आपके पास एक एक्सेल^(Excel) वर्कबुक है जिसमें हजारों नंबर और शब्द हैं। वहाँ निश्चित रूप से एक ही संख्या या शब्द के गुणज होंगे। आपको उन्हें खोजने की आवश्यकता हो सकती है। इसलिए हम ऐसे कई तरीकों को देखने जा रहे हैं जिनसे आप Excel 365 में मेल खाने वाले मान प्राप्त कर सकते हैं ।

हम दो अलग-अलग कार्यपत्रकों और दो अलग-अलग स्तंभों में समान शब्दों या संख्याओं को ढूँढ़ने जा रहे हैं। हम EXACT , MATCH , और VLOOKUP फ़ंक्शंस का उपयोग करने पर विचार करेंगे। हमारे द्वारा उपयोग की जाने वाली कुछ विधियाँ Microsoft Excel के वेब संस्करण में काम नहीं कर सकती हैं , लेकिन वे सभी डेस्कटॉप संस्करण में काम करेंगी। 

एक्सेल फंक्शन क्या है?^{(What’s An Excel Function?)}

यदि आपने पहले फ़ंक्शंस का उपयोग किया है, तो आगे बढ़ें। 

एक एक्सेल^(Excel) फ़ंक्शन एक मिनी ऐप की तरह है। यह किसी एक कार्य को करने के लिए चरणों की एक श्रृंखला लागू करता है। सबसे अधिक उपयोग किए जाने वाले एक्सेल फ़ंक्शन ^(Excel)फ़ॉर्मूला^{(Formulas )} टैब में पाए जा सकते हैं । यहाँ हम उन्हें फलन की प्रकृति के अनुसार वर्गीकृत करते हुए देखते हैं -

• ऑटोसम
• हाल ही में उपयोग किया गया
• वित्तीय
• तार्किक
• मूलपाठ
• दिनांक समय
• लुकअप और संदर्भ
• गणित और त्रिकोण
• अधिक कार्य।

अधिक कार्य^{(More Functions )} श्रेणी में सांख्यिकीय, इंजीनियरिंग, घन, सूचना, संगतता और वेब^{(Statistical, Engineering, Cube, Information, Compatibility, and Web)} श्रेणियां शामिल हैं ।

सटीक कार्य^{(The Exact Function)}

सटीक^(Exact) फ़ंक्शन का कार्य दो स्तंभों की पंक्तियों के माध्यम से जाना और Excel कक्षों में मेल खाने वाले मानों को खोजना है। सटीक^(Exact) मतलब सटीक। अपने आप में, सटीक^(Exact) कार्य केस संवेदी है। यह न्यूयॉर्क^{(New York )} और न्यूयॉर्क^{(new york )} को एक मैच के रूप में नहीं देखेगा ।

नीचे दिए गए उदाहरण में, टेक्स्ट के दो कॉलम हैं - टिकट^{(– Tickets)} और रसीदें^(Receipts) । टेक्स्ट के केवल 10 सेटों के लिए, हम उन्हें देखकर उनकी तुलना कर सकते हैं। कल्पना कीजिए कि अगर 1,000 या अधिक पंक्तियाँ होतीं। वह तब होगा जब आप सटीक^(Exact) फ़ंक्शन का उपयोग करेंगे।

कर्सर को सेल C2 में रखें। सूत्र पट्टी में, सूत्र दर्ज करें 

=EXACT(E2:E10,F2:F10)

E2:E10 मानों के पहले कॉलम को संदर्भित करता है और F2:F10 इसके ठीक आगे के कॉलम को संदर्भित करता है। एक बार जब हम एंटर^(Enter) दबाते हैं , तो एक्सेल^(Excel) प्रत्येक पंक्ति में दो मानों की तुलना करेगा और हमें बताएगा कि यह एक मेल है या नहीं ( सही^(True) ) या नहीं ( गलत^(False) )। चूंकि हमने केवल दो कक्षों के बजाय श्रेणियों का उपयोग किया है, सूत्र इसके नीचे के कक्षों में फैल जाएगा और अन्य सभी पंक्तियों का मूल्यांकन करेगा।

हालांकि यह तरीका सीमित है। यह केवल दो कोशिकाओं की तुलना करेगा जो एक ही पंक्ति में हैं। यह उदाहरण के लिए B3 के साथ A2 में जो है उसकी तुलना नहीं करेगा। हम यह कैसे करे? मैच^(MATCH) मदद कर सकता है।

मैच समारोह^{(The MATCH Function)}

MATCH का उपयोग हमें यह बताने के लिए किया जा सकता है कि किसी विशिष्ट मान के लिए मिलान कक्षों की श्रेणी में कहां है।

मान लें कि हम यह पता लगाना चाहते हैं कि एक विशिष्ट SKU ( स्टॉक कीपिंग यूनिट^{(Stock Keeping Unit)} ) किस पंक्ति में है, नीचे दिए गए उदाहरण में।

