मैंने हाल ही में बड़ी मात्रा में डेटा को आसानी से सारांशित करने के लिए एक्सेल में सारांश फ़ंक्शंस का उपयोग करने के तरीके^{(how to use summary functions in Excel)} पर एक लेख लिखा था , लेकिन उस आलेख ने वर्कशीट पर सभी डेटा को ध्यान में रखा। क्या होगा यदि आप केवल डेटा के सबसेट को देखना चाहते हैं और डेटा के सबसेट को सारांशित करना चाहते हैं?

एक्सेल^(Excel) में , आप कॉलम पर फिल्टर बना सकते हैं जो उन पंक्तियों को छिपा देगा जो आपके फिल्टर से मेल नहीं खाती हैं। इसके अलावा, आप केवल फ़िल्टर किए गए डेटा का उपयोग करके डेटा को सारांशित करने के लिए एक्सेल^(Excel) में विशेष कार्यों का भी उपयोग कर सकते हैं ।

इस लेख में, मैं आपको एक्सेल^(Excel) में फ़िल्टर बनाने और फ़िल्टर किए गए डेटा को सारांशित करने के लिए अंतर्निहित फ़ंक्शंस का उपयोग करने के चरणों के बारे में बताऊंगा।

एक्सेल में सरल फिल्टर बनाएं

एक्सेल^(Excel) में , आप साधारण फिल्टर और जटिल फिल्टर बना सकते हैं। आइए सरल फिल्टर के साथ शुरुआत करें। फ़िल्टर के साथ काम करते समय, आपके पास हमेशा शीर्ष पर एक पंक्ति होनी चाहिए जिसका उपयोग लेबल के लिए किया जाता है। यह पंक्ति रखने की आवश्यकता नहीं है, लेकिन यह फ़िल्टर के साथ काम करना थोड़ा आसान बनाता है।

ऊपर, मेरे पास कुछ नकली डेटा है और मैं सिटी^(City) कॉलम पर एक फ़िल्टर बनाना चाहता हूं । एक्सेल^(Excel) में , यह करना वास्तव में आसान है। आगे बढ़ें और रिबन में डेटा^(Data) टैब पर क्लिक करें और फिर फ़िल्टर^(Filter) बटन पर क्लिक करें। आपको शीट पर डेटा का चयन करने या पहली पंक्ति में क्लिक करने की आवश्यकता नहीं है।

जब आप फ़िल्टर^(Filter) पर क्लिक करते हैं , तो पहली पंक्ति के प्रत्येक कॉलम में स्वचालित रूप से दाईं ओर एक छोटा ड्रॉपडाउन बटन जोड़ा जाएगा।

अब आगे बढ़ें और सिटी^(City) कॉलम में ड्रॉपडाउन एरो पर क्लिक करें। आपको कुछ अलग-अलग विकल्प दिखाई देंगे, जिनके बारे में मैं नीचे बताऊंगा।

सबसे ऊपर, आप सिटी^(City) कॉलम में मानों के आधार पर सभी पंक्तियों को जल्दी से सॉर्ट कर सकते हैं । ध्यान दें कि जब आप डेटा को सॉर्ट करते हैं, तो यह पूरी पंक्ति को स्थानांतरित कर देगा, न कि केवल सिटी^(City) कॉलम के मान। यह सुनिश्चित करेगा कि आपका डेटा पहले की तरह ही बरकरार रहे।

साथ ही, यह एक अच्छा विचार है कि सबसे आगे आईडी नामक एक कॉलम जोड़ें और इसे अपनी वर्कशीट में जितनी भी पंक्तियाँ हों, एक से संख्या दें। इस तरह, आप हमेशा आईडी कॉलम के आधार पर छाँट सकते हैं और अपने डेटा को उसी क्रम में वापस पा सकते हैं, जो मूल रूप से था, यदि यह आपके लिए महत्वपूर्ण है।

