यदि आप एक्सेल^(Excel) में डेटा के साथ काम कर रहे हैं जिसे आपने अन्य स्रोतों से आयात किया है, तो कभी-कभी आपको ऐसे डेटा के साथ काम करना पड़ता है जो आपके इच्छित प्रारूप में नहीं है। यह अल्पविराम-सीमांकित पाठ के साथ विशेष रूप से सच है जो एकल कक्षों में आता है।

उस डेटा से निपटने का एकमात्र तरीका एक्सेल^(Excel) में एक सेल को विभाजित करना है । डेटा के प्रारूप के आधार पर ऐसा करने के विभिन्न तरीके हैं। 

इस लेख में आप सीखेंगे कि किसी सेल को कैसे विभाजित किया जाए, उसे पूरे कॉलम में कैसे रोल आउट किया जाए, और आपको प्रत्येक विकल्प कब चुनना चाहिए।

टेक्स्ट को कॉलम में बदलें^{(Convert Text To Columns)}

एक्सेल^(Excel) में सेल को विभाजित करने के सबसे सामान्य तरीकों में से एक टेक्स्ट टू कॉलम^(Columns) टूल का उपयोग करना है। इससे आप जो भी नियम पसंद करते हैं उसका उपयोग करके सेल के पूरे कॉलम को विभाजित कर सकते हैं। 

इस सुविधा में उपयोग में आसान विज़ार्ड भी शामिल है, यही वजह है कि अधिकांश लोग इसका उपयोग करना पसंद करते हैं। यह किसी भी टेक्स्ट फॉर्मेट को भी हैंडल करता है, चाहे अलग करने वाला टेक्स्ट स्पेस हो, टैब हो या कॉमा।

आइए एक उदाहरण देखें कि एक्सेल में  टेक्स्ट टू कॉलम फीचर का उपयोग कैसे करें।^{(Text to Columns feature)}

इस उदाहरण में, हम नाम कॉलम को दो सेल में विभाजित करना चाहते हैं, पहला नाम और विक्रेता का अंतिम नाम।

यह करने के लिए:

1. डेटा^(Data) मेनू का चयन करें। फिर रिबन पर डेटा टूल्स^{(Data Tools)} समूह में टेक्स्ट टू कॉलम चुनें।^{(Text to Columns)}

2. यह तीन-चरणीय विज़ार्ड खोलेगा। पहली विंडो में, सुनिश्चित करें कि सीमांकित^(Delimited) चुना गया है और अगला^(Next) चुनें । 

3. अगली विज़ार्ड^(Wizard) विंडो पर, टैब^(Tab) को अचयनित करें और सुनिश्चित करें कि स्पेस^(Space) चुना गया है। जारी रखने के लिए अगला^(Next) चुनें .

4. अगली विंडो पर, गंतव्य^{(Destination)} फ़ील्ड चुनें। फिर, स्प्रैडशीट में, उस सेल का चयन करें जहाँ आप चाहते हैं कि पहला नाम जाए। यह गंतव्य^{(Destination)} फ़ील्ड में सेल को उस स्थान पर अपडेट कर देगा जहां आपने चुना है।

5. अब, विज़ार्ड को पूरा करने के लिए समाप्त का चयन करें।^(Finish)

आप देखेंगे कि एकल कक्ष जिसमें प्रथम नाम और अंतिम नाम दोनों शामिल हैं, को दो कक्षों में विभाजित किया गया है जिनमें प्रत्येक को अलग-अलग शामिल किया गया है। 

नोट^(Note) : उपरोक्त प्रक्रिया काम करती है क्योंकि सेल में विभाजित होने वाले डेटा में टेक्स्ट को अलग करने वाला स्थान होता है। यदि टेक्स्ट को टैब, अर्धविराम, अल्पविराम या आपके द्वारा निर्दिष्ट किसी अन्य वर्ण से अलग किया जाता है, तो यह टेक्स्ट-टू-कॉलम सुविधा एक्सेल^(Excel) में एक सेल को विभाजित करने में भी मदद कर सकती है ।

