अधिकांश लोग एक्सेल में^{(in Excel)} सापेक्ष संदर्भों का उपयोग करने से परिचित हैं । ऐसा इसलिए है क्योंकि एक्सेल^(Excel) स्प्रेडशीट में सेल संदर्भ सापेक्ष संदर्भ पद्धति के लिए डिफ़ॉल्ट हैं।

हालाँकि, ऐसे समय होते हैं जब सापेक्ष संदर्भ कष्टप्रद हो जाते हैं। जब भी आप सेल की प्रतिलिपि बनाते हैं या कॉलम और पंक्तियों को भरते हैं तो यह सेल संदर्भों को बदल देगा। यदि आप संदर्भों को बदलना नहीं चाहते हैं, तो आपको पूर्ण संदर्भ या मिश्रित संदर्भ (सापेक्ष और पूर्ण संदर्भ सहित) के साथ जाना होगा।

एक पूर्ण संदर्भ में, कॉलम और पंक्ति संदर्भ दोनों "लॉक" होते हैं, इसलिए जब आप उस सेल को कॉपी या भरते हैं तो उनमें से कोई भी नहीं बदलता है।

यह आलेख इस बात पर गौर करेगा कि आप एक्सेल^(Excel) को डेटा के साथ जिस तरह से व्यवहार करना चाहते हैं, उसके लिए आप पूर्ण संदर्भों का उपयोग कैसे कर सकते हैं ।

एक्सेल^(Excel) में रिलेटिव रेफरेंस^(References) कैसे काम करते हैं

जब आप एक्सेल^(Excel) स्प्रेडशीट में मान दर्ज करते हैं, तो प्रत्येक सेल में एक विशिष्ट अक्षर और संख्या होती है। यह उस सेल के कॉलम और रो को दर्शाता है।

उदाहरण के लिए, नीचे स्प्रैडशीट में "1" का मान कॉलम A और पंक्ति 2 में है। इसलिए इस सेल का "संदर्भ" A2 है ।

यदि आप इस सेल के आधार पर अगली सेल में गणना करना चाहते हैं, तो इसमें 1 जोड़कर, आप निम्न सूत्र लिखेंगे:

=A2+1

यह सूत्र A2 से मान को सूत्र में सम्मिलित करेगा, इसकी गणना करेगा, और फिर परिणाम को उस कक्ष में आउटपुट करेगा जहाँ यह सूत्र है।

जब आप एंटर^(Enter) दबाते हैं, तो आपको परिणाम दिखाई देगा।

सापेक्ष संदर्भ के साथ, आपको इस सूत्र को हर दूसरे सेल में टाइप करने की आवश्यकता नहीं है। आपको बस इतना करना है कि मूल सूत्र के साथ सेल के कोने को जितना चाहें उतना नीचे खींचें। 

अगली सेल में, A2 का संदर्भ A3 हो जाएगा। उसके नीचे वाले सेल में A3 A4 हो जाएगा। दूसरे शब्दों में, एक्सेल^(Excel) जानता है कि आप पिछले सेल में 1 जोड़ना चाहते हैं, इसलिए जैसे ही आप नीचे खींचते हैं, एक्सेल^(Excel) संख्या (पंक्ति संदर्भ) को तदनुसार अपडेट करता है।

यह उसी तरह काम करता है जब आप फॉर्मूला को कॉलम में ड्रैग करते हैं। नंबर को अपडेट करने के बजाय, एक्सेल^(Excel) हमेशा इसके ऊपर के सेल को रेफर करने के लिए रेफरेंस के बाद वाले हिस्से (कॉलम) को अपडेट करेगा।

दाईं ओर के कॉलम में B2 है, जिसके दाईं ओर C2 है, और इसी तरह।

यह एक सरल उदाहरण है कि कैसे सापेक्ष पता कॉलम और सेल संदर्भ दोनों के लिए काम करता है।

एक्सेल^(Excel) में एब्सोल्यूट रेफरेंस^(References) कैसे काम करते हैं

^(Absolute)एक्सेल में ^(Excel)एब्सोल्यूट रेफरेंस आपको उसी सेल को रेफर करने की सुविधा देता है, बजाय इसके कि एक्सेल आपके लिए रो या कॉलम रेफरेंस को ऑटोमैटिकली अपडेट कर दे। ^{(Excel automatically update)}"मिश्रित" संदर्भ तब होता है जब आप केवल पंक्ति या स्तंभ को लॉक करते हैं, और "पूर्ण संदर्भ" तब होता है जब आप दोनों को लॉक करते हैं।