जैसा कि आप देख सकते हैं, स्प्रैडशीट के सभी डेटा को अब सिटी^(City) कॉलम के मानों के आधार पर क्रमबद्ध किया गया है। अब तक, कोई पंक्तियाँ छिपी नहीं हैं। आइए अब फिल्टर डायलॉग के नीचे चेकबॉक्स पर एक नजर डालते हैं। मेरे उदाहरण में, मेरे पास सिटी^(City) कॉलम में केवल तीन अद्वितीय मान हैं और वे तीन सूची में दिखाई देते हैं।

मैंने आगे बढ़कर दो शहरों को अनचेक किया और एक को चेक छोड़ दिया। अब मेरे पास डेटा दिखाने की केवल 8 पंक्तियाँ हैं और बाकी छिपी हुई हैं। यदि आप सबसे बाईं ओर पंक्ति संख्याओं की जाँच करते हैं, तो आप आसानी से बता सकते हैं कि आप फ़िल्टर किए गए डेटा को देख रहे हैं। कितनी पंक्तियाँ छिपी हुई हैं, इसके आधार पर आपको कुछ अतिरिक्त क्षैतिज रेखाएँ दिखाई देंगी और संख्याओं का रंग नीला होगा।

अब मान लें कि मैं परिणामों की संख्या को और कम करने के लिए दूसरे कॉलम पर फ़िल्टर करना चाहता हूं। कॉलम सी में, मेरे पास प्रत्येक परिवार में कुल सदस्यों की संख्या है और मैं केवल दो से अधिक सदस्यों वाले परिवारों के परिणाम देखना चाहता हूं।

आगे बढ़ो और कॉलम सी^{(Column C)} में ड्रॉपडाउन तीर पर क्लिक करें और आप कॉलम में प्रत्येक अद्वितीय मान के लिए समान चेकबॉक्स देखेंगे। हालांकि, इस मामले में, हम नंबर फिल्टर^{(Number Filters)} पर क्लिक करना चाहते हैं और फिर ग्रेटर थान^{( Greater Than)} पर क्लिक करना चाहते हैं । जैसा कि आप देख सकते हैं, अन्य विकल्पों का एक गुच्छा भी है।

एक नया संवाद पॉप अप होगा और यहां आप फ़िल्टर के लिए मान टाइप कर सकते हैं। आप AND या OR फ़ंक्शन के साथ एक से अधिक मानदंड भी जोड़ सकते हैं। आप कह सकते हैं कि आप ऐसी पंक्तियाँ चाहते हैं जहाँ मान 2 से अधिक हो और 5 के बराबर न हो, उदाहरण के लिए।

अब मैं डेटा की केवल 5 पंक्तियों तक सीमित हूं: केवल न्यू ऑरलियन्स^{(New Orleans)} के परिवार और 3 या अधिक सदस्यों वाले परिवार। काफी आसान^(Easy) ? ध्यान दें कि आप ड्रॉपडाउन पर क्लिक करके और फिर "कॉलम नाम से फ़िल्टर साफ़ करें"^{(Clear Filter From “Column Name”)} लिंक पर क्लिक करके किसी कॉलम पर फ़िल्टर को आसानी से साफ़ कर सकते हैं।

तो यह इसके बारे में एक्सेल^(Excel) में सरल फिल्टर के लिए है । वे उपयोग करने में बहुत आसान हैं और परिणाम बहुत सीधे हैं। आइए अब उन्नत^(Advanced) फ़िल्टर संवाद का उपयोग करके जटिल फ़िल्टर पर एक नज़र डालें।

एक्सेल में उन्नत फिल्टर बनाएं

यदि आप अधिक उन्नत फ़िल्टर बनाना चाहते हैं, तो आपको उन्नत^(Advanced) फ़िल्टर संवाद का उपयोग करना होगा। उदाहरण के लिए, मान लें कि मैं न्यू ऑरलियन्स^{(New Orleans)} में रहने वाले उन सभी परिवारों को देखना चाहता हूं जिनके परिवार में 2 से अधिक सदस्य हैं या ^(OR)क्लार्क्सविले^{(Clarksville)} के सभी परिवार जिनके परिवार में 3 से अधिक सदस्य हैं और^(AND) केवल वे परिवार जिनके पास .EDU^(.EDU) समाप्त ईमेल पता है। अब आप एक साधारण फिल्टर के साथ ऐसा नहीं कर सकते।

