जो लोग नियमित रूप से एक्सेल^(Excel) का उपयोग करते हैं, उनके लिए डेटा को सारांशित करने और हेरफेर करने के लिए बिल्ट-इन फ़ार्मुलों और फ़ंक्शंस की संख्या चौंका देने वाली है। एक्सेल का शाब्दिक रूप से सभी के द्वारा उपयोग किया जाता है: वित्तीय वर्ग के छात्रों से लेकर ^(Excel)वॉल स्ट्रीट^{(Wall Street)} पर फंड मैनेजरों को हेज करने तक । यह अत्यंत शक्तिशाली है, लेकिन साथ ही साथ बहुत ही सरल है।

एक्सेल^(Excel) के साथ शुरुआत करने वालों के लिए , कार्यों के पहले समूह में से एक जिसे आपको सीखना चाहिए, वह है सारांश फ़ंक्शन। इनमें SUM ,  AVERAGE , MAX ,  MIN , Mode , MEDIAN^(MEDIAN) , COUNT^(MODE) , STDEV^(COUNT) , LARGE^(STDEV) , SMALL^(LARGE) और AGGREGATE^(SMALL) शामिल हैं^(AGGREGATE) । इन कार्यों का सबसे अच्छा संख्यात्मक डेटा पर उपयोग किया जाता है।

इस लेख में, मैं आपको एक सूत्र बनाने और फ़ंक्शन को एक्सेल^(Excel) स्प्रेडशीट में सम्मिलित करने का तरीका दिखाऊंगा । एक्सेल^(Excel) में प्रत्येक फ़ंक्शन तर्क^(arguments) लेता है , जो कि वे मान हैं जो फ़ंक्शन को आउटपुट की गणना करने की आवश्यकता होती है।

सूत्रों और कार्यों को समझना

उदाहरण के लिए, यदि आपको 2 और 2 को एक साथ जोड़ने की आवश्यकता है, तो फ़ंक्शन SUM  होगा और तर्क संख्या 2 और 2 होंगे । हम इसे आम तौर पर 2 + 2 के रूप में लिखते हैं, लेकिन एक्सेल^(Excel) में आप इसे =SUM(2+2) के रूप में लिखेंगे । यहां आप दो शाब्दिक संख्याओं के इस साधारण जोड़ के परिणाम देख सकते हैं।

हालांकि इस सूत्र में कुछ भी गलत नहीं है, यह वास्तव में आवश्यक नहीं है। आप एक्सेल^(Excel) में सिर्फ =2+2 टाइप कर सकते हैं और वह भी काम करेगा। एक्सेल^(Excel) में , जब आप एसयूएम^(SUM) जैसे फ़ंक्शन का उपयोग करते हैं , तो तर्कों का उपयोग करना अधिक समझ में आता है। एसयूएम^(SUM) फ़ंक्शन के साथ , एक्सेल^(Excel) कम से कम दो तर्कों की अपेक्षा कर रहा है, जो स्प्रैडशीट पर कोशिकाओं के संदर्भ होंगे।

हम एक्सेल^(Excel) फॉर्मूला के अंदर एक सेल का संदर्भ कैसे देते हैं ? खैर, यह काफी आसान है। प्रत्येक पंक्ति में एक संख्या होती है और प्रत्येक स्तंभ में एक अक्षर होता है। A1 ऊपर बाईं ओर स्प्रेडशीट पर पहला सेल है। B1 A1 के दाईं ओर की सेल होगी। A2, A1 के ठीक नीचे की सेल है। काफी आसान^(Easy) है ना?

इससे पहले कि हम अपना नया फॉर्मूला लिखें, आइए कॉलम ए और बी में काम करने के लिए कुछ डेटा जोड़ें। आगे बढ़ें और हमारे डेटा सेट के लिए A1 से A10 और B1 से B10 तक रैंडम नंबर टाइप करें। ^(B10)अब D1 पर जाएं और टाइप करें =SUM(A1,B1) । आपको देखना चाहिए कि परिणाम केवल A1 + B1 का मान है ।