आइए कुछ उदाहरण देखें।

मान लें कि आपकी स्प्रैडशीट में शीर्ष पंक्ति में "10" है, और आप चाहते हैं कि उसके नीचे की प्रत्येक पंक्ति उस संख्या को बाईं ओर के सेल की संख्या से गुणा करे। 

ऐसा करने के लिए, आप एक सूत्र दर्ज करेंगे जो इस तरह दिखता है:

=B$2*A3

यह "2" संदर्भ को लॉक कर देता है, इसलिए यदि आप इस सूत्र के साथ सेल को नीचे की कोशिकाओं तक खींचते हैं तो यह पंक्ति संदर्भ को नहीं बदलेगा। चूंकि A3 "अनलॉक" रहता है, दोनों पंक्ति और स्तंभ संदर्भ अभी भी स्वचालित रूप से बदल जाएंगे और हमेशा सेल को बाईं ओर संदर्भित करेंगे।

आप देखेंगे कि यह केवल इसलिए काम करता है क्योंकि आप उसी कॉलम में सेल में नीचे खींच रहे हैं। तो आपको कॉलम (B) ​​के सामने डॉलर का चिन्ह ($) लगाकर उसे लॉक करने की आवश्यकता नहीं है।

इसके साथ समस्या यह है कि यदि आप मूल सूत्र के दाईं ओर उसी सूत्र का उपयोग करना चाहते हैं, तो "बी" संदर्भ बदल जाएगा, और सूत्र अब बी 2 को संदर्भित नहीं करेगा।

आइए एक नज़र डालते हैं कि मिश्रित संदर्भों के बजाय निरपेक्ष संदर्भों का उपयोग कैसे करें ताकि दोनों दिशाओं में भरने को ठीक से काम किया जा सके।

एक्सेल^(Excel) में एब्सोल्यूट ^(Absolute) रेफरेंस^(References) का सही उपयोग करना

इस सूत्र में सही संदर्भ का उपयोग करने के लिए, आपको ठीक से विचार करना चाहिए कि आप क्या करने का प्रयास कर रहे हैं।

इस मामले में, हम दाईं ओर भरते समय निम्नलिखित व्यवहार चाहते हैं।

• सेल B2 . में हमेशा मान का संदर्भ लें
• हमेशा कॉलम A . में मान का संदर्भ लें
• कॉलम ए के लिए पंक्ति के संदर्भ को सूत्र की वर्तमान पंक्ति में स्थानांतरित करें

इन व्यवहारों को देखते हुए, अब आप जानते हैं कि आपको "लॉक" करने की क्या आवश्यकता है और क्या नहीं। "बी" और "2" दोनों को लॉक (अपरिवर्तित) करने की आवश्यकता है। इसके अलावा, कॉलम ए को लॉक करने की जरूरत है।

तो B3 में आपका सूत्र इस तरह दिखना चाहिए: =$B$2*$A3

अब जब आप इसी सेल को या तो नीचे या ऊपर खींचते हैं, तो फॉर्मूला अपने हिसाब से काम करता है।

निरपेक्ष संदर्भ का सही ढंग से उपयोग करना मुश्किल हो सकता है, इसलिए यह ध्यान से विचार करने के लिए समय निकालना आवश्यक है कि आप किसी भी दिशा में कॉलम या पंक्तियों को भरते समय एक्सेल को सूत्र को कैसे अपडेट करना चाहते हैं।^{(columns or rows)}

एक्सेल^(Excel) में संदर्भ प्रकारों^{(Reference Types)} के माध्यम से साइकिल चलाना

जब आप F4^(F4) कुंजी दबाकर निरपेक्ष संदर्भों के साथ सूत्र टाइप^{(typing formulas)} कर रहे हों, तो आप प्रक्रिया को गति दे सकते हैं , जो सेल संदर्भ को पूर्ण बना देगा।

जब आप F4 दबाते हैं तो कर्सर सेल संदर्भ के दोनों ओर (या उसके बीच में भी) हो सकता है, और यह अभी भी उस एकल संदर्भ को निरपेक्ष में बदल देगा।

यदि आप पूर्ण नहीं चाहते हैं (उदाहरण के लिए, इसके बजाय मिश्रित), तो F4 को तब तक टैप करते रहें जब तक कि संदर्भ आपके इच्छित तरीके से न दिखे।