ऐसा करने के लिए, हमें एक्सेल^(Excel) शीट को थोड़ा अलग तरीके से सेट करना होगा। आगे बढ़ें और अपने डेटा के सेट के ऊपर कुछ पंक्तियाँ डालें और शीर्षक लेबल को ठीक पहली पंक्ति में कॉपी करें जैसा कि नीचे दिखाया गया है।

अब यहां बताया गया है कि उन्नत फ़िल्टर कैसे काम करते हैं। आपको पहले अपने मानदंड को शीर्ष पर कॉलम में टाइप करना होगा और फिर डेटा^(Data) टैब पर सॉर्ट और फ़िल्टर के अंतर्गत ^{( Sort & Filter)}उन्नत^(Advanced) बटन पर क्लिक करना होगा।

तो हम वास्तव में उन कक्षों में क्या टाइप कर सकते हैं? ठीक है, तो चलिए अपने उदाहरण से शुरू करते हैं। हम केवल न्यू ऑरलियन्स^{(New Orleans)} या क्लार्क्सविले^{(Clarksville)} से डेटा देखना चाहते हैं , तो चलिए उन्हें सेल E2 और E3 में टाइप करते हैं।

जब आप विभिन्न पंक्तियों पर मान टाइप करते हैं, तो इसका अर्थ है OR। अब हम दो से अधिक सदस्यों वाले न्यू ऑरलियन्स परिवार और 3 से अधिक सदस्यों वाले ^{(New Orleans)}क्लार्क्सविले^{(Clarksville)} परिवार चाहते हैं। ऐसा करने के लिए, C2 में >2 और C3 में >3

चूंकि >2 और न्यू ऑरलियन्स^{(New Orleans)} एक ही पंक्ति में हैं, इसलिए यह AND ऑपरेटर होगा। उपरोक्त पंक्ति 3 के लिए भी यही सच है। अंत में, हम केवल .EDU वाले ईमेल पते वाले परिवार चाहते हैं। ऐसा करने के लिए, बस *.edu को D2 और D3 दोनों में टाइप करें। * सिंबल का मतलब वर्णों की संख्या है।

एक बार ऐसा करने के बाद, अपने डेटासेट में कहीं भी क्लिक करें और फिर उन्नत^(Advanced) बटन पर क्लिक करें। सूची रंग^{(List Rang)} ई फ़ील्ड स्वचालित रूप से आपके डेटासेट का पता लगा लेगी क्योंकि आपने उन्नत बटन पर क्लिक करने से पहले उसमें क्लिक किया था^(Advanced) । अब क्राइटेरिया रेंज^{(Criteria range)} बटन के दाईं ओर छोटे छोटे बटन पर क्लिक करें।

A1 से E3 तक सब कुछ चुनें और फिर ^(Select)उन्नत फ़िल्टर^{(Advanced Filter)} संवाद पर वापस जाने के लिए उसी बटन पर फिर से क्लिक करें । ठीक क्लिक करें^{(Click OK)} और आपका डेटा अब फ़िल्टर किया जाना चाहिए!

