निश्चित रूप से एक्सेल^(Excel) स्प्रेडशीट के लिए उपयोग किया जाता है, लेकिन क्या आप जानते हैं कि आप एक्सेल^(Excel) को बाहरी डेटा स्रोतों से जोड़ सकते हैं? इस लेख में हम चर्चा करने जा रहे हैं कि एक्सेल^(Excel) स्प्रेडशीट को MySQL डेटाबेस टेबल से कैसे जोड़ा जाए और हमारी स्प्रेडशीट को पॉप्युलेट करने के लिए डेटाबेस टेबल में डेटा का उपयोग कैसे किया जाए। इस कनेक्शन की तैयारी के लिए आपको कुछ चीजें करने की आवश्यकता है।

तैयारी^{(Preparation)}

सबसे पहले, आपको MySQL^(MySQL) के लिए नवीनतम ओपन डेटाबेस कनेक्टिविटी^{(Database Connectivity)} ( ODBC ) ड्राइवर डाउनलोड करना होगा । MySQL के लिए वर्तमान ODBC ड्राइवर यहां स्थित हो सकता है

https://dev.mysql.com/downloads/connector/odbc/

फ़ाइल डाउनलोड करने के बाद सुनिश्चित करें^(Make) कि आप फ़ाइल के md5 हैश को डाउनलोड पृष्ठ पर सूचीबद्ध के विरुद्ध जाँचते हैं।

इसके बाद, आपको उस ड्राइवर को इंस्टॉल करना होगा जिसे आपने अभी डाउनलोड किया है।  स्थापना प्रक्रिया शुरू करने के लिए फ़ाइल पर डबल क्लिक करें। ^(Double)एक बार संस्थापन प्रक्रिया पूरी हो जाने के बाद आपको एक्सेल के साथ उपयोग करने के लिए एक ^(Excel)डेटाबेस स्रोत नाम^{(Database Source Name)} ( DSN ) बनाने की आवश्यकता होगी ।

DSN . बनाना^{(Creating the DSN)}

DSN में MySQL डेटाबेस तालिका का उपयोग करने के लिए आवश्यक सभी कनेक्शन जानकारी होगी । विंडोज^(Windows) सिस्टम पर , आपको स्टार्ट^(Start) , फिर कंट्रोल पैनल^{(Control Panel)} , फिर एडमिनिस्ट्रेटिव टूल्स^{(Administrative Tools)} , फिर डेटा सोर्स (ओडीबीसी)^{(Data Sources (ODBC))} पर क्लिक करना होगा । आपको निम्नलिखित जानकारी देखनी चाहिए:

^(Notice)ऊपर की छवि में टैब पर ध्यान दें । एक उपयोगकर्ता DSN^{(User DSN)} केवल उस उपयोगकर्ता के लिए उपलब्ध है जिसने इसे बनाया है। एक सिस्टम डीएसएन^{(System DSN)} किसी के लिए भी उपलब्ध है जो मशीन में लॉग इन कर सकता है। एक फाइल^{(File DSN)} डीएसएन एक .डीएसएन फाइल है जिसे अन्य सिस्टम पर ले जाया जा सकता है और इस्तेमाल किया जा सकता है जिसमें एक ही ओएस और ड्राइवर स्थापित होते हैं।

DSN बनाना जारी रखने के लिए , ऊपरी दाएं कोने के पास स्थित जोड़ें^(Add) बटन पर क्लिक करें ।

MySQL ODBC 5.x ड्राइवर^{(MySQL ODBC 5.x Driver)} देखने के लिए आपको शायद नीचे स्क्रॉल करना होगा । यदि यह मौजूद नहीं है, तो इस पोस्ट के तैयारी^{(Preparation)} अनुभाग में ड्राइवर को स्थापित करने में कुछ गलत हो गया। DSN बनाना जारी रखने के लिए , सुनिश्चित करें कि MySQL ODBC 5.x ड्राइवर^(Driver) हाइलाइट किया गया है और फिनिश^(Finish) बटन पर क्लिक करें। अब आपको नीचे दी गई सूची के समान एक विंडो देखनी चाहिए:

आगे आपको ऊपर दिखाए गए फॉर्म को पूरा करने के लिए आवश्यक जानकारी देनी होगी। इस पोस्ट के लिए हम जिस MySQL डेटाबेस और टेबल का उपयोग कर रहे हैं वह एक विकास मशीन पर है और इसका उपयोग केवल एक व्यक्ति द्वारा किया जाता है। "उत्पादन" परिवेशों के लिए, यह सुझाव दिया जाता है कि आप एक नया उपयोगकर्ता बनाएं और नए उपयोगकर्ता को केवल SELECT विशेषाधिकार प्रदान करें। भविष्य में, यदि आवश्यक हो, तो आप अतिरिक्त विशेषाधिकार प्रदान कर सकते हैं।

अपने डेटा स्रोत कॉन्फ़िगरेशन के लिए विवरण प्रदान करने के बाद, आपको यह सुनिश्चित करने के लिए परीक्षण^(Test) बटन पर क्लिक करना चाहिए कि सब कुछ कार्य क्रम में है। इसके बाद OK^(OK) बटन पर क्लिक करें। अब आपको ODBC डेटा स्रोत व्यवस्थापक^{(ODBC Data Source Administrator)} विंडो पर सूचीबद्ध पिछले सेट में आपके द्वारा दिए गए डेटा स्रोत का नाम दिखाई देना चाहिए :

स्प्रेडशीट कनेक्शन बनाना

अब जब आपने सफलतापूर्वक एक नया DSN बना लिया है, तो आप ^(DSN)ODBC डेटा स्रोत व्यवस्थापक^{(ODBC Data Source Administrator)} विंडो को बंद कर सकते हैं और Excel खोल सकते हैं । एक बार जब आप एक्सेल खोल लेते हैं, तो ^(Excel)डेटा^(Data) रिबन पर क्लिक करें । एक्सेल^(Excel) के नए संस्करणों के लिए , डेटा प्राप्त^{(Get Data)} करें पर क्लिक करें , फिर अन्य स्रोतों से^{(From Other Sources)} , फिर ओडीबीसी से^{(From ODBC)} ।

एक्सेल^(Excel) के पुराने संस्करणों में , यह एक प्रक्रिया से थोड़ा अधिक है। सबसे पहले, आपको कुछ इस तरह देखना चाहिए:

अगला कदम टैब सूची में डेटा^(Data) शब्द के ठीक नीचे स्थित कनेक्शन लिंक पर क्लिक करना है। ^{(Connections)}उपरोक्त छवि में कनेक्शन^{(Connections)} लिंक का स्थान लाल रंग में परिचालित है। आपको कार्यपुस्तिका कनेक्शन^{(Workbook Connections)} विंडो के साथ प्रस्तुत किया जाना चाहिए :

अगला कदम Add बटन पर क्लिक करना है। यह आपको मौजूदा कनेक्शन^{(Existing Connections)} विंडो के साथ प्रस्तुत करेगा:

जाहिर है आप सूचीबद्ध किसी भी कनेक्शन पर काम नहीं करना चाहते हैं। इसलिए, ब्राउज फॉर मोर…^{(Browse for More…)} बटन पर क्लिक करें। यह आपको डेटा स्रोत चुनें^{(Select Data Source)} विंडो के साथ प्रस्तुत करेगा :

पिछली मौजूदा कनेक्शन विंडो की तरह, आप ^{(Existing Connections)}डेटा स्रोत चुनें^{(Select Data Source)} विंडो में सूचीबद्ध कनेक्शन का उपयोग नहीं करना चाहते हैं। इसलिए, आप +Connect to New Data Source.odc फोल्डर पर डबल क्लिक करना चाहते हैं। ऐसा करने में, अब आपको डेटा कनेक्शन विज़ार्ड^{( Data Connection Wizard)} विंडो दिखाई देनी चाहिए:

सूचीबद्ध डेटा स्रोत विकल्पों को देखते हुए, आप ODBC DSN को हाइलाइट करना चाहते हैं और ^{(ODBC DSN)}अगला^(Next) क्लिक करें । डेटा कनेक्शन विज़ार्ड^{(Data Connection Wizard)} का अगला चरण आपके द्वारा उपयोग किए जा रहे सिस्टम पर उपलब्ध सभी ODBC डेटा स्रोतों को प्रदर्शित करेगा ।

उम्मीद है, अगर सब कुछ योजना के अनुसार हुआ, तो आपको ओडीबीसी^(ODBC) डेटा स्रोतों  में सूचीबद्ध पिछले चरणों में बनाए गए डीएसएन^(DSN) को देखना चाहिए । इसे हाईलाइट करें और ^(Highlight)नेक्स्ट^(Next) पर क्लिक करें ।

