यदि आप वित्त या लेखा के क्षेत्र में हैं, तो आप पहले से ही जानते हैं कि अधिकांश नौकरी के अवसरों के लिए मध्यवर्ती या उन्नत एक्सेल^(Excel) कौशल की आवश्यकता होती है। इन भूमिकाओं में कुछ सबसे सामान्य एक्सेल फ़ंक्शन ^(Excel)पिवट टेबल^{(Pivot Table)} और वीलुकअप^(VLOOKUP) हैं ।

यह लेख पिवट टेबल की मूल बातें बताएगा। यदि आप VLOOKUP^(VLOOKUP) के बारे में अधिक जानना चाहते हैं तो यहां जाएं । साथ ही, INDEX-MATCH^{(INDEX-MATCH)} नामक एक फ़ंक्शन VLOOKUP के विकल्प की जांच करना सुनिश्चित करें ।

एक्सेल में पिवट टेबल बनाएं

पिवट टेबल क्या है? सीधे शब्दों^(Simply) में कहें तो, पिवट टेबल उन अंतर्निहित कार्यों में से एक है जिसका उपयोग आप एक्सेल^(Excel) में डेटा के एक बड़े सेट के आधार पर जल्दी से एक सारांश तालिका बनाने के लिए कर सकते हैं ।

कल्पना कीजिए कि यदि आप एक ऑनलाइन दुकान के मालिक हैं जो बिक्री डेटा के साथ मोबाइल फोन के विभिन्न मॉडल बेचती है जैसा कि नीचे दिखाया गया है। नमूना स्प्रेडशीट डाउनलोड करें ।

लगभग दो महीने तक व्यापार करने के बाद, आप उत्सुक हैं कि क्या आपने पहले महीने या दूसरे महीने में अधिक उत्पाद बेचे हैं। आप यह भी जानना चाहेंगे कि आपने अधिक Apple उत्पाद बेचे हैं या Samsung उत्पाद। अंत में, आप प्रत्येक माह में प्राप्त कुल बिक्री जानना चाहेंगे।

पिवट टेबल किसी भी एक्सेल^(Excel) फॉर्मूला, जैसे कि गणना या योग का उपयोग किए बिना त्वरित सारांश प्राप्त करने के लिए एकदम सही उम्मीदवार है । एक बार जब आप पिवट टेबल के साथ काम करना जानते हैं तो उपरोक्त प्रश्नों के उत्तर कुछ ही सेकंड में तैयार किए जा सकते हैं।

पिवट टेबल बनाने के लिए चरण-दर-चरण निर्देश यहां दिए गए हैं।

चरण 1^{(STEP 1)} - डेटा तालिका के भीतर किसी भी सेल में क्लिक करके एक पिवट टेबल बनाएं , फिर ^(Create)एक्सेल^(Excel) में शीर्ष टैब पर जाएं और सम्मिलित करें^{(Insert )}  ->  पिवट टेबल^{( Pivot Table)} चुनें ।

चरण 2^{(STEP 2)} - एक चयन विंडो दिखाई देगी और यह स्वचालित रूप से उस सेल के आधार पर तालिका की पूरी श्रृंखला निर्धारित करेगी जहां आपने पहले क्लिक किया था। इस उदाहरण के लिए, हम अपनी पिवट टेबल को एक नई वर्कशीट में जोड़ रहे हैं, इसलिए इसे देखना आसान होगा।

STEP 3 - नई शीट में बनी ब्लैंक पिवट टेबल पर क्लिक करें । ^(Click)आप देखेंगे कि आपकी स्प्रैडशीट के दाईं ओर एक पिवट टेबल फ़ील्ड दिखाई देगी। ^{(Pivot Table Fields)}यह वह जगह है जहां आप त्वरित सारांश बनाने के लिए ड्रैग-एंड-ड्रॉप करते हैं।