यदि आप सूत्र में अन्य कक्षों में किसी भी प्रकार का संदर्भ जोड़ना चाहते हैं, तो बस अपना कर्सर वहां रखें और F4 के माध्यम से फिर से साइकिल चलाना शुरू करें।

एक बार जब आप अपना फॉर्मूला कॉन्फ़िगर कर लेते हैं, तो बस एंटर दबाएं^(Enter) और अपनी स्प्रैडशीट को अपनी पसंद की किसी भी दिशा में भरना शुरू करें। यदि आप अपने संदर्भ सही सेट करते हैं, तो सब कुछ अपेक्षा के अनुरूप काम करना चाहिए।

How to Use Absolute References in Excel

Most people are familiar with using relative references in Excel. This is because cell references in Excel spreadsheets default to the relative reference method.

However, there are times when relative references get annoying. It will change cell references any time you copy cells or fill columns and rows. If you don’t want references to change, you’ll need to go with absolute references or mixed references (including relative and absolute references).

In an absolute reference, both the column and row references are “locked,” so neither of those change when you copy or fill from that cell.

This article will look at how you can use absolute references to make Excel behave the way you want with data.

How Relative References Work in Excel

When you enter values into an Excel spreadsheet, each cell has a specific letter and number assigned to it. This represents the column and row of that cell.

For example, the value of “1” in the spreadsheet below is in column A and row 2. So the “reference” to this cell is A2.

If you want to perform a calculation in the next cell based on this cell, by adding 1 to it, you will write the following formula:

=A2+1

This formula will insert the value from A2 into the formula, calculate it, and then output the result into the cell where this formula is.

When you press Enter, you’ll see the result.

With relative referencing, you don’t have to type this formula into every other cell. All you have to do is drag the corner of the cell with the original formula down as far as you’d like. 

In the next cell, the reference to A2 will become A3. In the cell below that, A3 will become A4. In other words, Excel knows that you want to add 1 to the previous cell, so Excel updates the number (the row reference) accordingly as you drag down.

This works in the same way if you drag the formula across columns. Instead of updating the number, Excel will update the latter part of the reference (the column) to always reference the cell above it.

The column to the right contains B2, to the right of that contains C2, and so on.

This is a simple example of how relative addressing works for both column and cell references.

How Absolute References Work in Excel

Absolute references in Excel let you reference the same cell, rather than letting Excel automatically update the row or column references for you. “Mixed” referencing is if you lock only the row or the column, and “absolute referencing” is when you lock both.

Let’s look at some examples.

Let’s say your spreadsheet has a “10” in a top row, and you want every row beneath it to multiply that number by the number in the cell to the left. 

To do this, you’d enter a formula that looks like this:

=B$2*A3

This locks the “2” reference so it won’t change the row reference if you drag the cell with this formula down to the cells below it. Since A3 remains “unlocked” both the row and column reference will still change automatically and always reference the cell to the left.

You will notice that this only works because you’re dragging down into cells in the same column. So you don’t have to lock column (B) by placing a dollar sign ($) in front of it.

The problem with this is that if you want to use the same formula to the right of the original formula, the “B” reference will change, and the formula will no longer reference B2 as intended.

Let’s take a look at how to use absolute references instead of mixed references to make filling in both directions work properly.

Correctly Using Absolute References in Excel

To use the correct referencing in this formula, you must consider precisely what you’re trying to do.

In this case, we want the following behaviors when filling to the right.

• Always reference the value in cell B2
• Always reference the value in column A
• Shift the reference of the row for column A to the current row of the formula

Looking at these behaviors, you now know what you need to “lock” and what you don’t. Both “B” and “2” need to be locked (unchanged). Also, column A needs to be locked.

So your formula in B3 needs to look like this: =$B$2*$A3

Now when you drag this same cell either down or up, the formula works as intended.

Correctly using absolute referencing can get tricky, so it’s essential to take the time to carefully consider how you want Excel to update the formula as you fill columns or rows in either direction.

Cycling Through Reference Types in Excel

You can speed along the process when you’re typing formulas with absolute references by pressing the F4 key, which will make the cell reference absolute.

The cursor can be on either side of the cell reference (or even in the middle of it) when you press F4, and it’ll still convert that single reference to absolute.

If you don’t want absolute (for example, mixed instead), keep tapping F4 until the reference looks the way you want.

If you want to add any kind of referencing to other cells in the formula, just place your cursor there and start cycling through F4 again.

Once you have configured your formula, just press Enter and begin filling your spreadsheet in any direction you like. If you set up your references right, everything should work just as expected.

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