यदि आप एक्सेल^(Excel) का बहुत अधिक उपयोग करते हैं, तो संभवतः आप ऐसी स्थिति में चले गए हैं जहां आपके पास एक एकल कक्ष में एक नाम है और आपको नाम को अलग-अलग कक्षों में अलग करने की आवश्यकता है। यह एक्सेल^(Excel) में एक बहुत ही सामान्य समस्या है और आप शायद Google खोज कर सकते हैं और विभिन्न लोगों द्वारा लिखे गए 100 विभिन्न मैक्रोज़ को आपके लिए इसे करने के लिए डाउनलोड कर सकते हैं।

हालाँकि, इस पोस्ट में, मैं आपको दिखाऊँगा कि एक फॉर्मूला कैसे सेट किया जाए ताकि आप इसे स्वयं कर सकें और वास्तव में समझ सकें कि क्या हो रहा है। यदि आप एक्सेल का बहुत अधिक उपयोग करते हैं, तो शायद कुछ अधिक उन्नत कार्यों को सीखना एक अच्छा विचार है ताकि आप अपने डेटा के साथ और अधिक दिलचस्प चीजें कर सकें।

यदि आप सूत्र पसंद नहीं करते हैं और एक त्वरित समाधान चाहते हैं, तो टेक्स्ट टू कॉलम^{(Text to Columns)} सेक्शन तक स्क्रॉल करें, जो आपको सिखाता है कि एक ही काम करने के लिए एक्सेल फीचर का उपयोग कैसे करें। ^(Excel)इसके अलावा, टेक्स्ट टू कॉलम फीचर का उपयोग करना भी बेहतर है यदि आपके पास एक सेल में दो से अधिक आइटम हैं जिन्हें आपको अलग करने की आवश्यकता है। उदाहरण के लिए, यदि एक कॉलम में 6 फ़ील्ड एक साथ संयुक्त हैं, तो नीचे दिए गए फ़ार्मुलों का उपयोग करना वास्तव में गड़बड़ और जटिल हो जाएगा।

एक्सेल में अलग नाम

आरंभ करने के लिए, आइए देखें कि आम तौर पर एक्सेल^(Excel) स्प्रेडशीट में नाम कैसे संग्रहीत किए जाते हैं। मैंने जो सबसे आम दो तरीके देखे हैं, वे हैं firstname lastname बस एक स्पेस के साथ और lastname , firstname दोनों को अलग करने वाले कॉमा के साथ। जब भी मैंने एक मध्य प्रारंभिक देखा है, तो यह आमतौर पर नीचे जैसा पहला ^(midinitial)नाम मध्य प्रारंभिक अंतिम ^(firstname) नाम होता है ^(lastname):

कुछ सरल फ़ार्मुलों का उपयोग करके और उनमें से कुछ को एक साथ जोड़कर, आप आसानी से पहला नाम, अंतिम नाम और मध्य नाम का अक्षर एक्सेल^(Excel) में अलग-अलग कक्षों में अलग कर सकते हैं । आइए नाम के पहले भाग को निकालने के साथ शुरू करें। मेरे मामले में, हम दो कार्यों का उपयोग करने जा रहे हैं: बाएँ और खोज। तार्किक रूप से यहाँ हमें क्या करना है:

सेल में रिक्त स्थान या अल्पविराम के लिए टेक्स्ट खोजें^(Search) , स्थिति खोजें और फिर उस स्थिति के बाईं ओर के सभी अक्षरों को निकाल दें।

यहां एक सरल सूत्र दिया गया है जो काम को सही ढंग से पूरा करता है: =LEFT(NN, SEARCH(” “, NN) – 1) , जहां NN वह सेल है जिसमें नाम संग्रहीत है। -1 स्ट्रिंग के अंत में अतिरिक्त स्थान या अल्पविराम को हटाने के लिए है।

जैसा कि आप देख सकते हैं, हम बाएं फ़ंक्शन से शुरू करते हैं, जिसमें दो तर्क होते हैं: स्ट्रिंग और वर्णों की संख्या जिसे आप स्ट्रिंग की शुरुआत से शुरू करना चाहते हैं। पहले मामले में, हम दोहरे उद्धरण चिह्नों का उपयोग करके और बीच में एक स्थान डालकर एक स्थान की खोज करते हैं। दूसरे मामले में, हम रिक्त स्थान के बजाय अल्पविराम की तलाश कर रहे हैं। तो मैंने जिन 3 परिदृश्यों का उल्लेख किया है, उनका परिणाम क्या है?

