एक्सेल^(Excel) में ड्रॉपडाउन सूची का उपयोग करने से स्प्रेडशीट में डेटा दर्ज^{(enter data into a spreadsheet)} करने में लगने वाले समय को काफी कम किया जा सकता है । शुक्र है, एक्सेल^(Excel) में ड्रॉपडाउन सूची बनाना बहुत आसान है ।

ऐसा करने के लिए कुछ तरीके हैं, सरल से उन्नत तक। आप इस लेख में इसे करने का हर तरीका जानेंगे।

एक्सेल^(Excel) में एक ड्रॉप डाउन सूची^{(Drop Down List)} बनाएं : सरल विधि^(Method)

एक्सेल^(Excel) में ड्रॉपडाउन सूची बनाने का सबसे आसान तरीका सूची को मैन्युअल रूप से दर्ज करना है। यह उन स्थितियों के लिए आदर्श है जहां आपको केवल एक सेल में ड्रॉपडाउन सूची की आवश्यकता होती है और आपको इसे बार-बार अपडेट करने की आवश्यकता नहीं होती है।

उदाहरण के लिए, यदि आप लोगों को एक फ़ाइल भेज रहे हैं जहाँ आप चाहते हैं कि वे कुछ फ़ील्ड भरें, और एक फ़ील्ड में विकल्पों की एक सरल सूची हो, तो यह विधि आदर्श है।

सरल विधि का उपयोग करके ड्रॉप डाउन सूची बनाने के लिए:

1. उस सेल या सेल का चयन करें जहां आप अपनी सूची बनाना चाहते हैं।

2. मेनू से डेटा^(Data) चुनें, और रिबन पर डेटा सत्यापन चुनें।^{(Data Validation)}

3. यह डेटा सत्यापन^{(Data Validation)} विंडो खोलेगा । अनुमति^(Allow) के तहत ड्रॉपडाउन सूची का चयन करें और सूची^(List) का चयन करें ।

4. यह आपको अपनी सूची में इच्छित आइटम को मैन्युअल रूप से टाइप करने की अनुमति देता है। बस^(Just) प्रत्येक आइटम को स्रोत^(Source) फ़ील्ड में टाइप करें जिसमें प्रत्येक आइटम अल्पविराम से अलग हो।

5. ठीक^(OK) चुनें . अब आप देखेंगे कि आपके द्वारा चुने गए सेल के आगे एक ड्रॉपडाउन एरो है। जब आप इस तीर का चयन करते हैं, तो आप देखेंगे कि आपके द्वारा टाइप किए गए सभी आइटम इस सूची में शामिल हैं।

जबकि यह एक्सेल^(Excel) में ड्रॉपडाउन सूची बनाने का सबसे तेज़ तरीका है , इसे बनाए रखना भी सबसे कठिन है। सूची को संशोधित करने के लिए सत्यापन सेटिंग्स में वापस जाने और स्रोत^(Source) फ़ील्ड को अपडेट करने की आवश्यकता है ।

यदि आप एक्सेल^(Excel) में इस तरह की बहुत सारी ड्रॉपडाउन सूचियाँ बनाते हैं , तो इन्हें संशोधित करने में बहुत काम लग सकता है। यही कारण है कि इस पद्धति का उपयोग केवल एकल कक्षों के लिए और उन सूचियों के लिए करना महत्वपूर्ण है जिन्हें आप बदलने की उम्मीद नहीं करते हैं।

एक्सेल^(Excel) में ड्रॉप डाउन लिस्ट^{(Drop Down List)} बनाएं : रेंज का उपयोग करना

यदि आप अधिक लचीला समाधान चाहते हैं, तो आप Excel में अन्य कक्षों की श्रेणी से अपनी सूची के लिए आइटम खींच सकते हैं।^{(a range of other cells)}

यह करने के लिए:

