^(Duplicate)आपके एक्सेल^(Excel) वर्कशीट में डुप्लिकेट मान आपके डेटा को खराब कर सकते हैं। जब तक डुप्लिकेट जानबूझकर न हों, वे अशुद्धि और विषम रिपोर्टिंग का कारण बन सकते हैं।

इस ट्यूटोरियल में, हम आपको दिखाएंगे कि अपने एक्सेल^(Excel) दस्तावेज़ में डुप्लीकेट कैसे ढूंढें और निकालें।

डुप्लिकेट पंक्ति या डेटा कैसे खोजें

पहले यह जांचना आवश्यक है कि किन पंक्तियों (या स्तंभों) में समान जानकारी है। इसलिए इससे पहले कि हम आपको बताएं कि एक्सेल में डुप्लिकेट कैसे निकालें , आइए आपको डुप्लिकेट डेटा के लिए अपनी शीट की जांच करने की प्रक्रिया के बारे में बताते हैं।

विधि 1: संपूर्ण कार्यपत्रक खोजें^{(Method 1: Search Entire Worksheet)}

एक्सेल में एक सशर्त स्वरूपण उपकरण^{(Conditional Formatting tool)} है जो डेटा को पहचानने, कल्पना करने और निष्कर्ष निकालने में मदद करता है। अपने एक्सेल^(Excel) दस्तावेज़ में डुप्लिकेट मानों को हाइलाइट करने के लिए टूल का उपयोग करने का तरीका यहां दिया गया है ।

1. अपनी सूची या तालिका का चयन करने के लिए नियंत्रण^(Control) + ए^(A) दबाएं । वैकल्पिक रूप से, संपूर्ण कार्यपत्रक का चयन करने के लिए तालिका के ऊपरी-बाएँ कोने में सभी का चयन करें आइकन पर क्लिक करें।^{(Select All)}

1. होम^(Home) टैब पर जाएं और सशर्त स्वरूपण^{(Conditional Formatting)} ड्रॉप-डाउन बटन पर क्लिक करें।

1. अपने कर्सर को हाइलाइट सेल नियमों^{(Highlight Cell Rules)} पर ले जाएँ और डुप्लिकेट मान^{(Duplicate Values)} चुनें ।

1. सुनिश्चित करें^(Make) कि पहला ड्रॉप-डाउन बॉक्स "डुप्लिकेट" पढ़ता है। आप दूसरे ड्रॉप-डाउन मेनू में अपना पसंदीदा हाइलाइट रंग भी चुन सकते हैं।

1. आगे बढ़ने के लिए ठीक^(OK) चुनें ।

एक्सेल^(Excel) तुरंत पंक्तियों और स्तंभों को डुप्लिकेट मानों के साथ हाइलाइट करेगा।

विधि 2: पंक्तियों को मिलाकर^{(Method 2: By Combining Rows)}

यह विधि सभी स्तंभों या कक्षों में डुप्लिकेट मानों वाली पंक्तियों को खोजने के लिए एकदम सही है। सबसे पहले^(First) , आपको प्रत्येक पंक्ति की सामग्री को संयोजित करने के लिए Excel के "Concatenate" फ़ंक्शन का उपयोग करने की आवश्यकता होगी। फिर, उस कॉलम का चयन करें जहां आप संयुक्त मूल्यों को संग्रहीत करना चाहते हैं और नीचे दिए गए चरणों का पालन करें। हम अनुशंसा करते हैं कि पहली पंक्ति के अंतिम मान के आगे वाले कॉलम में मानों को संयोजित करें।

1. टाइप या पेस्ट करें =CONCAT( सेल में, पंक्ति पर पहले सेल का चयन करें, एक कॉलम ( : ) टाइप करें, और पंक्ति पर अंतिम सेल का चयन करें। बाद^(Afterward) में, कोष्ठक के साथ सूत्र को बंद करें और एंटर दबाएं^(Enter) ।

हमारे नमूना कार्यपत्रक में (नीचे चित्र देखें), पहली पंक्ति की पहली और अंतिम कोशिकाओं में क्रमशः A2 और D2 का संदर्भ है। इसलिए^(Hence) , सूत्र यह रूप होगा: =CONCAT(A2:D2) ।

याद रखें^(Remember) , तालिका पर पंक्तियों और स्तंभों की संख्या के आधार पर सेल संदर्भ अलग-अलग होंगे।

1. कॉलम के नीचे सूत्र को तब तक कॉपी करें जब तक आप अंतिम पंक्ति तक नहीं पहुंच जाते। ऐसा करने के लिए, सूत्र के साथ सेल का चयन करें, अपने माउस कर्सर को सेल के निचले-बाएँ कोने में ले जाएँ, फिल हैंडल^{(Fill handle)} आइकन (यानी प्लस आइकन) को दबाए रखें, और इसे कॉलम के नीचे खींचें।