यदि हम यह जानना चाहते हैं कि AA003 किस पंक्ति में है, तो हम सूत्र का उपयोग करेंगे:

=MATCH(J1,E2:E9,0)

J1 उस सेल को संदर्भित करता है जिसका हम मिलान करना चाहते हैं। E2:E9 हमारे द्वारा खोजे जा रहे मानों की श्रेणी को संदर्भित करता है। सूत्र के अंत में शून्य ( 0 ) एक्सेल^(Excel) को सटीक मिलान देखने के लिए कहता है। यदि हम संख्याओं का मिलान कर रहे थे, तो हम अपनी क्वेरी से कुछ कम खोजने के लिए 1 का उपयोग कर सकते थे या ⁽¹⁾2 का उपयोग अपनी क्वेरी से कुछ बड़ा खोजने के लिए कर सकते थे।

लेकिन क्या होगा अगर हम AA003 की कीमत का पता लगाना चाहते हैं ?

वीलुकअप फंक्शन^{(The VLOOKUP Function)}

VLOOKUP में V , लंबवत के लिए है। मतलब यह किसी कॉलम में दिए गए मान को खोज सकता है। यह जो भी कर सकता है वह उसी पंक्ति पर एक मान लौटाता है जो पाया गया मान है। 

यदि आपके पास मासिक^(Monthly) चैनल में Office 365 सदस्यता है , तो आप नए XLOOKUP का उपयोग कर सकते हैं । यदि आपके पास केवल अर्ध-वार्षिक सदस्यता है, तो यह आपके लिए जुलाई 2020^{(July 2020)} में उपलब्ध होगी ।

आइए समान इन्वेंट्री डेटा का उपयोग करें और किसी चीज़ की कीमत खोजने का प्रयास करें।

जहां हम पहले एक पंक्ति की तलाश कर रहे थे, सूत्र दर्ज करें:

=VLOOKUP(J1,E2:G9,3,FALSE)

J1 उस सेल को संदर्भित करता है जिसका हम मिलान कर रहे हैं। E2:G9 उन मानों की श्रेणी है जिनके साथ हम काम कर रहे हैं। लेकिन VLOOKUP मैच के लिए केवल उस श्रेणी के पहले कॉलम में दिखेगा। 3 श्रेणी की शुरुआत से तीसरे कॉलम को संदर्भित करता है   ।⁽³⁾

इसलिए जब हम J1 में एक SKU टाइप करते हैं, तो ^(SKU)VLOOKUP मैच ढूंढेगा और उसके ऊपर से सेल 3 कॉलम से वैल्यू को पकड़ लेगा। FALSE एक्सेल^(Excel) को बताता है कि हम किस तरह के मैच की तलाश कर रहे हैं। FALSE का अर्थ है कि यह एक सटीक मिलान होना चाहिए जहां TRUE यह बताएगा कि यह एक करीबी मैच होना चाहिए।

मैं दो अलग-अलग शीट्स में मेल खाने वाले मान कैसे ढूंढूं?^{(How Do I Find Matching Values in Two Different Sheets?)}

उपरोक्त प्रत्येक फ़ंक्शन एक्सेल^(Excel) में मेल खाने वाले मानों को खोजने के लिए दो अलग-अलग शीट पर काम कर सकता है । हम आपको यह दिखाने के लिए सटीक^(EXACT) फ़ंक्शन का उपयोग करने जा रहे हैं कि कैसे। यह लगभग किसी भी समारोह के साथ किया जा सकता है। सिर्फ वही नहीं जिन्हें हमने यहां कवर किया है। विभिन्न शीट और कार्यपुस्तिकाओं के बीच कोशिकाओं को जोड़ने के^{(ways to link cells between different sheets and workbooks)} अन्य तरीके भी हैं ।

होल्डर्स^{(Holders )} शीट पर काम करते हुए , हम सूत्र दर्ज करते हैं 

=EXACT(D2:D10,Tickets!E2:E10)

D2:D10 वह रेंज है जिसे हमने होल्डर्स^(Holders) शीट पर चुना है। एक बार जब हम उसके बाद अल्पविराम लगाते हैं, तो हम टिकट^(Tickets) शीट पर क्लिक कर सकते हैं और खींच सकते हैं और दूसरी श्रेणी का चयन कर सकते हैं। 

देखें कि यह शीट और श्रेणी को Tickets!E2:E10 ? इस मामले में प्रत्येक पंक्ति मेल खाती है, इसलिए परिणाम सभी True हैं ।

मैं इन कार्यों का और कैसे उपयोग कर सकता हूं?^{(How Else Can I Use These Functions?)}

एक बार जब आप चीजों को मिलाने और खोजने के लिए इन कार्यों में महारत हासिल कर लेते हैं, तो आप उनके साथ कई अलग-अलग चीजें करना शुरू कर सकते हैं। VLOOKUP के समान कुछ करने के लिए INDEX और MATCH फ़ंक्शंस का एक साथ उपयोग करने^{(using the INDEX and MATCH functions)} पर भी एक नज़र डालें ।