1. सबसे पहले^(First) , अपनी सूची के सभी आइटम्स को सेल के किसी भी कॉलम में सूचीबद्ध करें। आप इन्हें वर्तमान स्प्रेडशीट या किसी अन्य शीट पर दर्ज कर सकते हैं।

2. सेल का चयन करने के लिए उपरोक्त प्रक्रिया को दोहराएं और डेटा सत्यापन^{(Data Validation)} विंडो लॉन्च करें। अनुमति^(Allow) फ़ील्ड को सूची^(List) में सेट करें । इस बार, स्रोत^(Source) फ़ील्ड में कुछ भी टाइप करने के बजाय, इस फ़ील्ड के दाईं ओर ऊपर तीर चिह्न का चयन करें। यह श्रेणी चयन विकल्प है जो आपको उस फ़ील्ड का चयन करने देता है जहां से आप अपनी सूची आइटम खींचना चाहते हैं।

3. आप डेटा सत्यापन^{(Data Validation)} विंडो को संक्षिप्त होते हुए देखेंगे ताकि आप पूरी शीट देख सकें। माउस पॉइंटर को उन कक्षों की संपूर्ण श्रेणी के नीचे खींचें, जिनमें वे सभी सूची आइटम शामिल हैं जिन्हें आप शामिल करना चाहते हैं। जब आप ऐसा कर लें, तो चयन फ़ील्ड के दाईं ओर नीचे तीर चिह्न का चयन करें। यह डेटा सत्यापन^{(Data Validation)} विंडो का फिर से विस्तार करेगा।

4. अब आप देखेंगे कि आपके द्वारा चुनी गई श्रेणी स्रोत^(Source) फ़ील्ड में दिखाई देती है। इन सेटिंग्स को स्वीकार करने के लिए बस ^(Just)ठीक^(OK) चुनें ।

5. अब, जब आप उस सेल के दाईं ओर ड्रॉपडाउन तीर का चयन करते हैं जिसे आपने ड्रॉपडाउन सूची के रूप में कॉन्फ़िगर किया है, तो आप अपने द्वारा अभी चुनी गई श्रेणी से शामिल सभी आइटम देखेंगे।

इस दृष्टिकोण के बारे में अच्छी बात यह है कि आप उस सूची में किसी भी आइटम को श्रेणी में किसी भी सेल को संशोधित करके बदल सकते हैं। आपके द्वारा वहां किया गया कोई भी परिवर्तन आपके द्वारा बनाई गई प्रत्येक ड्रॉपडाउन सूची को अपडेट कर देगा जहां आपने इस श्रेणी को स्रोत के रूप में चुना था।

यह तरीका सबसे अच्छा है जब आप एक ही सूची आइटम का उपयोग करके बहुत सारे सेल^{(format a lot of cells)} को ड्रॉपडाउन में प्रारूपित करना चाहते हैं। आपके पास एकल श्रेणी की सामग्री उन सभी सूचियों के लिए आइटम नियंत्रित कर सकती है, और इससे कोई फ़र्क नहीं पड़ता कि कितने हैं।

अपनी सूची में आइटम जोड़ना

अपनी सूचियों को अपडेट करने के लिए अपनी श्रेणी में आइटम बदलने के अलावा, आप नए आइटम भी जोड़ सकते हैं। आप श्रेणी के अंत में कोई आइटम नहीं जोड़ पाएंगे, क्योंकि आपका श्रेणी चयन आपके द्वारा चुने गए पहले और अंतिम सेल तक सीमित है।

इसके बजाय, आपको श्रेणी के बीच में कहीं एक नई प्रविष्टि डालने की आवश्यकता होगी। एक्सेल^(Excel) आपके द्वारा एक सेल द्वारा बढ़ाई गई नई श्रेणी को शामिल करने के लिए डेटा सत्यापन सेटिंग्स में आपके श्रेणी चयन को गतिशील रूप से अपडेट करेगा।

यह करने के लिए:

1. अपनी स्रोत श्रेणी में किसी भी सेल पर राइट-क्लिक करें, और ड्रॉपडाउन मेनू से सम्मिलित करें चुनें।^(Insert)

