सबसे आम झुंझलाहट में से एक जो लोग एक्सेल^(Excel) के साथ उद्धृत करते हैं, वह यह है कि कोशिकाओं में संख्याओं और पाठ को कैसे स्वरूपित किया जाता है। यह विशेष रूप से कष्टप्रद होता है जब संख्याएं अनजाने में टेक्स्ट प्रारूप में स्प्रेडशीट में दर्ज हो जाती हैं।

जब ऐसा होता है, तो परिकलन और विभिन्न सूत्र बिल्कुल सही काम नहीं करते हैं, या बिल्कुल भी काम नहीं कर सकते हैं। 

इस लेख में आप सीखेंगे कि किसी कॉलम या संख्याओं की पंक्ति को वास्तव में टेक्स्ट के रूप में कैसे पहचाना जाए, और टेक्स्ट को संख्याओं में कैसे परिवर्तित किया जाए ताकि वे सूत्रों और गणनाओं में फिर से काम कर सकें। यह उन बुनियादी एक्सेल युक्तियों^{(basic Excel tips)} में से एक है जिसे सभी को पता होना चाहिए।

सेल डेटा टेक्स्ट या नंबर है?

ऐसे कई तरीके हैं जिनसे आप देख सकते हैं कि किसी कॉलम या पंक्ति में संख्याओं या संख्याओं के सेट को एक्सेल^(Excel) में टेक्स्ट के रूप में स्वरूपित किया गया है या नहीं ।

सेल का चयन करने का सबसे आसान तरीका है, होम^(Home) मेनू का चयन करें, और रिबन में नंबर^(Number) समूह के तहत, ड्रॉपडाउन बॉक्स में प्रदर्शित संख्या प्रारूप को नोट करें।

यदि ड्रॉपडाउन बॉक्स "टेक्स्ट" प्रदर्शित करता है, तो आप जानते हैं कि सेल टेक्स्ट प्रारूप के रूप में स्वरूपित है। यदि आप एक्सेल फ़ार्मुलों^{(Excel formulas)} का उपयोग करके सेल पर संख्यात्मक गणना^{(numerical calculations)} करना चाहते हैं , तो आपको इसे पहले कनवर्ट करना होगा।

उस मामले में जहां किसी ने सेल में एपॉस्ट्रॉफी का उपयोग करके टेक्स्ट फॉर्मेट में नंबर दर्ज किए हैं, आपको एक छोटा हरा त्रिकोण दिखाई देगा जो दर्शाता है कि मान टेक्स्ट के रूप में दर्ज किया गया है।

नोट^(Note) : एपॉस्ट्रॉफी के साथ सेल प्रविष्टि से पहले सेल स्वरूपण को टेक्स्ट-आधारित करने के लिए मजबूर करता है।

यदि आपने ऊपर दिए गए किसी भी दृष्टिकोण का उपयोग करते हुए पाया है कि संख्यात्मक डेटा एक्सेल^(Excel) शीट में टेक्स्ट प्रारूप में दर्ज किया गया है, तो आप उस टेक्स्ट को संख्याओं में बदलने के लिए नीचे दी गई किसी भी विधि का उपयोग कर सकते हैं।

1. संख्या में कनवर्ट करें

यदि आपको एक्सेल^(Excel) में दर्ज किए गए डेटा को एपॉस्ट्रॉफी के साथ कनवर्ट करने की आवश्यकता है , तो आप कन्वर्ट^(Convert) टू नंबर^(Number) विकल्प का उपयोग करके इसे आसानी से वापस संख्या प्रारूप में परिवर्तित कर सकते हैं ।

1. सबसे पहले^(First) , उन कक्षों का चयन करें जिन्हें आप वापस संख्या स्वरूप में बदलना चाहते हैं। आप बीच में विस्मयादिबोधक चिह्न के साथ चयन के पास एक पीला हीरा दिखाई देंगे।

2. इस प्रतीक का चयन करें। ड्रॉपडाउन से, Convert to Number चुनें । 

यह आपके द्वारा चुने गए सभी टेक्स्ट आधारित नंबरों को सामान्य^(General) संख्यात्मक डेटा प्रारूप में अपडेट कर देगा। 

