाइट^(Highlight) करें (जिसमें अभी भी पहला और अंतिम नाम शामिल है), और रिबन नेविगेशन से डेटा पर क्लिक करें।^(Data)
• टेक्स्ट टू कॉलम^{(Text to Columns)} पर क्लिक करें ।

• सीमांकित^(Delimited) > अगला^{(Next )} > स्पेस द्वारा अलग^{(Separate by Space)} करें > अगला^{(Next )} > समाप्त^(Finish) पर टिक करें । नीचे स्क्रीनशॉट देखें और ऊपर की प्रक्रिया द्वारा पहले और अंतिम नामों को कैसे अलग किया गया।

• बकाया शेष^{(Balance Due)} फ़ील्ड को प्रारूपित करने के लिए , राशियों को हाइलाइट करें। होम^{(Home )} > कंडीशनल फ़ॉर्मेटिंग^{(Conditional Formatting)} > हाइलाइट सेल रूल्स^{(Highlight Cell Rules)} > ग्रेटर देन^{(Greater Than )} > 0 पर क्लिक करें^(Click) ।

यह उन कोशिकाओं को उजागर करेगा जिनके पास शेष राशि है। स्वरूपण को और स्पष्ट करने के कारण हमने कुछ ग्राहकों को बिना शेष राशि के जोड़ा।  

• डेवलपर^{(Developer )} पर वापस जाएं और स्टॉप रिकॉर्डिंग^{(Stop Recording)} पर क्लिक करें ।

मैक्रो लागू करें^{(Apply The Macro)}

मैक्रो को सही ढंग से प्रारूपित करने के लिए रिकॉर्ड करने से पहले आइए मूल स्प्रेडशीट से शुरू करें। मैक्रोज़^(Macros) पर क्लिक करें^(Click) , आपके द्वारा अभी बनाए गए मैक्रो को चुनें और चलाएँ ।^(Run)

जब आप एक मैक्रो चलाते हैं, तो आपके लिए सभी स्वरूपण किया जाता है। यह मैक्रो जिसे हमने अभी बनाया है, Visual Basic Editor^{(Visual Basic Editor)} में संग्रहीत है ।

उपयोगकर्ता मैक्रोज़ को कई अलग-अलग तरीकों से चला सकते हैं। अधिक जानने के लिए   मैक्रो चलाएँ^{(Run a macro)} पढ़ें ।

वीबीए के बारे में अधिक जानें^{(Learn More About VBA)}

VBA के बारे में जानने के लिए, डेवलपर^(Developer) टैब से मैक्रो पर क्लिक करें। ^(Macro)आपने जो बनाया है उसे ढूंढें और संपादित करें पर क्लिक करें।^(Edit.)

ऊपर दिए गए बॉक्स में आपको जो कोड दिखाई दे रहा है, वह वही है जो आपके द्वारा अपना मैक्रो रिकॉर्ड करते समय बनाया गया था। 

जब आप अन्य ग्राहक भुगतान स्प्रैडशीट्स को उसी तरह प्रारूपित करना चाहते हैं तो यह भी आप चलाएंगे।

वीबीए के साथ आरंभ करने के लिए एक बटन बनाएं^{(Create a Button To Get Started With VBA)}

ऊपर ग्राहकों के साथ समान स्प्रैडशीट का उपयोग करके और उन पर कितना बकाया है, आइए एक मुद्रा परिवर्तक बनाते हैं।

• एक बटन तत्व सम्मिलित करने के लिए, डेवलपर^{(Developer )} टैब पर नेविगेट करें। 
• नियंत्रण^(Controls) अनुभाग में सम्मिलित करें^(Insert) के आगे ड्रॉपडाउन से ActiveX कमांड बटन^{(ActiveX Command Button )} चुनें ।

• बटन को स्प्रैडशीट पर कहीं भी खींचें^(Drag) ताकि आप इसे आसानी से एक्सेस कर सकें और यदि आप चाहें तो इसे बाद में बदल सकें।

• कोड संलग्न करने के लिए, बटन पर राइट-क्लिक करें और गुण^(Properties) चुनें । हम नाम^(Name) को कमांडबटन^{(CommandButton)} और कैप्शन^{(Caption )} टू कन्वर्ट^{( Convert )} (यह बटन टेक्स्ट है) के रूप में रखेंगे।

बटन की कार्यक्षमता देने के लिए कोड जोड़ें^{(Add Code To Give The Button Functionality)}

