एक्सेल^(Excel) में उन कक्षों को भरने की कोशिश करना जो एक शीट में कई अन्य कोशिकाओं से पाठ या डेटा को शामिल करते हैं, एक बहुत समय लेने वाली प्रक्रिया हो सकती है। यह विशेष रूप से सच है यदि स्प्रेडशीट में सैकड़ों या हजारों पंक्तियाँ हैं।

एक बार जब आप एक्सेल^(Excel) में फ्लैश फिल^{(Flash Fill)} का सही तरीके से उपयोग करना जानते हैं , तो आप एक्सेल^(Excel) को सभी हैवी लिफ्टिंग करने दे सकते हैं। एक्सेल^(Excel) को यह समझने में मदद करने के लिए कि आप क्या करने की कोशिश कर रहे हैं, आप बस कुछ मैन्युअल सेल प्रविष्टियां प्रदान करते हैं। फिर, एक्सेल^(Excel) बाकी स्प्रेडशीट के लिए बाकी काम करता है।

यदि यह एक समय बचाने वाली युक्ति की तरह लगता है जिसे आप आज़माना चाहते हैं, तो आइए एक नज़र डालते हैं कि आप अपनी उत्पादकता को बेहतर बनाने के लिए इस सुविधा का उपयोग कैसे कर सकते हैं।

नोट^(Note) : एक्सेल में ^(Excel)फ्लैश फिल^{(Flash Fill)} फीचर केवल एक्सेल 2013^{(Excel 2013)} और बाद में उपलब्ध है।

एक्सेल में फ्लैश फिल का उपयोग कैसे करें

एक्सेल^(Excel) में फ्लैश फिल^{(Flash Fill)} का सबसे सरल अनुप्रयोग दो शब्दों को एक साथ जोड़ना^{(combining two words together)} है । नीचे दिए गए उदाहरण में, हम आपको दिखाएंगे कि पूरे नाम के लिए तीसरे सेल में पहले नाम और अंतिम नाम को जल्दी से संयोजित करने के लिए फ्लैश फिल का उपयोग कैसे करें।^{(Flash Fill)}

इस उदाहरण में, स्तंभ C में पहला नाम है, स्तंभ D में अंतिम नाम है, और स्तंभ E पूरे नाम का स्तंभ है।

1. सबसे पहले, पहले सेल में पूरा नाम टाइप करें जिस तरह से आप इसे देखना चाहते हैं ( प्रथम नाम^{(First Name)} सेल और अंतिम नाम सेल की सामग्री को मिलाकर।

1. इसके बाद अगली सेल में वही चीज़ टाइप करना शुरू करें ( सेल्स से लेफ्ट का फर्स्ट नेम और लास्ट नेम)। ^{(First Name)}आप देखेंगे कि एक्सेल का फ्लैश फिल^{(Flash Fill)} फीचर अपने आप उसके ऊपर के सेल की सामग्री से पैटर्न का पता लगा लेगा जिसे आपने मैन्युअल रूप से टाइप किया था।
   
   इस "लर्निंग" का उपयोग करते हुए, एक्सेल^(Excel) एक पूर्वावलोकन प्रदान करेगा जो उसे लगता है कि आप टाइप करना चाहते हैं। यह आपको यह भी दिखाएगा कि बाकी सेल बाकी कॉलम के लिए कैसे भरेंगे।

1. इस पूर्वावलोकन को स्वीकार करने के लिए बस एंटर दबाएं । ^(Enter)आप देखेंगे कि एक्सेल फ्लैश फिल^{(Excel Flash Fill)} फीचर अपना जादू करता है क्योंकि यह आपके लिए इस कॉलम के बाकी सभी सेल में भर जाता है।

जैसा कि आप देख सकते हैं, यदि आप मैन्युअल रूप से एक सेल टाइप करने की तुलना करते हैं और नए कॉलम में सभी सेल के लिए मैन्युअल रूप से नाम टाइप करने के लिए दर्ज करते हैं, तो ^(Enter)फ्लैश फिल^{(Flash Fill)} फीचर काफी समय बचा सकता है ।