1. पूरे कॉलम का चयन करें- कॉलम के शीर्ष पर स्थित अक्षर पर क्लिक करें या कॉलम में सेल पर क्लिक करें और कंट्रोल^(Control) + स्पेस^(Space) दबाएं ।

1. होम^(Home) टैब पर जाएं और सशर्त स्वरूपण^{(Conditional Formatting)} चुनें ।

1. अपने माउस कर्सर को हाइलाइट सेल नियमों^{(Highlight Cell Rules)} पर होवर करें और डुप्लिकेट मान^{(Duplicate Values)} चुनें ।

1. आगे बढ़ने के लिए ठीक^(OK) चुनें ।

एक्सेल^(Excel) डुप्लिकेट मानों वाले कॉलम को हाइलाइट करेगा। यह आपको उस विशेष पंक्ति में उन कक्षों के बारे में बताता है जिनके पास कार्यपत्रक पर दूसरी पंक्ति के रूप में डुप्लिकेट मान हैं।

यदि आप ऊपर की छवि को करीब से देखते हैं, तो आप देखेंगे कि सशर्त स्वरूपण उपकरण ^{(Conditional Formatting)}पंक्ति 4^{(Row 4)} और पंक्ति 13^{(Row 13)} को हाइलाइट नहीं करता है । दोनों पंक्तियों में नाम^(Names) , स्कोर^(Scores) और आईडी^(ID) कॉलम में डुप्लिकेट मान हैं, लेकिन दिन^(Day) कॉलम में अलग-अलग मान हैं।

दोनों पंक्तियों में 4 में से केवल 3 कॉलम में डुप्लिकेट जानकारी है। यह बताता है कि सशर्त स्वरूपण^{(Conditional Formatting)} उपकरण ने दोनों पंक्तियों के लिए संयोजित या संयुक्त मानों को हाइलाइट क्यों नहीं किया। दोनों पंक्तियाँ ( पंक्ति 4^{(Row 4)} और पंक्ति 13^{(Row 13)} ) अद्वितीय हैं क्योंकि "दिन" कॉलम में विशिष्ट जानकारी होती है।

एक्सेल^(Excel) में डुप्लिकेट पंक्तियों^{(Duplicate Rows)} को कैसे हटाएं

आपको अपने एक्सेल^(Excel) वर्कशीट में डुप्लिकेट जानकारी वाली कई पंक्तियाँ मिली हैं । आइए आपको दिखाते हैं कि दो एक्सेल^(Excel) टूल का उपयोग करके इन डुप्लिकेट पंक्तियों को कैसे हटाया जाए ।

1. "डुप्लिकेट निकालें" टूल का उपयोग करें^{(1. Use the “Remove Duplicates” Tool)}

इस टूल का केवल एक ही काम है: यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपके एक्सेल^(Excel) वर्कशीट में साफ डेटा है। यह आपके वर्कशीट में चयनित कॉलम की तुलना करके और डुप्लिकेट मानों वाली पंक्तियों को हटाकर इसे प्राप्त करता है। यहां उपकरण का उपयोग करने का तरीका बताया गया है:

• टेबल पर एक सेल चुनें और टेबल को हाईलाइट करने के लिए अपने कीबोर्ड पर कंट्रोल^(Control) + ए दबाएं।^(A)

• डेटा^(Data) टैब पर जाएं और "डेटा टूल्स" अनुभाग में डुप्लिकेट निकालें आइकन पर क्लिक करें।^{(Remove Duplicates)}

यदि आपके पीसी की स्क्रीन छोटी है या एक्सेल^(Excel) विंडो छोटी है, तो डेटा टूल्स^{(Data Tools)} ड्रॉप-डाउन बटन पर क्लिक करें और डुप्लिकेट निकालें^{(Remove Duplicates)} चुनें ।

• कॉलम^(Columns) सेक्शन में जाएं और सभी कॉलम चुनें। यदि आपकी तालिका में एक शीर्षलेख है, तो "मेरे डेटा में शीर्षलेख हैं" पढ़ने वाले बॉक्स को चेक करें। इससे हेडर पंक्ति या शीट की पहली पंक्ति का चयन रद्द हो जाएगा। आगे बढ़ने के लिए ओके पर ^(OK)क्लिक करें^(Click) ।

त्वरित सुझाव: ^{(Quick Tip:)}एक्सेल^(Excel) वर्कशीट की पहली पंक्ति को हेडर बनाने के लिए, व्यू^(View) टैब पर जाएं, फ़्रीज़ पैन^{(Freeze Panes)} चुनें , और फ़्रीज़ टॉप रो^{(Freeze Top Row)} चुनें ।