^(VBA)एक्सेल^(Excel) इंटरफेस में वीबीए कोडिंग नहीं होती है । यह एक अलग वातावरण में किया जाता है।  

• डेवलपर^(Developer) टैब पर जाएं और सुनिश्चित करें कि डिज़ाइन मोड^{(Design Mode)} सक्रिय है।

• हमारे द्वारा अभी बनाए गए बटन के कोड तक पहुंचने के लिए, उस पर राइट-क्लिक करें और कोड देखें^{(View Code)} चुनें ।

• नीचे दिए गए स्क्रीनशॉट में कोड को देखते हुए, ध्यान दें कि कोड की शुरुआत ( निजी उप^{(Private Sub)} ) और अंत ( अंत उप^{(End Sub)} ) पहले से ही है।

• नीचे दिया गया कोड मुद्रा रूपांतरण प्रक्रिया को संचालित करेगा।

ActiveCell.Value = (ActiveCell * 1.28)

इस खंड में हमारा उद्देश्य हमारी स्प्रेडशीट में मुद्रा को परिवर्तित करना है। ऊपर दी गई स्क्रिप्ट GBP^(GBP) से USD तक की विनिमय दर को दर्शाती है । एक सेल का नया मान वह होगा जो वर्तमान में 1.28 से गुणा किया जाता है।

नीचे दिया गया स्क्रीनशॉट आपको दिखाता है कि कोड डालने के बाद VBA विंडो में कैसा दिखता है।^(VBA)

• शीर्ष नेविगेशन में फ़ाइल^{(File )} पर जाएँ और मुख्य एक्सेल^(Excel) इंटरफ़ेस पर लौटने के लिए बंद करें और Microsoft Excel पर वापस जाएँ पर क्लिक करें ।^{(click on Close and Return to Microsoft Excel)}

काम किया?^{(Did It Work?)}

इससे पहले कि आप अपने कोड का परीक्षण कर सकें, आपको पहले डिज़ाइन मोड^{(Design Mode)} को अक्षम करना होगा (उस पर क्लिक करें) आगे के संशोधनों से बचने और बटन को कार्यक्षमता देने के लिए।

• ^(Type)अपनी स्प्रेडशीट में कोई भी नंबर टाइप करें और फिर कन्वर्ट^(Convert) बटन पर क्लिक करें। यदि आपकी संख्या का मूल्य लगभग एक-चौथाई बढ़ जाता है, तो यह काम कर गया।

इस उदाहरण के लिए, मैंने नंबर 4 को एक सेल में रखा है। Convert पर क्लिक करने के बाद, संख्या 5.12 में बदल गई। चूँकि 4 गुना 1.28 5.12 है, कोड सही ढंग से किया गया था।

अब जब आप समझ गए हैं कि एक्सेल में मैक्रो या स्क्रिप्ट कैसे बनाई जाती है , तो आप ^(Excel)एक्सेल^(Excel) में कई क्रियाओं को स्वचालित करने के लिए उनका उपयोग कर सकते हैं ।

How To Create a VBA Macro Or Script In Excel

Microsoft Excel enables uѕerѕ to automate features and commands using macros and Visual Basіc for Applіcations (VBΑ) scripting. VBA is the programming language Excel uses to create macros. It will also execute automated commands based on specific conditions.

Macros are a series of pre-recorded commands. They run automatically when a specific command is given. If you have tasks in Microsoft Excel that you repeatedly do, such as accounting, project management, or payroll, automating these processes can save a lot of time.

Under the Developer tab on the Ribbon in Excel, users can record mouse clicks and keystrokes (macros).  However, some functions require more in-depth scripting than macros can provide. This is where VBA scripting becomes a huge benefit. It allows users to create more complex scripts.

In this article, we will explain the following:

• Enabling Scripts & Macros
• How to Create a Macro in Excel
• Specific Example of a Macro
• Learn More About VBA
• Create a Button to Get Started with VBA
• Add Code to Give the Button Functionality
• Did it Work?

Enabling Scripts & Macros

Before you can create macros or VBA scripts in Excel, you must enable the Developer tab on the Ribbon menu. The Developer tab is not enabled by default. To enable it:

• Open an Excel worksheet.
• Click on File > Options > Customize Ribbon.

• Put a tick in the box next to Developer.

• Click on the Developer tab from the Ribbon menu.