डेटा कनेक्शन विज़ार्ड^{(Data Connection Wizard)} में अगला चरण सहेजना और समाप्त करना है। फ़ाइल नाम फ़ील्ड आपके लिए स्वतः भरा होना चाहिए। आप एक विवरण की आपूर्ति कर सकते हैं। उदाहरण में उपयोग किया गया विवरण किसी भी व्यक्ति के लिए बहुत ही आत्म व्याख्यात्मक है जो इसका उपयोग कर सकता है। इसके बाद, विंडो के निचले दाएं भाग में समाप्त^(Finish) बटन पर क्लिक करें ।

अब आपको कार्यपुस्तिका कनेक्शन^{(Workbook Connection)} विंडो पर वापस आना चाहिए । आपके द्वारा अभी बनाया गया डेटा कनेक्शन सूचीबद्ध होना चाहिए:

तालिका डेटा आयात करना^{(Importing the Table Data)}

आप कार्यपुस्तिका कनेक्शन^{(Workbook Connection)} विंडो बंद कर सकते हैं। हमें एक्सेल के ^(Excel)डेटा^(Data) रिबन में मौजूदा कनेक्शन^{(Existing Connections)} बटन पर क्लिक करना होगा । मौजूदा कनेक्शन बटन ^{(Connections)}डेटा^(Data) रिबन पर बाईं ओर स्थित होना चाहिए ।

मौजूदा कनेक्शन^{(Existing Connections)} बटन पर क्लिक करने से आपको मौजूदा कनेक्शन^{(Existing Connections)} विंडो दिखाई देगी। आपने इस विंडो को पिछले चरणों में देखा है, अब अंतर यह है कि आपका डेटा कनेक्शन शीर्ष के पास सूचीबद्ध होना चाहिए:

सुनिश्चित करें^(Make) कि पिछले चरणों में आपके द्वारा बनाया गया डेटा कनेक्शन हाइलाइट किया गया है और फिर ओपन^(Open) बटन पर क्लिक करें। अब आपको आयात डेटा^{(Import Data)} विंडो देखनी चाहिए:

इस पोस्ट के प्रयोजनों के लिए, हम आयात डेटा^{(Import Data)} विंडो पर डिफ़ॉल्ट सेटिंग्स का उपयोग करने जा रहे हैं। इसके बाद OK^(OK) बटन पर क्लिक करें। अगर सब कुछ आपके लिए काम करता है, तो अब आपको अपने वर्कशीट में MySQL डेटाबेस टेबल डेटा के साथ प्रस्तुत किया जाना चाहिए।

इस पद के लिए, जिस तालिका के साथ हम काम कर रहे थे, उसमें दो क्षेत्र थे। पहला फ़ील्ड एक ऑटो-इन्क्रीमेंट INT फ़ील्ड है जिसका शीर्षक ID है। दूसरा क्षेत्र VARCHAR (50) है और इसका शीर्षक fname है। हमारी अंतिम स्प्रेडशीट इस तरह दिखती है:

जैसा कि आपने शायद देखा है, पहली पंक्ति में टेबल कॉलम नाम होते हैं। आप कॉलम को सॉर्ट करने के लिए कॉलम नामों के आगे ड्रॉप डाउन एरो का भी उपयोग कर सकते हैं।

लपेटें^(Wrap-Up)

इस पोस्ट में हमने कवर किया कि MySQL^(MySQL) के लिए नवीनतम ODBC ड्राइवर कहां खोजें , DSN कैसे बनाएं, ^(DSN)DSN का उपयोग करके स्प्रेडशीट डेटा कनेक्शन कैसे बनाएं और एक्सेल^(Excel) स्प्रेडशीट में डेटा आयात करने के लिए स्प्रेडशीट डेटा कनेक्शन का उपयोग कैसे करें । आनंद लेना!

 

Connecting Excel to MySQL

Ѕure Excel is used for spreadsheets, but did you know you can connect Excel to externаl data sources? In this article wе’re going to discuss how to connect an Excel sprеadsheet to a MySQL database table and use the data in the database table to populate oυr ѕpreadsheet.  There are a few things you need to do in order to рrepare for this connection.