एक्सेल^(Excel) में फॉर्मूला टाइप करते समय कुछ बातों का ध्यान रखना चाहिए । सबसे पहले, आप देखेंगे कि जब आप पहला उद्घाटन कोष्ठक टाइप करते हैं ( फ़ंक्शन नाम के बाद, एक्सेल^(Excel) स्वचालित रूप से आपको बताएगा कि फ़ंक्शन कौन से तर्क लेता है। हमारे उदाहरण में, यह नंबर 1, संख्या 2, आदि दिखाता है ।^(number1) आप अल्पविराम^(number2) के साथ तर्क अलग करते हैं। यह विशेष फ़ंक्शन अनंत संख्या में मान ले सकता है क्योंकि SUM फ़ंक्शन इसी तरह काम करता है।

दूसरे, या तो आप सेल संदर्भ में मैन्युअल रूप से टाइप कर सकते हैं (ए 1) या आप खुले कोष्ठक टाइप करने के बाद सेल ए 1 पर क्लिक कर सकते हैं। एक्सेल^(Excel) सेल संदर्भ के समान रंग में सेल को भी हाइलाइट करेगा ताकि आप संबंधित मानों को ठीक से देख सकें। तो हमने एक पंक्ति को एक साथ जोड़ दिया, लेकिन हम सूत्र को दोबारा टाइप किए बिना या कॉपी और पेस्ट किए बिना अन्य सभी पंक्तियों को कैसे जोड़ सकते हैं? सौभाग्य से, एक्सेल^(Excel) इसे आसान बनाता है।

अपने माउस कर्सर को सेल D1 के निचले दाएं कोने में ले जाएं और आप देखेंगे कि यह एक सफेद क्रॉस से एक काले प्लस चिह्न में बदल जाता है।

अब अपने माउस बटन को दबाकर रखें। डेटा के साथ कर्सर को अंतिम पंक्ति तक नीचे खींचें और फिर अंत में जाने दें।

एक्सेल^(Excel) यह जानने के लिए काफी स्मार्ट है कि फॉर्मूला बदलना चाहिए और अन्य पंक्तियों में मूल्यों को प्रतिबिंबित करना चाहिए, बजाय इसके कि आपको वही A1 + B1 सभी तरह से नीचे दिखाया जाए। इसके बजाय, आपको A2+B2 , A3+B3 इत्यादि दिखाई देंगे।

एसयूएम^(SUM) का उपयोग करने का एक और तरीका भी है जो एक्सेल^(Excel) में तर्कों के पीछे एक और अवधारणा की व्याख्या करता है । मान लीजिए कि हम A1 से A12 तक के सभी मानों को जोड़ना चाहते हैं , तो हम इसके बारे में कैसे जाएंगे? हम कुछ टाइप कर सकते हैं जैसे =SUM(A1, A2, A3, etc) , लेकिन यह बहुत समय लेने वाला है। एक्सेल^(Excel) रेंज का उपयोग करने का एक बेहतर तरीका है ।

A1 से A12 का योग करने के लिए , हमें बस टाइप करना है =SUM(A1:A12) एक कोलन के साथ जो अल्पविराम के बजाय दो सेल संदर्भों को अलग करता है। आप कुछ ऐसा भी टाइप कर सकते हैं जैसे =SUM(A1:B12)A12 और B1 के माध्यम से B12 के सभी मानों को जोड़ देगा ।

यह एक्सेल^(Excel) में फ़ंक्शंस और फ़ार्मुलों का उपयोग करने का एक बहुत ही बुनियादी अवलोकन था , लेकिन यह पर्याप्त है ताकि आप सभी डेटा समन फ़ंक्शंस का उपयोग शुरू कर सकें।

सारांश कार्य

डेटा के समान सेट का उपयोग करते हुए, हम शेष सारांश फ़ंक्शंस का उपयोग यह देखने के लिए करने जा रहे हैं कि हम किस प्रकार की संख्याओं की गणना कर सकते हैं। आइए COUNT और COUNTA फ़ंक्शन के साथ प्रारंभ करें।

