एक ही क्रिया को बार-बार करना न केवल उबाऊ है, बल्कि यह समय की बर्बादी और आपकी उत्पादकता^{(productivity)} पर एक नाली भी हो सकती है । यह शुरुआती एक्सेल उपयोगकर्ताओं^{(beginner Excel users)} के लिए विशेष रूप से सच है , जो यह महसूस नहीं कर सकते हैं कि मैक्रो रिकॉर्ड करके सामान्य कार्यों को स्वचालित करना आसान है। लेकिन एक्सेल^(Excel) मैक्रो क्या है? 

एक्सेल^(Excel) मैक्रोज़ आपको फ़ार्मुलों को सम्मिलित करने से लेकर डेटा स्वरूपण तक, आपके द्वारा किए जाने वाले कई सामान्य कार्यों को स्वचालित करने की अनुमति देता है। उन्हें बनाने के लिए आपको एक प्रोग्रामर होने की आवश्यकता नहीं है, क्योंकि एक्सेल^(Excel) आपके कार्यों को रिकॉर्ड कर सकता है जैसे आप उन्हें करते हैं। यदि आप जानना चाहते हैं कि एक्सेल^(Excel) में मैक्रो कैसे रिकॉर्ड किया जाता है , तो आपको नीचे दिए गए चरणों का पालन करना होगा।

एक्सेल मैक्रो क्या है?^{(What Is an Excel Macro?)}

एक्सेल^(Excel) मैक्रो निर्देशों का एक रिकॉर्ड किया गया सेट है, जो मैन्युअल रूप से वीबीए ( ^{(created manually in VBA)}एप्लिकेशन^{(Applications)} के लिए विजुअल बेसिक ) में बनाया गया है या एक्सेल के ^(Basic)मैक्रो रिकॉर्डर^{(Macro Recorder )} टूल का उपयोग करके स्वचालित रूप से रिकॉर्ड किया गया है। मैक्रो आपको किसी भी संख्या में सामान्य क्रियाओं को सहेजने की अनुमति देता है, जैसे रिक्त स्तंभों को हटाना, पाठ स्वरूपण बदलना, या किसी कार्यपुस्तिका में नए सूत्र सम्मिलित करना।

इन सहेजी गई क्रियाओं को तब एक बटन के क्लिक के साथ या किसी विशिष्ट कीबोर्ड शॉर्टकट का उपयोग करके चलाया जा सकता है। प्रत्येक मैक्रो का एक विशिष्ट शॉर्टकट होता है जिसका उपयोग आप क्रिया को शीघ्रता से दोहराने के लिए कर सकते हैं।

यदि आप किसी मैक्रो को रिकॉर्ड करने के लिए एक्सेल का उपयोग करते हैं, तो आप स्प्रेडशीट बनाने या संपादित करने में लगने वाले समय को कम कर देंगे, इस प्रक्रिया में अपने वर्कफ़्लो को तेज़ कर देंगे।

एक्सेल में मैक्रो कैसे रिकॉर्ड करें^{(How to Record a Macro in Excel)}

Microsoft Excel में एक नया मैक्रो बनाने का सबसे आसान तरीका मैक्रो रिकॉर्डर^{(Macro Recorder )} टूल का उपयोग करके इसे रिकॉर्ड करना है , जिसे आप Windows या Mac पर Excel में उपयोग कर सकते हैं । दुर्भाग्य से, एक्सेल ऑनलाइन^{(Excel Online)} में मैक्रो रिकॉर्ड करना संभव नहीं है । 

1. Excel में एक नया मैक्रो रिकॉर्ड करने के लिए , एक नई या मौजूदा कार्यपुस्तिका खोलें। रिबन बार पर डेवलपर^(Developer) टैब में, रिकॉर्ड मैक्रो^{(Record Macro)} बटन का चयन करें। वैकल्पिक रूप से, अपने कीबोर्ड पर Alt + T + M + R