हमें पंक्ति 3 से पहला नाम मिला, पंक्ति 5 से अंतिम नाम और पंक्ति 7 से पहला नाम मिला। बढ़िया! तो आपका डेटा कैसे संग्रहीत किया जाता है, इस पर निर्भर करते हुए, आपने अब पहला नाम या अंतिम नाम निकाला है। अब अगले भाग के लिए। यहाँ हमें तार्किक रूप से अब क्या करने की आवश्यकता है:

- स्पेस या कॉमा के लिए सेल में टेक्स्ट सर्च^(Search) करें, पोजीशन ढूंढें और फिर स्ट्रिंग की कुल लंबाई से पोजिशन घटाएं। यहाँ सूत्र कैसा दिखेगा:

=RIGHT(NN,LEN(NN) -SEARCH(” “,NN))

तो अब हम सही फंक्शन का उपयोग करते हैं। इसमें दो तर्क भी लगते हैं: स्ट्रिंग और वर्णों की संख्या जिसे आप बाईं ओर जाने वाली स्ट्रिंग के अंत से शुरू करना चाहते हैं। इसलिए हम चाहते हैं कि स्ट्रिंग की लंबाई माइनस स्पेस या कॉमा की स्थिति हो। यह हमें पहले स्थान या अल्पविराम के दाईं ओर सब कुछ देगा।

बढ़िया^(Great) , अब हमारे पास नाम का दूसरा भाग है! पहले दो मामलों में, आपने बहुत कुछ किया है, लेकिन अगर नाम में एक मध्य अक्षर है, तो आप देख सकते हैं कि परिणाम में अभी भी मध्य नाम के साथ अंतिम नाम शामिल है। तो हम सिर्फ अंतिम नाम कैसे प्राप्त करें और मध्य प्रारंभिक से छुटकारा पाएं? आसान! बस^(Just) फिर से वही फार्मूला चलाओ जो हमें नाम का दूसरा भाग मिलता था।

तो हम सिर्फ एक और अधिकार कर रहे हैं और इस बार संयुक्त मध्य प्रारंभिक और अंतिम नाम सेल पर सूत्र लागू कर रहे हैं। यह मध्य प्रारंभिक के बाद स्थान ढूंढेगा और फिर लंबाई घटाकर स्ट्रिंग के अंत से वर्णों की स्थान संख्या की स्थिति लेगा।

इसलिए यह अब आपके पास है! अब आपने एक्सेल^(Excel) में कुछ सरल फ़ार्मुलों का उपयोग करके पहले नाम और अंतिम नाम को अलग-अलग कॉलम में विभाजित कर दिया है ! जाहिर है, हर किसी का टेक्स्ट इस तरह से फॉर्मेट नहीं होगा, लेकिन आप अपनी जरूरत के हिसाब से इसे आसानी से एडिट कर सकते हैं।

कॉलम के लिए पाठ

एक और आसान तरीका है जिससे आप संयुक्त टेक्स्ट को एक्सेल^(Excel) में अलग कॉलम में अलग कर सकते हैं । यह टेक्स्ट टू कॉलम^{( Text to Columns)} नामक फीचर्ड है और यह बहुत अच्छी तरह से काम करता है। यदि आपके पास दो से अधिक डेटा वाले कॉलम हैं तो यह और भी अधिक कुशल है।

उदाहरण के लिए, नीचे मेरे पास कुछ डेटा है जहां एक पंक्ति में डेटा के 4 टुकड़े हैं और दूसरी पंक्ति में डेटा के 5 टुकड़े हैं। मैं इसे क्रमशः 4 कॉलम और 5 कॉलम में विभाजित करना चाहता हूं। जैसा कि आप देख सकते हैं, उपरोक्त सूत्रों का उपयोग करने का प्रयास करना अव्यावहारिक होगा।

एक्सेल^(Excel) में , पहले उस कॉलम को चुनें जिसे आप अलग करना चाहते हैं। फिर, आगे बढ़ें और डेटा^(Data) टैब पर क्लिक करें और फिर टेक्स्ट टू कॉलम^{( Text to Columns)} पर क्लिक करें ।

यह टेक्स्ट टू कॉलम^(Columns) विजार्ड को लाएगा । चरण 1 में, आप चुनते हैं कि फ़ील्ड सीमांकित है या निश्चित चौड़ाई। हमारे मामले में, हम सीमांकित^(Delimited) चुनेंगे ।

अगली स्क्रीन पर आप डिलीमीटर चुनेंगे। आप टैब, अर्धविराम, अल्पविराम, स्थान से चुन सकते हैं या कोई कस्टम टाइप कर सकते हैं।

अंत में, आप कॉलम के लिए डेटा प्रारूप चुनते हैं। आम तौर पर, अधिकांश प्रकार के डेटा के लिए सामान्य^(General) ठीक काम करेगा। अगर आपके पास तारीख जैसी कोई खास चीज है, तो वह फॉर्मेट चुनें।

समाप्त^(Finish) पर क्लिक करें और देखें कि आपका डेटा जादुई रूप से स्तंभों में कैसे विभाजित होता है। जैसा कि आप देख सकते हैं, एक पंक्ति पाँच स्तंभों में और दूसरी एक चार स्तंभों में बदल गई। टेक्स्ट टू कॉलम^(Columns) फीचर बहुत शक्तिशाली है और आपके जीवन को बहुत आसान बना सकता है।

यदि आपको मेरे ऊपर दिए गए प्रारूप में नामों को अलग करने में समस्या हो रही है, तो अपने डेटा के साथ एक टिप्पणी पोस्ट करें और मैं मदद करने की कोशिश करूंगा। आनंद लेना!