यहां मैंने COUNT फ़ंक्शन को D2 में और COUNTA फ़ंक्शन को E2 में दर्ज किया है, A2: A12  श्रेणी का उपयोग दोनों कार्यों के लिए डेटा सेट के रूप में किया है। मैंने अंतर दिखाने के लिए ए 9 में टेक्स्ट स्ट्रिंग हैलो में मान भी बदल दिया। ^(hello)COUNT केवल उन कक्षों की गणना करता है जिनमें संख्याएँ होती हैं जबकि COUNTA उन कक्षों की गणना करता है जिनमें पाठ और संख्याएँ होती हैं। दोनों फ़ंक्शन रिक्त कक्षों की गणना नहीं करते हैं। यदि आप रिक्त कक्षों की गणना करना चाहते हैं, तो COUNTBLANK फ़ंक्शन का उपयोग करें।

इसके बाद AVERAGE , MEDIAN और MODE फ़ंक्शन हैं। औसत स्व-व्याख्यात्मक है, माध्य संख्याओं के समूह में मध्य संख्या है और संख्याओं के समूह में बहुलक सबसे सामान्य संख्या या संख्या है। एक्सेल^(Excel) के नए संस्करणों में , आपके पास MODE.SNGL  और MODE.MULT है क्योंकि एक से अधिक संख्याएँ हो सकती हैं जो संख्याओं के समूह में सबसे सामान्य संख्या है। मैंने नीचे दिए गए उदाहरण में श्रेणी के लिए B2:B12 का उपयोग किया है।

आगे बढ़ते हुए, हम संख्या B2: B12 के सेट के लिए ^(B12)MIN , MAX और STDEV की गणना कर सकते हैं । एसटीडीईवी फ़ंक्शन गणना करेगा^(STDEV) कि औसत मूल्य से मूल्यों को व्यापक रूप से कैसे फैलाया जाता है। एक्सेल^(Excel) के नए संस्करणों में , आपके पास STDEV.P और STDEV.S है , जो क्रमशः संपूर्ण जनसंख्या या नमूने के आधार पर गणना करता है।

अंत में, अन्य दो उपयोगी कार्य बड़े^(LARGE) और छोटे^(SMALL) हैं । वे दो तर्क लेते हैं: सेल श्रेणी और k-वें सबसे बड़ा मान जिसे आप वापस करना चाहते हैं। इसलिए यदि आप सेट में दूसरा सबसे बड़ा मान चाहते हैं, तो आप दूसरे तर्क के लिए 2, तीसरी सबसे बड़ी संख्या के लिए 3, आदि का उपयोग करेंगे। SMALL उसी तरह काम करता है, लेकिन आपको k-th सबसे छोटी संख्या देता है।

अंत में, AGGREGATE^(AGGREGATE) नामक एक फ़ंक्शन है , जो आपको ऊपर वर्णित किसी भी अन्य फ़ंक्शन को लागू करने की अनुमति देता है, लेकिन आपको छिपी हुई पंक्तियों को अनदेखा करने, त्रुटि मानों को अनदेखा करने आदि जैसी चीजें भी करने देता है। आपको शायद इसे अक्सर उपयोग करने की आवश्यकता नहीं होगी , लेकिन जरूरत पड़ने पर आप इसके बारे में यहां और जान सकते हैं।^{(learn more about it)}

तो यह एक्सेल^(Excel) में कुछ सबसे सामान्य सारांश कार्यों का एक बुनियादी अवलोकन है । यदि आपके कोई प्रश्न हैं, तो बेझिझक एक टिप्पणी पोस्ट करें। आनंद लेना!

Use Summary Functions to Summarize Data in Excel

For those who use Excel regularly, the number of built-in formulas and functions to summarize and manipulate data is staggering. Exсеl is literally used by everyone: from students in a financial class tо hedge fund managers on Wall Street. It’s extremely рowerful, but at the same time very simple.

For those just getting started with Excel, one of the first group of functions you should learn are the summary functions. These include SUM, AVERAGE, MAX, MIN, MODE, MEDIAN, COUNT, STDEV, LARGE, SMALL and AGGREGATE. These functions are best used on numerical data.

In this article, I’ll show you how to create a formula and insert the function into an Excel spreadsheet. Each function in Excel takes arguments, which are the values the functions needs to calculate an output.

Understanding Formulas & Functions

For example, if you need to add 2 and 2 together, the function would be SUM and the arguments would be the numbers 2 and 2. We normally write this as 2 + 2, but in Excel you would write it as =SUM(2+2). Here you can see the results of this simple addition of two literal numbers.