1. मैक्रो रिकॉर्ड^{(Record Macro)} विंडो में , आप मैक्रो नाम^{(Macro name)} बॉक्स में अपने मैक्रो के उद्देश्य की पहचान करने के लिए एक नाम सेट कर सकते हैं , साथ ही विवरण^{(Description )} बॉक्स में अन्य उपयोगकर्ताओं के लिए विवरण प्रदान कर सकते हैं। कीबोर्ड शॉर्टकट में नया मैक्रो असाइन करने के लिए आप एक शॉर्टकट कुंजी (जैसे Ctrl + T

1. स्टोर मैक्रो में^{(Store macro in)} ड्रॉप -डाउन मेनू में, आप मैक्रो को रिकॉर्ड करने के बाद उसे कहाँ सहेजना चाहते हैं, यह सेट कर सकते हैं, जैसे कि यह कार्यपुस्तिका^{(This Workbook )} (इसे खुली कार्यपुस्तिका में सहेजने के लिए), नई कार्यपुस्तिका^{(New Workbook )} (इसे एक नई कार्यपुस्तिका में सहेजने के लिए ) ), या व्यक्तिगत मैक्रो वर्कबुक^{(Personal Macro Workbook )} (आपको इसे कई कार्यपुस्तिकाओं में उपयोग करने की अनुमति देने के लिए)। अपने विकल्पों की पुष्टि करने के बाद रिकॉर्डिंग शुरू करने के लिए ओके^(OK) बटन का चयन करें ।

1. एक बार जब आप ठीक^(OK) चुनते हैं , तो एक्सेल मैक्रो रिकॉर्डर^{(Excel Macro Recorder)} रिकॉर्डिंग मोड में होगा। एक बटन क्लिक करने से लेकर किसी सेल को संपादित करने तक, आपके द्वारा की जाने वाली प्रत्येक क्रिया को रिकॉर्ड किया जाएगा। इस बिंदु पर मैक्रो के रूप में आप जो कार्य करना चाहते हैं, उसे निष्पादित करें, फिर एक बार जब आप कर लें तो डेवलपर^(Developer) टैब में स्टॉप रिकॉर्डिंग^{(Stop Recording )} बटन का चयन करें।

मौजूदा Microsoft Excel मैक्रो को चलाना, संपादित करना या हटाना^{(Running, Editing or Deleting Existing Microsoft Excel Macros)}

रिकॉर्ड मैक्रो^{(Record Macro)} विंडो में आपके द्वारा चुने गए सहेजे गए स्थान के आधार पर , आपका रिकॉर्ड किया गया मैक्रो^(Macro) आपकी खुली कार्यपुस्तिका या नई खुली कार्यपुस्तिका में चलने के लिए तैयार होगा।

1. आपके द्वारा बनाए गए मैक्रो को चलाने, संपादित करने या हटाने के लिए, रिबन बार से Developer > Macros

1. मैक्रो^{(Macro )} विंडो में , आपकी खुली कार्यपुस्तिका में चलने के लिए उपलब्ध मैक्रो की सूची सूचीबद्ध होगी। मैक्रो चलाने के लिए, इसे सूची से चुनें, फिर रन^(Run) बटन चुनें। इसके बजाय मैक्रो बनाने के लिए आप अपने द्वारा चुने गए कीबोर्ड शॉर्टकट का भी उपयोग कर सकते हैं।

1. इसके बजाय रिकॉर्ड किए गए मैक्रो में परिवर्तन करने के लिए, संपादित करें^{(Edit )} बटन का चयन करें। यह एक्सेल वीबीए^{(Excel VBA)} संपादक खोलेगा , उन्नत उपयोगकर्ताओं को वीबीए कोड संपादित करने^{(edit the VBA code)} और मैक्रो के चलने के तरीके को बदलने की अनुमति देगा। VBA शुरुआती^{(VBA beginners)} के लिए मैक्रो को हटाना और इसे फिर से रिकॉर्ड करना आसान हो सकता है।

