यदि आप एक सहभागी स्प्रेडशीट बना रहे हैं, तो आपको एक ड्रॉप-डाउन सूची की आवश्यकता हो सकती है ताकि उपयोगकर्ता विकल्पों के बीच चयन कर सकें। उसके लिए, आप Microsoft Excel या Google पत्रक में ड्रॉप-डाउन सूची बनाने^{(create a drop-down list in Microsoft Excel or Google Sheets)} के लिए इस ट्यूटोरियल का अनुसरण कर सकते हैं । आप इस गाइड की मदद से सिंगल और नेस्टेड ड्रॉप-डाउन मेन्यू बना सकते हैं।

विभिन्न प्रोग्रामिंग भाषाओं की तरह, एक्सेल^(Excel) स्प्रेडशीट में भी if-else स्टेटमेंट को शामिल करना संभव है । मान लें कि आप उन लोगों के लिए एक स्प्रेडशीट बना रहे हैं, जिन्हें विभिन्न मानदंडों के अनुसार विभिन्न विकल्पों का चयन करना चाहिए। ऐसे समय में ड्रॉप-डाउन सूची का उपयोग करना बुद्धिमानी है ताकि आप लोगों को एक से अधिक विकल्प प्रदान कर सकें।

एक्सेल^(Excel) में ड्रॉप-डाउन सूची कैसे बनाएं

एक्सेल^(Excel) में ड्रॉप-डाउन सूची बनाने के लिए , इन चरणों का पालन करें-

1. उस सेल का चयन करें जहाँ आप ड्रॉप-डाउन मेनू दिखाना चाहते हैं।
2. डेटा> डेटा सत्यापन पर जाएं।
3. अनुमति^(Allow) मेनू से सूची का चयन करें ।
4. ^(Write)स्रोत^(Source) बॉक्स में अपने विकल्प लिखें ।
5. अपना परिवर्तन सहेजें।

आरंभ करने के लिए, आपको अपनी स्प्रैडशीट में एक सेल का चयन करना होगा जहां आप ड्रॉप-डाउन सूची दिखाना चाहते हैं। उसके बाद, होम^{(Home )} टैब से डेटा^{(Data )} टैब पर स्विच करें । डेटा टूल्स^{(Data Tools)} सेक्शन में, डेटा वैलिडेशन बटन पर क्लिक करें और^{(Data Validation )} फिर से वही विकल्प चुनें।

अब, अनुमति दें^{(Allow )} ड्रॉप-डाउन सूची का विस्तार करें, और सूची^(List) चुनें । फिर, आपको एक के बाद एक सभी विकल्पों को लिखना होगा। यदि आप AA, BB, और CC को उदाहरण के रूप में प्रदर्शित करना चाहते हैं, तो आपको उन्हें इस तरह लिखना होगा-

AA,BB,CC

आप चाहे कितने भी विकल्प प्रदान करना चाहें, आपको उन्हें अल्पविराम से अलग करना होगा। यह जाने के बाद OK बटन पर क्लिक करें। अब, आपको इस तरह एक ड्रॉप-डाउन सूची मिलनी चाहिए-

आप एक त्रुटि संदेश भी जोड़ सकते हैं। ऐसा तब दिखाई देता है जब उपयोगकर्ता दिए गए विकल्पों के अलावा कोई अन्य मान दर्ज करने का प्रयास करते हैं। उसके लिए, त्रुटि चेतावनी^{(Error Alert )} टैब पर स्विच करें , और अपना संदेश लिखें। एक्सेल में त्रुटि संदेश जोड़ने^{(add error messages in Excel)} के लिए इस ट्यूटोरियल का अनुसरण करें ।

एक्सेल^(Excel) में नेस्टेड ड्रॉप-डाउन सूची कैसे बनाएं

यदि आप कुछ मौजूदा ड्रॉप-डाउन मेनू या सेल से डेटा प्राप्त करना चाहते हैं और एक अलग सेल में तदनुसार विकल्प प्रदर्शित करना चाहते हैं, तो आप यहां क्या कर सकते हैं।

आपको वही डेटा सत्यापन^{(Data Validation )} विंडो खोलनी होगी और अनुमति^{(Allow )} मेनू में सूची का चयन करना होगा। ^(List)इस बार, आपको सोर्स^{(Source )} बॉक्स में इस तरह एक रेंज दर्ज करनी होगी-

=$A$1:$A$5

इस रेंज के अनुसार, नई ड्रॉप-डाउन सूची में वही विकल्प दिखाई देंगे जो A1 से A5 सेल में लिखे गए हैं।

Google पत्रक में ड्रॉप-डाउन सूची कैसे बनाएं

Google पत्रक^{(Google Sheets)} में ड्रॉप-डाउन सूची बनाने के लिए , इन चरणों का पालन करें-

1. एक सेल का चयन करें और Data > Data सत्यापन पर जाएं।
2. वस्तुओं की सूची का चयन करें।
3. अपने आइटम या विकल्प लिखें।
4. अपना परिवर्तन सहेजें।