2. छोटी चयन विंडो में, कोशिकाओं को नीचे शिफ्ट^{(Shift cells down)} करें का चयन करें, और ठीक^(OK) चुनें । यह सभी कक्षों को श्रेणी में एक-एक करके नीचे स्थानांतरित कर देगा, एक रिक्त कक्ष सम्मिलित करेगा जहाँ आपने चुना है।

3. वह नया आइटम टाइप करें जिसे आप अभी-अभी बनाए गए खाली सेल में जोड़ना चाहते हैं।

अब, जब आप अपने द्वारा बनाई गई ड्रॉपडाउन सूची सेल के दाईं ओर नीचे तीर आइकन^{(down arrow icon)} का चयन करते हैं, तो आपको वह नया आइटम दिखाई देगा जिसे आपने अभी-अभी श्रेणी में जोड़ा है।

अपनी ड्रॉपडाउन सूची में नए आइटम जोड़ने का यह एक आसान तरीका है, लेकिन इसके लिए कुछ अतिरिक्त चरणों की आवश्यकता होती है। यह निश्चित रूप से कहीं भी उतना आसान नहीं है जितना कि आपकी सीमा के अंत में एक नया आइटम जोड़ना।

यदि आप ऐसा करना चाहते हैं, तो आपको बस यह बदलना होगा कि आपने डेटा सत्यापन^{(data validation)} को अपनी सीमा में कैसे कॉन्फ़िगर किया है। आप इसे अगले भाग में सीख सकते हैं।

अपनी सूची में गतिशील रूप से आइटम^(Items) जोड़ना

अपनी कॉन्फ़िगर की गई सीमा के अंत में नया आइटम टाइप करके अपनी ड्रॉपडाउन सूची में आइटम जोड़ने के अधिक सुविधाजनक तरीके के लिए, आपको OFFSET फ़ंक्शन^(function) का उपयोग करना होगा ।

चयनित ड्रॉपडाउन सूची सेल के साथ, मेनू से डेटा और रिबन^(Data) से डेटा सत्यापन चुनें।^{(Data Validation)}

डेटा सत्यापन^{(Data Validation)} विंडो में, स्रोत को निम्न में बदलें :

=OFFSET($E$1,0,0,COUNTA($E:$E),1)

उस कॉलम के अक्षर का उपयोग करने के लिए सूत्र^{(the formula)} में $E$1 और $E:$E बदलें जहां आपने अपनी वस्तुओं की सूची दर्ज की है। इस नए डेटा सत्यापन^{(Data Validation)} कॉन्फ़िगरेशन की पुष्टि करने के लिए ठीक चुनें ।^{(Select OK)}

यहां बताया गया है कि सूत्र कैसे काम करता है:

OFFSET फ़ंक्शन में 0 तर्क इसे कॉलम या पंक्तियों पर कोई ऑफ़सेट लागू नहीं करने के लिए कहते हैं।
COUNTA फ़ंक्शन का आउटपुट ऑफ़सेट^(OFFSET) फ़ंक्शन को सीमा की ऊंचाई बताता है ।
COUNTA फ़ंक्शन उन कक्षों की संख्या की गणना करता है जो आपकी श्रेणी वाले कॉलम में खाली नहीं हैं।

अब, जब भी आप उस कॉलम में कोई नया मान जोड़ते हैं, तो OFFSET फ़ंक्शन का ऊंचाई पैरामीटर एक से बढ़ जाता है, और OFFSET फ़ंक्शन आपकी नई प्रविष्टि को शामिल करने के लिए अपडेट की गई पूरी रेंज लौटाता है।

इसे क्रिया में देखने के लिए, बस अपने आइटम की श्रेणी में एक नई प्रविष्टि जोड़ें। अपने ड्रॉपडाउन सेल के दाईं ओर स्थित ड्रॉपडाउन तीर का चयन करें, और आप देखेंगे कि आपकी नई प्रविष्टि ड्रॉपडाउन सूची में दिखाई देगी।