1. मैक्रो को हटाने के लिए, इसे सूची से चुनें, फिर हटाएं^{(Delete )} बटन का चयन करें।

1. एक्सेल^(Excel) आपसे यह पुष्टि करने के लिए कहेगा कि आप मैक्रो को हटाना चाहते हैं। इसकी पुष्टि करने के लिए हाँ^(Yes) चुनें । एक बार हटाए जाने के बाद, आपको ऊपर सूचीबद्ध चरणों का उपयोग करके मैक्रो को फिर से रिकॉर्ड करना होगा।

रिकॉर्ड किए गए मैक्रोज़ के साथ एक्सेल फ़ाइलें सहेजना^{(Saving Excel Files with Recorded Macros)}

Excel कार्यपुस्तिकाएँ आमतौर पर XLSX फ़ाइल स्वरूप^{(XLSX file format )} (या Excel 2007 और पुराने में बनाई गई कार्यपुस्तिकाओं के लिए XLS ) में सहेजी जाती हैं। ^(XLS)यह फ़ाइल प्रकार अधिकांश एक्सेल^(Excel) डेटा का समर्थन करता है, लेकिन किसी भी सहेजे गए एक्सेल^(Excel) मैक्रो को शामिल नहीं करता है।

रिकॉर्ड किए गए मैक्रोज़ के साथ एक्सेल^(Excel) फ़ाइल को सहेजने के लिए , आपको इसके बजाय एक्सएलएसएम^(XLSM) फ़ाइल प्रारूप का उपयोग करना होगा।

1. किसी Excel फ़ाइल को मैक्रो-सक्षम कार्यपुस्तिका के रूप में सहेजने के लिए, File > Save As > Browse चुनें . 

1. इस रूप में सहेजें^{(Save As )} विंडो में, ड्रॉप-डाउन मेनू से Excel Macro-Enabled Workbook (*.xlsm) फ़ाइल को सहेजने के लिए स्थान चुनें, फिर उसे सहेजने के लिए सहेजें^(Save) बटन चुनें।

1. जब आप किसी अन्य पीसी या मैक^(Mac) पर मैक्रो-सक्षम एक्सेल^(Excel) फ़ाइल खोलते हैं, तो आपको पहले किसी भी शामिल मैक्रो को चलाने के लिए एक्सेल^(Excel) को अधिकृत करने की आवश्यकता हो सकती है । ऐसा करने के लिए मैक्रो सक्षम करें^{(Enable Macros)} बटन का चयन करें।

रिकॉर्ड किए गए मैक्रोज़ के साथ एक्सेल फ़ाइलें साझा करना^{(Sharing Excel Files with Recorded Macros)}

एक्सेल^(Excel) मैक्रो उपयोगी हैं, लेकिन उनमें संभावित सुरक्षा जोखिम भी शामिल हैं। यदि आप किसी ऐसे स्रोत से मैक्रोज़ वाली एक्सेल^(Excel) फ़ाइल खोलते हैं जिसे आप पहचानते या विश्वास नहीं करते हैं, तो आप उस फ़ाइल को अपने पीसी पर खतरनाक कोड चलाने की अनुमति दे रहे हैं।

इस वजह से, जीमेल^(Gmail) जैसे ऑनलाइन ईमेल प्रदाता स्वचालित रूप से उपयोगकर्ताओं को अन्य उपयोगकर्ताओं को एक्सएलएसएम^(XLSM) (मैक्रो-सक्षम एक्सेल^(Excel) वर्कबुक) फाइल भेजने से रोकते हैं। यदि ऐसा होता है, तो आप अन्य उपयोगकर्ताओं के साथ इसे ऑनलाइन साझा करने के लिए Google डिस्क^{(Google Drive)} जैसी फ़ाइल साझाकरण सेवाओं का उपयोग करने में सक्षम हो सकते हैं।