एक्सेल टेक्स्ट फ़ंक्शंस का उपयोग करें^{(Use Excel Text Functions)}

एक्सेल^(Excel) में सेल को विभाजित करने का दूसरा तरीका विभिन्न टेक्स्ट फ़ंक्शंस^{(text functions)} का उपयोग करना है । टेक्स्ट फ़ंक्शंस आपको एक सेल के टुकड़े निकालने देता है जिसे आप दूसरे सेल में आउटपुट कर सकते हैं।

एक्सेल में टेक्स्ट फ़ंक्शंस में शामिल हैं:

• बाएँ^(Left) (): पाठ के बाईं ओर से कई वर्ण निकालें
• दाएँ^(Right) (): पाठ के दाईं ओर से कई वर्ण निकालें
• मध्य^(Mid) (): एक स्ट्रिंग के बीच से कई वर्ण निकालें
• ढूँढें^(Find) (): किसी अन्य स्ट्रिंग के अंदर एक विकल्प खोजें^(Find)
• लेन^(Len) (): पाठ की एक स्ट्रिंग में वर्णों की कुल संख्या लौटाएं

कोशिकाओं को विभाजित करने के लिए, आपको इन सभी कार्यों का उपयोग करने की आवश्यकता नहीं हो सकती है। हालाँकि, ऐसे कई तरीके हैं जिनका उपयोग आप एक ही चीज़ को पूरा करने के लिए कर सकते हैं।

उदाहरण के लिए, आप पहला नाम निकालने के लिए लेफ्ट^(Left) और फाइंड फ़ंक्शन का उपयोग कर सकते हैं। ^(Find)ढूँढें^(Find) फ़ंक्शन मदद करता है क्योंकि यह आपको बता सकता है कि परिसीमन चरित्र कहाँ है। इस मामले में, यह एक जगह है।

तो समारोह इस तरह दिखेगा:

=LEFT(C3,FIND(” “,C3))

जब आप इस फ़ंक्शन को टाइप करने के बाद एंटर दबाते हैं, तो आप देखेंगे कि सेल C3 में स्ट्रिंग से पहला नाम निकाला गया है।

यह काम करता है, क्योंकि लेफ्ट^(Left) फ़ंक्शन को निकालने के लिए वर्णों की संख्या की आवश्यकता होती है। चूंकि स्पेस कैरेक्टर पहले नाम के अंत में स्थित है, आप स्पेस को खोजने के लिए FIND फ़ंक्शन का उपयोग कर सकते हैं, जो आपको पहला नाम प्राप्त करने के लिए आवश्यक वर्णों की संख्या देता है।

आप या तो राइट^(Right) फ़ंक्शन या मिड^(Mid) फ़ंक्शन का उपयोग करके अंतिम नाम निकाल सकते हैं।

राइट फ़ंक्शन का उपयोग करने के लिए:

=RIGHT(C3,LEN(C3)-FIND(” “,C3))

यह स्थान की स्थिति का पता लगाकर अंतिम नाम निकालेगा, फिर उसे कुल स्ट्रिंग की लंबाई से घटाएगा। यह राइट फ़ंक्शन को अंतिम नाम निकालने के लिए आवश्यक वर्णों की संख्या देता है।

तकनीकी रूप से, आप मिड फ़ंक्शन का उपयोग करके ^(Mid)राइट^(Right) फ़ंक्शन के समान कार्य कर सकते हैं, जैसे:

=MID(C3,FIND(” “,C3),LEN(C3)-FIND(” “,C3))

इस मामले में फाइंड^(Find) फंक्शन मिड^(Mid) फंक्शन को शुरुआती बिंदु देता है, और फाइंड^(Find) के साथ संयुक्त लेन^(Len) एक्सट्रैक्ट करने के लिए कैरेक्टर की संख्या प्रदान करता है। यह अंतिम नाम भी लौटाएगा।