यदि आपने देखा है कि फ्लैश फिल^{(Flash Fill)} फीचर काम नहीं करता है, तो आपको एक्सेल में ^(Excel)फ्लैश फिल^{(Flash Fill)} फीचर को ऑन करना होगा । आप इस लेख के अंतिम भाग में देख सकते हैं कि यह कैसे करना है।

एक्सेल फ्लैश भरण विकल्प

जब आप ऊपर दिए गए फ्लैश फिल^{(Flash Fill)} चरणों को पूरा करते हैं, तो आप देखेंगे कि भरे हुए सेल के बगल में एक छोटा आइकन दिखाई देगा। यदि आप इस आइकन के दाईं ओर ड्रॉप-डाउन तीर का चयन करते हैं, तो आपको कुछ अतिरिक्त विकल्प दिखाई देंगे जिनका उपयोग आप फ़्लैश भरण^{(Flash Fill)} सुविधा के साथ कर सकते हैं। 

इस ड्रॉप-डाउन बॉक्स में फ्लैश फिल^{(Flash Fill)} विकल्पों का उपयोग करके , आप यह कर सकते हैं:

• फ्लैश फिल को पूर्ववत करें : ^{(Undo Flash Fill)}एंटर^(Enter) दबाए जाने के बाद पूरे कॉलम में भरने वाली क्रिया को पूर्ववत करें
• सुझाव स्वीकार करें : यह इस कॉलम के लिए एक्सेल के ^{(Accept suggestions)}फ्लैश फिल^{(Flash Fill)} फीचर को बताएगा कि आप कॉलम में बदलावों के साथ ठीक हैं और उन्हें रखना चाहते हैं
• xx रिक्त कक्षों का चयन करें^{(Select xx blank cells)} : आपको ऐसे किसी भी कक्ष की पहचान करने देता है जो भरे नहीं गए हैं और रिक्त हैं ताकि यदि आपको आवश्यकता हो तो आप उन्हें ठीक कर सकें
• xx परिवर्तित कक्षों का चयन करें : आपको उन सभी कक्षों का चयन करने देता है जो ^{(Select xx changed cells)}फ़्लैश भरण^{(Flash Fill)} सुविधा द्वारा उन कक्षों को अद्यतन करने के बाद स्वचालित रूप से परिवर्तित हो जाते हैं

एक बार जब आप सुझाव स्वीकार करें का चयन करते हैं, तो आप देखेंगे कि "बदली गई कोशिकाओं" के लिए "चयन करें" संख्याएं शून्य हो जाएंगी। ऐसा इसलिए है क्योंकि एक बार जब आप परिवर्तनों को स्वीकार कर लेते हैं, तो फ्लैश फिल^{(Flash Fill)} सुविधा द्वारा उन सेल सामग्री को अब "परिवर्तित" नहीं माना जाता है ।

एक्सेल में फ्लैश फिल कैसे इनेबल करें

यदि आपने देखा है कि जब आप दूसरी सेल टाइप करना शुरू करते हैं तो एक्सेल ^(Excel)फ्लैश फिल^{(Flash Fill)} पूर्वावलोकन प्रदान नहीं करता है , तो आपको इस सुविधा को सक्षम करने की आवश्यकता हो सकती है।

यह करने के लिए:

फ़ाइल^(File) > विकल्प^(Options) > उन्नत^(Advanced) चुनें । संपादन विकल्प^{(Editing options)} अनुभाग तक नीचे स्क्रॉल करें और सुनिश्चित करें कि सेल मानों के लिए स्वतः पूर्ण सक्षम करें^{(Enable AutoComplete for cell values)} और स्वचालित रूप से फ़्लैश भरण^{(Automatically Flash Fill)} दोनों चयनित हैं।

