एक एक्सेल^(Excel) फ़ंक्शन जिसका मैं अपने सूत्रों में काफी उपयोग करता हूं वह है IF फ़ंक्शन। IF फ़ंक्शन का उपयोग तार्किक स्थिति का परीक्षण करने और तार्किक स्थिति TRUE या FALSE के आधार पर दो अलग-अलग परिणाम उत्पन्न करने के लिए किया जाता है ।

आइए एक उदाहरण के रूप में नीचे दी गई मोबाइल फोन बिक्री तालिका का उपयोग करें। आप यहां उदाहरण फ़ाइल डाउनलोड कर सकते हैं ।

IF सिंगल कंडीशन के साथ फंक्शन^{(IF Function with Single Condition)}

एक परिदृश्य पर विचार करें जहां आपको प्रत्येक बिक्री पंक्ति के लिए कमीशन शुल्क^{(Commission Fee)} की गणना करने की आवश्यकता है , जहां बिक्री की गई थी ( स्तंभ डी^{(Column D)} )। यदि बिक्री संयुक्त राज्य अमेरिका^(USA) में की गई थी , तो कमीशन शुल्क^{(Commission Fee)} 10% है, अन्यथा शेष स्थानों पर 5% का कमीशन शुल्क होगा।^{(Commission Fee)}

सेल F2^{(Cell F2)} पर आपको जो पहला फॉर्मूला एंटर करना है, वह नीचे दिखाया गया है:

=IF(D2="USA", E2*10%, E2*5%)

सूत्र टूटना:

1. =IF( - “=” सेल में सूत्र की शुरुआत को इंगित करता है और IF एक्सेल फ़ंक्शन है जिसका हम उपयोग कर रहे हैं।
2. D2=”USA” - तार्किक^(Logical) परीक्षण जो हम करते हैं (अर्थात यदि कॉलम D2 में डेटा यूएसए^(USA) है )।
3.  E2*10% - यदि प्रारंभिक तार्किक परीक्षण का परिणाम TRUE (अर्थात स्तंभ D2 में मान यूएसए है) में ^(USA)परिणाम^(Result) है जो सूत्र द्वारा लौटाया जाएगा ।
4. E2*5% - यदि प्रारंभिक तार्किक परीक्षण FALSE में परिणाम देता है (अर्थात कॉलम D2 में मान यूएसए ^(USA)नहीं है) तो ^(NOT)परिणाम^(Result) जो सूत्र द्वारा लौटाया जाएगा ।
5. ) - सूत्र के अंत को इंगित करने वाला समापन^(Closing) कोष्ठक।

फिर आप सेल F2 से ^{(Cell F2)}कॉलम F^{(Column F)} की बाकी पंक्तियों में फॉर्मूला को कॉपी कर सकते हैं और यह प्रत्येक पंक्ति के लिए कमीशन शुल्क^{(Commission Fee)} की गणना करेगा , या तो 10% या 5% इस पर निर्भर करता है कि क्या IF तार्किक परीक्षण प्रत्येक पर TRUE या FALSE लौटाता है पंक्ति।

एकाधिक शर्तों के साथ IF फ़ंक्शन^{(IF Function with Multiple Conditions)}

क्या होगा यदि नियम थोड़े अधिक जटिल थे जहां आपको प्रत्येक शर्त के लिए अलग-अलग परिणामों के साथ एक से अधिक तार्किक स्थिति के लिए परीक्षण करने की आवश्यकता होती है?

एक्सेल^(Excel) के पास इसका जवाब है! हम एक ही सेल के भीतर कई IF फ़ंक्शन को जोड़ सकते हैं, जिसे कभी-कभी Nested IF के रूप में जाना जाता है ।

एक समान परिदृश्य पर विचार करें जहां नीचे दिए गए अनुसार प्रत्येक बिक्री स्थान के लिए ^{(Sales Location)}आयोग^{(Commissions)} अलग-अलग हैं:

• यूएसए^(USA) 10%
• ऑस्ट्रेलिया^(Australia) 5%
• सिंगापुर^(Singapore) 2%

सेल F2^{(Cell F2)} में (जिसे बाद में उसी कॉलम F में शेष पंक्तियों में कॉपी किया जाएगा), सूत्र को निम्नानुसार दर्ज करें:

=IF(D2="USA",E2*10%,IF(D2="Australia",E2*5%,E2*2%))

सूत्र टूटना:

1. =IF( - IF स्टेटमेंट का उपयोग करके फॉर्मूला की शुरुआत^(Beginning)
2. D2=”USA” - पहला^(First) तार्किक परीक्षण जो हम करते हैं (अर्थात यदि कॉलम D2 में डेटा यूएसए^(USA) है )।
3.  E2*10% - यदि प्रारंभिक तार्किक परीक्षण का परिणाम TRUE (अर्थात स्तंभ D2 में मान यूएसए है) में ^(USA)परिणाम^(Result) है जो सूत्र द्वारा लौटाया जाएगा ।
4. IF(D2=”Australia”,E2*5%,E2*2%) - दूसरा एक्सेल IF^{(Excel IF)} स्टेटमेंट जिसका मूल्यांकन किया जाएगा यदि प्रारंभिक तार्किक परीक्षण के परिणामस्वरूप FALSE (यानी कॉलम D2 में मान यूएसए ^(USA)नहीं^(NOT) है )। यह " आईएफ फंक्शन विद सिंगल कंडीशन"^{(IF Function with Single Condition”)} का एक समान सिंटैक्स है, जिसकी चर्चा इस लेख में पहले की गई थी, जहां यदि सेल ^(Cell)डी 2 पर मूल्य ^(D2)ऑस्ट्रेलिया^(Australia) है , तो E2*5% का परिणाम वापस कर दिया जाएगा। अन्यथा, यदि मान ऑस्ट्रेलिया नहीं है, तो फ़ंक्शन ^(Australia)E2*2%. का परिणाम लौटाएगा ।
5. ) - पहले IF फ़ंक्शन के लिए सूत्र के अंत को इंगित करने वाला क्लोजिंग ब्रैकेट।^(Closing)

चूंकि एक्सेल^(Excel) बाएं से दाएं सूत्र का आकलन करेगा, जब एक तार्किक परीक्षण पूरा हो जाता है (उदाहरण के लिए D2=“USA”, फ़ंक्शन बंद हो जाएगा और परिणाम को वापस कर देगा, इसके बाद किसी और तार्किक परीक्षण को अनदेखा कर देगा (उदाहरण के लिए D2=“Australia” । )

इसलिए यदि पहला तार्किक परीक्षण FALSE लौटाता है (अर्थात स्थान संयुक्त राज्य अमेरिका^(USA) नहीं है ), तो यह दूसरे तार्किक परीक्षण का आकलन करना जारी रखेगा। यदि दूसरा तार्किक परीक्षण FALSE भी लौटाता है (अर्थात स्थान ऑस्ट्रेलिया^(Australia) नहीं है ), तो हमें आगे परीक्षण करने की आवश्यकता नहीं है क्योंकि हम जानते हैं कि सेल D2 पर एकमात्र संभावित मान ^{(Cell D2)}सिंगापुर^(Singapore) है इसलिए इसे E2*2% का परिणाम देना चाहिए ।

 यदि आप स्पष्टता के लिए पसंद करते हैं, तो आप तीसरा तार्किक परीक्षण IF(D2=”Singapore”, “value if TRUE” , “value if FALSE”) जोड़ सकते हैं । इसलिए, पूर्ण विस्तारित सूत्र नीचे दिखाया गया है:

=IF(D2="USA",E2*10%,IF(D2="Australia",E2*5%,IF(D2="Singapore",E2*2%)))

जैसा कि पहले उल्लेख किया गया है, उपरोक्त वही परिणाम लौटाएगा जो हमारे पास प्रारंभिक सूत्र था।

=IF(D2="USA",E2*10%,IF(D2="Australia",E2*5%,E2*2%))

त्वरित सुझाव^{(Quick Tips)}

• प्रत्येक आईएफ (^{(IF( )} फ़ंक्शन के लिए, एक उद्घाटन और समापन गोल ब्रैकेट होना चाहिए। जब ​​ऊपर दिए गए उदाहरणों में से एक के अनुसार तीन आईएफ फ़ंक्शन होते हैं, तो सूत्र को तीन समापन ब्रैकेट की आवश्यकता होगी ^(IF)"))" , प्रत्येक के अंत को चिह्नित करना एक संबंधित उद्घाटन IF( statement.
• यदि हम तार्किक परीक्षण के दूसरे परिणाम को निर्दिष्ट नहीं करते हैं (जब तार्किक परीक्षण का परिणाम FALSE होता है), तो ^(FALSE)एक्सेल^(Excel) द्वारा निर्दिष्ट डिफ़ॉल्ट मान "FALSE" टेक्स्ट होगा । तो सूत्र =IF(D2=”USA”,E2*10%) यदि D2 "USA" नहीं है, तो "FALSE" टेक्स्ट वापस कर देगा ।
• यदि आपके पास कई अलग-अलग तार्किक परीक्षण हैं, जिनमें से प्रत्येक का अपना अलग परिणाम है, तो आप ऊपर दिए गए उदाहरण के समान IF फ़ंक्शन को एक के बाद एक कई बार जोड़/घोंसला कर सकते हैं।

How to Use If and Nested If Statements in Excel

One Excel functіon that I use quite a bit in my formulas is the IF function. The IF function is used to test a logical condition and produce two different results depending on whether the logical condition returns TRUE or FALSE.

