एक्सेल^(Excel) एक शक्तिशाली उपकरण है जिसका उपयोग आप छोटी या बड़ी मात्रा में डेटा के लिए चार्ट और ग्राफ़ बनाने के लिए कर सकते हैं। इस एक्सेल^(Excel) ट्यूटोरियल में, मैं आपको दिखाऊंगा कि कैसे डेटा का एक छोटा सेट लिया जाए और एक साधारण बार ग्राफ बनाया जाए, साथ ही आपके पास ग्राफ़ को कस्टमाइज़ करने के विकल्प भी होंगे। एक बार जब आपके पास मूल बातें हो जाएं, तो आप डेटा के बड़े सेट पर उन्हीं तकनीकों का उपयोग कर सकते हैं।

सबसे पहले^(First) , मैंने अपने उदाहरण के लिए छात्र परीक्षण डेटा का एक सेट बनाया है। चार परीक्षाओं में उनके टेस्ट स्कोर के साथ आठ छात्र हैं। इसे एक चार्ट में बनाने के लिए, आप सबसे पहले शीर्षक ( टेस्ट 1^{(Test 1)} , आदि) सहित डेटा की पूरी श्रृंखला का चयन करना चाहते हैं।

अब जब आपका डेटा ऊपर दिखाए अनुसार चुना गया है, तो आगे बढ़ें और रिबन इंटरफेस पर इन्सर्ट टैब पर क्लिक करें। ^(Insert)थोड़ा दायीं ओर, जैसा कि नीचे दिखाया गया है, आपको चार्ट^(Charts) अनुभाग दिखाई देगा।

डिफ़ॉल्ट रूप से, यह कॉलम^(Column) , लाइन^(Line) , पाई^(Pie) , बार^(Bar) , एरिया^(Area) और स्कैटर^(Scatter) जैसे सबसे सामान्य प्रकार के चार्ट को सूचीबद्ध करने का प्रयास करता है । यदि आप एक भिन्न प्रकार का चार्ट चाहते हैं, तो बस अन्य चार्ट^(Charts) पर क्लिक करें । हमारे उदाहरण के लिए, हम डेटा की कल्पना करने के लिए एक कॉलम चार्ट का उपयोग करने का प्रयास करेंगे। कॉलम^(Column) पर क्लिक करें^(Click) और फिर चार्ट का प्रकार चुनें जिसे आप चाहते हैं। कई विकल्प हैं! साथ ही, चिंता न करें क्योंकि यदि आप कोई ऐसा चार्ट चुनते हैं जो आपको पसंद नहीं है, तो आप अपने माउस के एक क्लिक से आसानी से दूसरे चार्ट प्रकार में बदल सकते हैं।

तो अब एक्सेल^(Excel) डेटा के आधार पर चार्ट बनाएगा और इसे आपकी शीट पर कहीं डंप कर देगा। इतना ही! आपने एक्सेल^(Excel) में अपना पहला ग्राफ/चार्ट बनाया है और इसमें सचमुच कुछ ही मिनट लगते हैं। चार्ट बनाना आसान है, लेकिन इसे बनाने के बाद आप अपने चार्ट के साथ क्या कर सकते हैं, यही एक्सेल^(Excel) को इतना अच्छा टूल बनाता है।

उपरोक्त उदाहरण में, मैं प्रत्येक व्यक्ति को एक्स अक्ष के साथ और वाई अक्ष पर परीक्षण स्कोर देखता हूं। प्रत्येक छात्र के पास उनके संबंधित टेस्ट स्कोर के लिए चार बार हैं। यह बहुत अच्छा है, लेकिन क्या होगा यदि मैं डेटा को एक अलग तरीके से देखना चाहता हूं? ठीक है, डिफ़ॉल्ट रूप से, चार्ट जोड़ने के बाद, आपको रिबन के शीर्ष पर एक नया अनुभाग दिखाई देगा जिसे चार्ट टूल^{(Chart Tools)} कहा जाता है जिसमें तीन टैब होते हैं: डिज़ाइन^(Design) , लेआउट^(Layout) और प्रारूप^(Format) । जब आपके नए चार्ट की बात आती है तो यहां आप सब कुछ बदल सकते हैं।

एक साफ-सुथरी चीज जो आप कर सकते हैं वह है डेटा^(Data) के तहत Switch Row/Column पर क्लिक करें और डेटा स्विच करने के साथ चार्ट तुरंत बदल जाएगा। अब यह है कि चार्ट समान डेटा के साथ कैसा दिखता है, लेकिन X और Y स्विच के साथ।