ध्यान रखें कि यदि आपकी वस्तुओं की सूची लंबी है तो आपको दाईं ओर स्क्रॉल बार का उपयोग करने की आवश्यकता हो सकती है।

एक्सेल में ड्रॉप डाउन लिस्ट को हटाना

अंत में, यदि आप कभी भी किसी भी सेल से ड्रॉपडाउन विकल्प को हटाना चाहते हैं, जहां आपने इसे सेट किया है, तो बस उस सेल का चयन करें और डेटा सत्यापन^{(Data Validation)} विंडो को फिर से खोलें।

अनुमति दें^(Allow) ड्रॉपडाउन को किसी भी मान^{(Any value)} में बदलें और ठीक^(OK) चुनें ।

एक बार जब आप इस सेटिंग को बदल देते हैं, तो आप देखेंगे कि सेल वापस सामान्य हो जाएगा।

एक्सेल में ड्रॉप डाउन लिस्ट बनाना

एक्सेल^(Excel) में ड्रॉपडाउन सूची बनाना आसान है, और आपके पास चुनने के लिए बहुत सारे विकल्प हैं। आपके द्वारा चुनी गई विधि इस बात पर निर्भर करती है कि आप आइटम की एक सूची के साथ कितने सेल सक्षम करने की योजना बना रहे हैं, और आप आइटम की सूची को कितना लचीला बनाना चाहते हैं। यदि आप सूची आइटम को बार-बार बदलने की योजना बनाते हैं, तो निश्चित रूप से गतिशील दृष्टिकोण का उपयोग करें।

How to Create a Drop Down List in Excel

Using a dropdown list іn Εxcel сan greatly reduce the time it may take to enter data into a spreadsheet. Thankfully, it’s very easy to create a dropdown list in Excel.

There are a few methods to do this, from simple to advanced. You’ll learn every way to do it in this article.

Create a Drop Down List in Excel: Simple Method

The easiest way to create a dropdown list in Excel is by entering the list manually. This is ideal for situations where you only need a dropdown list in a single cell and you don’t need to update it frequently.

For example, if you’re sending people a file where you want them to fill out some fields, and one field has a simple list of choices, this method is ideal.

To create a drop down list using the simple method:

1. Select the cell or cells where you want to create your list.

2. Select Data from the menu, and select Data Validation on the ribbon.

3. This will open a Data Validation window. Select the dropdown list under Allow and select List.

4. This allows you to type the items you want in your list manually. Just type each item into the Source field with each item separated by commas.

5. Select OK. Now you’ll see that the cell you selected has a dropdown arrow next to it. When you select this arrow, you’ll see all of the items you typed out included in this list.

While this is the fastest method to create a dropdown list in Excel, it’s also the hardest to maintain. Modifying the list requires going back into the validation settings and updating the Source field.

If you create a lot of this kind of dropdown lists in Excel, it could take a lot of work modifying these. This is why it’s important to only use this method for single cells, and for lists that you don’t expect to change.

Create a Drop Down List in Excel: Using a Range

If you’d like a more flexible solution, you can pull items for your list from a range of other cells in Excel.

To do this:

1. First, list all of the items you want in your list into any column of cells. You can enter these on the current spreadsheet, or on any other sheet.

2. Repeat the process above to select the cell and launch the Data Validation window. Set the Allow field to List. This time, instead of typing anything into the Source field, select the up arrow icon to the right of this field. This is the range selection option that lets you select the field where you want to pull your list items from.

3. You’ll see the Data Validation window collapse so you can see the entire sheet. Drag the mouse pointer down the entire range of cells that include all of the list items you want to include. When you’re done doing this, select the down arrow icon to the right of the selection field. This will expand the Data Validation window again.

4. You’ll see the range you selected now appears in the Source field. Just select OK to accept these settings.

5. Now, when you select the dropdown arrow to the right of the cell you’ve configured as a dropdown list, you’ll see all of the items included from the range you just selected.