जैसा कि आप देख सकते हैं, अब मेरे पास केवल 3 परिणाम हैं जो उन सभी मानदंडों से मेल खाते हैं। ध्यान दें कि मानदंड श्रेणी के लेबल को काम करने के लिए डेटासेट के लेबल के साथ बिल्कुल मेल खाना चाहिए।

आप स्पष्ट रूप से इस पद्धति का उपयोग करके बहुत अधिक जटिल प्रश्न बना सकते हैं, इसलिए अपने वांछित परिणाम प्राप्त करने के लिए इसके साथ खेलें। अंत में, आइए फ़िल्टर किए गए डेटा पर योग फ़ंक्शन लागू करने के बारे में बात करते हैं।

फ़िल्टर किए गए डेटा को सारांशित करना

अब मान लें कि मैं अपने फ़िल्टर किए गए डेटा पर परिवार के सदस्यों की संख्या का योग करना चाहता हूं, मुझे ऐसा करने के बारे में कैसे पता चलेगा? ठीक है, रिबन में Clear बटन पर क्लिक करके अपना फ़िल्टर साफ़ करें। ^(Clear)चिंता न करें, केवल उन्नत^(Advanced) बटन पर क्लिक करके और फिर से ठीक क्लिक करके उन्नत फ़िल्टर को फिर से लागू करना बहुत आसान है।

हमारे डेटासेट के निचले भाग में, कुल^(Total) नामक एक सेल जोड़ें और फिर कुल परिवार के सदस्यों को जोड़ने के लिए एक योग फ़ंक्शन जोड़ें। मेरे उदाहरण में, मैंने अभी टाइप किया =SUM(C7:C31) ।

तो अगर मैं सभी परिवारों को देखता हूं, तो मेरे पास कुल 78 सदस्य हैं। अब आगे बढ़ते हैं और हमारे उन्नत^(Advanced) फ़िल्टर को फिर से लागू करते हैं और देखते हैं कि क्या होता है।

ओह! 11 सही संख्या दिखाने के बजाय, मुझे अभी भी कुल 78 दिखाई दे रहा है! ऐसा क्यों है? ठीक है, SUM फ़ंक्शन छिपी हुई पंक्तियों को अनदेखा नहीं करता है, इसलिए यह अभी भी सभी पंक्तियों का उपयोग करके गणना कर रहा है। सौभाग्य से, कुछ फ़ंक्शन हैं जिनका उपयोग आप छिपी हुई पंक्तियों को अनदेखा करने के लिए कर सकते हैं।

पहला सबटोटल^(SUBTOTAL) है । इससे पहले कि हम इनमें से किसी विशेष फ़ंक्शन का उपयोग करें, आप अपना फ़िल्टर साफ़ करना चाहेंगे और फिर फ़ंक्शन में टाइप करना चाहेंगे।

एक बार फ़िल्टर साफ़ हो जाने के बाद, आगे बढ़ें और टाइप करें =SUBTOTAL( और आपको विकल्पों के एक समूह के साथ एक ड्रॉपडाउन बॉक्स दिखाई देना चाहिए। इस फ़ंक्शन का उपयोग करके, आप सबसे पहले एक नंबर का उपयोग करके आप जिस प्रकार का योग फ़ंक्शन का उपयोग करना चाहते हैं उसे चुनें।

हमारे उदाहरण में, मैं SUM का उपयोग करना चाहता हूं , इसलिए मैं 9 नंबर टाइप करूंगा या ड्रॉपडाउन से उस पर क्लिक करूंगा। फिर कॉमा टाइप करें और सेल की रेंज चुनें।

जब आप एंटर दबाते हैं, तो आप देखेंगे कि 78 का मान पहले जैसा ही है। हालाँकि, यदि आप अब फिर से फ़िल्टर लागू करते हैं, तो हम 11 देखेंगे!

उत्कृष्ट! ठीक यही हम चाहते हैं। अब आप अपने फ़िल्टर समायोजित कर सकते हैं और मान हमेशा केवल उन पंक्तियों को प्रदर्शित करेगा जो वर्तमान में दिखाई दे रही हैं।

दूसरा फ़ंक्शन जो काफी हद तक SUBTOTAL फ़ंक्शन के समान ही काम करता है, वह है AGGREGATE । अंतर केवल इतना है कि AGGREGATE फ़ंक्शन में एक और पैरामीटर है जहाँ आपको यह निर्दिष्ट करना होगा कि आप छिपी हुई पंक्तियों को अनदेखा करना चाहते हैं।