• एक्सेल^(Excel) आपको शीट से मिले और निकाले गए कुल डुप्लिकेट मानों के बारे में सूचित करते हुए एक संकेत प्रदर्शित करेगा। वर्कशीट पर लौटने के लिए ओके पर ^(OK)क्लिक करें ।^(Click)

2. उन्नत फ़िल्टर टूल का उपयोग करें^{(2. Use the Advanced Filter Tool)}

"उन्नत फ़िल्टर" एक और शानदार टूल है जो आपको एक्सेल में अपना डेटा साफ़ करने में^{(clean your data in Excel)} मदद करता है । टूल आपको अपनी वर्कशीट पर डेटा देखने, संपादित करने, समूहबद्ध करने और सॉर्ट करने^{(group and sort data on your worksheet)} देता है । अपने एक्सेल^(Excel) वर्कशीट से डुप्लिकेट पंक्तियों को हटाने के लिए इस टूल का उपयोग करने का तरीका जानने के लिए नीचे दिए गए चरणों का पालन करें ।

• ^(Select)टेबल पर किसी भी सेल को चुनें और पूरी टेबल को हाईलाइट करने के लिए कंट्रोल^(Control) + ए दबाएं।^(A)

• डेटा^(Data) टैब पर जाएं और "सॉर्ट और फ़िल्टर" अनुभाग में उन्नत चुनें।^(Advanced)

• केवल अनन्य रिकॉर्ड^{(Unique records only)} बॉक्स चेक करें और ठीक^(OK) क्लिक करें .

यदि तालिका या कार्यपत्रक में समान जानकारी या मान वाली एकाधिक पंक्तियाँ हैं, तो एक्सेल^(Excel) डुप्लिकेट की पहली घटना को छोड़कर सभी को हटा देगा।

नोट:^(Note:) उन्नत फ़िल्टर^{(Advanced Filter)} टूल स्वचालित रूप से पहली पंक्ति को हेडर के रूप में मानता है। इसका मतलब यह है कि टूल पहली पंक्ति को नहीं हटाएगा, भले ही उसमें डुप्लिकेट जानकारी हो। उदाहरण के लिए, नीचे दी गई तालिका में, उन्नत फ़िल्टर टूल की "केवल ^{(Advanced Filter)}अद्वितीय^(Unique) रिकॉर्ड" सुविधा चलाने से पहली और अंतिम पंक्तियाँ नहीं निकलीं—भले ही उन दोनों में सभी स्तंभों में डुप्लिकेट मान हों।

इसलिए, यदि आपकी एक्सेल^(Excel) वर्कशीट या टेबल में हेडर है, तो डुप्लिकेट पंक्तियों को खत्म करने के लिए "डुप्लिकेट निकालें" टूल का उपयोग करना सबसे अच्छा है।

त्वरित युक्ति:^{(Quick Tip:)} गलती से डुप्लिकेट पंक्तियों या मानों को हटा दिया? परिवर्तन को पूर्ववत करने और डुप्लिकेट डेटा वापस पाने के लिए कंट्रोल^(Control) + जेड^(Z) दबाएं ।

एक्सेल^(Excel) में डुप्लीकेट हटाना : सीमाएं

हमें यह उल्लेख करना चाहिए कि आप आउटलाइन या समूहीकृत डेटा^{(outlined or grouped data)} वाली वर्कशीट से डुप्लिकेट पंक्तियों या मानों को नहीं हटा सकते हैं । इसलिए यदि आपने अपनी एक्सेल वर्कशीट में पंक्तियों और स्तंभों को^{(grouped the rows and columns in your Excel worksheet)} , शायद टोटल और सबटोटल में समूहीकृत किया है, तो डुप्लिकेट की जांच करने से पहले आपको डेटा को अनग्रुप करना होगा। एक्सेल^(Excel) में डुप्लीकेट हटाने और अद्वितीय मूल्यों को फ़िल्टर करने के बारे में अधिक जानने के लिए माइक्रोसॉफ्ट से यह आधिकारिक दस्तावेज^{(this official documentation from Microsoft)} देखें ।

How to Remove Duplicate Rows in Excel

Duplicate values in your Exсel worksheet can mess up your data. Unless duplicates are іntentional, they can cause inaccuracies and skewed reporting.

In this tutorial, we’ll show you how to find and remove duplicates in your Excel document.

How to Find Duplicate Row or Data

It’s essential to first check which rows (or columns) have identical information. So before we show you how to remove duplicates in Excel, let’s walk you through the process of checking your sheet for duplicate data.

Method 1: Search Entire Worksheet

Excel has a Conditional Formatting tool that helps to identify, visualize, and draw conclusions from data. Here’s how to use the tool to highlight duplicate values in your Excel document.