समाप्त करने के लिए ठीक^(OK) चुनें । अब, अगली बार जब आप पहली बार भरने के बाद दूसरी सेल में टाइप करना शुरू करते हैं, तो एक्सेल^(Excel) को पैटर्न का पता लगाना चाहिए और आपको एक पूर्वावलोकन प्रदान करना चाहिए कि यह कैसे सोचता है कि आप कॉलम के बाकी सेल को भरना चाहते हैं।

आप रिबन में  डेटा उपकरण^{(Data Tools)} समूह के अंतर्गत डेटा मेनू में ^(Data)फ़्लैश भरण^{(Flash Fill)} चिह्न का चयन करके आपके द्वारा हाइलाइट किए गए सेल के लिए फ़्लैश भरण^{(Flash Fill)} सुविधा को भी सक्रिय कर सकते हैं ।

इसे आप कीबोर्ड पर Ctrl + E दबाकर भी इस्तेमाल कर सकते हैं ।

एक्सेल में फ्लैश फिल का उपयोग कब करें

दो कॉलमों से पूर्ण नामों को जोड़ना इस बात का एक सरल उदाहरण है कि आप एक्सेल^(Excel) में फ्लैश फिल^{(Flash Fill)} का उपयोग कैसे कर सकते हैं , लेकिन इस शक्तिशाली सुविधा के लिए कई और उन्नत उपयोग हैं।

• दूसरे कॉलम में एक बड़ी स्ट्रिंग (जैसे एक पूर्ण पते से ज़िप कोड) से एक सबस्ट्रिंग निकालें
• अल्फ़ान्यूमेरिक^(Pull) स्ट्रिंग्स से संख्याओं को बाहर निकालें
• स्ट्रिंग से पहले या बाद में रिक्त स्थान निकालें
• ^(Insert)मौजूदा स्ट्रिंग्स में सबस्ट्रिंग (जैसे अल्पविराम या डैश) डालें
• रिफॉर्मेट तिथियां
• ^(Replace)स्ट्रिंग के हिस्से को नए टेक्स्ट से बदलें

ध्यान रखें कि फ्लैश फिल^{(Flash Fill)} फीचर कितना भी उपयोगी क्यों न हो, जब आप मूल सेल बदलते हैं तो यह अपने आप अपडेट नहीं होगा।

उदाहरण के लिए, इस आलेख के पहले खंड में प्रथम और अंतिम नाम उदाहरण में, आप Concatenate फ़ंक्शन^{(Concatenate function)} का उपयोग करके और फिर शेष कॉलम को उस फ़ंक्शन से भरकर समान आउटपुट प्राप्त कर सकते हैं।

=CONCATENATE(C2,” “,D2)

जब आप ऐसा करते हैं, यदि पहले दो कक्षों में से कोई एक बदलता है, तो पूरा नाम^{(Full Name)} अपडेट हो जाएगा। इसका एक दोष यह है कि यदि आप पहले दो स्तंभों में से किसी एक को हटाते हैं, तो पूरा नाम^{(Full Name)} कॉलम साफ़ हो जाएगा या एक त्रुटि प्रदर्शित करेगा।

यही कारण है कि एक्सेल में ^(Excel)फ्लैश फिल^{(Flash Fill)} फ़ंक्शन का सबसे अच्छा उपयोग तब किया जाता है जब आप मूल कॉलम को पूरी तरह से और स्थायी रूप से एक नए स्वरूपित स्ट्रिंग या नंबर में बदलना चाहते हैं।

How To Use Flash Fill In Excel

Trying to fill оυt cells in Εxcel that inсorporate tеxt or data from multiple other cells in a sheet can be a very timе consuming process. This is especially true if there are hundreds or thousands of rows in the spreadsheet.

Once you know how to use Flash Fill in Excel correctly, you can let Excel do all of the heavy lifting. You just provide a couple of manual cell entries to help Excel understand exactly what you’re trying to do. Then, Excel does the rest of the work for the rest of the spreadsheet.