Even though there is nothing wrong with this formula, it really isn’t necessary. You could just type =2+2 in Excel and that would work also. In Excel, when you use a function like SUM, it makes more sense to use arguments. With the SUM function, Excel is expecting at least two arguments, which would be references to cells on the spreadsheet.

How do we reference a cell inside the Excel formula? Well, that’s pretty easy. Every row has a number and every column has a letter. A1 is the first cell on the spreadsheet at the top left. B1 would be the cell to the right of A1. A2 is the cell directly below A1. Easy enough right?

Before we write our new formula, let’s add some data in columns A and B to work with. Go ahead and type random numbers from A1 to A10 and B1 to B10 for our data set. Now go to D1 and type in =SUM(A1,B1). You should see the result is simply the value of A1 + B1.

There are a couple of things to note while typing a formula in Excel. Firstly, you’ll notice that when you type the first opening parenthesis ( after the function name, Excel will automatically tell you what arguments that function takes. In our example, it shows number1, number2, etc. You separate arguments with commas. This particular function can take an infinite number of values since that is how the SUM function works.

Secondly, either you can type in the cell reference manually (A1) or you can click on the cell A1 after you typed the open parenthesis. Excel will also highlight the cell in the same color as the cell reference so you can see the corresponding values exactly. So we summed one row together, but how can we sum all the other rows without typing the formula again or copying and pasting? Luckily, Excel makes this easy.

Move your mouse cursor to the bottom right corner of cell D1 and you’ll notice it changes from a white cross to a black plus sign.

Now click and hold your mouse button down. Drag the cursor down to the last row with the data and then let go at the end.

Excel is smart enough to know that the formula should change and reflect the values in the other rows rather than just showing you the same A1 + B1 all the way down. Instead, you’ll see A2+B2, A3+B3 and so on.

There is also another way to use SUM that explains another concept behind arguments in Excel. Let’s say we wanted to sum up all the values from A1 to A12, then how would we go about it? We could type something like =SUM(A1, A2, A3, etc), but that is very time consuming. A better way is to use an Excel range.

To sum A1 to A12, all we have to do is type =SUM(A1:A12) with a colon separating the two cell references instead of a comma. You could even type something like =SUM(A1:B12) and it will sum all values in A1 thru A12 and B1 thru B12.

This was a very basic overview of how to use functions and formulas in Excel, but it’s enough so that you can start using all of the data summation functions.

Summary Functions

Using the same set of data, we’re going to use the rest of the summary functions to see what kind of numbers we can calculate. Let’s start with the COUNT and COUNTA functions.

Here I have entered the COUNT function into D2 and the COUNTA function into E2, using A2:A12 range as the data set for both functions. I also changed the value in A9 to the text string hello to show the difference. COUNT only counts the cells that have numbers whereas COUNTA counts cells that contain text and numbers. Both functions do not count blank cells. If you want to count blank cells, use the COUNTBLANK function.

Next up are the AVERAGE, MEDIAN and MODE functions. Average is self-explanatory, median is the middle number in a set of numbers and mode is the most common number or numbers in a set of numbers. In newer versions of Excel, you have MODE.SNGL and MODE.MULT because there could be more than one number that is the most common number in a set of numbers. I used B2:B12 for the range in the example below.

Moving on, we can calculate the MIN, MAX and STDEV for the set of numbers B2:B12. The STDEV function will calculate how widely values are dispersed from the average value. In newer versions of Excel, you have STDEV.P and STDEV.S, which calculates based on the entire population or based on a sample, respectively.

Finally, another two useful functions are LARGE and SMALL. They take two arguments: the cell range and the k-th largest value you want to return. So if you want the second largest value in the set, you would use 2 for the second argument, 3 for the third largest number, etc. SMALL works the same way, but gives you the k-th smallest number.

Lastly, there is a function called AGGREGATE, which allows you to apply any of the other functions mentioned above, but also lets you do things like ignore hidden rows, ignore error values, etc. You probably won’t need to use it that often, but you can learn more about it here in case you do need it.

So that’s a basic overview of some of the most common summary functions in Excel. If you have any questions, feel free to post a comment. Enjoy!

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