1. Press Control + A to select your list or table. Alternatively, click the Select All icon at the top-left corner of the table to select the entire worksheet.

1. Go to the Home tab and click the Conditional Formatting drop-down button.

1. Move your cursor over Highlight Cell Rules and select Duplicate Values.

1. Make sure the first drop-down box reads “Duplicate.” You can also select your preferred highlight color in the second drop-down menu.

1. Select OK to proceed.

Excel will immediately highlight rows and columns with duplicate values.

Method 2: By Combining Rows

This method is perfect for finding rows with duplicate values across all columns or cells. First, you’ll need to use Excel’s “Concatenate” function to combine the content of each row. Then, select the column where you want the combined values stored and follow the steps below. We recommend combining the values in a column next to the last value on the first row.

1. Type or paste =CONCAT( in the cell, select the first cell on row, type a column (:), and select the last cell on the row. Afterward, close the formula with a parenthesis and press Enter.

In our sample worksheet (see image below), the first and last cells on the first row have the reference A2 and D2, respectively. Hence, the formula will be this form: =CONCAT(A2:D2).

Remember, the cell references will vary depending on the number of rows and columns on the table.

1. Copy the formula down the column until you get to the last row. To do this, select the cell with the formula, move your mouse cursor to the bottom-left corner of the cell, hold the Fill handle icon (i.e. the plus icon), and drag it down the column.

1. Select the entire column—click the letter at the top of the column or click on a cell in the column and press Control + Space.

1. Go to the Home tab and select Conditional Formatting.

1. Hover your mouse cursor on Highlight Cell Rules and select Duplicate Values.

1. Select OK to proceed.

Excel will highlight the column with duplicates values. That tells you to the cells in that particular row that have duplicate values as another row on the worksheet.

If you look closely at the image above, you’ll notice that the Conditional Formatting tool did not highlight Row 4 and Row 13. Both rows have duplicate values in the Names, Scores, and ID columns, but different values in the Day column.

Only 3 out of 4 columns in both rows have duplicate information. That explains why the Conditional Formatting tool didn’t highlight the concatenated or combined values for both rows. Both rows (Row 4 and Row 13) are unique because there’s distinguishing information in the “Day” column.

How to Remove Duplicate Rows in Excel

You’ve found multiple rows containing duplicate information in your Excel worksheet. Let’s show you how to remove these duplicate rows using two Excel tools.

1. Use the “Remove Duplicates” Tool

This tool has only one job: to ensure you have clean data in your Excel worksheet. It achieves this by comparing selected columns in your worksheet and removing rows with duplicate values. Here’s how to use the tool:

• Select a cell on the table and press Control + A on your keyboard to highlight the table.

• Go to the Data tab and click the Remove Duplicates icon in the “Data Tools” section.

If your PC has a small screen or the Excel window is minimized, click the Data Tools drop-down button and select Remove Duplicates.

• Go through the Columns section and select all columns. If your table has a header, check the box that reads “My data has headers.” That’ll deselect the header row or the first row on the sheet. Click OK to proceed.

Quick Tip: To make the first row of an Excel worksheet a header, go to the View tab, select Freeze Panes, and select Freeze Top Row.

• Excel will display a prompt notifying you of the total duplicate values found and removed from the sheet. Click OK to return to the worksheet.

2. Use the Advanced Filter Tool

“Advanced Filter” is another brilliant tool that helps you clean your data in Excel. The tool lets you view, edit, group and sort data on your worksheet. Follow the steps below to learn how to use this tool to remove duplicate rows from your Excel worksheet.

• Select any cell on the table and press Control + A to highlight the entire table.

• Go to the Data tab and select Advanced in the “Sort & Filter” section.

• Check the Unique records only box and click OK.

If the table or worksheet contains multiple rows with similar information or values, Excel will remove all but the first occurrence of the duplicates.

Note: The Advanced Filter tool automatically treats the first row as a header. This means that the tool won’t remove the first row, even if it contains duplicate information. For instance, in the table below, running the “Unique records only” feature of the Advanced Filter tool did not remove the first and last rows—even though they both have duplicate values across all columns.

So, if your Excel worksheet or table has a header, it’s best to use the “Remove Duplicates” tool to eliminate duplicate rows.

Quick Tip: Removed duplicate rows or values by accident? Press Control + Z to revert the change and get back the duplicate data.

Removing Duplicates in Excel: Limitations

We should mention that you cannot remove duplicate rows or values from a worksheet containing outlined or grouped data. So if you grouped the rows and columns in your Excel worksheet, perhaps into Totals and Subtotals, you’ll have to ungroup the data before you can check for duplicates. Refer to this official documentation from Microsoft to learn more about removing duplicates in Excel and filtering unique values.

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