पहला पैरामीटर वह योग फ़ंक्शन है जिसका आप उपयोग करना चाहते हैं और SUBTOTAL के साथ , 9 SUM फ़ंक्शन का प्रतिनिधित्व करता है। दूसरा विकल्प वह है जहां आपको छिपी हुई पंक्तियों को अनदेखा करने के लिए 5 टाइप करना होगा। अंतिम पैरामीटर समान है और कोशिकाओं की श्रेणी है।

AGGREGATE फंक्शन^{(use the AGGREGATE function)}  और अन्य फंक्शन जैसे MODE , MEDIAN , AVERAGE , आदि का अधिक विस्तार से उपयोग करने का तरीका जानने के लिए आप सारांश फंक्शन पर मेरा लेख भी पढ़ सकते हैं ।

उम्मीद है, यह लेख आपको एक्सेल^(Excel) में फिल्टर बनाने और उपयोग करने के लिए एक अच्छा प्रारंभिक बिंदु प्रदान करता है । यदि आपके कोई प्रश्न हैं, तो बेझिझक एक टिप्पणी पोस्ट करें। आनंद लेना!

How to Filter Data in Excel

I recently wrоtе an аrticle on how to use summary functions in Excel to easily summarize large amounts of data, but that article took into account all data on the worksheet. What if you only want to look at a subset of data and summarize the subset of data?

In Excel, you can create filters on columns that will hide rows that do not match your filter. In addition, you can also use special functions in Excel to summarize data using only the filtered data.

In this article, I’ll walk you through the steps for creating filters in Excel and also using built-in functions to summarize that filtered data.

Create Simple Filters in Excel

In Excel, you can create simple filters and complex filters. Let’s start off with simple filters. When working with filters, you should always have one row at the top that is used for labels. It’s not a requirement to have this row, but it makes working with filters a bit easier.

Above, I have some fake data and I want to create a filter on the City column. In Excel, this is really easy to do. Go ahead and click on the Data tab in the ribbon and then click on the Filter button. You don’t have to select the data on the sheet or click in the first row either.

When you click on Filter, each column in the first row will automatically have a small dropdown button added at the very right.

Now go ahead and click on the dropdown arrow in the City column. You’ll see a couple of different options, which I will explain below.

At the top, you can quickly sort all the rows by the values in the City column. Note that when you sort the data, it will move the entire row, not just the values in the City column. This will ensure that your data remains intact just as it was before.

Also, it’s a good idea to add a column at the very front called ID and number it from one to however many rows you have in your worksheet. This way, you can always sort by the ID column and get your data back in the same order it was originally, if that is important to you.

As you can see, all the data in the spreadsheet is now sorted based on the values in the City column. So far, no rows are hidden. Now let’s take a look at the checkboxes at the bottom of filter dialog. In my example, I have only three unique values in the City column and those three show up in the list.

I went ahead and unchecked two cities and left one checked. Now I only have 8 rows of data showing and the rest are hidden. You can easily tell you are looking at filtered data if you check the row numbers at the far left. Depending on how many rows are hidden, you’ll see a few extra horizontal lines and the color of the numbers will be blue.

Now let’s say I want to filter on a second column to further reduce the number of results. In column C, I have the total number of members in each family and I want to only see the results for families with more than two members.

Go ahead and click on the dropdown arrow in Column C and you’ll see the same checkboxes for each unique value in the column. However, in this case, we want to click on Number Filters and then click on Greater Than. As you can see, there are a bunch of other options too.

A new dialog will pop up and here you can type in the value for the filter. You can also add more than one criteria with an AND or OR function. You could say you want rows where the value is greater than 2 and not equal to 5, for example.

Now I’m down to just 5 rows of data: families only from New Orleans and with 3 or more members. Easy enough? Note that you can easily clear a filter on a column by clicking on the dropdown and then clicking the Clear Filter From “Column Name” link.