If this sounds like a time-saving tip you’d like to try, let’s take a look at how you can use this feature to improve your own productivity.

Note: The Flash Fill feature in Excel is only available in Excel 2013 and later.

How To Use Flash Fill In Excel

The simplest application of Flash Fill in Excel is combining two words together. In the example below, we’ll show you how to use Flash Fill to quickly combine a first name and a last name into a third cell for the full name.

In this example, column C contains the first name, column D contains the last name, and column E is the column for the full name.

1. First, type the full name into the first cell the way you’d like it to look (combining the contents of the First Name cell and the Last Name cell.

1. After this, start typing the same thing into the next cell (the First Name and Last Name from the cells to the left). You’ll notice that Excel’s Flash Fill feature will automatically detect the pattern from the content of the cell above it that you typed manually.
   
   Using this “learning”, Excel will provide a preview of what it thinks you want to type. It will even show you how the rest of the cells will fill in for the rest of the column.

1. Just press Enter to accept this preview. You’ll see the Excel Flash Fill feature perform its magic as it fills in all of the rest of the cells in this column for you.

As you can see, the Flash Fill feature can save a tremendous amount of time if you compare manually typing one cell and Enter to having to manually type the names for all of the cells in the new column.

If you’ve noticed that the Flash Fill feature doesn’t work, you need to turn on the Flash Fill feature in Excel. You can see how to do that in the last section of this article.

Excel Flash Fill Options

When you perform the Flash Fill steps above, you’ll notice a small icon will appear next to the filled-in cells. If you select the drop-down arrow to the right of this icon, you’ll see some additional options you can use with the Flash Fill feature. 

Using the Flash Fill options in this drop-down box, you can:

• Undo Flash Fill: Undo the action that filled in the entire column after you pressed Enter
• Accept suggestions: This will tell Excel’s Flash Fill feature for this column that you’re fine with the changes to the column and would like to keep them
• Select xx blank cells: Lets you identify any cells that didn’t get filled-in and are blank so that you can fix those if you need to
• Select xx changed cells: Lets you select all of the cells that automatically changed after the Flash Fill feature updated those cells

Once you select Accept suggestions, you’ll see that the “select” numbers for the “changed cells” will drop to zero. This is because once you accept the changes, those cell contents are no longer considered “changed” by the Flash Fill feature.

How To Enable Flash Fill In Excel

If you’ve noticed that Excel doesn’t provide a Flash Fill preview when you start typing the second cell, you may need to enable the feature.

To do this:

Select File > Options > Advanced. Scroll down to the Editing options section and make sure both Enable AutoComplete for cell values and Automatically Flash Fill are selected.

Select OK to finish. Now, the next time you start typing in the second cell after filling in the first, Excel should detect the pattern and provide you with a preview for how it thinks you want to fill in the rest of the cells in the column.

You can also activate the Flash Fill feature for the cell you have highlighted by selecting the Flash Fill icon in the Data menu under the Data Tools group in the ribbon. 

You can also use it by pressing Ctrl + E on the keyboard.

When To Use Flash Fill In Excel

Concatenating full names from two columns is a simple example of how you can use Flash Fill in Excel, but there are many more advanced uses for this powerful feature.

• Extract a substring from a large string (like a zip code from a full address) in another column
• Pull numbers out of alphanumeric strings
• Remove spaces from before or after strings
• Insert substrings (like a comma or dash) into existing strings
• Reformat dates
• Replace part of a string with new text

Keep in mind that, however useful the Flash Fill feature is, it will not automatically update when you change the original cells.

For example, in the first and last name example in the first section of this article, you could achieve the same output by using the Concatenate function and then filling the rest of the column with that function.

=CONCATENATE(C2,” “,D2)

When you do this, if either of the first two cells change, the Full Name will update. One drawback of this is that if you delete either of the first two columns, the Full Name column will clear or display an error.

This is why the Flash Fill function in Excel is best used when you want to fully and permanently convert the original columns into a newly formatted string or number.

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