एक्सेल^(Excel) में मिलान करने वाले मूल्यों को खोजने के लिए एक्सेल^(Excel) फ़ंक्शंस का उपयोग करने के बारे में कुछ अच्छी युक्तियां हैं ? शायद अधिक कैसे करें के बारे में एक प्रश्न? हमें^(Drop) नीचे टिप्पणी में एक नोट दें।

How to Find Matching Values in Excel

Yoυ’ve got an Εxcel workbook with thousands of numbers and words. There are bound to be multiplеs of thе same number or word in there. You might need to find them. So we’re going to look at several ways you can find matching values in Excel 365.

We’re going to cover finding the same words or numbers in two different worksheets and in two different columns. We’ll look at using the EXACT, MATCH, and VLOOKUP functions. Some of the methods we’ll use may not work in the web version of Microsoft Excel, but they will all work in the desktop version. 

What’s An Excel Function?

If you’ve used functions before, skip ahead. 

An Excel function is like a mini app. It applies a series of steps to perform a single task. The most commonly used Excel functions can be found in the Formulas tab. Here we see them categorized by the nature of the function –

• AutoSum
• Recently Used
• Financial
• Logical
• Text
• Date & Time
• Lookup & Reference
• Math & Trig
• More Functions.

The More Functions category contains the categories Statistical, Engineering, Cube, Information, Compatibility, and Web.

The Exact Function

The Exact function’s task is to go through the rows of two columns and find matching values in the Excel cells. Exact means exact. On its own, the Exact function is case sensitive. It won’t see New York and new york as being a match.

In the example below, there are two columns of text – Tickets and Receipts. For only 10 sets of text, we could compare them by looking at them. Imagine if there were 1,000 rows or more though. That’s when you would use the Exact function.

Place the cursor in cell C2. In the formula bar, enter the formula 

=EXACT(E2:E10,F2:F10)

E2:E10 refers to the first column of values and F2:F10 refers to the column right next to it. Once we press Enter, Excel will compare the two values in each row and tell us if it’s a match (True) or not (False). Since we used ranges instead of just two cells, the formula will spill over into the cells below it and evaluate all the other rows.

This method is limited though. It will only compare two cells that are on the same row. It won’t compare what’s in A2 with B3 for example. How do we do that? MATCH can help.

The MATCH Function

MATCH can be used to tell us where a match for a specific value is in a range of cells.

Let’s say we want to find out what row a specific SKU (Stock Keeping Unit) is in, in the example below.

If we want to find what row AA003 is in, we would use the formula:

=MATCH(J1,E2:E9,0)

J1 refers to the cell with the value we want to match. E2:E9 refers to the range of values we’re searching through. The zero (0) at the end of the formula tells Excel to look for an exact match. If we were matching numbers, we could use 1 to find something less than our query or 2 to find something greater than our query.

But what if we wanted to find the price of AA003?

The VLOOKUP Function

The V in VLOOKUP stands for vertical. Meaning it can search for a given value in a column. What it can also do is return a value on the same row as the found value. 

If you’ve got an Office 365 subscription in the Monthly channel, you can use the newer XLOOKUP. If you only have the semi-annual subscription it will be available to you in July 2020.

Let’s use the same inventory data and try to find the price of something.

Where we were looking for a row before, enter the formula:

=VLOOKUP(J1,E2:G9,3,FALSE)

J1 refers to the cell with the value we’re matching. E2:G9 is the range of values we’re working with. But VLOOKUP will only look in the first column of that range for a match. The 3 refers to the 3rd column over from the start of the range.  

So when we type a SKU in J1, VLOOKUP will find the match and grab the value from the cell 3 columns over from it. FALSE tells Excel what kind of match we’re looking for. FALSE means it must be an exact match where TRUE would tell it that it has to be a close match.

How Do I Find Matching Values in Two Different Sheets?

Each of the functions above can work across two different sheets to find matching values in Excel. We’re going to use the EXACT function to show you how. This can be done with almost any function. Not just the ones we covered here. There are also other ways to link cells between different sheets and workbooks.

Working on the Holders sheet, we enter the formula 

=EXACT(D2:D10,Tickets!E2:E10)

D2:D10 is the range we’ve selected on the Holders sheet. Once we put a comma after that, we can click on the Tickets sheet and drag and select the second range. 

See how it references the sheet and range as Tickets!E2:E10? In this case each row matches, so the results are all True.

How Else Can I Use These Functions?

Once you master these functions for matching and finding things, you can start doing a lot of different things with them. Also take a look at using the INDEX and MATCH functions together to do something similar to VLOOKUP.

Have some cool tips on using Excel functions to find matching values in Excel? Maybe a question about how to do more? Drop us a note in the comments below.

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