आपको पता चल जाएगा कि यह तब काम करता है जब आपके चयन की सभी संख्याएँ बाएँ संरेखित होने से दाएँ संरेखित होने से कक्षों में स्विच हो जाती हैं।

2. कॉलम में टेक्स्ट का उपयोग करना

एक्सेल^(Excel) में टेक्स्ट को नंबरों में बदलने का एक और आसान तरीका है मानों के पूरे कॉलम को एक बार में बदलना। आप टेक्स्ट टू कॉलम^(Column) फीचर का उपयोग करके ऐसा कर सकते हैं।

1. डेटा के पूरे कॉलम का चयन करें जिसे आप टेक्स्ट से नंबर में बदलना चाहते हैं।

2. मेनू से डेटा^(Data) का चयन करें, और फिर रिबन के डेटा टूल्स^{(Data Tools)} अनुभाग में टेक्स्ट टू कॉलम चुनें।^{(Text to Columns)}

3. विज़ार्ड^(Wizard) विंडो में, डिफ़ॉल्ट सीमांकित^(Delimited) चयनित रखें और अगला^(Next) चुनें । 

4. अगले विज़ार्ड^(Wizard) पृष्ठ पर, डिफ़ॉल्ट टैब^(Tab) चयनित रखें, और अगला^(Next) फिर से चुनें।

5. अंत में, विज़ार्ड^(Wizard) के अंतिम पृष्ठ पर , सुनिश्चित करें कि कॉलम डेटा प्रारूप^{(Column data format)} के तहत सामान्य^(General) का चयन किया गया है । गंतव्य^{(Destination)} फ़ील्ड के लिए , आप या तो एक नया कॉलम चुन सकते हैं जहां आप संख्या डेटा जाना चाहते हैं, या बस वर्तमान चयनित कॉलम को यथावत रखें। समाप्त^(Finish) का चयन करें ।

अब आपका डेटा सभी संख्यात्मक मानों में परिवर्तित हो जाएगा, जिसका उपयोग आप एक्सेल^(Excel) फ़ार्मुलों और गणनाओं में कर सकते हैं।

नोट^(Note) : आप देखेंगे कि वास्तविक सेल स्वरूपण टेक्स्ट^(Text) से सामान्य^(General) में नहीं बदलता है, भले ही मानों को अब संख्याओं के रूप में उपयोग किया जा सकता है। हालाँकि, यदि आप अपने आउटपुट कॉलम को एक नए कॉलम पर सेट करते हैं, तो आप देखेंगे कि नए कॉलम का स्वरूपण सामान्य^(General) पर सेट है । यह केवल एक कॉस्मेटिक समस्या है और यह प्रभावित नहीं करती है कि " पाठ^(Text) " स्वरूपित कॉलम में संख्याएं कैसे व्यवहार करती हैं।

3. सेल प्रारूप बदलना

एक्सेल^(Excel) में टेक्स्ट को नंबरों में बदलने का सबसे आसान और तेज़ तरीका होम^(Home) मेनू से सेल फ़ॉर्मेटिंग को बदलना है ।

यह करने के लिए:

1. उन सभी कक्षों का चयन करें जिन्हें आप कनवर्ट करना चाहते हैं। यदि आप किसी स्तंभ के सभी कक्षों को रूपांतरित करना चाहते हैं, तो आप एक संपूर्ण स्तंभ (शीर्षलेख शामिल न करें) का चयन कर सकते हैं।

2. होम^(Home) मेनू का चयन करें, और रिबन पर संख्या समूह में, ^(Number)टेक्स्ट^(Text) के साथ ड्रॉपडाउन बॉक्स का चयन करें । 

3. आपको चुनने के लिए प्रारूपों की एक सूची दिखाई देगी। संख्या प्रारूप में बदलने के लिए सामान्य^(General) का चयन करें । या आप संख्या^(Number) , मुद्रा^(Currency) , लेखा^(Accounting) , या प्रतिशत का चयन कर सकते हैं यदि आप चाहते हैं कि वे विशिष्ट संख्या प्रारूप आपके संख्यात्मक डेटा पर लागू हों।

4. पेस्ट वैल्यू का उपयोग करना

यदि आपको उन टेक्स्ट सेल को एक नए सेल या कॉलम में ले जाने की आवश्यकता है, जिनमें नंबर होते हैं, तो आप पेस्ट स्पेशल^{(Paste Special)} फीचर का उपयोग कर सकते हैं।