एक्सेल^(Excel) में एक सेल को विभाजित करने के लिए एक्सेल^(Excel) टेक्स्ट फ़ंक्शंस का उपयोग करने के साथ-साथ टेक्स्ट-टू-कॉलम^{(Text-To-Column)} समाधान भी काम करता है, लेकिन यह आपको उसी फ़ंक्शन का उपयोग करके उन परिणामों के नीचे पूरे कॉलम को भरने देता है।

फ्लैश फिल का उपयोग करके एक्सेल में स्प्लिट सेल^{(Split Cell in Excel Using Flash Fill)}

एक्सेल^(Excel) में सेल को विभाजित करने का अंतिम विकल्प फ्लैश फिल फीचर^{(Flash Fill feature)} का उपयोग करना है । इसके लिए आवश्यक है कि आप जिन कोशिकाओं को मूल खंड में विभाजित कर रहे हैं, वे इसके ठीक बगल में हों।

यदि ऐसा है, तो आपको केवल मूल सेल के उस भाग को टाइप करना है जिसे आप विभाजित करना चाहते हैं। फिर सेल के निचले दाएं कोने को नीचे की ओर सेल भरने के लिए नीचे खींचें। जब आप ऐसा करते हैं, तो आपको एक छोटा सेल भरण चिह्न दिखाई देगा जिसके आगे एक छोटा धन चिह्न होगा।

इस आइकन को चुनें और आपको एक मेनू पॉप-अप दिखाई देगा। इस मेनू में फ्लैश फिल^{(Flash Fill)} चुनें ।

जब आप ऐसा करते हैं, तो आप देखेंगे कि फ्लैश भरण^{(Flash Fill)} सुविधा स्वचालित रूप से पता लगा लेती है कि आपने क्या टाइप किया है, और अगले सेल में प्रक्रिया को दोहराएगा। यह मूल सेल में बाईं ओर पहले नाम का पता लगाकर और भरकर ऐसा करेगा।

जब आप पूरा कॉलम भरते हैं तो आप वास्तव में यही प्रक्रिया कर सकते हैं। वही आइकन चुनें और फ्लैश फिल^{(Flash Fill)} चुनें । यह पूरे कॉलम को बाईं ओर की कोशिकाओं से सही प्रथम नाम से भर देगा।

फिर आप इस पूरे कॉलम को कॉपी करके दूसरे कॉलम में पेस्ट कर सकते हैं, फिर अंतिम नाम निकालने के लिए इसी प्रक्रिया को दोहरा सकते हैं। अंत में, उस पूरे कॉलम को कॉपी और पेस्ट करें जहाँ आप चाहते हैं कि वह स्प्रेडशीट में जाए। फिर उस मूल कॉलम को हटा दें जिसका उपयोग आपने फ्लैश फिल^{(Flash Fill)} प्रक्रिया को करने के लिए किया था।

एक्सेल में विभाजन कक्ष

जैसा कि आप देख सकते हैं कि एक ही चीज़ को पूरा करने के कुछ तरीके हैं। आप एक्सेल^(Excel) में एक सेल को कैसे विभाजित करते हैं, यह इस बात पर निर्भर करता है कि आप अंतिम परिणाम कहाँ जाना चाहते हैं और आप इसके साथ क्या करने की योजना बना रहे हैं। कोई भी विकल्प काम करता है, इसलिए वह चुनें जो आपकी स्थिति के लिए सबसे अधिक समझ में आता है और उसका उपयोग करें।

3 Ways To Split a Cell In Excel

If you’re working with data in Excel that you’ve imported from other soυrces, sometimes yoυ have to work with data that isn’t in a format that you want. This іs especiallу true with comma-delimited text that comes into single cells.

The only way to deal with that data is to split a cell in Excel. There are different ways to do this, depending on the format of the data. 

In this article you’ll learn how to split a cell, how to roll that out to an entire column, and when you should choose each option.

Convert Text To Columns

One of the most common methods to split a cell in Excel is using the Text to Columns tool. This lets you split an entire column of cells using whatever rules you like. 