चरण 4^{(STEP 4)} - प्रत्येक माह बेचे जाने वाले मोबाइल फ़ोन की संख्या जानने के लिए, बेचे गए माह^{(Month Sold)} को ROWS क्षेत्र और ब्रांड^(Brand) को VALUES क्षेत्र में खींचें ।

आप देखेंगे कि प्रत्येक माह के लिए पंक्तियों की संख्या दिखाने के लिए पिवट तालिका^{(Pivot Table)} स्वचालित रूप से अपडेट हो जाएगी, जो प्रत्येक माह के लिए मोबाइल फोन की बिक्री की संख्या दर्शाती है।

यदि आप मॉडल^(Model) या वेयरहाउस स्थान^{(Warehouse Location)} को ब्रांड^(Brand) के बजाय VALUES पर खींचते हैं , तो यह प्रत्येक महीने के लिए समान संख्याएँ उत्पन्न करेगा क्योंकि यह केवल प्रत्येक महीने में बिकने वाली पंक्तियों की कुल संख्या को संदर्भित कर रहा है। ^{(Month Sold.)}ऐसा लगता है कि हमने जनवरी में ^(JAN)FEB की तुलना में अधिक फ़ोन बेचे ।

चरण 5^{(STEP 5)} - यह जानने के लिए कि आपके स्टोर में अधिक Apple या Samsung उत्पाद बेचे गए थे, आप एक नया बनाने की आवश्यकता के बिना उसी पिवट टेबल का पुन: उपयोग कर सकते हैं।

ऐसा करने के लिए, आप उस चयन को साफ़ कर सकते हैं जिसकी अब आपको आवश्यकता नहीं है (डेटा फ़ील्ड को क्षेत्र^(Area) से बाहर खींचकर और उसे स्प्रैडशीट पर कहीं भी छोड़ कर)।

इसके बाद इसे ROWS^(ROWS) बॉक्स में ब्रांड^(Brand) से बदलें ।

ब्रांड^{(Brand )} द्वारा समूहीकृत पंक्तियों की कुल संख्या (यानी ब्रांड^{(Brand )} द्वारा आज तक बेचे गए उत्पाद की कुल संख्या) दिखाने के लिए पिवट तालिका को तुरंत अपडेट किया जाएगा । आपने वास्तव में सैमसंग की तुलना में अधिक ^(Samsung)Apple उत्पाद बेचे ।

चरण 5^{(STEP 5)} - अंत में, यह जानने के लिए कि प्रत्येक महीने में आपको बिक्री में कितना प्राप्त हुआ है, हम उसी पिवट टेबल^{(Pivot Table)} का पुन: उपयोग करेंगे ।

ब्रांड^(Brand) फ़ील्ड को साफ़ करें और बेचे गए महीने^{(Month Sold)} को वापस ROWS क्षेत्र में खींचें । जैसा कि हम विशेष रूप से कुल बिक्री जानना चाहते हैं, VALUES क्षेत्र को साफ़ करें और ^{(VALUES )}बिक्री मूल्य^{(Sale Price)} में खींचें जैसा कि नीचे दिखाया गया है।

चूंकि मूल डेटासेट में बिक्री मूल्य कॉलम संख्या प्रारूप में है, इसलिए ^{(Sale Price)}बिक्री मूल्य^{(Sale Price )} पंक्तियों की संख्या की गणना करने के बजाय, पिवट तालिका स्वचालित रूप से बिक्री मूल्य को जोड़ देगी। ^{(Sale Price)}वोइला , आपको ^(Voila)जनवरी^(JAN) में $7,550 और एफईबी में $7,100 प्राप्त हुए^(FEB) हैं ।

चारों ओर खेलने की कोशिश करें और नीचे के अनुसार फ़ील्ड्स को खींचें और देखें कि पिवट टेबल का परिणाम क्या है।

यह पिवट टेबल क्या कर सकता है, इसकी सतह को खरोंच कर रहा है, लेकिन यह आपको शुरुआत करने के लिए एक अच्छी बुनियादी समझ देगा। हैप्पी एक्सप्लोरिंग!