यदि आप अपनी मैक्रो-सक्षम एक्सेल^(Excel) फ़ाइल को किसी अन्य उपयोगकर्ता के साथ साझा करना चाहते हैं, तो आप इसे किसी अन्य पीसी या मैक^(Mac) , या स्मार्टफ़ोन जैसे अन्य उपकरणों के साथ साझा करने के लिए स्थानीय फ़ाइल स्थानांतरण विधियों को भी देख सकते हैं।^{(local file transfer methods)}

मैक्रो-सक्षम एक्सेल^(Excel) फाइलें वायरस या अन्य मैलवेयर के साथ पैक की जा सकती हैं, इसलिए यदि आप एक एक्सेल^(Excel) फाइल खोलते हैं जिस पर आपको भरोसा नहीं है, तो आपको बाद में मैलवेयर के लिए स्कैन^{(scan for malware)} करने की आवश्यकता हो सकती है ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि आपके पीसी से समझौता नहीं किया गया है। या फ़ाइल को^{(scan the file itself)} खोलने से पहले ही उसे स्कैन कर लें।

उन्नत एक्सेल टिप्स और ट्रिक्स^{(Advanced Excel Tips and Tricks)}

मैक्रो रिकॉर्ड करना सिर्फ एक एक्सेल ट्रिक^{(Excel trick)} है जो आपको समय बचाने में मदद कर सकती है, लेकिन एक्सेल^(Excel) की अन्य विशेषताएं भी हैं जो आपको अधिक उत्पादक भी बना सकती हैं। पावर^(Power) उपयोगकर्ता डेटा को ऑनलाइन स्क्रैप करने के लिए एक्सेल का उपयोग करने^{(using Excel to scrape data online)} में रुचि ले सकते हैं, जबकि डेटा विश्लेषक व्यापक डेटा विश्लेषण के लिए COUNTIFS, SUMIFS और AVERAGEIFS का उपयोग करने के^{(how to use COUNTIFS, SUMIFS and AVERAGEIFS)} बारे में उत्सुक हो सकते हैं ।

यदि आप एक टीम के रूप में काम करना पसंद करते हैं, या आप एक जटिल एक्सेल^(Excel) फॉर्मूला से जूझ रहे हैं , तो आप साझा कार्यपुस्तिका का उपयोग करके एक्सेल स्प्रेडशीट पर भी सहयोग कर सकते हैं। ^{(collaborate on Excel spreadsheets)}आप पा सकते हैं कि Google पत्रक^{(Google Sheets is a better option)} ऑनलाइन सहयोग के लिए एक बेहतर विकल्प है, हालांकि, कई समान कार्यों और सुविधाओं के साथ।

How to Record a Macro in Excel

Performing the sаme actions over and over again isn’t just boring, but it can also be a waste of timе and a drain on your productivity. This is especially true for beginner Excel users, who might not realise that it’s easy to automate common tasks by recording a macro. But what is an Excel macro? 

Excel macros allow you to automate many of the common tasks you’ll perform, from inserting formulas to formatting data. You don’t need to be a programmer to create them, as Excel can record your actions as you perform them. If you want to know how to record a macro in Excel, you’ll need to follow the steps below.

What Is an Excel Macro?

An Excel macro is a recorded set of instructions, created manually in VBA (Visual Basic for Applications) or recorded automatically using Excel’s Macro Recorder tool. A macro allows you to save any number of common actions, such as deleting blank columns, changing text formatting, or inserting new formulae into a workbook.

These saved actions can then be run with the click of a button or by using a specific keyboard shortcut. Each macro has a specific shortcut that you can use to quickly repeat the action.

If you use Excel to record a macro, you’ll reduce the time it takes to create or edit a spreadsheet, speeding up your workflow in the process.

How to Record a Macro in Excel

The easiest way to create a new macro in Microsoft Excel is to record it using the Macro Recorder tool, which you can use in Excel on Windows or Mac. Unfortunately, it isn’t possible to record a macro in Excel Online. 