यह चार्ट इसलिए भी उपयोगी है क्योंकि अब मैं प्रति परीक्षा सभी छात्रों के अंक देख सकता हूं। जब डेटा इस तरह प्रदर्शित होता है तो यह चुनना बहुत आसान होता है कि प्रत्येक परीक्षण में किसने सबसे अच्छा किया और किसने सबसे खराब प्रदर्शन किया। आइए अब कुछ शीर्षकों आदि को जोड़कर अपने चार्ट को थोड़ा अच्छा बनाते हैं। ऐसा करने का एक आसान तरीका चार्ट लेआउट^{(Chart Layouts)} के तहत इसके ऊपर एक रेखा के साथ छोटे नीचे तीर पर क्लिक करना है । यहां आप विभिन्न तरीकों का एक समूह देखेंगे जिससे हम लेआउट बदल सकते हैं।

यदि आप ऊपर दिखाए गए चार्ट को चुनते हैं, तो आपके लिए जोड़े गए अतिरिक्त अक्ष शीर्षकों के साथ अब आप चार्ट इस तरह दिखाई देंगे। चार्ट कैसे बदलता है यह देखने के लिए बेझिझक अन्य लेआउट चुनें। आप हमेशा लेआउट बदल सकते हैं और यह किसी भी तरह से चार्ट को खराब नहीं करेगा।

अब बस टेक्स्ट बॉक्स पर डबल-क्लिक करें और आप चार्ट को एक शीर्षक देने के साथ-साथ X और Y अक्ष को एक शीर्षक भी दे सकते हैं। इसके बाद चार्ट टूल के अंतर्गत ^{(Charts Tools)}लेआउट^(Layout) टैब पर चलते हैं । यह एक बहुत ही महत्वपूर्ण टैब है क्योंकि आप यहां अपने चार्ट के बारे में हर छोटी-छोटी जानकारी में काफी बदलाव कर सकते हैं। सबसे अच्छा हिस्सा जो मुझे पसंद है वह रिबन के बाएँ भाग पर है जिसे करंट सिलेक्शन^{(Current Selection)} कहा जाता है ।

एक ड्रॉप डाउन बॉक्स है जो आपको चार्ट के किसी विशिष्ट भाग को चुनने देता है और फिर आप केवल एक भाग के लिए सेटिंग्स बदलने के लिए प्रारूप चयन पर क्लिक कर सकते हैं। ^{(Format Selection)}यहां आप उन सभी विभिन्न अनुभागों को देख सकते हैं जिन्हें आप चुन सकते हैं:

मान लीजिए मैं क्षैतिज (श्रेणी) अक्ष^{(Horizontal (Category) Axis)} पर क्लिक करता हूं और फिर प्रारूप चयन^{(Format Selection)} पर क्लिक करता हूं । मुझे एक डायलॉग विंडो मिलेगी जो मुझे उस ऑब्जेक्ट के लिए किसी भी और सभी गुणों को समायोजित करने देगी। इस मामले में, मैं छाया जोड़ सकता हूं, पाठ को घुमा सकता हूं, पृष्ठभूमि का रंग जोड़ सकता हूं, आदि।

रिबन के साथ अभी भी लेआउट के तहत चलते हुए, आपको ^(Layout)लेबल^(Labels) , अक्ष^(Axes) और पृष्ठभूमि^(Background) अनुभागों में अन्य विकल्पों का एक समूह दिखाई देगा । आगे बढ़ें और इन पर क्लिक करें और यह देखने की कोशिश करें कि चार्ट पर इनका किस तरह का प्रभाव है। आप इन विकल्पों का उपयोग करके वास्तव में अपने चार्ट को कस्टमाइज़ कर सकते हैं। यहां अधिकांश विकल्प मूल रूप से आपको चार्ट पर चीजों को अलग-अलग स्थानों पर ले जाने देते हैं।

अंत में, चार्ट टूल के अंतर्गत ^{(Chart Tools)}स्वरूप^(Format) टैब आपको चार्ट के प्रत्येक भाग पर स्वरूपण को समायोजित करने देगा। फिर से , आप बाईं ओर ^(Again)करंट सिलेक्शन^{(Current Selection)} टूल का उपयोग कर सकते हैं और फिर बॉर्डर स्टाइल, फॉन्ट स्टाइल, ऑब्जेक्ट्स की व्यवस्था आदि को बदल सकते हैं।