• Next, click on Macro Security and tick the box next to Enable all macros (not recommended; potentially dangerous code can run). 
• Then click OK.

The reason macros are not turned on by default and come with a warning is that they are computer code that could contain malware.

Make sure the document is from a trusted source if you are working on a shared project in Excel and other Microsoft programs.

When you are done using your scripts and macros, disable all macros to prevent potentially malicious code from infecting other documents.

Create a Macro in Excel

All the actions you take in Excel while recording a macro are added to it. 

• From the Developer tab, click on Record Macro.

• Enter a Macro name, a Shortcut key, and a Description. Macro names must begin with a letter and can’t have any spaces. The shortcut key must be a letter.

Decide where you want to store the macro from the following options:

• Personal Macro Workbook: This will create a hidden Excel document with stored macros to be used with any Excel documents.
• New Workbook: Will create a new Excel document to store the created macros.
• This Workbook: This will only be applied to the document you are currently editing.

When done, click OK. 

• Run through the actions you want to automate. When you are finished, click Stop Recording. 
• When you want to access your macro, use the keyboard shortcut you gave it.

Specific Example Of a Macro

Let’s start with a simple spreadsheet for customers and how much they owe. We will begin by creating a macro to format the worksheet.

Let’s assume that you decide that all spreadsheets should use a different format such as putting first and last name in separate columns. 

You can manually change this. Or you can create a program using a macro to automatically format it correctly for you.

Record The Macro

• Click on Record Macro. Let’s call it Format_Customer_Data and click OK. 
• To get the formatting we want, we will change the first column name to First Name. 
• Then insert a column next to A and call it Last Name. 
• Highlight all the names in the first column (which still include first and last name), and click on Data from the ribbon navigation.
• Click on Text to Columns.

• Tick Delimited > Next > Separate by Space > Next > Finish. See screenshot below and how the first and last names were separated by the process above.

• To format the Balance Due field, highlight the amounts. Click on Home > Conditional Formatting > Highlight Cell Rules > Greater Than > 0.

This will highlight the cells that have a balance due. We added a few customers with no balance due to further illustrate the formatting.  

• Go back to Developer and click Stop Recording.

Apply The Macro

Let’s start with the original spreadsheet before we recorded the macro to format it correctly. Click on Macros, select and Run the macro you just created.

When you run a macro, all the formatting is done for you. This macro we just created is stored in the Visual Basic Editor.

Users can run macros in several different ways. Read Run a macro to learn more.  

Learn More About VBA

To learn about VBA, click on Macro from the Developer tab. Find one you have created and click Edit.

The code you see in the box above is what was created when you recorded your macro. 

It is also what you will run when you want to format other customer payment spreadsheets in the same way.

Create a Button To Get Started With VBA

Using the same spreadsheet above with customers and how much they owe, let’s create a currency converter.

• To insert a button element, navigate to the Developer tab. 
• Select ActiveX Command Button from the dropdown next to Insert in the Controls section.

• Drag the button anywhere on the spreadsheet so you can easily access it and change it later if you want.

• To attach the code, right-click on the button and select Properties. We will keep the Name as CommandButton and the Caption to Convert (this is the button text).

Add Code To Give The Button Functionality

VBA coding doesn’t take place in the Excel interface. It is done in a separate environment.  

• Go to the Developer tab and make sure Design Mode is active.

• To access the code of the button we just created, right-click on it and select View Code.

• Looking at the code in the screenshot below, notice the beginning (Private Sub) and end (End Sub) of the code is already there.

• The code below will drive the currency conversion procedure.

ActiveCell.Value = (ActiveCell * 1.28)

Our purpose in this section is to convert the currency in our spreadsheet. The script above reflects the exchange rate from GBP to USD. The new value of a cell will be what is currently there multiplied by 1.28.

The screenshot below shows you how the code looks in the VBA window after you insert it .

• Go to File in the top navigation and click on Close and Return to Microsoft Excel to return to the main Excel interface.

Did It Work?

Before you can test your code, you must first disable Design Mode (click on it) to avoid further modifications and give the button functionality.

• Type any number into your spreadsheet and then click the Convert button. If the value of your number increases by approximately one-quarter, it worked.

For this example, I put the number 4 into a cell. After clicking Convert, the number changed to 5.12. Since 4 times 1.28 is 5.12, the code was carried out correctly.

Now that you understand how to create a macro or script in Excel, you can use them to automate a multitude of actions in Excel.

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