1. रिक्त कक्षों के समूह का चयन करें जहाँ आप संख्यात्मक डेटा का अपना आउटपुट रखना चाहते हैं। पॉप-अप मेनू से फ़ॉर्मेट सेल^{(Format Cells)} चुनें ।

2. खुलने वाली विंडो में, सुनिश्चित करें कि सामान्य^(General) को संख्या प्रारूप के रूप में चुना गया है और ठीक^(OK) चुनें ।

3. उन कक्षों के संपूर्ण स्तंभ का चयन करें जिन्हें आप पाठ से संख्याओं में बदलना चाहते हैं, राइट-क्लिक करें और प्रतिलिपि^(Copy) चुनें ।

4. आपके द्वारा स्वरूपित खाली कॉलम में पहले सेल का चयन करें, सेल पर राइट-क्लिक करें और पेस्ट वैल्यू^{(Paste Values)} चुनें । आप सामान्य^(General) संख्या प्रारूप में चिपकाए गए सभी टेक्स्ट स्वरूपित नंबर देखेंगे ।

यह काम करता है क्योंकि जब आप पेस्ट वैल्यू^{(Paste Values)} चुनते हैं , तो यह केवल स्रोत सेल से मूल्यों को चिपकाता है, न कि मूल सेल स्वरूपण। इसके बजाय, यह गंतव्य सेल स्वरूपण का उपयोग करता है, जिसे आपने इस प्रक्रिया के पहले भाग में कॉन्फ़िगर किया था।

5. VALUE फ़ंक्शन का उपयोग करना

एक्सेल^(Excel) में एक विशेष फ़ंक्शन है जो टेक्स्ट के रूप में स्वरूपित संख्या को संख्यात्मक मान में परिवर्तित करेगा। यह VALUE फ़ंक्शन है।

इस फ़ंक्शन का उपयोग करने के लिए, उस सेल का चयन करें जहाँ आप परिवर्तित संख्या को जाना चाहते हैं और टाइप करें:

=VALUE(G2)

ऊपर "G2" को उस सेल से बदलें जिसमें वह नंबर है जिसे आप कनवर्ट करना चाहते हैं। यदि आप संख्याओं के पूरे कॉलम को कनवर्ट कर रहे हैं, तो केवल पहले सेल से शुरू करें।

एंटर^(Enter) दबाएं और आप देखेंगे कि टेक्स्ट-फॉर्मेटेड नंबर को जनरल-फॉर्मेट नंबर में बदल दिया गया है। 

फिर आप बाकी के खाली कॉलम को उस कॉलम के नीचे भर सकते हैं और VALUE फॉर्मूला बाकी सेल को मूल कॉलम में भी बदल देगा।

अपने नंबरों को पुन: स्वरूपित करने के लिए इनमें से किसी भी विकल्प का उपयोग करने के बाद, आपको नया स्वरूपण लागू करने के बाद सेल डेटा को ताज़ा करने की आवश्यकता हो सकती है। 

जैसा कि आप देख सकते हैं, एक्सेल^(Excel) में टेक्स्ट को संख्याओं में बदलने के कई तरीके हैं । आपके द्वारा चुना गया विकल्प केवल इस बात पर निर्भर करता है कि आप आउटपुट को कहाँ रखने का प्रयास कर रहे हैं। यह इस बात पर भी निर्भर करता है कि आप कॉपी और पेस्ट, एक्सेल^(Excel) फ़ार्मुलों या मेनू विकल्पों का उपयोग करना पसंद करते हैं या नहीं।

अंततः, इनमें से प्रत्येक विकल्प आपको समान अंतिम परिणाम प्रदान करता है।

5 Ways To Convert Text to Numbers In Excel

Оne of the most common annoyances thаt people cite with Excel is dealing with how numbers and text are formattеd in cells. It’s especially annoying whеn numbers inadvertently get entered into a spreadshеet in text format.

When this happens, calculations and different formulas don’t work quite right, or may not work at all. 

In this article you’ll learn how to identify when a column or row of numbers are actually formatted as text, and how to convert text to numbers so that they’ll work in formulas and calculations again. This is one of those basic Excel tips everyone should know.

Is Cell Data Text Or Numbers?

