एक्सेल^(Excel) में तीन सबसे अधिक उपयोग किए जाने वाले सूत्र जो सरल गणितीय गणना करते हैं, वे हैं COUNT , SUM और AVERAGE । चाहे आप एक्सेल^(Excel) में वित्तीय बजट का प्रबंधन कर रहे हों या बस अपनी अगली छुट्टी पर नज़र रख रहे हों, आपने शायद पहले इनमें से किसी एक फ़ंक्शन का उपयोग किया हो।

इस लेख में, हम इन तीन कार्यों की मूल बातें और उनके प्रासंगिक और उपयोगी समकक्षों के बारे में जानेंगे: COUNTIFS , SUMIFS और AVERAGEIFS ।

एक्सेल काउंट, योग और औसत

यह जानने के लिए कि हमने कितने मोबाइल फ़ोन बेचे हैं, हम नीचे दिखाए गए अनुसार COUNT सूत्र का शीघ्रता से उपयोग कर सकते हैं:

=COUNT(E2:E16)

दूसरी ओर, हमने जो बिक्री की है, उसकी कुल राशि प्राप्त करने के लिए, हम एसयूएम^(SUM) फॉर्मूला का उपयोग कर सकते हैं जैसा कि नीचे दिखाया गया है:

=SUM(E2:E16)

अंत में, हमने सभी फोन के लिए औसत बिक्री का पता लगाने के लिए, हम नीचे दिए गए औसत सूत्र का उपयोग कर सकते हैं^(AVERAGE) :

=AVERAGE(E2:E16)

परिणाम नीचे जैसा होना चाहिए:

COUNT , SUM और AVERAGE सूत्र केवल उन अभिलेखों के लिए कार्य करेंगे जहां कक्ष मान संख्या स्वरूप में है। सूत्र श्रेणी के भीतर कोई भी रिकॉर्ड (यानी इस उदाहरण में E2:E16 ) संख्या प्रारूप में नहीं है, पर ध्यान नहीं दिया जाएगा।

इसलिए, कृपया सुनिश्चित करें कि COUNT , SUM और AVERAGE फ़ॉर्मूला में सभी सेल ^(AVERAGE)नंबर^(Number) के रूप में स्वरूपित हैं , टेक्स्ट^(Text) नहीं । उसी सूत्र का उपयोग करने का प्रयास करें, लेकिन E2:E16 के बजाय E:E को श्रेणी के रूप में उपयोग करें । यह पहले जैसा ही परिणाम लौटाएगा क्योंकि यह हेडर (यानी बिक्री मूल्य^{(Sale Price)} ) को अनदेखा करता है, जो टेक्स्ट प्रारूप में है।

अब, क्या होगा यदि हम केवल संयुक्त राज्य अमेरिका^(USA) में बेचे गए लोगों के लिए बिक्री की संख्या, बिक्री की कुल राशि और प्रति फोन बिक्री की औसत राशि जानना चाहते हैं ? यहीं पर COUNTIFS , SUMIFS और AVERAGEIFS महत्वपूर्ण भूमिका निभाते हैं। नीचे दिए गए सूत्र पर गौर करें:

COUNTIFS

सूत्र टूटना:

1. =COUNTIFS( - “=” सेल में एक सूत्र की शुरुआत को इंगित करता है और COUNTIFS एक्सेल^(Excel) फ़ंक्शन का पहला भाग है जिसका हम उपयोग कर रहे हैं।
2. D2:D16 - यह देखने के लिए डेटा की श्रेणी को संदर्भित करता है कि यह गणना सूत्र में शामिल किए जाने वाले मानदंडों को पूरा करता है या नहीं।^(Refers)
3. "यूएसए"^(“USA”) - निर्दिष्ट डेटा श्रेणी में देखने के लिए मानदंड ( ^(Criteria)D2:D16 )
4. ) - सूत्र के अंत को इंगित करने वाला समापन^(Closing) कोष्ठक।

फॉर्मूला 6 लौटाता है जो यूएसए^(USA) के गोदाम से भेजे गए उत्पादों की बिक्री की संख्या है।