टिप्स: यदि स्प्रेडशीट के दाईं ओर पिवट टेबल फील्ड्स फलक गायब हो जाता है, तो अपने माउस को पिवट टेबल पर हॉवर करने का प्रयास करें, राइट क्लिक करें और ^{(Pivot Table Fields)}शो फील्ड लिस्ट^{(Show Field List)} चुनें । इसे वापस लाना चाहिए। आनंद लेना!

How to Create a Simple Pivot Table in Excel

If you are іn the field of finance or accounting, you already know that most of the job opportunities require intermediate or advanced Excel skills. Some of the most common Excel functions in these roles are Pivot Table and VLOOKUP.

This article will outline the basics of a pivot table. Go here if you want to learn more about VLOOKUP. Also, be sure to check out the alternative to VLOOKUP, a function called INDEX-MATCH.

Create a Pivot Table in Excel

What is pivot table? Simply put, a pivot table is one of the built-in functions that you can use to quickly create a summary table based on a large set of data in Excel.

Imagine if you own an online shop that sells different models of mobile phones with sales data as shown below. Download sample spreadsheet.

After doing business for about two months, you are curious if you have sold more product in the first month or the second. You would also like to know whether you have sold more Apple products or Samsung products. Lastly, you would like to know the total sales received in each month.

The pivot table is the perfect candidate for getting a quick summary without needing to use any Excel formula, such as count or sum. The answers to the above questions can be produced in a matter of seconds once you know how to work with a pivot table.

Here are step-by-step instructions for creating a pivot table.

STEP 1 – Create a pivot table by clicking in any of the cells within the data table, then go to the top tab in Excel and select Insert  ->  Pivot Table .

STEP 2 – A selection window will appear and it should automatically determine the full range of the table based on the cell where you clicked earlier. For this example, we’re adding our pivot table to a new worksheet, so it’ll be easier to see.

STEP 3 – Click on the blank pivot table created in the new sheet. You will notice a Pivot Table Fields will appear on the right side of your spreadsheet. This is where you drag-and-drop to create the quick summary.

STEP 4 – To know the number of mobile phone sold each month, drag Month Sold to the ROWS area and Brand to VALUES area.

You will notice that the Pivot Table will be automatically updated to show the number of rows for each month, which indicates number of mobile phone sales for each month.

If you drag Model or Warehouse Location to VALUES instead of Brand, it will produce the same numbers for each months as it is simply referring to the total count of rows in each Month Sold. Looks like we sold more phones in JAN compared to FEB.

STEP 5 – To know whether more Apple or Samsung products were sold in your store, you can reuse the same pivot table without needing to create a new one.

To do this, you can clear the selection that you no longer need (by dragging the data field out of the Area and dropping it anywhere on the spreadsheet).

Next replace it with Brand in the ROWS box.

The pivot table will be instantly be updated to show total number of rows, grouped by Brand (i.e. Total number of product sold by Brand to date). You actually sold more Apple product compared to Samsung.

STEP 5 – Lastly, to know how much you have received in sales in each of the months, we will be reusing the same Pivot Table.

Clear out the Brand field and drag Month Sold back to the ROWS area. As we specifically want to know the total sales, clear the VALUES area and drag in Sale Price as shown below.

As the Sale Price column in the original dataset is in number format, the pivot table will automatically sum up the Sale Price, instead of counting the number of Sale Price rows. Voila, you have received $7,550 in JAN and $7,100 in FEB.

Try to play around and drag the fields as per below and see what is the outcome of the pivot table.

This is just scratching the surface of what pivot table can do, but it will give you a good basic understanding to start with. Happy exploring!

Tips: If the Pivot Table Fields pane on the right of the spreadsheet goes missing, try to hover your mouse over the pivot table, right click and choose Show Field List. That should bring it back up. Enjoy!

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