1. To record a new macro in Excel, open a new or existing workbook. In the Developer tab on the ribbon bar, select the Record Macro button. Alternatively, press the Alt + T + M + R keys on your keyboard.

1. In the Record Macro window, you can set a name for your macro to identify its purpose in the Macro name box, as well as provide a description for other users in the Description box. You can also add a shortcut key (such as Ctrl + T) to assign the new macro to a keyboard shortcut.

1. In the Store macro in drop-down menu, you can set where you’d like to save the macro once it’s recorded, such as This Workbook (to save it to the open workbook), New Workbook (to save it to a new workbook), or Personal Macro Workbook (to allow you to use it in multiple workbooks). Select the OK button to begin recording once you’ve confirmed your choices.

1. Once you select OK, the Excel Macro Recorder will be in recording mode. Each action you perform, from clicking a button to editing a cell, will be recorded. Perform the actions you wish to record as a macro at this point, then select the Stop Recording button in the Developer tab once you’re done.

Running, Editing or Deleting Existing Microsoft Excel Macros

Depending on the save location you selected in the Record Macro window, your recorded Macro will be ready to run in your open workbook or in a newly opened workbook.

1. To run, edit, or delete the macro you’ve created, select Developer > Macros from the ribbon bar.

1. In the Macro window, a list of available macros to run in your open workbook will be listed. To run the macro, select it from the list, then select the Run button. You can also use the keyboard shortcut you selected when you created the macro to run it instead.

1. To make changes to the recorded macro instead, select the Edit button. This will open the Excel VBA editor, allowing advanced users to edit the VBA code and change how the macro runs. VBA beginners may find it easier to simply delete the macro and record it again.

1. To delete the macro, select it from the list, then select the Delete button.

1. Excel will ask you to confirm that you want to delete the macro. Select Yes to confirm this. Once deleted, you’ll need to record the macro again using the steps listed above.

Saving Excel Files with Recorded Macros

Excel workbooks are typically saved in the XLSX file format (or XLS for workbooks created in Excel 2007 and older). This file type supports most Excel data, but excludes any saved Excel macros.

To save an Excel file with recorded macros, you’ll need to use the XLSM file format instead.

1. To save an Excel file as a macro-enabled workbook, select File > Save As > Browse. 

1. In the Save As window, select Excel Macro-Enabled Workbook (*.xlsm) from the drop-down menu. Choose a location to save the file, then select the Save button to save it.

1. When you open the macro-enabled Excel file on another PC or Mac, you may need to authorize Excel to run any included macros first. Select the Enable Macros button to do this.

Sharing Excel Files with Recorded Macros

Excel macros are useful, but they also include potential security risks. If you open an Excel file containing macros from a source that you don’t recognize or trust, then you’re allowing that file to run dangerous code on your PC.

Because of this, online email providers like Gmail automatically block users from sending XLSM (macro-enabled Excel workbook) files to other users. If this happens, you may be able to use file sharing services like Google Drive to share it online with other users.

If you want to share your macro-enabled Excel file with another user nearby, then you could also look at local file transfer methods to share it with another PC or Mac, or with other devices like smartphones.

Macro-enabled Excel files can be packaged with viruses or other malware, so if you open an Excel file that you don’t trust, you may need to scan for malware afterwards to ensure that your PC isn’t compromised. Or scan the file itself before opening it.

Advanced Excel Tips and Tricks

Recording a macro is just one Excel trick that can help you save time, but there are other Excel features that can make you more productive as well. Power users might be interested in using Excel to scrape data online, while data analysts might be curious about how to use COUNTIFS, SUMIFS and AVERAGEIFS for extensive data analysis.

If you prefer to work as a team, or you’re struggling with a complicated Excel formula, you can also collaborate on Excel spreadsheets using a shared workbook. You may find that Google Sheets is a better option for online collaboration, however, with many of the same functions and features.

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