Preparation

First, you must download the most recent Open Database Connectivity (ODBC) driver for MySQL.  The current ODBC driver for MySQL can be located at

https://dev.mysql.com/downloads/connector/odbc/

Make sure after you download the file that you check the file’s md5 hash against that listed on the download page.

Next, you will  need to install the driver you just downloaded.  Double click the file to start the install process.  Once the install process is complete you will need to create a Database Source Name (DSN) to use with Excel.

Creating the DSN

The DSN will contain all of the connection information necessary to use the MySQL database table.  On a Windows system, you will need to click on Start, then Control Panel, then Administrative Tools, then Data Sources (ODBC).  You should see the following information:

Notice the tabs in the image above.  A User DSN is only available to the user that created it.  A System DSN is available to anyone that can log into the machine.  A File DSN is a .DSN file that can be transported to and used on other systems that have the same OS and drivers installed.

To continue creating the DSN, click on the Add button near the top right corner.

You will probably have to scroll down to see the MySQL ODBC 5.x Driver.  If it’s not present, something went wrong with installing the driver in the Preparation section of this post.  To continue creating the DSN, make sure MySQL ODBC 5.x Driver is highlighted and click on the Finish button. You should now see a window similar to the one listed below:

Next you will need to supply the information necessary to complete the form shown above.  The MySQL database and table we’re using for this post is on a development machine and is only used by one person. For “production” environments, it is suggested you create a new user and grant the new user SELECT privileges only.  In the future, you can grant additional privileges if necessary.

After you have supplied the details for your data source configuration, you should click on the Test button to make sure everything is in working order.  Next, click on the OK button. You should now see the data source name you supplied on the form in the previous set listed on the ODBC Data Source Administrator window:

Creating the Spreadsheet Connection

Now that you have successfully created a new DSN, you can close the ODBC Data Source Administrator window and open Excel.  Once you have opened Excel, click on the Data ribbon.  For newer versions of Excel, click on Get Data, then From Other Sources, then From ODBC.

In older versions of Excel, it’s a bit more of a process. Firstly, you should see something like this:

The next step is to click on the Connections link located right under the word Data in the tab list. The location of the Connections link is circled in red in the above image. You should be presented with the Workbook Connections window:

The next step is to click on the Add button.  This will present you with the Existing Connections window:

Obviously you don’t want to work on any of the connections listed.  Therefore, click on the Browse for More… button. This will present you with the Select Data Source window:

Just like the previous Existing Connections window, you do not want to use the connections listed in the Select Data Source window.  Therefore, you want to double click on the +Connect to New Data Source.odc folder.  In doing so, you should be now see the Data Connection Wizard window:

Given the data source choices listed, you want to highlight ODBC DSN and click Next.  The next step of the Data Connection Wizard will display all of the ODBC data sources available on the system you are using.

Hopefully, if all as gone according to plan, you should see the DSN that you created in previous steps listed among the ODBC data sources.  Highlight it and click on Next.

The next step in the Data Connection Wizard is to save and finish.  The file name field should be auto filled for you.  You can supply a description.  The description used in the example is pretty self explanatory for anyone that might use it.  Next, click on the Finish button in the lower right of the window.

You should now be back at the Workbook Connection window.  The data connection you just created should be listed:

Importing the Table Data

You can close the Workbook Connection window.  We need to click on the Existing Connections button in the Data ribbon of Excel.  The Existing Connections button should be located to the left on the Data ribbon.

Clicking on the Existing Connections button should present you with the Existing Connections window.  You’ve seen this window in previous steps, the difference now is that your data connection should be listed near the top:

Make sure the data connection you created in the previous steps is highlighted and then click on the Open button.  You should now see the Import Data window:

For the purposes of this post, we are going to use the default settings on the Import Data window.  Next, click on the OK button.  If everything worked out for you, you should now be presented with the MySQL database table data in your worksheet.

For this post, the table we were working with had two fields.  The first field is an auto-increment INT field titled ID.  The second field is VARCHAR(50) and is titled fname.  Our final spreadsheet looks likes like this:

As you’ve probably noticed, the first row contains the table column names.  You can also use the drop down arrows next to the column names to sort the columns.

Wrap-Up

In this post we covered where to find the latest ODBC drivers for MySQL, how to create a DSN, how to create a spreadsheet data connection using the DSN and how to use the spreadsheet data connection to import data into an Excel spreadsheet. Enjoy!

 

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