There are several ways you can see if a number or set of numbers in a column or row is formatted as text in Excel.

The easiest way is to select the cell, select the Home menu, and under the Number group in the ribbon, note the number format displayed in the dropdown box.

If the dropdown box displays “text”, you know the cell is formatted as text format. If you want to perform numerical calculations on the cell using Excel formulas, you’ll need to convert it first.

In the case where someone has entered numbers in text format using the apostrophe in the cell, you’ll see a small green triangle indicating the value has been entered as text.

Note: Preceding a cell entry with an apostrophe forces the cell formatting to text-based.

If you’ve discovered, using either of the approaches above, that the numerical data is entered into the Excel sheet in text format, you can use any of the methods below to convert that text to numbers.

1. Convert To Number

If you need to convert data that’s been entered into Excel with an apostrophe, you can easily convert it back to number format using the Convert to Number option.

1. First, select the cells you want to convert back to number format. You will see a yellow diamond appear near the selection with an exclamation symbol in the middle.

2. Select this symbol. From the dropdown, choose Convert to Number. 

This will update all of the text based numbers you’ve selected to the General numeric data format. 

You’ll know it worked when all the numbers in your selection switched from being left aligned to right aligned in the cells.

2. Using Text to Column

Another easy way to convert text to numbers in Excel is by converting over an entire column of values at once. You can do this using the Text to Column feature.

1. Select the entire column of data that you want to convert from text to numbers.

2. Select Data from the menu, and then select Text to Columns in the Data Tools section of the ribbon.

3. In the Wizard window, keep the default Delimited selected and select Next. 

4. On the next Wizard page, keep the default Tab selected, and select Next again.

5. Finally, on the last page of the Wizard, make sure General is selected under Column data format. For the Destination field, you can either select a new column where you want the number data to go, or just keep the current selected column as is. Select Finish.

Now your data will all be converted to numeric values, which you can use in Excel formulas and calculations.

Note: You’ll notice that the actual cell formatting doesn’t change from Text to General even though the values themselves can now be used as numbers. However, if you set your output column to a new column, you will notice that the formatting of the new column is set to General. This is only a cosmetic issue and doesn’t affect how the numbers in the “Text” formatted column behave.

3. Changing Cell Format

The easiest and fastest way to convert text to numbers in Excel is simply changing the cell formatting from the Home menu.

To do this:

1. Select all of the cells you want to convert. You can select an entire column (don’t include the header) if you want to convert all of the cells in a column.

2. Select the Home menu, and in the Number group on the ribbon, select the dropdown box with Text in it. 

3. You’ll see a list of formats to choose from. Select General to convert to number format. Or you can select Number, Currency, Accounting, or Percentage if you want those specific number formats applied to your numerical data.

4. Using Paste Values

If you need to move text cells that contain numbers into a new cell or column, you can use the Paste Special feature.

1. Select the group of empty cells where you want to place your output of numeric data. Select Format Cells from the pop-up menu.

2. In the window that opens, make sure General is selected as the number format and select OK.

3. Select the entire column of cells you want to convert from text to numbers, right-click, and select Copy.

4. Select the first cell in the empty column you formatted, right-click the cell and select Paste Values. You’ll see all of the text formatted numbers pasted in the General number format.

This works because when you select Paste Values, it pastes only the values from the source cell and not the original cell formatting. Instead, it uses the destination cell formatting, which you configured in the first part of this process.

5. Using The VALUE Function

There is a special function in Excel that’ll convert a number formatted as text into a numeric value. This is the VALUE function.

To use this function, select the cell where you want the converted number to go and type:

=VALUE(G2)

Replace “G2” above with the cell that has the number you want to convert. If you’re converting an entire column of numbers, start with the first cell only.

Press Enter and you’ll see that the text-formatted number has been converted to a General-format number. 

You can then fill the rest of the empty column to the bottom of that column and the VALUE formula will convert the rest of the cells in the original column as well.

After using any of these options for reformatting your numbers, you may need to refresh cell data after applying the new formatting. 

As you can see, there are a number of ways to convert text to numbers in Excel. The option you choose just depends on where you’re trying to place the output. It also depends whether you prefer using copy and paste, Excel formulas, or menu options.

Ultimately, each of these choices provides you with the same end result.

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