इसके मज़े के लिए, मैंने चार्ट के सभी टेक्स्ट में एक प्रतिबिंब प्रभाव जोड़ा और पूरे चार्ट को केवल फ्लैट के बजाय पीछे से सामने की ओर आने का एक 3D प्रभाव दिया।

एक्सेल^(Excel) में , आप मेरे द्वारा यहां दिखाए गए चार्ट की तुलना में कहीं अधिक जटिल चार्ट बना सकते हैं, लेकिन यह ट्यूटोरियल सिर्फ आपके पैरों को गीला करने और चार्ट बनाने की मूल बातें समझने के लिए था। यदि आपके पास ट्यूटोरियल या चार्ट के बारे में कोई प्रश्न हैं, तो कृपया एक टिप्पणी छोड़ दें। आनंद लेना!

How to Make a Simple Graph or Chart in Excel

Excel is a powerful tool that you can usе to create charts and graphs for small or large amounts of data. In this Excel tutorial, I’ll show уou how to take a small set of data and creatе a simple bar grаph, along with the options you haνe to customize the graph. Once you have the basics down, you cаn use thоse same techniques on larger sets of data.

First off, I’ve created a set of student test data for our example. There are eight students with their test scores on four exams. To make this into a chart, you first want to select the entire range of data, including the titles (Test 1, etc).

Now that your data is selected as shown above, go ahead and click on the Insert tab on the ribbon interface. A little to the right, you’ll see the Charts section as shown below.

By default, it tries to list out the most common types of charts such as Column, Line, Pie, Bar, Area, and Scatter. If you want a different type of chart, just click on Other Charts. For our example, we will try use a column chart to visualize the data. Click on Column and then select the type of chart you would like. There are many options! Also, don’t worry because if you pick a chart you don’t like, you can easily change to another chart type with just a click of your mouse.

So now Excel will create the chart based on the data and dump it somewhere on your sheet. That’s it! You have created your first graph/chart in Excel and it literally takes just a few minutes. Creating a chart is easy, but what you can do with your chart after making it is what makes Excel such a great tool.

In the above example, I see each person along the X axis and the test scores on the Y axis. Each student has four bars for their respective test scores. That’s great, but what if I wanted to visualize the data in a different way? Well, by default, once the chart is added, you’ll see a new section at the top of the ribbon called Chart Tools with three tabs: Design, Layout and Format. Here you can change everything under the sun when it comes to your new chart.

One neat thing you can do is click on Switch Row/Column under Data and the chart will instantly change with the data switched. Now here’s what the chart looks like with the same data, but with X and Y switched.

This chart is useful too because now I can see the scores for all the students per exam. It’s very easy to pick out who did the best and who did the worst on each test when the data is displayed like this. Now let’s make our chart a little nicer by adding some titles, etc. An easy way to do this is to click on the little down arrow with a line on top of it under Chart Layouts. Here you’ll see a bunch of different ways we can change the layout.

If you pick the one shown above, you chart will now look like this with the additional axis titles added for you. Feel free to choose other layouts just to see how the chart changes. You can always change the layout and it won’t mess up the chart in any way.

Now just double-click on the text boxes and you can give the X and Y axis a title along with giving the chart a title also. Next let’s move on to the Layout tab under Charts Tools. This is a very important tab because you can tweak pretty much every little detail about your chart here. The best part I like is right on the left part of the ribbon called Current Selection.

There’s a drop down box that lets you pick any specific part of the chart and then you can click Format Selection to change the settings for just that one part. Here you can see all the different sections you can select:

Suppose I click on Horizontal (Category) Axis and then click on Format Selection. I’ll get a dialog window that will let me adjust any and all properties for that object.  In this case, I can add shadows, rotate the text, add a background color, etc.

Moving along the ribbon still under Layout, you’ll see a bunch of other options in the Labels, Axes, and Background sections. Go ahead and click on these and try them out to see what kind of effect they have on the chart. You can really customize your chart using these options. Most of the options here basically let you move things to different locations on the chart.

Finally, the Format tab under Chart Tools will let you adjust the formatting on every part of the chart. Again, you can use the Current Selection tool on the left and then change the border styles, font styles, arrangement of objects, etc.

For the fun of it, I added a reflection effect to all the text on the chart and gave the whole chart a 3D effect of coming from the back to the front instead of just flat.

In Excel, you can create far more complicated charts than the one I have shown here, but this tutorial was just to get your feet wet and understand the basics of creating a chart. If you have any questions about the tutorial or you own chart, please leave a comment. Enjoy!

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