SUMIFS

सूत्र टूटना:

1. =SUMIFS( - “=” सूत्र की शुरुआत को फिर से इंगित करता है।
2. E2:E16 - डेटा की उस श्रेणी को संदर्भित करता^(Refers) है जिसे हम कुल करना चाहते हैं, अर्थात हमारे उदाहरण में बिक्री मूल्य।
3. D2:D16 - यह देखने के लिए डेटा की श्रेणी को संदर्भित करता है कि क्या यह कुल राशि में शामिल किए जाने वाले मानदंडों को पूरा करता है।^(Refers)
4. "यूएसए"^(“USA”) - निर्दिष्ट डेटा श्रेणी में देखने के लिए मानदंड ( ^(Criteria)D2:D16 )
5. ) - सूत्र के अंत को इंगित करने वाला समापन^(Closing) कोष्ठक।

यह फ़ॉर्मूला $6,050 की कुल बिक्री दिखाता है जो यूएसए^(USA) के गोदाम से भेजे गए उत्पादों के लिए बनाई गई थी।

औसत^(AVERAGEIFS)

सूत्र टूटना:

1. =AVERAGEIFS( - “=” सूत्र की शुरुआत को दर्शाता है।
2. E2:E16 - डेटा की श्रेणी को संदर्भित करता है जिसे हम औसत करना चाहते हैं। ^(Refers)इस उदाहरण में, हम संयुक्त राज्य अमेरिका^(USA) में बेचे गए सभी फ़ोनों की औसत बिक्री प्राप्त करना चाहते हैं ।
3. D2:D16 - यह देखने के लिए डेटा की श्रेणी को संदर्भित करता है कि यह औसत सूत्र में शामिल किए जाने वाले मानदंडों को पूरा करता है या नहीं।^(Refers)
4. "यूएसए"^(“USA”) - निर्दिष्ट डेटा श्रेणी में देखने के लिए मानदंड^(Criteria)
5. ) - सूत्र के सिरों को इंगित करने वाला समापन कोष्ठक।^(Closing)

सूत्र से पता चलता है कि हमने यूएसए में उत्पाद को लगभग $1,008

तीनों सूत्र एक से अधिक मानदंड ले सकते हैं। उदाहरण के लिए यदि हम संयुक्त राज्य अमेरिका^(USA) में बेचे जाने वाले उत्पादों के लिए समान आंकड़े (यानी COUNT , SUM और AVERAGE ) जानना चाहते हैं , लेकिन विशेष रूप से केवल  सैमसंग^(Samsung) ब्रांड के लिए, तो हमें केवल जांच के लिए डेटा श्रेणी जोड़ने की आवश्यकता है, इसके बाद इसके मानदंड।

कृपया^(Please) नीचे उदाहरण देखें जहां प्रारंभिक मानदंड जांच में दूसरा मानदंड जोड़ा जाता है। ( नीला^(Blue) पाठ पहले मानदंड को इंगित करता है और लाल दूसरे मानदंड को इंगित करता है)

=COUNTIFS(D2:D16,"USA", B2:B16,"Samsung")

=SUMIFS(E2:E16,D2:D16,"USA", B2:B16,"Samsung")

=AVERAGEIFS(E2:E16,D2:D16,"USA", B2:B16,"Samsung")

आप देखेंगे कि एक्सेल^(Excel) में  प्रत्यय "एस" के बिना ^(“S”)COUNTIF , SUMIF और AVERAGEIF सूत्र भी हैं । वे COUNTIFS , SUMIFS और AVERAGEIFS के समान उपयोग किए जाते हैं । हालांकि, सूत्र में प्रत्यय "एस"^(“S”) के बिना प्रति सूत्र केवल एक मानदंड की अनुमति देने की सीमा है।

जैसा कि सिंटैक्स थोड़ा अलग है, मैं  केवल COUNTIFS , SUMIFS और AVERAGEIFS का उपयोग करने की सलाह दूंगा क्योंकि यदि आवश्यक हो तो इसका उपयोग एक मानदंड या अधिक के लिए किया जा सकता है। आनंद लेना!