So that’s about it for simple filters in Excel. They are very easy to use and the results are pretty straight-forward. Now let’s take a look at complex filters using the Advanced filters dialog.

Create Advanced Filters in Excel

If you want to create more advanced filters, you have to use the Advanced filter dialog. For example, let’s say I wanted to see all families that live in New Orleans with more than 2 members in their family OR all families in Clarksville with more than 3 members in their family AND only the ones with a .EDU ending email address. Now you can’t do that with a simple filter.

To do this, we need to setup the Excel sheet a little differently. Go ahead and insert a couple of rows above your set of data and copy the heading labels exactly into the first row like shown below.

Now here is how advanced filters work. You have to first type your criteria into the columns at the top and then click the Advanced button under Sort & Filter on the Data tab.

So what exactly can we type into those cells? OK, so let’s start with our example. We only want to see data from New Orleans or Clarksville, so let’s type those into cells E2 and E3.

When you type values on different rows, it means OR. Now we want New Orleans families with more than two members and Clarksville families with more than 3 members. To do this, type in >2 in C2 and >3 in C3.

Since >2 and New Orleans are on the same row, it will be an AND operator. The same is true for row 3 above. Finally, we want only the families with .EDU ending email address. To do this, just type in *.edu into both D2 and D3. The * symbol means any number of characters.

Once you do that, click anywhere in your dataset and then click on the Advanced button. The List Range field will automatically figure out your dataset since you clicked into it before clicking the Advanced button. Now click on the small little button at the right of the Criteria range button.

Select everything from A1 to E3 and then click on the same button again to get back to the Advanced Filter dialog. Click OK and your data should now be filtered!

As you can see, now I have only 3 results that match all of those criteria. Note that the labels for the criteria range have to match exactly with the labels for the dataset in order for this to work.

You can obviously create a lot more complicated queries using this method, so play around with it to get your desired results. Finally, let’s talk about applying summation functions to filtered data.

Summarizing Filtered Data

Now let’s say I want to sum up the number of family members on my filtered data, how would I got about doing that? Well, let’s clear our filter by clicking on the Clear button in the ribbon. Don’t worry, it’s very easy to apply the advanced filter again by simply clicking on the Advanced button and clicking OK again.

At the bottom of our dataset, let’s add a cell called Total and then add a sum function to sum up the total family members. In my example, I just typed =SUM(C7:C31).

So if I look at all families, I have 78 members total. Now let’s go ahead and reapply our Advanced filter and see what happens.

Whoops! Instead of showing the correct number, 11, I still see the total is 78! Why is that? Well, the SUM function does not ignore hidden rows, so it is still doing the calculation using all the rows. Luckily, there are a couple of functions you can use to ignore hidden rows.

The first is SUBTOTAL. Before we use any of these special functions, you will want to clear your filter and then type in the function.

Once the filter is cleared, go ahead and type in =SUBTOTAL( and you should see a dropdown box appear with a bunch of options. Using this function, you first pick the type of summation function you want to use using a number.

In our example, I want to use SUM, so I would type in the number 9 or just click on it from the dropdown. Then type a comma and select the range of cells.

When you press enter, you should see the value of 78 is the same as previously. However, if you now apply the filter again, we will see 11!

Excellent! That’s exactly what we want. Now you can adjust your filters and the value will always reflect only the rows that are currently showing.

The second function that works pretty much exactly the same as the SUBTOTAL function is AGGREGATE. The only difference is that there is another parameter in the AGGREGATE function where you have to specify that you want to ignore hidden rows.

The first parameter is the summation function you want to use and as with SUBTOTAL, 9 represents the SUM function. The second option is where you have to type in 5 to ignore hidden rows. The last parameter is the same and is the range of cells.

You can also read my article on summary functions to learn how to use the AGGREGATE function and other functions like MODE, MEDIAN, AVERAGE, etc. in more detail.

Hopefully, this article gives you a good starting point for creating and using filters in Excel. If you have any questions, feel free to post a comment. Enjoy!

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