Let’s use the mobile phone sales table below as an example. You can download the example file here.

IF Function with Single Condition

Consider a scenario where you need to calculate the Commission Fee for each sales row, depending on where the sales was made (Column D). If the sales was made in the USA, the Commission Fee is 10%, otherwise the remaining locations will have Commission Fee of 5%.

The first formula that you need to enter on Cell F2 is as shown below:

=IF(D2="USA", E2*10%, E2*5%)

Formula breakdown:

1. =IF( – The “=” indicates the beginning of a formula in the cell and IF is the excel function that we are using.
2. D2=”USA” – Logical test that we perform (i.e. if data in column D2 is USA).
3.  E2*10% – Result that will be returned by the formula if the initial logical test results in TRUE (i.e. value in column D2 is USA).
4. E2*5% – Result that will be returned by the formula if the initial logical test results in FALSE (i.e. value in column D2 is NOT USA).
5. ) – Closing bracket indicating the end of the formula.

Then you can copy down the formula from Cell F2 to the rest of the rows in Column F and it will calculate the Commission Fee for each line, either by 10% or 5% dependent on whether the IF logical test returns TRUE or FALSE on each row.

IF Function with Multiple Conditions

What if the rules were a bit more complicated where you need to test for more than one logical condition with different results being returned for each condition?

Excel has an answer to this! We can combine multiple IF functions within the same cell, which is sometimes known as a Nested IF.

Consider a similar scenario where the Commissions are different for each Sales Location as below:

• USA 10%
• Australia 5%
• Singapore 2%

In Cell F2 (which later will be copied to the rest of the rows in the same column F), enter the formula as follow:

=IF(D2="USA",E2*10%,IF(D2="Australia",E2*5%,E2*2%))

Formula breakdown:

1. =IF( – Beginning of the formula using an IF statement
2. D2=”USA” – First logical test that we perform (i.e. if data in column D2 is USA).
3.  E2*10% – Result that will be returned by the formula if the initial logical test results in TRUE (i.e. value in column D2 is USA).
4. IF(D2=”Australia”,E2*5%,E2*2%) – second Excel IF statement that will be assessed if the initial logical test resulted in FALSE (i.e. value in column D2 is NOT USA). This is a similar syntax of “IF Function with Single Condition” discussed earlier in this article where if value on Cell D2 is Australia, the result of E2*5% will be returned. Otherwise, if the value is not Australia, the function will return result of E2*2%.
5. ) – Closing bracket indicating the end of the formula for the first IF function.

As Excel will assess the formula from the left to the right, when a logical test is met (e.g. D2=“USA”, the function will stop and return the result, ignoring any further logical test after (e.g. D2=“Australia”.)

So if the first logical test returns FALSE (i.e. location is not USA), it will continue to assess the second logical test. If the second logical test returns FALSE as well (i.e. location is not Australia), we do not need to test further as we know the only possible value on Cell D2 is Singapore hence it should return a result of E2*2%.

 If you prefer for clarity, you can add the third logical test IF(D2=”Singapore”, “value if TRUE” , “value if FALSE”). Therefore, the full extended formula is as shown below:

=IF(D2="USA",E2*10%,IF(D2="Australia",E2*5%,IF(D2="Singapore",E2*2%)))

As mentioned earlier, the above will return the same result as the initial formula that we had.

=IF(D2="USA",E2*10%,IF(D2="Australia",E2*5%,E2*2%))

Quick Tips

• For every single IF( function, there needs to be an opening and closing round bracket. When there are three IF functions as per one of the examples above, the formula will need three closing brackets “)))”, each marking the ending of a corresponding opening IF( statement.
• If we do not specify the second outcome of the logical test (when the logical test resulted in FALSE), the default value assigned by Excel will be the text “FALSE”. So formula =IF(D2=”USA”,E2*10%) will return the text “FALSE” if D2 is not “USA”.
• If you have several different logical tests each with its own different outcome, you can combine/nest the IF function multiple times, one after another, similar to the example above.

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