The feature also includes an easy-to-use wizard, which is why most people prefer using it. It also handles any text format, whether the separating text is a space, a tab, or a comma.

Let’s look at an example of how to use the Text to Columns feature in Excel. 

In this example, we want to split the Name column into two cells, the first name and the last name of the salesperson.

To do this:

1. Select the Data menu. Then select Text to Columns in the Data Tools group on the ribbon.

2. This will open a three-step wizard. In the first window, make sure Delimited is selected and select Next. 

3. On the next Wizard window, deselect Tab and make sure Space is selected. Select Next to continue.

4. On the next window, select the Destination field. Then, in the spreadsheet, select the cell where you want the first name to go. This will update the cell in the Destination field to where you’ve selected.

5. Now, select Finish to complete the Wizard.

You’ll see that the single cell that contained both the first name and last name has been split into two cells that contain each one individually. 

Note: The process above works because the data to split in the cell had a space separating the text. This text-to-column feature can also handle splitting a cell in Excel if the text is separated by a tab, semicolon, comma, or any other character you specify.

Use Excel Text Functions

Another way to split a cell in Excel is by using different text functions. Text functions let you extract pieces of a cell that you can output into another cell.

Text functions in Excel include:

• Left(): Extract a number of characters from the left side of the text
• Right(): Extract a number of characters from the right side of the text
• Mid(): Extract a number of characters from the middle of a string
• Find(): Find a substring inside of another string
• Len(): Return the total number of characters in a string of text

To split cells, you may not need to use all of these functions. However, there are multiple ways you can use these to accomplish the same thing.

For example, you can use the Left and Find function to extract the first name. The Find function helps because it can tell you where the delimiting character is. In this case, it’s a space.

So the function would look like this:

=LEFT(C3,FIND(” “,C3))

When you press enter after typing this function, you’ll see that the first name is extracted from the string in cell C3.

This works, because the Left function needs the number of characters to extract. Since the space character is positioned at the end of the first name, you can use the FIND function to find the space, which returns the number of characters you need to get the first name.

You can extract the last name either using either the Right function or the Mid function.

To use the Right function:

=RIGHT(C3,LEN(C3)-FIND(” “,C3))

This will extract the last name by finding the position of the space, then subtracting that from the length of the total string. This gives the Right function the number of characters it needs to extract the last name.

Technically, you could do the same thing as the Right function using the Mid function, like this:

=MID(C3,FIND(” “,C3),LEN(C3)-FIND(” “,C3))

In this case the Find function gives the Mid function the starting point, and the Len combined with Find provides the number of characters to extract. This will also return the last name.

Using Excel text functions to split a cell in Excel works as well as the Text-To-Column solution, but it also lets you fill the entire column beneath those results using the same functions.

Split Cell in Excel Using Flash Fill

The last option to split a cell in Excel is using the Flash Fill feature. This requires that the cells you’re splitting the original one into are right beside it.

If this is the case, all you have to do is type the part of the original cell that you want to split out. Then drag the lower right corner of the cell down to fill the cell beneath it. When you do this, you’ll see a small cell fill icon appear with a small plus sign next to it.

Select this icon and you’ll see a menu pop-up. Select Flash Fill in this menu.

When you do this, you’ll see that the Flash Fill feature automatically detects why you typed what you typed, and will repeat the process in the next cell. It’ll do this by detecting and filling in the first name in the original cell to the left.

You can actually do this same procedure when you fill the entire column. Select the same icon and select Flash Fill. It’ll fill the entire column with the correct first name from the cells to the left.

You can then copy this entire column and paste it into another column, then repeat this same process to extract the last names. Finally, copy and paste that entire column where you want it to go in the spreadsheet. Then delete the original column you used to perform the Flash Fill process.

Splitting Cells in Excel

As you can see there are a few ways to accomplish the same thing. How you split a cell in Excel boils down to where you want the final result to go and what you plan to do with it. Any options works, so choose the one that makes the most sense for your situation and use it.

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