How to Separate First and Last Names in Excel

If you use Excel a lot, уou have probably run across a situation where yоu have a name in a single cеll and you need to separate the name into different cells. This is a very common issue in Excel and you can probably do a Google searсh and download 100 different mаcros written by various people to do it for you.

However, in this post, I’ll show you how to setup a formula so you can do it yourself and actually understand what is going on. If you use Excel a lot, it’s probably a good idea to learn some of the more advanced functions so that you can do more interesting things with your data.

If you don’t like formulas and want a quicker solution, scroll down to the Text to Columns section, which teaches you how to use an Excel feature to do the same thing. In addition, the text to columns feature is also better to use if you have more than two items in a cell you need to separate. For example, if one column has 6 fields combined together, then using the formulas below will become really messy and complicated.

Separate Names in Excel

To get started, let’s see how names are usually stored in a Excel spreadsheet. The most common two ways I have seen are firstname lastname with just a space and lastname, firstname with a comma separating the two. Whenever I have seen a middle initial, it’s usually firstname midinitial lastname like below:

Using some simple formulas and combining a couple of them together, you can easily separate the first name, last name and middle initial into separate cells in Excel. Let’s start with extracting the first part of the name. In my case, we’re going to use two functions: left and search. Logically here’s what we need to do:

Search the text in the cell for a space or comma, find the position and then take out all the letters to the left of that position.

Here’s a simple formula that gets the job done correctly: =LEFT(NN, SEARCH(” “, NN) – 1), where NN is the cell that has the name stored in it. The -1 is there to remove the extra space or comma at the end of the string.

As you can see, we start out with the left function, which takes two arguments: the string and the number of characters you want to grab starting from the beginning of the string. In the first case, we search for a space by using double quotes and putting a space in-between. In the second case, we are looking for a comma instead of a space. So what is the result for the 3 scenarios I have mentioned?

We got the first name from row 3, the last name from row 5 and the first name from row 7. Great! So depending on how your data is stored, you have now extracted either the first name or the last name. Now for the next part. Here’s what we need to do logically now:

– Search the text in the cell for a space or comma, find the position and then subtract the position from total length of the string. Here’s what the formula would look like:

=RIGHT(NN,LEN(NN) -SEARCH(” “,NN))

So now we use the right function. This takes two arguments also: the string and the number of characters you want to grab starting from the end of the string going left. So we want the length of the string minus the position of the space or comma. That will give us everything to the right of the first space or comma.

Great, now we have the second part of the name! In the first two cases, you’re pretty much done, but if there is a middle initial in the name, you can see that the result still includes the last name with the middle initial. So how do we just get the last name and get rid of the middle initial? Easy! Just run the same formula again that we used to get the second section of the name.

So we are just doing another right and this time applying the formula on the combined middle initial and last name cell. It will find the space after the middle initial and then take the length minus the position of the space number of characters off the end of the string.

So there you have it! You have now split the first name and last name into separate columns using a few simple formulas in Excel! Obviously, not everyone will have their text formatted in this way, but you can easily edit it to suit your needs.

Text to Columns

There is also another easy way you can separate combined text into separate columns in Excel. It’s a featured called Text to Columns and it works very well. It’s also much more efficient if you have a column that has more than two pieces of data.

For example, below I have some data where one row has 4 pieces of data and the other row has 5 pieces of data. I would like to split that into 4 columns and 5 columns, respectively. As you can see, trying to use the formulas above would be impractical.

In Excel, first select the column you want to separate. Then, go ahead and click on the Data tab and then click on Text to Columns.

This will bring up the Text to Columns wizard. In step 1, you choose whether the field is delimited or fixed width. In our case, we’ll choose Delimited.

On the next screen, you will choose the delimiter. You can pick from tab, semicolon, comma, space or type a custom one in.

Finally, you choose the data format for the column. Normally, General will work just fine for most types of data. If you have something specific like dates, then choose that format.

Click Finish and watch how your data is magically separated into columns. As you can see, one row turned into five columns and the other one into four columns. The Text to Columns feature is very powerful and can make your life a lot easier.

If you are having problems separating names not in the format I have above, post a comment with your data and I’ll try to help. Enjoy!

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