सबसे पहले, स्प्रैडशीट में एक सेल का चयन करें और शीर्ष नेविगेशन बार से डेटा पर क्लिक करें। ^{(Data )}उसके बाद, सूची से डेटा सत्यापन^{(Data validation )} विकल्प चुनें।

अब, मानदंड^{(Criteria )} ड्रॉप-डाउन मेनू का विस्तार करें, और आइटम्स की सूची^{(List of items)} चुनें । इसके बाद, आपको खाली बॉक्स में सभी विकल्पों या वस्तुओं को लिखना होगा।

अंत में, सेल में ड्रॉप-डाउन सूची दिखाने के लिए सेव बटन पर क्लिक करें।^{(Save )}

एक्सेल^(Excel) की तरह , Google पत्रक^{(Google Sheets)} अमान्य डेटा दर्ज करने के लिए एक चेतावनी या त्रुटि संदेश दिखाता है। डिफ़ॉल्ट रूप से, यह एक चेतावनी संदेश दिखाता है और उपयोगकर्ताओं को कस्टम टेक्स्ट लिखने की अनुमति देता है। यदि आप उपयोगकर्ताओं को अमान्य डेटा दर्ज करने से रोकना चाहते हैं, तो आपको डेटा सत्यापन^{(Data validation)} विंडो में इनपुट अस्वीकार करें^{(Reject input )} विकल्प चुनना होगा।

Google पत्रक में नेस्टेड ड्रॉप-डाउन सूची कैसे बनाएं

यह लगभग एक्सेल^(Excel) जैसा ही है , लेकिन विकल्प का नाम अलग है। आपको मानदंड^{(Criteria )} सूची से एक श्रेणी से सूची^{(List from a range )} का चयन करना होगा और अपनी आवश्यकताओं के अनुसार एक श्रेणी दर्ज करनी होगी। आप इस तरह एक फ़ील्ड दर्ज कर सकते हैं-

=$A$1:$A$5

यह इस ड्रॉप-डाउन सूची में A1 से A5 सेल तक के सभी टेक्स्ट दिखाएगा।

इतना ही! आशा है इससे आपकी मदद होगी।

How to create a drop-down list in Excel and Google Sheets

If you are creating an interactіvе spreadsheet, you may need a drop-down list so that users can choose between options. For that, you can follow this tutorial to create a drop-down list in Microsoft Excel or Google Sheets. You can create a single as well as a nested drop-down menu with the help of this guide.

Like various programming languages, it is possible to include the if-else statement in an Excel spreadsheet as well. Let’s assume that you are creating a spreadsheet for people who should select different options according to various criteria. At such a moment, it is wise to use a drop-down list so that you can provide more than one choice to the people.

How to create a drop-down list in Excel

To create a drop-down list in Excel, follow these steps-

1. Select a cell where you want to show the drop-down menu.
2. Go to Data > Data Validation.
3. Select the List from the Allow menu.
4. Write down your options in the Source box.
5. Save your change.

To get started, you need to select a cell in your spreadsheet where you want to show the drop-down list. After that, switch from the Home tab to the Data tab. In the Data Tools section, click the Data Validation button, and select the same option again.

Now, expand the Allow drop-down list, and select List. Then, you need to write down all the options one after one. If you want to display AA, BB, and CC as the examples, you need to write them like this-

AA,BB,CC

No matter how many options you want to provide, you need to separate them by a comma. After going that, click the OK button. Now, you should find a drop-down list like this-

You can add an error message as well. It appears when users try to enter a different value other than the given options. For that, switch to the Error Alert tab, and write down your message. Follow this tutorial to add error messages in Excel.

How to create a nested drop-down list in Excel

If you want to obtain data from some existing drop-down menus or cells and display options accordingly in a different cell, here is what you can do.

You need to open the same Data Validation window and select List in the Allow menu. This time, you need to enter a range in the Source box like this-

=$A$1:$A$5

According to this range, the new drop-down list will show the same options that are written in the A1 to A5 cells.

How to create a drop-down list in Google Sheets

To create a drop-down list in Google Sheets, follow these steps-

1. Select a cell and go to Data > Data validation.
2. Select the List of items.
3. Write down your items or options.
4. Save your change.

At first, select a cell in a spreadsheet and click the Data from the top navigation bar. After that, select the Data validation option from the list.

Now, expand the Criteria drop-down menu, and select List of items. Next, you need to write down all the options or items in the empty box.

At last, click the Save button to show the drop-down list in a cell.

Like Excel, Google Sheets shows a warning or error message for entering invalid data. By default, it shows a warning message and allows users to write custom text. If you want to prevent users from entering invalid data, you need to choose the Reject input option in the Data validation window.

How to create a nested drop-down list in Google Sheets

It is almost the same as Excel, but the name of the option is different. You need to select the List from a range option from the Criteria list and enter a range according to your needs. You can enter a field like this-

=$A$1:$A$5

It will show all the texts from A1 to A5 cells in this drop-down list.

That’s it! Hope it will help you.

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