The nice thing about this approach is that you can change any of the items in that list just by modifying any cell in the range. Any change you make there will update every dropdown list you created where you selected this range as the source.

This method is best when you want to format a lot of cells into a dropdown using the same list items. You can have the contents of a single range control the items for all of those lists, and it doesn’t matter how many there are.

Adding Items to Your List

In addition to changing items in your range to update your lists, you can also add new items. You won’t be able to add an item to the end of the range, because your range selection is limited by the first and last cells you’ve selected.

Instead, you’ll need to insert a new entry somewhere in the middle of the range. Excel will dynamically update your range selection in the data validation settings to include the new range that you’ve increased by one cell.

To do this:

1. Right-click any cell in your source range, and select Insert from the dropdown menu.

2. In the small selection window, select Shift cells down, and select OK. This will shift all cells in the range down by one, inserting a blank cell where you’ve selected.

3. Type the new item you want to add into the empty cell you’ve just created.

Now, when you select the down arrow icon to the right of the dropdown list cell you created, you’ll see the new item you just added in the range.

This is an easy way to add new items to your dropdown list, but it does require a few extra steps. It certainly isn’t anywhere as simple as just adding a new item to the end of your range.

If you would like to do that, you’ll just need to change how you’ve configured the data validation to your range. You can learn how to do this in the next section.

Dynamically Adding Items to Your List

For a more convenient way to add items to your dropdown list just by typing the new item at the end of your configured range, you’ll need to use the OFFSET function.

With the dropdown list cell selected, select Data from the menu and Data Validation from the ribbon.

In the Data Validation window, change the Source to the following:

=OFFSET($E$1,0,0,COUNTA($E:$E),1)

Change $E$1 and $E:$E in the formula to use the letter of the column where you’ve entered your list of items. Select OK to confirm this new Data Validation configuration.

Here’s how the formula works:

The 0 arguments in the OFFSET function tell it not to apply any offset to columns or rows.
The output of the COUNTA function tells the OFFSET function the height of the range.
The COUNTA function counts the number of cells that aren’t empty in the column that contains your range.

Now, whenever you add a new value to that column, the height parameter of the OFFSET function increases by one, and the OFFSET function returns the entire range, updated to include your new entry.

To see this in action, just add a new entry to your range of items. Select the dropdown arrow to the right of your dropdown cell, and you’ll see your new entry appear in the dropdown list.

Keep in mind that you may need to use the scroll bar on the right if your list of items is long.

Removing a Drop Down List in Excel

Finally, if you ever want to remove the dropdown option from any of the cells where you’ve set this up, just select that cell and open the Data Validation window again.

Change the Allow dropdown to Any value and select OK.

Once you change this setting, you’ll see that the cell will turn back to normal.

Creating Drop Down Lists in Excel

Creating a dropdown list in Excel is easy, and you have plenty of options to choose from. The method you choose just depends on how many cells you plan to enable with one list of items, and how flexible you’d like the list of items to be. If you plan to change the list items frequently, then definitely use the dynamic approach.

Tulsi Nagar

About the author

मैं एक विंडोज 10 तकनीशियन हूं और कई वर्षों से व्यक्तियों और व्यवसायों को नए ऑपरेटिंग सिस्टम का लाभ उठाने में मदद कर रहा हूं। मेरे पास माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस के बारे में ज्ञान का खजाना है, जिसमें विभिन्न उपयोगकर्ताओं के लिए उपस्थिति को अनुकूलित करने और एप्लिकेशन को वैयक्तिकृत करने का तरीका शामिल है। इसके अतिरिक्त, मैं अपने कंप्यूटर पर फ़ाइलों और फ़ोल्डरों को एक्सप्लोर करने और खोजने के लिए एक्सप्लोरर ऐप का उपयोग करना जानता हूं।

एक्सेल में ड्रॉप डाउन लिस्ट कैसे बनाएं

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