How to Use COUNTIFS, SUMIFS, AVERAGEIFS in Excel

The thrеe most commonly used formulas in Excel that perform simple mathematical calculations are COUNT, SUM and AVERAGE. Whether you are managing a financial budget in Excel or simply keeping track of your next vacation, you’ve probably used one of these functions before.

In this article, we’re going to go through the basics of these three functions and their relevant and useful counterparts: COUNTIFS, SUMIFS and AVERAGEIFS.

Excel COUNT, SUM and AVERAGE

To know how many mobile phones that we have sold, we can quickly use the COUNT formula as shown below:

=COUNT(E2:E16)

On the other hand, to get the total amount of sales that we have made, we can use the SUM formula as shown below:

=SUM(E2:E16)

Lastly, to find out the average sales that we made for all phones, we can use the AVERAGE formula as below:

=AVERAGE(E2:E16)

The result should be as below:

COUNT, SUM and AVERAGE formulas will only work for records where the cell value is in number format. Any record within the formula range (i.e. E2:E16 in this example) not in the number format will be ignored.

So, please ensure that all cells within the COUNT, SUM and AVERAGE formula are all formatted as Number, not Text. Try to use the same formula, but with E:E as the range instead of E2:E16. It will return the same result as before because it ignores the header (i.e. Sale Price), which is in text format.

Now, what if we want to know number of sales, total amount of sales and the average amount of sales per phone, just for those sold in USA? This is where COUNTIFS, SUMIFS and AVERAGEIFS play an important role. Observe the formula below:

COUNTIFS

Formula breakdown:

1. =COUNTIFS( – The “=” indicates the beginning of a formula in the cell and COUNTIFS is the first part of the Excel function that we are using.
2. D2:D16 – Refers to range of data to check to see if it satisfies the criteria to be included in the count formula.
3. “USA” – Criteria to look for in the data range specified (D2:D16)
4. ) – Closing bracket indicating the end of the formula.

The formula returns 6 which is the number of sales for products shipped from the USA warehouse.

SUMIFS

Formula breakdown:

1. =SUMIFS( – The “=” indicates the beginning of the formula again.
2. E2:E16 – Refers to range of data that we would like to total, i.e. sale price in our example.
3. D2:D16 – Refers to range of data to check to see if it satisfies the criteria to be included in the total amount.
4. “USA” – Criteria to look for in the data range specified (D2:D16)
5. ) – Closing bracket indicating the end of the formula.

The formula shows $6,050 total sales that were made for products shipped from the USA warehouse.

AVERAGEIFS

Formula breakdown:

1. =AVERAGEIFS( – The “=” indicate the beginning of formula.
2. E2:E16 – Refers to range of data that we would like to average. In this example, we want to get the average amount of sales for all phones sold in the USA.
3. D2:D16 – Refers to range of data to check to see if it satisfies the criteria to be included in the average formula.
4. “USA” – Criteria to look for in the data range specified
5. ) – Closing bracket indicating the ends of the formula.

The formula shows we sold the product for around $1,008 per phone in USA.

All three formula can take more than one criteria. For example if we want to know the same figures (i.e. COUNT, SUM and AVERAGE) for products sold in USA, but specifically only for the Samsung brand, we just need to add the data range to be checked followed by its criteria.

Please see example below where a second criteria is added to the initial criteria checks. (Blue text indicates the first criteria and red indicates the second criteria)

=COUNTIFS(D2:D16,"USA", B2:B16,"Samsung")

=SUMIFS(E2:E16,D2:D16,"USA", B2:B16,"Samsung")

=AVERAGEIFS(E2:E16,D2:D16,"USA", B2:B16,"Samsung")

You will notice that Excel also has COUNTIF, SUMIF and AVERAGEIF formulas without the suffix “S”. Those are used similar to COUNTIFS, SUMIFS and AVERAGEIFS. However, those without the suffix “S” in the formula have the limitation of only allowing one criteria per formula.

As the syntax is slightly different, I would recommend using COUNTIFS, SUMIFS and AVERAGEIFS only as it can be used for either one criteria or more, if necessary. Enjoy!

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